如何做好財(cái)務(wù)檔案整理工作探討

吳啓洋

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是反映出企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及財(cái)務(wù)收支的重要依據(jù)，為了充分體現(xiàn)出企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展內(nèi)容，就必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的整理，保持財(cái)務(wù)檔案不被損毀，通過(guò)加強(qiáng)管理人員專業(yè)素質(zhì)的方式提高財(cái)務(wù)檔案整理技術(shù)，對(duì)內(nèi)容不清晰或者損壞的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)失去價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷毀。通過(guò)整理的方式完善財(cái)務(wù)檔案信息，從而使檔案信息可以在企業(yè)發(fā)展中做出重要的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理；檔案整理；工作探討

財(cái)務(wù)檔案是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及賬簿檔案等專業(yè)資料構(gòu)成，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中靈活運(yùn)用財(cái)務(wù)檔案可以反映出企業(yè)經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)來(lái)往以及經(jīng)濟(jì)收支狀況，從而為企業(yè)的發(fā)展提供重要的決策信息。并且，財(cái)務(wù)檔案不僅可以為企業(yè)提供正確的發(fā)展方向，還是反映出企業(yè)重要數(shù)據(jù)資料的國(guó)家檔案之一，國(guó)家在對(duì)企業(yè)進(jìn)行調(diào)查時(shí)可以通過(guò)財(cái)務(wù)檔案來(lái)核查是否存在虛假信息與企業(yè)發(fā)展是否真實(shí)。將財(cái)務(wù)檔案整理工作規(guī)范化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要前提。

一、摸清老底，熟悉情況

首先，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作之前，首先要對(duì)檔案新的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查與了解，根據(jù)財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容，掌握檔案中記載的職能活動(dòng)以及其中財(cái)務(wù)的收支、時(shí)間、保管期限等方面，再根據(jù)檔案內(nèi)容將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理歸類，并寫出報(bào)告，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，記錄財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的價(jià)值，并且根據(jù)內(nèi)容價(jià)值對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類歸納，制定財(cái)務(wù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，舍棄沒(méi)有價(jià)值財(cái)務(wù)檔案，為高價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整理。

二、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，認(rèn)真請(qǐng)教

檔案整理是一項(xiàng)具有周期性長(zhǎng)，情況復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，當(dāng)財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)在財(cái)務(wù)檔案整理的過(guò)程中遇到許多困難。所以，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重自身財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)請(qǐng)教他人的方法吸取財(cái)務(wù)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合素質(zhì)，通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)，根據(jù)自身工作性質(zhì)，制定相關(guān)的檔案材料取舍范圍以及方便工作進(jìn)展的財(cái)務(wù)檔案整理方法。在對(duì)檔案整理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意自身的整理經(jīng)驗(yàn)以及管理方法的提高，順應(yīng)持續(xù)發(fā)展的企業(yè)理念。

三、認(rèn)真檢定，分清好壞

在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重分析財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的價(jià)值，通過(guò)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，確定財(cái)務(wù)檔案的保存以及銷毀的情況。在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢定之前，應(yīng)當(dāng)先向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，征求同意之后制定相關(guān)的保存范圍以及銷毀條件。例如：保存超過(guò)十年以上的財(cái)務(wù)檔案、已損壞的財(cái)務(wù)檔案、沒(méi)有價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案等。在列舉出不需保存的檔案之后，需要進(jìn)一步的核實(shí)，避免將具有使用價(jià)值的檔案銷毀。在選擇需要銷毀的檔案時(shí)需要謹(jǐn)慎，部分財(cái)務(wù)檔案雖然存放時(shí)間較長(zhǎng)，但是具有再利用價(jià)值，在進(jìn)行整理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重檢查檔案的內(nèi)容，在整理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意對(duì)存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，避免將有使用價(jià)值的檔案銷毀。

四、細(xì)致整理，準(zhǔn)確核對(duì)

在財(cái)務(wù)檔案整理的過(guò)程中，很可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息不健全的情況。例如，某些財(cái)務(wù)檔案雖然有記錄在案，但是卻缺乏相應(yīng)的單據(jù)作為記錄證明，當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)需要盡快的進(jìn)行賬目查對(duì)，保持賬簿的準(zhǔn)確性。部分財(cái)務(wù)檔案保存日期過(guò)程，日期記載不明確，需要對(duì)照字跡與賬簿核對(duì)出記錄時(shí)間；當(dāng)出現(xiàn)缺少所屬單位記錄的財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需要通過(guò)財(cái)務(wù)檔案的封面、印章等方式進(jìn)行核對(duì)。在整理的過(guò)程中，無(wú)論出現(xiàn)怎樣的問(wèn)題，都需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案整理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，通過(guò)細(xì)致的對(duì)財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容整理，提高財(cái)務(wù)檔案管理的準(zhǔn)確性。

五、分類編目，系統(tǒng)排列

在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類之后，需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的放置管理，通過(guò)整理財(cái)務(wù)檔案信息的時(shí)間、編號(hào)等方式進(jìn)行排序。并且使用新的包裝紙對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行包裝，保證財(cái)務(wù)檔案的保存期限。與此同時(shí)，可以在新的包裝紙上對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)，并且制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案檢索目錄，方便對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢索，提高再次利用的價(jià)值。針對(duì)財(cái)務(wù)檔案檢索目錄，應(yīng)當(dāng)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、時(shí)間等多方面考慮，真正做到方便檢索。

六、增強(qiáng)管理、提高設(shè)施

企業(yè)在針對(duì)檔案管理方面，應(yīng)當(dāng)投入相應(yīng)的資金，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案整理的硬件設(shè)施，通過(guò)購(gòu)置相應(yīng)的檔案柜放置財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案保存的專業(yè)化知識(shí)，在檔案柜當(dāng)中放置干燥劑等物品，防止財(cái)務(wù)檔案損壞。與此同時(shí)，需要使用科學(xué)合理的檔案保存方法，保持檔案室內(nèi)通風(fēng)干燥，財(cái)務(wù)檔案干凈整潔，并且有火災(zāi)預(yù)防措施以及滅火器等應(yīng)急設(shè)備，從而保證財(cái)務(wù)檔案可以保存較長(zhǎng)時(shí)間。

七、數(shù)字管理，網(wǎng)絡(luò)查詢

企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重時(shí)刻增強(qiáng)自身的信息技術(shù)化發(fā)展。在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，也要注重向數(shù)字化發(fā)展。在對(duì)財(cái)務(wù)檔案整理的過(guò)程中，通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化，以建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理。建立財(cái)務(wù)檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，不但可以使查詢者隨時(shí)隨地的查詢檔案信息，并且具有保存時(shí)期長(zhǎng)、不易損壞、查詢便捷等優(yōu)點(diǎn)。

八、結(jié)論

財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)決策發(fā)展方向的重要組成部分，也成了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要先決條件。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際運(yùn)用，通過(guò)財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮的價(jià)值。在財(cái)務(wù)檔案整理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)不明的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行核查工作，不放走財(cái)務(wù)檔案帶來(lái)的任何一點(diǎn)價(jià)值。通過(guò)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案室的硬件設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案的保存期限。通過(guò)系統(tǒng)的檢查與深刻，通過(guò)財(cái)務(wù)檔案明確企業(yè)發(fā)展的收支明細(xì)，再根據(jù)其中的信息，對(duì)企業(yè)發(fā)展的方向進(jìn)行決策，將財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值最大化，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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（作者單位：重慶市秀山縣溶溪鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）