檔案信息化建設思考

肖永菊 莫曉龍

摘 要：所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現(xiàn)代管理學知識飛速發(fā)展和普及應用的當今社會已經成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。為此，該文就檔案信息化建設談談個人的見解。

關鍵詞：檔案 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化時代，檔案管理工作的對象、任務、性質都發(fā)生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這極不適應時代的發(fā)展，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計算機為基礎的現(xiàn)代管理手段所替代。[1]利用計算機管理檔案，通過網絡進行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計算機及互聯(lián)網進行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學管理，提供有效服務，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數(shù)字化、管理信息化、利用網絡化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。

因此，加快檔案管理信息化建設是時代所需，是實現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，檔案部門應根據自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網為基礎，加快檔案信息化、數(shù)字化、網絡化建設，實現(xiàn)信息化增值服務，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務，發(fā)揮檔案科研先導作用。

1 影響和制約檔案信息化建設的因素

（1）觀念落后，認識不到位。

（2）經費不足，基礎設施不完善。

（3）檔案信息資源缺乏，內容結構單一。

（4）檔案信息化建設中缺少標準和規(guī)范，信息建設孤島現(xiàn)象嚴重。

（5）檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數(shù)字化檔案缺泛質和量。

（6）人才匱乏、人員不足。

2 檔案信息化建設建議及對策

2.1 轉變觀念，提高認識是檔案信息化建設的前提

檔案信息化建設需要用現(xiàn)代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業(yè)務流程、管理模式進行重新整合和定位。檔案管理服務的創(chuàng)新模式要求利用計算機技術提高檔案管理的自動化、運用現(xiàn)代管理理念促進檔案工作的現(xiàn)代化、憑借網絡技術促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設，[2]因此，需要我們檔案工作者轉變觀念，樹立現(xiàn)代意識，推進檔案信息化建設進程。

2.2 加強檔案信息化基礎工作，實現(xiàn)物質保障

一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建設能夠滿足文檔一體化、館藏數(shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據存儲遷移轉換及備份、網絡服務等功能所需的硬件設施設備建設，確保檔案信息化建設的運行，并配置高速掃描儀、文件服務器、數(shù)據存儲器等。二是建立信息化建設硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。

2.3 加快檔案信息化資源的建設，實現(xiàn)檔案信息資源保障

一是加大電子、紙質檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機中存儲設備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進行充實整合，制定檔案工作目標，把檔案征集工作列入計劃中，規(guī)定完成的數(shù)量，豐富館藏內容，改變館藏結構為社會提供利用。四是應用計算機技術和網絡技術為基礎的辦公自動化產生的電子文件轉化而來的檔案進行整合，監(jiān)督、指導。確保電子文件檔案的完整性、真實性、有效性、可讀性。五是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調整，使檔案資源的布局更合理、結構更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。

2.4 檔案信息化建設中缺少標準和規(guī)范，信息孤島現(xiàn)象嚴重

加強建立健全檔案信息化管理標準體系，實現(xiàn)資源共享。信息化建設一直以來，缺乏統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準，導致各自應用系統(tǒng)之間信息不能互通、共享，產生大量的信息孤島，系統(tǒng)建設無序發(fā)展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規(guī)范化服務內容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標準執(zhí)行細則，提出歸檔電子文件存儲要求，使之規(guī)范化和標準化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設相關法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建設與政府電子政務無縫接軌、有機結合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。

2.5 檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數(shù)字化檔案缺泛質和量

加強電子文件歸檔管理體系建設，實現(xiàn)電子檔案資源整合。是檔案管理部門實現(xiàn)檔案管理信息化或數(shù)字館建設的思想基礎和追逐目標，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網絡向校檔案館實現(xiàn)實時或定時歸檔。根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。檔案部門要加大對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，嚴格把握質和量。利用現(xiàn)代信息技術，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機中存儲設備中，由于傳統(tǒng)的紙質檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。

2.6 加強檔案信息化人才隊伍建設，實現(xiàn)人才保障

檔案信息化是知識密集、技術密集的系統(tǒng)工程。“培養(yǎng)”的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓；“選拔”的重點是新人。有計劃地招收懂計算機和網絡的人才，充實檔案干部隊伍，為促進檔案信息化建設提供持久的骨干人才保障。

3 結語

檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇，檔案部門和每個檔案工作者都必須積極參與推動檔案信息化建設之中，提高對加快檔案信息化建設重要性的認識，抓住機遇，扎實工作，努力實踐，為加快推進檔案信息化建設做出積極貢獻。

參考文獻

[1] 李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學院學報，2006（2）：44-46.

[2] 雷亞旭.檔案信息化建設的管理與改進》[J].實用醫(yī)技雜志，2006（7）：1200-1201.

[3] 馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析[J].山東教育學院學報，2008，23（4）：119-121.