淺談福建安諾集團有限責(zé)任公司合同管理

岳彩霞

摘要：合同管理是防范企業(yè)涉外經(jīng)濟事項的必要手段，在合同管理過程中目前還存在著諸多不足之處，本文擬從我公司目前合同管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討在合同管理過程中如何加強內(nèi)控制機制建設(shè)以及合同執(zhí)行后評價制度等項工作，借以防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：公司 合同 管理

一、目前公司在合同管理過程中存在的問題

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理》對合同管理流程進行了專門、詳細的規(guī)定。旨在幫助企業(yè)規(guī)范合同雙方當(dāng)事人的經(jīng)營行為，維護自身合法權(quán)益，防控交易過程中的法律風(fēng)險。

本文擬從實際出發(fā)，淺談合同管理在我公司實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的一些問題。

（一）市場調(diào)查不足

企業(yè)在經(jīng)營過程中涉及的合同比較繁雜，涉及的事項也各種各樣，但在合同訂立前，普遍存在市場調(diào)查不足的現(xiàn)象。這里存在的問題主要是對合同當(dāng)事雙方不了解，沒有充分了解對方的資質(zhì)或民事權(quán)力能力和行為能力，或者是真實代理權(quán)問題。實際造成合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)資質(zhì)虛假、轉(zhuǎn)包、非法代理等現(xiàn)象的發(fā)生，給合同執(zhí)行帶來很大風(fēng)險和隱患。

解決這類問題，也非常簡單，那就是“現(xiàn)場了解”，但在實際過程中出于成本費用考慮，往往做得很不到位，道聽途說、網(wǎng)上詢查、或者僅限于電話溝通等。這樣造成的后果很可能是對公司對當(dāng)事人的真實情況和能力的誤判。

從我集團各分公司的工程招標(biāo)和采購過程來看，在這方面我們也同樣存在著一定的不足，比如在非主要材料及促銷物料的采購中，過多的依賴一般性的了解和網(wǎng)絡(luò)信息，往往忽視實質(zhì)性的調(diào)查，以致部分采購物料存在資料問題。設(shè)備采購過程中個別存在的廠家業(yè)務(wù)人員私自承接業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，造成這種現(xiàn)象的原因是我們在業(yè)務(wù)溝通過程中不夠細致所致，沒有通過正常業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道進行業(yè)務(wù)溝通，結(jié)果可能導(dǎo)致我們在售后服務(wù)方面不能得到廠家的支持。

（二）合同談判環(huán)節(jié)把握不足

初步確定合同談判對象后，承辦部門應(yīng)本著公正、公平的原則明確雙方的權(quán)利義務(wù)，以及違約責(zé)任等事項。

這里存在的主要問題一是信息不對稱條件下的不當(dāng)讓步；二是權(quán)利義務(wù)等條款過于寬泛不夠細致；三是違約責(zé)任不明確，隨意示好。

解決這類問題，一要加強市場了解，特別是價格信息的了解，在目前同質(zhì)化趨同的市場化環(huán)境下，價格的把握還是比較容易的；二要關(guān)注合同核心內(nèi)容，條款和關(guān)鍵細節(jié)，涉及質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準等條款絕不能讓步；三要加強紀律約束，防止泄密、舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生，避免人情合同。

目前，我公司在這方面存在的不足之處主要還是一般性的交易合同方面，隨便使用對方的格式合同，對一些技術(shù)性的條款沒有充分表達己方意見，同時也存在著對質(zhì)量標(biāo)準的認識不清，進而造成保修、退換貨等方面的障礙。

（三）合同執(zhí)行過程中的幾點不足

首先是合同傳遞不及時或部門的單方面留滯問題。

由于公司內(nèi)部門協(xié)調(diào)問題，合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督部門往往不能第一手掌握合同材料，進而形成事后合同，造成內(nèi)控失效，合同監(jiān)管執(zhí)行不到位的后果。主要體現(xiàn)在工程施工合同方面。在平時的簽單過程中可以看到個別零星工程沒有合同沒有設(shè)計，工程結(jié)算時才匆匆做個合同去應(yīng)付，事前沒有合同作為支撐，對于可能存在的質(zhì)量問題沒有一個明確的約束條款，5%的質(zhì)保金根本解決不了質(zhì)量損失造成的風(fēng)險。這一點應(yīng)從加強內(nèi)部協(xié)調(diào)與監(jiān)督機制入手予以解決。

其次，合同執(zhí)行部門執(zhí)行意識不足的問題。

在合同執(zhí)行過程中，由于雙方各自的原因往往會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，在此情況下，執(zhí)行部門應(yīng)及時根據(jù)合同條款向?qū)Ψ桨l(fā)函督促履約，決不能以漠視的態(tài)度任事態(tài)發(fā)展，造成履約風(fēng)險。

二、合同管理過程中的內(nèi)控建設(shè)

加強合同執(zhí)行部門與財務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，在實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，合同執(zhí)行部門與財務(wù)部門往往是各行其是，在合同的執(zhí)行管理上協(xié)調(diào)溝通不夠，特別是存在應(yīng)付賬款或保證金的情況下尤為如此。

合同執(zhí)行部門也應(yīng)加強應(yīng)付款和保證金管理意識，保證企業(yè)權(quán)益和防范履約風(fēng)險，維護企業(yè)信譽。

最后，應(yīng)建立合同執(zhí)行后評價制度。

公司審計部門應(yīng)根據(jù)合同以及合同履行臺賬進行相應(yīng)的審計評價工作，從合同的調(diào)查、談判、文本起草、審核、簽署、履行等環(huán)節(jié)著手，分析評估合同履行中存在的不足，并提出整改意見，防范經(jīng)營風(fēng)險。在此方面，我公司目前的內(nèi)部制約機制還不夠健全，后評價制度的建立應(yīng)該說還有一段路要走，但從內(nèi)控制度建設(shè)的角度來看，我們必須建立起相應(yīng)的審計評價機制，從過程管理上防范不規(guī)范的做法及不規(guī)范的合同可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險。endprint