淺談OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用

（安徽省宣城市中心醫(yī)院，242000）

淺談OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用

程志偉

（安徽省宣城市中心醫(yī)院，242000）

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化醫(yī)院現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，使醫(yī)院員工通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)互聯(lián)，進行協(xié)同工作，可以顯著提高工作效率，降低辦公成本，實現(xiàn)醫(yī)院無紙化辦公，更能增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。使用該平臺有利于促進醫(yī)院管理標準化、制度化、信息化和決策科學(xué)化，使醫(yī)院工作逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、自動化發(fā)展?，F(xiàn)就我院使用辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)驗，對其在醫(yī)院信息化管理中發(fā)揮的作用進行簡要探討。

辦公自動化；醫(yī)院；信息化管理

近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷深化，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)已逐步走向標準化、規(guī)范化和市場化，醫(yī)院既往的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的形勢發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的應(yīng)用勢在必行，這也是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化、提高醫(yī)院核心競爭力的必由之路。醫(yī)院目前應(yīng)用的信息化技術(shù)主要有HIS醫(yī)院信息系統(tǒng)、pacs影像信息系統(tǒng)、LIS實驗室信息系統(tǒng)等，而在醫(yī)院管理層的應(yīng)用情況，我院之前使用的是HIS公司提供的院長查詢統(tǒng)計分析應(yīng)用，醫(yī)院管理層能查詢處理的醫(yī)院信息資料極其有限。對于醫(yī)院管理層而言，需要的是從宏觀層面及時了解整個醫(yī)院的運作狀態(tài)，以做出正確的分析和決策。而現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)之間由于缺乏彼此聯(lián)系的通道，給醫(yī)院內(nèi)部人員的溝通，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，信息的及時傳達帶來了一定的障礙，從而導(dǎo)致醫(yī)院的醫(yī)療管理效率一直得不到顯著提高。在醫(yī)院信息化建設(shè)過程中，實現(xiàn)醫(yī)院辦公自動化已成為醫(yī)院信息化建設(shè)工作中至關(guān)重要的任務(wù)。我院自2013年6月OA辦公自動化系統(tǒng)正式投入使用以來，平穩(wěn)運行，廣泛地應(yīng)用到醫(yī)院的各個科室管理工作中，取得了非常良好的效果。

1 OA系統(tǒng)簡介

辦公是我們每個人工作中接觸到的最多的事務(wù)，辦公自動化并不是計算機和辦公業(yè)務(wù)的簡單結(jié)合，而是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。

OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國企和政府機關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇。

2 醫(yī)院應(yīng)用OA辦公自動化系統(tǒng)的必要性

隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷擴大，組織結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整，職能、業(yè)務(wù)部門的工作不斷細化，人工操作難免存在疏忽遺漏，進而造成信息傳遞延誤甚至是錯誤。鑒于醫(yī)院人員流動快、新員工適應(yīng)期長的現(xiàn)狀，勢必出現(xiàn)各項規(guī)章制度執(zhí)行的力度，最終影響對患者的服務(wù)質(zhì)量，傳統(tǒng)的管理方法往往會造成信息傳遞不及時、申請審批單難以查詢、辦理流程繁瑣、工作量繁重、人工干預(yù)過多、人員效率低下等缺點，工作質(zhì)量下降，所以對提高醫(yī)院管理質(zhì)量和管理效率提出更高要求。

3 OA辦公自動化在醫(yī)院的應(yīng)用

3.1 信息管理平臺。信息管理平臺包含有通知公告、科研教學(xué)、醫(yī)務(wù)工作、護理天地、值班信息、政策法規(guī)、黨群工作、下載專區(qū)等多個欄目。醫(yī)院各科室成員撰寫的相關(guān)信息經(jīng)相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)或分管院領(lǐng)導(dǎo)審閱、批準后，可以發(fā)布在指定欄目上。醫(yī)院各類行政消息和業(yè)務(wù)消息都通過此平臺進行發(fā)布，方便全院職工進行快速的信息查閱交流溝通。

3.2 醫(yī)院主頁新聞平臺。按醫(yī)院各科室分類，可以添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時查看，第一時間了解醫(yī)院各項動態(tài)，支持新聞分類和評論，可以直接上傳文件和圖片。

3.3 業(yè)務(wù)工作流程平臺。集中體現(xiàn)醫(yī)院的管理重心，通過該平臺的流程自定義搭建工作流程的定制流轉(zhuǎn)審批，明確各個科室的工作職責(zé)，促使各部門高效、高質(zhì)量的完成日常工作。OA系統(tǒng)與醫(yī)院各項復(fù)雜業(yè)務(wù)的無縫結(jié)合，定制化設(shè)計工作流程。通過與其他系統(tǒng)的深度整合，打通系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)壁壘，形成醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)中心，真正實現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)。極大地提高流程辦理效率：跨越時間與空間，隨時隨地辦公，提高效率。規(guī)范流程執(zhí)行、降低培訓(xùn)成本、明確審批權(quán)限：協(xié)助醫(yī)院完成制度高效落地。實時跟蹤流程進展：提高執(zhí)行效率，提供流程數(shù)據(jù)查詢。

3.4 公文管理平臺。公文管理平臺包含有我的收文、收文管理、發(fā)文管理、文件送審簽等子模塊。其中的收發(fā)文管理實現(xiàn)了辦理收文、傳閱收文、及發(fā)文過程的自動流轉(zhuǎn)，免除了在批示傳閱過程中的等待和聯(lián)系，方便了文件的查詢和歸檔。公文管理可以自定義公文流轉(zhuǎn)的流程，內(nèi)嵌功能強大的 WORD 控件，可以保留修改痕跡，設(shè)置紅頭文件公文模板，支持文檔自動上傳，手寫簽名，全文批注，公文套打。收文管理工作：包括收文登記、收文擬辦意見、分送、公文的批示與承辦、收文會簽、收文歸檔等工作。 發(fā)文管理工作：醫(yī)院要發(fā)一個文，一般經(jīng)過以下環(huán)節(jié)：擬稿—— 審核——核稿——簽發(fā)，簽發(fā)的文件就可以交給文印人員進行整理打印，并分發(fā)到各有關(guān)單位和人員?？梢宰远x多個發(fā)文表單、多個發(fā)文流程。靈活的發(fā)文文號定義功能(聯(lián)合編號、機關(guān)代字及年度均可以設(shè)置、跨年度不重排設(shè)置)文號、模塊、流程及機關(guān)代字建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系。通過各種方式進行提醒。手寫意見、電子簽章。用戶辦理過程中具有豐富的辦理功能。豐富的打印模塊功能。辦理情況可以隨時跟蹤，系統(tǒng)記錄了文件辦理過程中的每個細節(jié)。文件辦理過程中可相互觸發(fā)。即使發(fā)錯也可以收回修改，重新分發(fā)或補發(fā)。發(fā)文跟蹤：分發(fā)后可詳細了解每個單位收文簽收情況及可以查詢文件辦理狀態(tài)。文件辦結(jié)后可歸到檔案系統(tǒng)中。

3.5 內(nèi)部郵件平臺。醫(yī)院內(nèi)部員工可以通過辦公自動化系統(tǒng)中的電子郵件功能，快速的進行郵件的接收、閱讀、應(yīng)答和發(fā)送，從而解決傳統(tǒng)信息紙質(zhì)載體的損耗高、成本高、效率低的問題。避免試用免費外網(wǎng)郵箱垃圾郵件的騷擾，杜絕醫(yī)院內(nèi)部信息上載到公網(wǎng)的情況，避免內(nèi)部信息外露。

3.6 醫(yī)院論壇。醫(yī)院職工可以在此就日常工作和生活中遇到的疑難提出問題，互相交流經(jīng)驗、知識，互相溝通。

4 針對醫(yī)院不同角色實現(xiàn)的功能

4.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)方面

[18]U.S. News & World Report,“Cultural Influence Rankings”, https://www.usnews.com/news/best-countries/influence-full-list, 2018年1月23日。

能夠通過業(yè)務(wù)模塊將醫(yī)院的信息進行分類匯總，并且提供相應(yīng)的查詢條件只需要登陸醫(yī)院OA辦公自動化系統(tǒng)，就可以很方便的查閱相關(guān)信息。

能夠定期查看下屬科主任提高給自己的相關(guān)工作計劃或者是工作匯報情況，能夠看到醫(yī)院各科室員工的想法和建議，可以方便的和醫(yī)院員工進行網(wǎng)上溝通交流和學(xué)術(shù)探討（醫(yī)院論壇是大家暢所欲言的場所）。

能夠快速而準確的規(guī)劃自己的工作計劃，用日歷的方式規(guī)劃每一天的安排，隨時查看。

能夠方便快捷的批閱各類公文、文件，節(jié)約了工作時間。

4.2 科室領(lǐng)導(dǎo)方面

可以查看上級領(lǐng)導(dǎo)下達的工作安排并及時上報，對自己的工作日程進行安排。方便查閱醫(yī)院下發(fā)的文件?？梢詫剖蚁嚓P(guān)工作流程和事務(wù)進行審批，向科室下屬工作人員安排工作任務(wù)以及查詢科室人員工作情況和進度，與醫(yī)院其他科室進行交流溝通。

4.3 普通員工方面

4.4 醫(yī)院新員工

可以快速了解醫(yī)院各項流程和相關(guān)規(guī)章制度，熟悉醫(yī)院人員，盡早明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)，快速融入到醫(yī)院這個團體氛圍中。

5 辦公自動化系統(tǒng)實施后在醫(yī)院的主要效果

5.1 醫(yī)院信息資源共享，提高工作效率，降低辦公成本

OA系統(tǒng)的推行，將醫(yī)院的各類資源集成在一個統(tǒng)一的平臺上。資源整合，實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，創(chuàng)造醫(yī)院發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進醫(yī)院發(fā)展。有效積累醫(yī)院優(yōu)秀員工的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達到事半功倍的效果。建立正規(guī)、科學(xué)、開放的醫(yī)院制度和文化，保持醫(yī)院旺盛的生命力，保證醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。很多跨科室的日常操作審批流程都可以在OA系統(tǒng)里實現(xiàn)，如請假報告單、護理不良事件報告、重大手術(shù)申請審批、臨床輸血審批等功能等，收發(fā)文也從傳統(tǒng)的方式向工作流自動化方式進行，這樣，信息及時有效的傳遞，節(jié)約了時間，提高了醫(yī)院科室的工作效率，促進了醫(yī)院無紙化辦公的發(fā)展，節(jié)約了各項成本，醫(yī)院經(jīng)濟效益相應(yīng)也得到了提高。

5.2 規(guī)范辦公流程及公文處理流程

通過OA系統(tǒng)將全院員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。辦公流程清晰、規(guī)范、可控,并可以保留流程,以使有據(jù)可查;為避免重復(fù)勞動,消除了不必要的流程和環(huán)節(jié);辦公流程的自動化,取代了手工操作; 執(zhí)行迅速; 實現(xiàn)了協(xié)同辦公。醫(yī)院的辦公流程變得規(guī)范、有序、效率及執(zhí)行力大大提高。

5.3 醫(yī)院工作人員的整體素質(zhì)和能力有了明顯提高

醫(yī)院辦公自動化是充分運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)構(gòu)建符合醫(yī)院發(fā)展要求的現(xiàn)代化醫(yī)院信息管理平臺。最大限度地實現(xiàn)醫(yī)院信息資源共享，有效挖掘和利用醫(yī)院現(xiàn)有人才、技術(shù)和設(shè)備資源能效，不斷提升醫(yī)院科學(xué)管理水平，已成為醫(yī)院信息化建設(shè)的根本目標。任務(wù)明確,工作透明,自我促進完成;監(jiān)督、指導(dǎo)和溝通、反饋機制簡便,及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題;隨時得到最佳資源,創(chuàng)造最優(yōu)環(huán)境;最大限度地發(fā)揮人的創(chuàng)造性;以先進的辦公方式促進了人員素質(zhì)的提升。

5.4 促進了醫(yī)院各部門的團結(jié)協(xié)作

通過協(xié)同辦公，可以加強科室成員之間、科室成員與院領(lǐng)導(dǎo)之間的內(nèi)在聯(lián)系，提高了醫(yī)院整體決策效能。

6 結(jié)束語

現(xiàn)代醫(yī)院的行政管理越來越重視多部門之間的協(xié)作，信息的共享，管理的高效，醫(yī)院的行政管理部門是醫(yī)院各項政策的推行者，也是全員員工的服務(wù)者，OA建設(shè)不僅關(guān)系到一個醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的進程，也很好的體現(xiàn)了一個醫(yī)院的行政管理水平。OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)同時對醫(yī)院管理者如何促進醫(yī)院辦公流程化、規(guī)范化和標準化的發(fā)展提出了更高的要求。通過信息共享技術(shù)、通信技術(shù)加強部門和員工之間的溝通渠道，將醫(yī)院的辦公資源、流程、信息有效整合起來，提供管理者信息分析、輔助決策等，為醫(yī)院的便捷、高效的行政辦公提供切實保障。建立統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展新形勢的需要，是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢。

[1] 高超. 醫(yī)院OA 辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代醫(yī)院管理，2008，10（5）：68~70.

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[7] 曾凡 醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)自動化辦公系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用[J]. 醫(yī)療設(shè)備信息，2005，20（1）；25-26.

[8] 顏雨春，周典，朱啟星．?dāng)?shù)字化醫(yī)院建設(shè)與管理［M］． 合肥:安徽科學(xué)技術(shù)出版， 2010: 216 － 225．

程志偉,性別：男,出生年月：1984.11,籍貫：安徽省宣城市宣州區(qū),學(xué)歷：本科,職稱：工程師,研究方向：醫(yī)院信息管理 網(wǎng)絡(luò)信息管理

Application of OAoffice automationsystem in the hospitalinformation management system

Cheng Zhiwei
(Xuancheng Central Hospital of Anhui province，242000)

Office automation(Office Automation,referred to as OA)is the modern office and computer network by combining the functions of a new office mode.Through the implementation of office automation, can optimize the existing hospital management organization structure,adjusting management system, make the hospital staff to realize interconnection through the network,the collaborative work,can significantly improve the work efficiency,reduce office cost,realizes the hospital the paperless office,to increase collaboration ability,strengthen uniformity of decision,finally improve objective decision-making efficiency.The use of this platform to promote the hospital management standardization, institutionalization, informatization and scientific decision-making, make the hospital work gradually to digital, networked, paperless,automated development.Now I use the experience of office automation system, briefly discussed the play in the hospital information management function.

information management of hospital office automation