新時期音樂學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)具備的崗位意識分析

王茉

（沈陽音樂學(xué)院大連校區(qū)，遼寧 大連 116031）

新時期音樂學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)具備的崗位意識分析

王茉

（沈陽音樂學(xué)院大連校區(qū)，遼寧 大連 116031）

音樂學(xué)院教學(xué)秘書是為校方服務(wù)的，致力于完成對教學(xué)工作以及其他事項的管理的秘書人員。新時期下，音樂學(xué)院的教學(xué)秘書應(yīng)該要具備保密意識、溝通交流意識、服務(wù)和服從意識，同時也要有視野拓展意識、參謀意識，全方位提升自己的能力，以保障工作的順利開展。

新時期；教學(xué)秘書；崗位意識

一、音樂學(xué)院教學(xué)秘書概述

所謂音樂學(xué)院教學(xué)秘書，就是協(xié)助音樂學(xué)院系主任、教研室主任等校方管理層來完成對教學(xué)工作以及其他事項的管理的秘書人員。音樂學(xué)院的教學(xué)秘書是文秘崗位中的一種，但又不同于我們往常所說的秘書：因為秘書的工作范圍更窄，工作的層級也更高。他/她除了基本的文件歸檔管理外，主要處理領(lǐng)導(dǎo)的日常行政事務(wù)，比如會議、接待、活動、領(lǐng)導(dǎo)分派下來的各種文件處理工作，甚至要為領(lǐng)導(dǎo)處理一些家庭瑣事，但是教學(xué)秘書則主要是為整個學(xué)校的教學(xué)管理服務(wù)的，他/她的所有工作都是為提升教學(xué)質(zhì)量、完善教學(xué)管理來服務(wù)的，個人色彩比較淡。

二、新時期音樂學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本崗位意識

除了基本業(yè)務(wù)素質(zhì)外，一個優(yōu)秀的秘書在心理、性格、意識等各方面也應(yīng)該有所側(cè)重，主要包括以下幾點：

（一）基本崗位意識

1.保密意識

音樂學(xué)院教學(xué)秘書在上情下達的過程中，總是要比許多人更多地接觸校方領(lǐng)導(dǎo)、了解學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理資源的一些最新走向。這對于教學(xué)秘書而言是一種難得的信任，也是一種對秘書人員的額外責(zé)任。比如，校方即將舉辦一次音樂教學(xué)活動，但是僅僅是一個構(gòu)想，還未完全成型。如果音樂教學(xué)秘書對外大肆傳播，有可能會給學(xué)校帶來不必要的麻煩。因此，教學(xué)秘書要謹言慎行，所獲得的信息不能隨意向外透露，這就要求秘書們要有高度的保密意識，避免“禍從口出”。

2.溝通交流意識

教學(xué)秘書的工作重點之一就是上情下達、下情上傳。以音樂學(xué)院的教學(xué)秘書為例，他們要在系主任、教研室主任與教師、學(xué)生之間“來回走動”，爭取讓學(xué)院的精神能準確地傳達到教師、學(xué)生的耳中；同時，對于學(xué)生、團體中出現(xiàn)的任何問題，也要如實匯報給領(lǐng)導(dǎo)，這都牽涉到溝通交流問題。此外，教學(xué)秘書還要靈活運用語言技巧，弱化傳遞方之間的矛盾和摩擦，必要時要進行解釋、安撫、和緩，讓工作能在大家的共同配合中進行下去，尤其是在牽涉到多方之間的利益時，必要的溝通更是必不可少，否則就很可能造成工作流程運轉(zhuǎn)不暢，校方對秘書的信任感也會大大降低。

3.服務(wù)和服從意識

教學(xué)秘書的工作任務(wù)繁重、品項繁多，教師的課表安排、學(xué)生的成績計算和查詢、考試報名、課表查詢、教師的出勤監(jiān)督等等，無一不是音樂學(xué)院教學(xué)秘書的工作范疇。面對巨大工作量，部分教學(xué)秘書難免會口出怨懟之語，久而久之工作積極性下降，工作的質(zhì)量也就越來越差。此外，教學(xué)秘書的“萬金油”“打雜”形象，也會讓教學(xué)秘書產(chǎn)生一種“低人一等”的錯覺。因此，教學(xué)秘書也要樹立起良好的服務(wù)意識，正確對待工作的“服務(wù)”性質(zhì)，同時要絕對服從各種工作安排，以積極的態(tài)度迎接工作的挑戰(zhàn)。

（二）新時期對教學(xué)秘書崗位意識提出的新要求

1.視野拓展意識

也許有人會有疑問，教學(xué)秘書崗位的工作不過是做做內(nèi)勤、起草文件、安排課表等等，何以需要知識面呢？其實不然。教學(xué)秘書工作是依附于學(xué)校的教學(xué)管理而存在的，一個組織要想走向正軌并不斷發(fā)展，就必然要有高瞻遠矚的大局觀和綜合平衡的各項業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書就必然要提升自己的價值觀念，拓展視野，爭取為校方的教學(xué)管理完善獻言獻策。如果沒有寬廣的知識面，在向上級校方領(lǐng)導(dǎo)提議時，很可能會陷入思考問題不周全的尷尬境地，引起領(lǐng)導(dǎo)對自身能力的懷疑。

2.參謀意識

在新時期下，教學(xué)秘書已經(jīng)不再是一個“跑跑腿的打雜人員”了，而是有更高的要求。由于教學(xué)秘書經(jīng)常參與學(xué)校、院系的教學(xué)工作各項安排，與多方的深入溝通也讓他們接了“地氣”，他們對學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)狀有著更深的理解。他們就是校方管理層思維的延伸和補充，是可以在一定程度上影響校方的決策的。比如，在音樂學(xué)院的實踐教學(xué)活動中，活動企劃的各個環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書參與，在每個環(huán)節(jié)遇到任何問題時，教學(xué)秘書除了向上級反映情況之下，還應(yīng)該積極獻言獻策，充分發(fā)揮自己的排頭兵和參謀作用，讓校方獲得更多的思維靈感。

三、結(jié)語

音樂學(xué)院的教學(xué)秘書工作量較大，工作程序也重復(fù)、繁瑣，沒有新意，這對教學(xué)秘書的工作提出了更多的挑戰(zhàn)。筆者認為，作為音樂學(xué)院的教學(xué)秘書，應(yīng)該要摒棄自卑的消極心理，看到崗位工作中的巨大價值，并認清自己能力上的不足，不斷地虛心學(xué)習(xí)、改進和完善自己，用巨大的工作熱情，讓自己在事業(yè)上實現(xiàn)人生的價值。

[1][美]德魯克.卓有成效的管理者[M].機械工業(yè)出版社.2009:3.

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[3]郭明明.淺析教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用[J].價值工程. 2010(17):210-211.

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