當(dāng)前檔案管理的發(fā)展及信息化建設(shè)

汪東

摘 要：隨著社會(huì)快速的發(fā)展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業(yè)的未來趨勢，能夠提升服務(wù)社會(huì)的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，希望能夠同步于社會(huì)的發(fā)展需求。特別是一些計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用較多的單位管理工作，在這些管理活動(dòng)中，電子文件的優(yōu)點(diǎn)得到了大家的認(rèn)可，也有取代紙質(zhì)文件的趨勢，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設(shè)速度，就是關(guān)鍵。該文就目前的檔案管理發(fā)展和信息化建設(shè)情況進(jìn)行了探討分析，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)對建設(shè)信息化檔案管理提出了一些建議，希望能夠讓該項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0231-01

隨著社會(huì)快速的發(fā)展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業(yè)的未來趨勢，能夠提升服務(wù)社會(huì)的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，希望能夠同步于社會(huì)的發(fā)展需求。特別是一些計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用較多的單位管理工作，在這些管理活動(dòng)中，電子文件的優(yōu)點(diǎn)得到了大家的認(rèn)可，也有取代紙質(zhì)文件的趨勢，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設(shè)速度，就是關(guān)鍵。

1 當(dāng)前的檔案管理信息狀態(tài)

因?yàn)楝F(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和無紙化，檔案的形式也有了較大的不同，像是一些文件的起草、簽發(fā)、歸檔都可以通過計(jì)算機(jī)以及通訊線路完成，因此，這樣的檔案形式就需要是能夠進(jìn)行機(jī)讀的檔案形式，這樣的檔案利用和以往的紙質(zhì)檔案利用存在較大的差異性。這些差異性說明檔案工作人員所面對的檔案既有紙質(zhì)的也有機(jī)讀的。將檔案信息為有需要的群體和組織進(jìn)行提供是檔案工作的職責(zé)，可是在提供這些檔案信息的時(shí)候，應(yīng)該要保證檔案的真實(shí)性和有效性，那么讓機(jī)讀的檔案符合這些要求，是我們檔案工作者需要考慮的問題，而且，檔案信息電子化是檔案利用的必然發(fā)展方向。

2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

2.1 建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

建立檔案數(shù)量化應(yīng)用平臺(tái)。為檔案的利用提供渠道，建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)以及公眾服務(wù)網(wǎng)，讓這些網(wǎng)的作用得以發(fā)揮，讓其可以為檔案工作的宣傳和服務(wù)提供幫助。加速檔案文件信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，積極的準(zhǔn)備各項(xiàng)硬件設(shè)施，提供硬件保障，加強(qiáng)研究檔案管理軟件設(shè)計(jì)，為檔案信息的交換和資源共享提供條件和基礎(chǔ)，通過一系列的策略來確保這些檔案資源的真實(shí)性和安全性。

2.2 加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

（1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

（2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門之間相互協(xié)作，形成互補(bǔ)，讓電子文件歸檔可以成為有機(jī)的整體，提高電子檔案的質(zhì)量。

（3）完善電子檔案歸檔工作的技術(shù)處理。電子檔案這種新型的檔案形式必然會(huì)涉及到電子檔案歸檔這個(gè)內(nèi)容，檔案工作人員應(yīng)該要對目前的文件工作進(jìn)行研究，接收和處理大量的電子文件，為這些電子文件的原始信息進(jìn)行保護(hù)，對其來源和去向了解清楚。借助技術(shù)手段來將歸檔的電子文件標(biāo)注為“只讀性”文件，禁止文件的修改，對文件的原始性給予保障，讓其可以發(fā)揮出紙質(zhì)文件的作用。

（4）處理好電子檔案的存儲(chǔ)問題。電子檔案都是以電子材料來作為存儲(chǔ)介質(zhì)，一般都是可以保存非常長的時(shí)間的。從這些載體中取出信息是不需要接觸的，因此，不會(huì)磨損。電子文件的介質(zhì)通過密封保存，不會(huì)受到外界環(huán)境的干擾，可是因?yàn)殡娮游募d體的發(fā)展比較快，讀取設(shè)備的更新也比較快，需要定期的進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換和復(fù)制，避免信息的無法使用和失效。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 做好歸檔工作，提升管理水平

依照檔案管理的需求，為不同載體檔案進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)換，讓其能夠在不同的讀取設(shè)備上都能夠使用，讓電子文件的價(jià)值得到保留，實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。使用先進(jìn)電子文件管理技術(shù)，提供科學(xué)的管理方法，讓電子管理水平得到提升，滿足電子文件應(yīng)用的需求。

3.2 建立高水平的檔案管理隊(duì)伍，提升管理人員的水平

檔案管理人員需要從以往的雜業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，提升其專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化管理工序比較有序，人在管理過程中的決定性因素比較大，因此，需要對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體水平。檔案管理領(lǐng)域目前比較少有復(fù)合型人才，一般都是專精于計(jì)算機(jī)或檔案管理的，因此，對于兩者兼會(huì)的人才比較渴求；為檔案管理隊(duì)伍提升提供條件，提供一些崗位來讓檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富他們的知識(shí)面，提供工作指導(dǎo)；建立良好的競爭機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，人都有惰性，需要通過管理機(jī)制的設(shè)置和崗位調(diào)配來激發(fā)他們的積極性，發(fā)揮出每個(gè)檔案管理人員的作用。

3.3 引入現(xiàn)代化管理模式，實(shí)現(xiàn)資源共享，將傳統(tǒng)的管理進(jìn)行革新

檔案管理工作都是圍繞信息進(jìn)行的，為部門提供熱點(diǎn)信息和有用信息是我們工作的方向。目前的信息技術(shù)發(fā)展比較快，傳統(tǒng)的管理模式不能夠滿足信息的需求，無法達(dá)到資源共享的目的，因此，需要借助新技術(shù)來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在信息化社會(huì)到來的時(shí)候，網(wǎng)絡(luò)化管理檔案以及實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案都是檔案管理的重要方向。在開展現(xiàn)代化檔案管理工作的時(shí)候，要做好管理軟件的選擇工作，讓檔案信息的兼容性更強(qiáng)。