淺析提升油田企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量的對策

倪玉紅

（河南油田分公司第二采油廠，河南，南陽 473000）

檔案是企業(yè)非常珍貴的歷史資料，一種特殊的信息知識。檔案在企業(yè)發(fā)展過程中扮演著特殊角色，起著不可替代的重要作用。因此，提升企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮其價值，具有非常重要意義。

近年來，雖然油田企業(yè)檔案信息傳播服務(wù)工作在改革發(fā)展的過程中取得了一定成就，但同時也存在一些不足，制約了檔案信息傳播服務(wù)工作的有效開展。單純依靠檔案室提供檔案信息傳播服務(wù)遠遠不能滿足科研生產(chǎn)和油區(qū)群眾對檔案信息的需求。油田企業(yè)要想更加全面、更加深入地參與國內(nèi)外市場的激烈競爭，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的針對性和有效性取決于決策信息的質(zhì)量和正確性，需要比以往更多、更準確的信息。在這種情況下，贏得領(lǐng)導的重視，完善檔案管理制度，加強檔案隊伍建設(shè)，加大檔案信息開發(fā)力度是當前油田企業(yè)提升檔案服務(wù)質(zhì)量的主要對策。

一、贏得領(lǐng)導對檔案工作的重視

檔案服務(wù)工作成效發(fā)揮如何，不僅取決于檔案人員的努力程度，更主要地取決于領(lǐng)導的重視程度。領(lǐng)導對檔案工作的認知和重視程度，決定著對檔案工作的定位和走勢。

任何一個單位的任何一項工作要做好都必須得到領(lǐng)導的重視。唯有領(lǐng)導重視，這項工作才能順利有效開展。有些單位領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在單位內(nèi)部無足輕重，是個“擺設(shè)”。這會嚴重削弱檔案的作用發(fā)揮。因此，新形勢下，檔案人員必須發(fā)揮主觀能動性，以自己的實際行動去爭取、去贏得領(lǐng)導的重視，為做好檔案服務(wù)工作鋪平道路。要加強檔案工作宣傳，經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導傳閱，讓領(lǐng)導在腦海里留下檔案的印象；要著重宣傳檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，充分展示檔案產(chǎn)生的實實在在效果，引起領(lǐng)導關(guān)注和興趣，增進領(lǐng)導對檔案的理解和支持，進而啟發(fā)領(lǐng)導從戰(zhàn)略發(fā)展的高度思考檔案工作，推動檔案管理運行體系的不斷優(yōu)化，推動檔案工作環(huán)境和軟硬件不斷改善，為檔案服務(wù)工作快速有效推進創(chuàng)造良好條件。

二、建立健全檔案工作管理制度

檔案服務(wù)作用要充分發(fā)揮，就必須建立一套與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作管理體系、管理流程和管理規(guī)范，確保檔案工作的制度化、科學化，資料的連續(xù)性、完整性和保密性。

完善檔案管理體系。檔案工作是一項系統(tǒng)工程，要按照《檔案法》要求，結(jié)合單位實際，與企業(yè)發(fā)展同步推進檔案管理工作，建立一套全體員工共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，明確職能部門、各個單位職責以及檔案專兼職人員職責，構(gòu)建層層負責的檔案工作機制，使得檔案管理工作有章可循，避免出現(xiàn)漏洞和斷檔。如在第二采油廠從無到有、從小到大的發(fā)展過程中，隨著時間的推移積累了大量豐富的原始資料，為企業(yè)的管理和發(fā)展提供了寶貴的依據(jù)，也真實地展現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展的過程。為了更好地服務(wù)于油田發(fā)展改革穩(wěn)定、生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)這個大局，構(gòu)建了以廠檔案室為中心、以機關(guān)各職能科室和三級單位的檔案信息員為基礎(chǔ)的檔案信息管理體系。

規(guī)范檔案基礎(chǔ)資料。企業(yè)檔案室圍繞企業(yè)中心工作和企業(yè)發(fā)展需求，利用一切手段，規(guī)范檔案基礎(chǔ)資料，不斷豐富檔案信息資源。明確檔案收集歸檔的范圍、類別和形式，各負其責地多方位、多渠道地收集檔案資料，并按要求及時移交入庫。檔案進庫前，要組織人員對照標準逐次逐條地對進行審查，做到檔案規(guī)范收集歸檔。對于已入庫檔案，要定期進行檢查和維護；對于早期不規(guī)范的檔案，要集中力量重新整理、分類、組卷、編目和裝訂；對于極個別有不完整的檔案，要及時進行補簽和搶救，確保檔案資料高質(zhì)量、高標準的規(guī)范入庫。［1］在檔案整理過程中，要根據(jù)資料特性，對各種門類和載體的檔案進行分類管理，為今后的檔案工作分類檢索、綜合編研、深度開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

嚴格確保檔案安全。檔案安全是檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)。要堅持做好庫房溫度、濕度記錄，及時進行降溫和除濕，定期進行清理，不斷改善和優(yōu)化檔案保管條件，杜絕庫房出現(xiàn)霉變、蟲咬、亂堆雜物、檔案丟失或損毀等現(xiàn)象。同時，要關(guān)注檔案信息安全防范，特別是科研企業(yè)的材料、圖紙、數(shù)據(jù)等檔案信息，要嚴格做好保密工作。要采取定期維護系統(tǒng)、安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻、文件加密防護等多種方式，提高檔案信息安全性能，確保寶貴資料不丟失、不泄密。

三、加強檔案工作隊伍建設(shè)

隨著檔案服務(wù)工作的深入開展，對專業(yè)檔案人才有了更多的需求。長期以來，企業(yè)檔案管理從業(yè)人員專業(yè)性都不強，真正的專業(yè)性人才很少，現(xiàn)有檔案人員普遍存在著專業(yè)知識不足、業(yè)務(wù)能力不夠、工作經(jīng)驗缺乏等問題，這嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

配齊配優(yōu)檔案人員。企業(yè)要重視檔案人員選拔，在物色人選時，要精心考評與檔案職業(yè)要求相吻合或較接近人員，選擇思想素質(zhì)和文化素質(zhì)較高、熱愛檔案事業(yè)、責任意識強，既耐心細致又勤奮踏實的人員從事檔案工作，確保配置最佳檔案工作人員，并盡可能保持企業(yè)檔案隊伍的相對穩(wěn)定。

提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須具有相關(guān)知識和嫻熟的技術(shù)，采用自學、跟師、內(nèi)部辦班、外派培訓、參觀交流等方法，開展綜合培訓，提高檔案人員在檔案整理、鑒定、編研等業(yè)務(wù)能力，推動檔案人員業(yè)務(wù)水平的整體提高；提高檔案人員的相關(guān)文化知識如信息學、圖書情報學、博物館學、傳播學、社會學，以及計算機管理等現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。要注重業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)，爭取培養(yǎng)一批檔案工作的業(yè)務(wù)帶頭人。

深化檔案服務(wù)創(chuàng)新。檔案人員要積極順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新形勢，積極探索創(chuàng)新檔案服務(wù)工作，主動介入企業(yè)發(fā)展，建立咨詢服務(wù)平臺，改進服務(wù)方式，豐富服務(wù)手段，提高服務(wù)水平，逐步成為檔案綜合服務(wù)的復合性人才。

四、加大檔案信息開發(fā)力度

檔案從業(yè)人員要按照企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略部署，綜合開發(fā)檔案信息，積極拓展檔案服務(wù)功能，促進檔案價值得以最大限度挖掘。

擴大檔案信息技術(shù)成果。計算機技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理帶來了巨大變化。檔案工作要主動利用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的手工操作方式，將保管對象由單一的紙質(zhì)檔案拓展為紙質(zhì)檔案和電子檔案并重的存貯方式，推進檔案的計算機一體化管理，逐步建立企業(yè)檔案的數(shù)字化信息庫，從而推動檔案信息共享。同時開發(fā)電子檔案的檢索和管理，為檔案的開發(fā)利用提供更方便、更快捷的服務(wù)。

大力推進檔案信息編研。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的寶貴財富。它囊括了上級有關(guān)機關(guān)文件、本機關(guān)文件。為了最大程度地挖掘企業(yè)檔案的信息資源，要加強檔案信息的編研工作。檔案管理部門要根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)的需要，針對不同時期的工作重點和要求，充分做好檔案資料的編研工作。選題要直接服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)、精神文明、群眾生活等，不要僅局限于文字材料，還有涵蓋圖片、影像等，推動檔案編研工作的發(fā)展，推動和實現(xiàn)檔案價值的最大化。［2］

檔案工作是一項功在當代、利在千秋的事業(yè)。檔案服務(wù)工作對于推動企業(yè)發(fā)展具有十分重要作用，必須全面加強檔案服務(wù)工作，想方設(shè)法做好收集、保護、管理、利用、開發(fā)這些無價資產(chǎn)的工作，將檔案價值有效體現(xiàn)到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，從而推動企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

［1］張蓉.新時期企業(yè)檔案管理問題及對策分析［J］.科技資訊，2013（31）.

［2］蔡慧娟.淺談檔案編研工作者的素質(zhì)和能力［J］.決策探索，2013（22）.