淺談如何結(jié)合我校實(shí)際做好科研課題檔案管理工作

弓春菊，王學(xué)娟，楊 陽(yáng)，姚大明

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

淺談如何結(jié)合我校實(shí)際做好科研課題檔案管理工作

弓春菊，王學(xué)娟，楊 陽(yáng)，姚大明

(承德醫(yī)學(xué)院，河北承德 067000)

科研課題檔案;檔案管理;案卷;文件

科研課題檔案是在教學(xué)和科研過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式載體的文件材料，是教學(xué)和科研活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證[1]?？蒲姓n題檔案是我校檔案的重要組成部分。我們根據(jù)科研課題檔案專業(yè)性和階段性等特點(diǎn)，遵循《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用的要求，在科研課題檔案管理的具體工作中，結(jié)合我校實(shí)際做了一些改進(jìn)。

1 科研課題檔案以結(jié)題年度為準(zhǔn)編制案卷序號(hào)

我校的科研課題檔案包括科研準(zhǔn)備階段的開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料、任務(wù)書、合同書、協(xié)議書、課題研究計(jì)劃、課題執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告、課題投資和預(yù)算材料等;研究實(shí)驗(yàn)階段的測(cè)試、調(diào)查、考察的各種原始記錄、數(shù)據(jù)處理材料、設(shè)計(jì)的文字說明和圖紙、研究工作階段小結(jié)、專題報(bào)告、配套的音像材料、照片及目錄等;總結(jié)鑒定階段的研究報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)說明、工作總結(jié)、論文專著、技術(shù)鑒定材料、科研課題投資情況等;成果獎(jiǎng)勵(lì)和申報(bào)階段的科研成果登記表、報(bào)告單、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)證書、推廣應(yīng)用的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益證明材料等?？蒲姓n題檔案轉(zhuǎn)化形成的周期長(zhǎng)短不一，同一年度立項(xiàng)的科研課題項(xiàng)目，結(jié)題時(shí)間不同。過去以科研課題立項(xiàng)的時(shí)間為依據(jù)歸檔編號(hào)，造成大部分結(jié)題時(shí)間短的科研課題文件不能及時(shí)歸檔，有積壓、滯后現(xiàn)象?，F(xiàn)改為不考慮立項(xiàng)時(shí)間，均以科研課題的結(jié)題時(shí)間為依據(jù)編制案卷號(hào)，改進(jìn)后更加科學(xué)、準(zhǔn)確。

2 科研課題檔案同一保管期限內(nèi)每年度按時(shí)間順序編號(hào)

我校的科研課題檔案，以前同一保管期限的檔案按年度序采用大流水編號(hào)方法。過去因按立項(xiàng)時(shí)間歸檔編號(hào)，有的已立項(xiàng)科研課題因特殊情況取消或中斷了研究，預(yù)留的案卷號(hào)就成了空號(hào);有時(shí)有的科研課題已經(jīng)歸檔編號(hào)很長(zhǎng)一段時(shí)間了，又交來一部分科研課題文件，無(wú)法編入其相應(yīng)的順序內(nèi)，經(jīng)常改動(dòng)編號(hào)，造成了編號(hào)無(wú)序、混亂現(xiàn)象?，F(xiàn)以結(jié)題年度為依據(jù)歸檔，劃分保管期限后，同一保管期限內(nèi)每年都從“1”開始編小流水號(hào)，簡(jiǎn)單明了。對(duì)因各種原因未及時(shí)歸檔的文件，可隨時(shí)編入其結(jié)題年度內(nèi)，不影響其它順序號(hào)的準(zhǔn)確性。采用新的編號(hào)方法后，使科研課題檔案便于統(tǒng)計(jì)和利用。

3 科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位裝訂整理

科研課題檔案的立卷原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于保管和利用[2]從檔案的原始性特點(diǎn)看，保持檔案的原有形態(tài)，更便于利用。科研課題檔案分階段形成的文件載體不同，紙質(zhì)文件規(guī)格大小、薄厚不一，也有許多是成冊(cè)成套的文件。以前每個(gè)科研階段的文件訂在一起，有的過厚，遮擋文字，影響查閱需要復(fù)制時(shí)還得拆卷，對(duì)檔案的損壞非常嚴(yán)重;另外，檔案裝訂也不夠規(guī)范。

裝訂方法是否合理直接影響案卷的質(zhì)量。現(xiàn)卷內(nèi)文件按件為單位裝訂整理，采用傳統(tǒng)的線裝方法，統(tǒng)一了打孔位置。裝訂孔位于頁(yè)面左側(cè)距邊線15mm處，上下位置按頁(yè)面長(zhǎng)度取中，每針固定80mm。以A4紙為例:上下長(zhǎng)度297mm取中點(diǎn)在150mm，這樣打孔點(diǎn)分別在70mm、150mm、230m處，每件在裝訂時(shí)都用尺量，不允許有重份、倒翻現(xiàn)象，線結(jié)系活扣，便于拆開復(fù)印，利用方便。這樣卷內(nèi)所有文件都整齊劃一，結(jié)實(shí)美觀;對(duì)成冊(cè)成套的文件保持其原有自然形態(tài)，避免再裝訂時(shí)打孔裁剪造成損傷。以件為單位裝訂整理便于卷內(nèi)文件的補(bǔ)充和調(diào)整，利用時(shí)只需提供所需部分，安全、保密，且復(fù)制方便。

4 科研課題檔案卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)

以前每卷內(nèi)各階段形成的所有文件，均編寫大流水號(hào)，有的文件原來有頁(yè)號(hào)，又重新編寫，破壞了原貌。我校的科研課題檔案每卷都有五六百頁(yè)，最多可達(dá)一千八百余頁(yè)，如果重新編寫頁(yè)碼，工作量很大。改進(jìn)后，卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，成冊(cè)成套的文件原有頁(yè)號(hào)的不再重新編號(hào)，每件文件在右上角蓋歸檔章，標(biāo)明件號(hào)、頁(yè)數(shù)，累加后是該卷的總件數(shù)、頁(yè)數(shù)，簡(jiǎn)單方便，減少了工作量。

對(duì)立卷歸檔后又形成的文件材料可隨時(shí)加入相應(yīng)的案卷中，只需在備考表中注明，量多的可裝盒排列其后。按老方法已歸檔的科研課題檔案，現(xiàn)在因報(bào)獎(jiǎng)和推廣應(yīng)用形成的新材料，不能加入原卷的，可根據(jù)形成的年度單獨(dú)組卷，只需在備考表和案卷目錄上注明，形成互見號(hào)，以便利用時(shí)查找。

科研課題檔案是檢驗(yàn)科研質(zhì)量、評(píng)價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要憑證和依據(jù)[3]。我校的科研課題檔案是教職人員在科研實(shí)踐和教學(xué)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等。我校的科研工作的開展情況，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果等各方面都能從科研課題檔案中予以體現(xiàn)，從而作出客觀、公正的評(píng)價(jià)?？蒲姓n題檔案也是我?？蒲腥藛T辛勤勞動(dòng)的成果，在晉升職務(wù)職稱、調(diào)整工資、表彰獎(jiǎng)勵(lì)的考核中起到了真憑實(shí)據(jù)的作用。我校是教育和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?qū)ｉT人才的基地，科研課題檔案可為教師編寫教案提供大量素材，科研課題檔案與教學(xué)實(shí)踐緊密結(jié)合，把新論點(diǎn)、新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)充實(shí)到教材中，傳授給學(xué)生，是造就高質(zhì)量人才，提高我校教學(xué)質(zhì)量的重要保證。

我校的科研課題檔案經(jīng)改進(jìn)后較為科學(xué)規(guī)范，為今后的工作打下了良好基礎(chǔ)。在科研課題檔案管理工作中，要嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的要求，結(jié)合我校實(shí)際，運(yùn)用檔案理論知識(shí)，解決工作中的新問題，創(chuàng)造有我校特色的管理方法，使科研課題檔案為我校各項(xiàng)工作的開展和進(jìn)步，發(fā)揮更大的作用。

[1]涂立超，梅方竹.試論高?？蒲泄芾碇械目蒲袡n案規(guī)范化建設(shè)問題[J].科技管理研究，2006，(5):115-117.

[2]許慶亮.新時(shí)期高校檔案規(guī)范化管理工作實(shí)用手冊(cè)[M].第1版.北京:中國(guó)檔案出版社，2007.390-392.

[3]姜梅，韓妍妍.整合科研檔案資源給力高校學(xué)科發(fā)展[J].北京電子科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，20(1):91-95，90.

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1004-6879(2014)03-0273-02

2013-11-06)