對(duì)創(chuàng)新住房公積金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制模式的思考

○李蕊

（山西省晉城市陽城縣住房資金管理中心 山西 晉城 048100）

一、引言

住房公積金來源于單位和在職職工繳納的住房儲(chǔ)金，住房公積金制度是國家法定的住房社會(huì)保障制度。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和居民收入水平的提高，住房公積金規(guī)模不斷擴(kuò)大，其安全性越來越得到重視，進(jìn)一步加強(qiáng)住房公積金內(nèi)部控制管理，確保住房公積金的保值、增值也顯得更為重要。住房公積金內(nèi)部控制制度的建立是為了規(guī)范公積金的內(nèi)部管理，保證資金安全、科學(xué)、合理的內(nèi)部控制有利于提高住房公積金的使用效率并且防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

二、創(chuàng)新內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作的開展思路

1、創(chuàng)新工作內(nèi)容

一是管理方面：政策目標(biāo)已適當(dāng)轉(zhuǎn)化為運(yùn)營目標(biāo)；公積金管理部門責(zé)任與政府政策目標(biāo)及管理哲學(xué)相一致；法律規(guī)定已適當(dāng)?shù)匾?guī)范公積金管理部門的權(quán)力；公積金管理相關(guān)部門之間已達(dá)成政策實(shí)施、日常運(yùn)營及財(cái)務(wù)工作的執(zhí)行方法；公、私活動(dòng)分開；跨部門間的協(xié)調(diào)溝通。二是控制方面：適當(dāng)量化運(yùn)營目的；明確公積金管理部門內(nèi)部負(fù)責(zé)監(jiān)督任務(wù)者的責(zé)任。三是監(jiān)督方面：監(jiān)督的正式規(guī)范；公積金主管部門、各執(zhí)行部門的監(jiān)督、公積金不同層次管理部門的分工；制定有關(guān)監(jiān)督、管理、控制及執(zhí)行協(xié)調(diào)的規(guī)范；監(jiān)督者的任務(wù)、責(zé)任及權(quán)力與部門的一致性檢查；與其他各種監(jiān)督部門討論監(jiān)督結(jié)果；匯總整理監(jiān)督工作所獲得的信息。四是問責(zé)方面：明確規(guī)定公積金管理部門每年應(yīng)向上級(jí)管理者提出的報(bào)告；明確規(guī)定年度報(bào)告應(yīng)包含的要素；取得年度報(bào)告（例如查核報(bào)告）的必要確認(rèn)性；有權(quán)利取得公積金管理活動(dòng)的報(bào)告，并執(zhí)行查核；提出公積金管理活動(dòng)報(bào)告的責(zé)任及權(quán)力分配。

2、創(chuàng)新內(nèi)控意見表達(dá)路徑

內(nèi)控人員應(yīng)針對(duì)改善公積金管理的補(bǔ)救行動(dòng)提出建議意見，并且關(guān)注管理層執(zhí)行補(bǔ)救措施的意愿及承諾。內(nèi)控意見的品質(zhì)及可靠性程度，取決于內(nèi)控意見的透明度及建設(shè)性建議、內(nèi)控主管簽署內(nèi)控報(bào)告時(shí)的客觀性、獨(dú)立性與組織情況?；谛畔㈥P(guān)鍵性考慮，內(nèi)控意見與建議應(yīng)與風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)有關(guān)，所建議的改善措施應(yīng)是建設(shè)性的、可靠的及明確的。內(nèi)控人員可通過下列方式對(duì)公積金管理提出建議及表達(dá)意見：復(fù)核管理層如何發(fā)展及維持適當(dāng)且能有效管理風(fēng)險(xiǎn)的公積金管理制度；評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)管理過程與控制活動(dòng)的效率及效果；復(fù)核與組織公正、道德價(jià)值觀、管理層經(jīng)營哲學(xué)與管理風(fēng)格、組織架構(gòu)、人力資源政策與程序、會(huì)計(jì)人員的專業(yè)能力與操守、權(quán)利與責(zé)任的分派等有關(guān)組織層級(jí)的各種活動(dòng)；必要時(shí)，可以質(zhì)疑管理層有關(guān)公積金管理決策的適當(dāng)性；與審計(jì)委員會(huì)、管理層共同努力，促進(jìn)公積金管理結(jié)構(gòu)的改善。

3、建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)

風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估是風(fēng)險(xiǎn)控制的基礎(chǔ)，工作重點(diǎn)是對(duì)重點(diǎn)部位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，圍繞風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果，清理并整合制度，如崗位管理的基本制度、規(guī)范工作運(yùn)行的評(píng)價(jià)制度、監(jiān)督制度執(zhí)行的違規(guī)處罰性制度等，明確各部門在風(fēng)險(xiǎn)管理中的責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估需要依托信息管理系統(tǒng)，將管理意圖和控制措施嵌入信息系統(tǒng)。例如，當(dāng)流動(dòng)資金低于或高于某個(gè)標(biāo)準(zhǔn)等情況發(fā)生時(shí)，信息管理系統(tǒng)應(yīng)能夠自動(dòng)發(fā)出預(yù)警。住房公積金管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，應(yīng)考慮與相關(guān)職能部門聯(lián)網(wǎng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與相互自動(dòng)核對(duì)。例如，與工商行政管理局聯(lián)網(wǎng)，核對(duì)住房公積金應(yīng)繳單位的數(shù)目；與社會(huì)保障局聯(lián)網(wǎng)，核對(duì)住房公積金應(yīng)繳人數(shù)；與房產(chǎn)管理局聯(lián)網(wǎng)，核對(duì)提取業(yè)務(wù)、貸款業(yè)務(wù)等房產(chǎn)交易的真實(shí)性；與中國人民銀行征信系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，核對(duì)提取業(yè)務(wù)貸款業(yè)務(wù)的審批的依據(jù)（個(gè)人過往貸款及信用情況）；與公安局聯(lián)網(wǎng)，核對(duì)個(gè)人身份資料的真?zhèn)蔚取４伺e可以低成本地規(guī)避騙提、騙貸及不良貸款等風(fēng)險(xiǎn)。

三、實(shí)施基于信息系統(tǒng)的公積金管理內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

1、輸入控制

住房公積金會(huì)計(jì)信息采用整批方式錄入時(shí)，資料的錄入需要經(jīng)兩人共同辦理，一人負(fù)責(zé)錄入，一人負(fù)責(zé)驗(yàn)證（即重登一次，遇到與前一人錄入不符合的情況，可立即發(fā)現(xiàn)并更正）。若是采用連網(wǎng)即時(shí)作業(yè)方式錄入，由終端機(jī)輸入的資料，應(yīng)在終端機(jī)上作初步檢誤（例如，查對(duì)資料的范圍、字型等），凡不符合輸入條件的資料，即由終端機(jī)在屏幕上顯示信號(hào)或發(fā)出響聲，以表示錯(cuò)誤，需經(jīng)更正無誤后，才能輸入住房公積金會(huì)計(jì)資料主檔案內(nèi)。隨后仍應(yīng)以計(jì)算機(jī)應(yīng)用作業(yè)程序進(jìn)行充分且廣泛的檢誤，以減少錯(cuò)誤資料的被輸入。同時(shí)，資料錄入人員應(yīng)盡量避免同時(shí)兼辦填送資料、復(fù)核、報(bào)表、設(shè)計(jì)程序與操作電腦等工作。以整批方式輸入時(shí)，會(huì)計(jì)憑證副本可依序裝訂成冊(cè)，以其作為分批控制單，記載憑證的起始號(hào)碼、日期、代號(hào)、金額合計(jì)等，連同憑證一并輸入，由便于電腦進(jìn)行核對(duì)，并復(fù)核相同號(hào)碼的憑證借、貸方金額是否相等。另一方法，是將會(huì)計(jì)憑證副本逐日按科目分類裝訂成冊(cè)，并加計(jì)各科目借款方總數(shù)，編成科目表，將其與電腦產(chǎn)生的科目表或試算表相互核對(duì)。采用這兩種處理方式，因可由財(cái)務(wù)報(bào)表依序溯查至科目日記表、分批控制單、憑證副本、憑證正本、原始憑證，故可保存相當(dāng)完整的審核軌跡（Auditing Trail）。

住房公積金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)檢查用于記錄會(huì)計(jì)資料的所有重要編碼。位數(shù)較長的定性代號(hào)（如會(huì)計(jì)科目等），應(yīng)運(yùn)用檢查號(hào)碼，以減少錯(cuò)誤資料輸入。部門編號(hào)、各部門經(jīng)核準(zhǔn)使用的會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)科目檢查號(hào)碼等資料，應(yīng)盡量輸入計(jì)算機(jī)建立對(duì)照表，根據(jù)實(shí)際會(huì)計(jì)資料輸入后，再由計(jì)算機(jī)逐筆逐欄與對(duì)照表核對(duì)，如有不符合對(duì)照表所列條件的資料，即由終端機(jī)屏幕顯示或列入錯(cuò)誤清單，以便人工核對(duì)加以更正。在輸入的會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換為電腦可閱讀的形式時(shí)，也應(yīng)嚴(yán)加控制，其可用的控制方法，包括：文件計(jì)數(shù)的核對(duì)，即以人工點(diǎn)計(jì)輸入會(huì)計(jì)文件（或憑證）的數(shù)量，并與計(jì)算機(jī)實(shí)際讀取的資料數(shù)量記錄進(jìn)行核對(duì)，以確保在輸入過程中，資料不被遺漏或重復(fù)；批次控制的核對(duì)，也即運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢查大宗輸入會(huì)計(jì)文件（或憑證）的批次編號(hào)，以確定其是否連續(xù)及完整；資料檢誤，對(duì)于輸入的會(huì)計(jì)資料，按其每一欄位的資料特性，分別設(shè)定檢查條件，凡不符合條件的項(xiàng)目，均予剔除列入檢核清單內(nèi)，以逐筆進(jìn)行追查。

2、處理控制

進(jìn)行會(huì)計(jì)資料處理時(shí)，除以終端機(jī)逐筆進(jìn)行更新外，均應(yīng)產(chǎn)生控制總數(shù)，并與輸入控制總數(shù)相調(diào)節(jié)。在會(huì)計(jì)作業(yè)方面，可用的控制總數(shù)，包括：（1）資料筆數(shù)或項(xiàng)目數(shù)量的核對(duì)。在作業(yè)過程中，每一程序處理完畢，應(yīng)核對(duì)其輸入與輸出會(huì)計(jì)資料的筆數(shù)。核對(duì)每一程序的輸出筆數(shù)，是否等于相對(duì)程序的輸入筆數(shù)。如果有不符，即顯示資料有所遺漏或重復(fù)。（2）金額合計(jì)數(shù)的核對(duì)。各會(huì)計(jì)科目細(xì)項(xiàng)金額的加總應(yīng)與小計(jì)數(shù)相等，小計(jì)數(shù)日總應(yīng)與合計(jì)數(shù)或總計(jì)數(shù)相等。這項(xiàng)核對(duì)可發(fā)覺人工加計(jì)結(jié)果的錯(cuò)誤。（3）輔助項(xiàng)合計(jì)數(shù)的核對(duì)。如員工編號(hào)、會(huì)計(jì)科目編號(hào)的合計(jì)數(shù)，雖無太大意義，但可確定會(huì)計(jì)資料檔案內(nèi)有關(guān)資料編號(hào)是否曾遭篡改。為防止會(huì)計(jì)資料使（?。┯缅e(cuò)誤，在進(jìn)行處理時(shí)，每次均應(yīng)人工檢查資料的外標(biāo)簽，并借助計(jì)算機(jī)程序復(fù)核資料檔案的內(nèi)標(biāo)簽，復(fù)核的范圍包括檔案最前端的首標(biāo)（記錄會(huì)計(jì)檔案名稱及建立日期等）及尾標(biāo)（記錄資料項(xiàng)目合計(jì)數(shù)等）。

一般公積金管理的會(huì)計(jì)作業(yè)，通常應(yīng)通過軟件程序的設(shè)計(jì)，對(duì)下列項(xiàng)目實(shí)施檢核：（1）借貸平衡的核對(duì)。根據(jù)復(fù)式簿記的原理，每筆分錄的借、貸數(shù)額應(yīng)相等。（2）有效性的核對(duì)。如會(huì)計(jì)科目、員工、供應(yīng)商等編號(hào)可以與上期使用的編號(hào)相互核對(duì)或與有關(guān)對(duì)照表所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。該項(xiàng)核對(duì)可發(fā)現(xiàn)編號(hào)的誤用或錯(cuò)誤。（3）邏輯關(guān)系的核對(duì)。也即檢查每筆資料的合理性。如資產(chǎn)賬戶貸方余額或負(fù)債賬戶的借方余額的檢查。（4）范圍的核對(duì)。利用計(jì)算機(jī)程序檢查每筆會(huì)計(jì)資料值是否在其規(guī)定的上限值與下限值的范圍內(nèi)，如果超出規(guī)定范圍即視為異常資料。（5）配合與順序的核對(duì)。也即檢查兩個(gè)相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)資料的配合情形，凡無法互相配合的資料，即視為異常資料。（6）字型的核對(duì)。規(guī)定資料欄應(yīng)為文字、數(shù)定或空白，并隨時(shí)檢查放入欄內(nèi)的會(huì)計(jì)資料，往往可據(jù)以發(fā)現(xiàn)文字被誤置于字欄或數(shù)字欄內(nèi)資料移位情形。（7）檢查號(hào)碼的核對(duì)。位數(shù)較多的科目編號(hào)或其他編號(hào)，可借助檢查號(hào)碼的計(jì)算與核對(duì)，而發(fā)現(xiàn)編號(hào)中前后位數(shù)倒置或誤列的情形。計(jì)算檢查號(hào)碼，應(yīng)選擇重復(fù)出現(xiàn)率最低的方法或公式。此外，采用整批處理方式的會(huì)計(jì)作業(yè)，在其處理過程中，也應(yīng)在適當(dāng)?shù)奶?，查?duì)逐次運(yùn)轉(zhuǎn)的控制（Run-to-Run Controls）。

3、資料檔案控制

采用整批作業(yè)方式時(shí)，會(huì)計(jì)資料的保管應(yīng)由會(huì)計(jì)部門或信息部門指定資料管制人員負(fù)責(zé)，并盡可能設(shè)置專室或?qū)９窦渔i保管。會(huì)計(jì)資料及程序非經(jīng)會(huì)計(jì)部門主管核準(zhǔn)，應(yīng)禁止其它單位借用。即使經(jīng)會(huì)計(jì)部門主管核準(zhǔn)出借，借用單位也僅能作為輸入，以避免會(huì)計(jì)資料檔案內(nèi)容遭非法篡改或意外毀損。采用連網(wǎng)方式時(shí)，在連網(wǎng)作業(yè)時(shí)間內(nèi)，所使用的會(huì)計(jì)資料通常應(yīng)一直置于電腦中，因此應(yīng)設(shè)法利用系統(tǒng)軟件所具有的檔案保護(hù)功能（File Protect Function），以確保僅有經(jīng)授權(quán)的使用人員（或單位）能接觸會(huì)計(jì)資料檔案的內(nèi)_容。在離線后，其會(huì)計(jì)資料的保管方法，與前述整批作對(duì)下式大致相同。為確保會(huì)計(jì)資料的安全，應(yīng)備有妥適的備用（Back-Up）程序，需長期保存的會(huì)計(jì)資料或程序檔至少應(yīng)復(fù)制一份，并定期重新抄錄。采用連網(wǎng)作業(yè)時(shí)，則應(yīng)定期將會(huì)計(jì)資料庫內(nèi)的資料錄入電腦中加以保存。同時(shí)應(yīng)運(yùn)用借貸平衡的檢查，以確保資料錄在處理過中，不會(huì)被遺失。會(huì)計(jì)資料檔也應(yīng)建立適當(dāng)?shù)臋n案控制標(biāo)準(zhǔn)及保存期限制度。在取用錄有機(jī)密會(huì)計(jì)資料的儲(chǔ)存媒體時(shí)，應(yīng)預(yù)先得到會(huì)計(jì)部門主管同意。

4、輸出控制

會(huì)計(jì)作業(yè)處理結(jié)果產(chǎn)生的輸出報(bào)表，應(yīng)附上控制總數(shù)，并與輸入及處理控制總數(shù)相互核對(duì)，如有差異，并應(yīng)設(shè)法加以調(diào)節(jié)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)輸出報(bào)表的內(nèi)容應(yīng)予檢視，并抽查其中主要項(xiàng)目，回溯至其原始輸入憑證。會(huì)計(jì)內(nèi)控系統(tǒng)產(chǎn)生的對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)告（如財(cái)務(wù)報(bào)表等），應(yīng)僅分送與依法應(yīng)送交的部門，至于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制報(bào)告，則應(yīng)主要送與上級(jí)管理部門，或在執(zhí)行職務(wù)上應(yīng)使用該報(bào)告的人員。機(jī)密性的輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，在分送過程應(yīng)使用機(jī)密封套，以避免未經(jīng)授權(quán)的人員拆閱。以上電腦化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制作業(yè)，住房公積金管理部門在采用時(shí)，應(yīng)隨時(shí)加以檢討，就其能否有效發(fā)揮防弊的功能，并進(jìn)行效益評(píng)價(jià)。

四、結(jié)語

總體而言，為了提高住房公積金的管理水平，造福于百姓，住房公積金管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)住房公積金的內(nèi)部控制管理，建立健全公積金內(nèi)部控制制度，確保內(nèi)控制度得到有效的執(zhí)行，從風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)、信息系統(tǒng)建設(shè)、內(nèi)部信息傳遞、內(nèi)控內(nèi)容創(chuàng)新等方面入手，防范運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)，營造良好的資金運(yùn)營環(huán)境，有效發(fā)揮住房公積金的住房保障能力。

[1]林凌：住房公積金管理中心內(nèi)部控制初探[J].財(cái)會(huì)通訊（理財(cái)版），2006（12）.

[2]邢美玲：淺析我國住房公積金內(nèi)部控制制度的構(gòu)建[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007（19）.

[3]洪敏、胡建華：淺談住房公積金管理中心內(nèi)部控制制度[J].東北電力大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（5）.