淺析發(fā)電企業(yè)物資采購(gòu)成本控制

郝金剛

摘 要：近幾年，火電企業(yè)由于發(fā)電利用小時(shí)數(shù)下降，煤價(jià)上升，而出現(xiàn)虧損的狀況。如何增收節(jié)支，扭虧增盈，成為每個(gè)經(jīng)營(yíng)管理者共同探討的焦點(diǎn)問(wèn)題。如何加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)物資管理，有效地控制采購(gòu)成本，也成為物資管理工作開辟第二利潤(rùn)源的重中之重。文章就影響物資采購(gòu)成本的因素、物資采購(gòu)流程控制進(jìn)行了梳理分析，在此基礎(chǔ)上提出了降低物資采購(gòu)成本的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；成本；因素；流程控制；措施

1 影響物資采購(gòu)成本的因素

目前，學(xué)術(shù)界對(duì)采購(gòu)成本的定義還沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，對(duì)采購(gòu)成本的內(nèi)涵和外延還缺乏準(zhǔn)確的描述和界定，按傳統(tǒng)定義法，將采購(gòu)成本定義為“采購(gòu)物料過(guò)程中的購(gòu)買、包裝、裝卸、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)所支出的人力、物力、財(cái)力的總和”。采購(gòu)成本的構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性特征，影響采購(gòu)成本的主要因素有：

1.1 采購(gòu)價(jià)格因素

采購(gòu)價(jià)格是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，控制采購(gòu)價(jià)格是控制采購(gòu)成本高低的決定因素。

1.2 采購(gòu)數(shù)量因素

開發(fā)企業(yè)內(nèi)部資源，降低采購(gòu)量滿足需用量，同時(shí)采用經(jīng)濟(jì)批量的采購(gòu)方式是影響采購(gòu)成本的重要因素。

1.3 采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)因素

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展繁榮，及時(shí)、準(zhǔn)確掌握物資的市場(chǎng)信息，選擇適合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性價(jià)比，國(guó)產(chǎn)替代進(jìn)口等物資，有利于控制采購(gòu)成本。

1.4 物資的運(yùn)送方式因素

以最短的里程，最低的費(fèi)用和最短的時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)地完成物資在空間的轉(zhuǎn)移是影響采購(gòu)成本的重要因素。

1.5 物品儲(chǔ)備方式因素

先進(jìn)科學(xué)的物資儲(chǔ)備方式對(duì)節(jié)約人力和運(yùn)費(fèi)，都有著十分重要的作用。

1.6 采購(gòu)策略因素

發(fā)電企業(yè)的分散采購(gòu)，不利于發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，根據(jù)物資的性質(zhì)，應(yīng)合理制定采購(gòu)策略、管理模式，科學(xué)的采購(gòu)策略、管理模式是影響采購(gòu)成本的重要管理因素。

1.7 員工的素質(zhì)因素

良好的采購(gòu)工作，是保證準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)，有效控制采購(gòu)成本的關(guān)鍵因素。而這需要具備一定專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力和豐富經(jīng)驗(yàn)的物資管理員工。

2 物資采購(gòu)流程控制分析

物資采購(gòu)流程管理的優(yōu)與劣關(guān)系到整個(gè)發(fā)電企業(yè)采購(gòu)成本管理的成敗，對(duì)物資采購(gòu)流程的控制就顯得越來(lái)越重要。

2.1 計(jì)劃管理環(huán)節(jié)

計(jì)劃管理是物資供應(yīng)工作的起點(diǎn)。發(fā)電生產(chǎn)需要的物資是在先利用現(xiàn)有庫(kù)存量和企業(yè)內(nèi)部可利用資源后，不足的部分才向市場(chǎng)購(gòu)買。在這個(gè)環(huán)節(jié)，要重點(diǎn)關(guān)注二個(gè)量的控制：

2.1.1 物資需要量。物資需要量是發(fā)電企業(yè)為滿足正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)而需要的物資數(shù)量，是物資需求計(jì)劃編制的基礎(chǔ)。需求計(jì)劃需經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門結(jié)合消耗定額、修舊利廢、自制加工、積壓改造等審核物資需求數(shù)量；預(yù)算管理部門審核材料費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。

2.1.2 物資采購(gòu)量。物資采購(gòu)量是在物資需要量的基礎(chǔ)上，結(jié)合自有庫(kù)存、聯(lián)合儲(chǔ)備庫(kù)存、回收復(fù)用而確定的。物資采購(gòu)量由物資管理人員審核控制。

計(jì)劃管理環(huán)節(jié)還應(yīng)按采購(gòu)管理權(quán)限控制，逐級(jí)上報(bào)審批，并按物資分類采購(gòu)管理策略分級(jí)實(shí)施控制。

2.2 采購(gòu)方式的控制

集團(tuán)化發(fā)電企業(yè)推行集中采購(gòu)為主，分散采購(gòu)為輔的采購(gòu)管理模式。采購(gòu)方式一般分為公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、直接采購(gòu)、總包配送、網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)等，選擇何種采購(gòu)方式由實(shí)施集中管理的單位根據(jù)物資分類、標(biāo)的大小統(tǒng)一控制確定。采用公開、公正、有效的采購(gòu)方式，有利于控制采購(gòu)成本。

2.3 供應(yīng)商的選擇控制

采購(gòu)渠道的選擇，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是物資采購(gòu)控制的重要一環(huán)。為有效降低采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，獲取滿意的服務(wù)，應(yīng)在采購(gòu)前開展供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，經(jīng)審核合格的供應(yīng)商方可進(jìn)入采購(gòu)程序。根據(jù)采購(gòu)物資的重要程度，實(shí)施分級(jí)推薦、評(píng)審、績(jī)效管理。

2.4 采購(gòu)價(jià)格的控制

采購(gòu)價(jià)格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購(gòu)控制的重中之重。在確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)，應(yīng)弱化采購(gòu)人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為，實(shí)行詢價(jià)（或評(píng)標(biāo)）與定價(jià)（或定標(biāo)）相分離、采購(gòu)與監(jiān)督相分離的原則，重要采購(gòu)實(shí)行集體決策。按不同的采購(gòu)方式，設(shè)定執(zhí)行不同的控制程序。實(shí)行承辦人制度，落實(shí)詢價(jià)、定價(jià)、監(jiān)督各自職責(zé)分工。

2.5 入庫(kù)驗(yàn)收控制

驗(yàn)收是買賣交易中的重要環(huán)節(jié)，驗(yàn)收過(guò)程應(yīng)由獨(dú)立于計(jì)劃、采購(gòu)的人員來(lái)承擔(dān)，根據(jù)采購(gòu)單上的數(shù)量和質(zhì)量要求，獨(dú)立地檢驗(yàn)貨物，特殊物資應(yīng)委托專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資需辦理退、換貨。

2.6 倉(cāng)儲(chǔ)保管控制

倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的存放、保管、保養(yǎng)，防止倉(cāng)儲(chǔ)損失，并會(huì)同財(cái)務(wù)人員定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保帳、卡、物相符率達(dá)100%，防止出現(xiàn)盤虧。建立實(shí)施委托儲(chǔ)備、聯(lián)合儲(chǔ)備、虛擬超市，降低自儲(chǔ)規(guī)模，防止庫(kù)存積壓。

3 降低物資采購(gòu)成本的措施

3.1 科學(xué)制定物資采購(gòu)管理策略

一個(gè)好的物資采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分考慮外部市場(chǎng)環(huán)境，合理界定采購(gòu)物資屬買方市場(chǎng)還是賣方市場(chǎng)。對(duì)于買方市場(chǎng)可引入供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)降低采購(gòu)成本；對(duì)于賣方市場(chǎng)，應(yīng)建立與承包商戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，降低缺貨風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)過(guò)程應(yīng)注意減少供應(yīng)鏈中間環(huán)節(jié)，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)最大程度的價(jià)格優(yōu)惠。實(shí)施物資分類采購(gòu)管理，對(duì)大宗通用物資、共性物資具備打捆采購(gòu)條件的，實(shí)行打捆采購(gòu)；對(duì)資源緊缺、供貨周期長(zhǎng)、市場(chǎng)化程度低的重要物資，實(shí)行戰(zhàn)略采購(gòu)；對(duì)需求量大、需連續(xù)供應(yīng)的物資，可實(shí)行長(zhǎng)約采購(gòu)。

3.2 嚴(yán)格采購(gòu)計(jì)劃審批

鼓勵(lì)勤儉節(jié)約，對(duì)于修舊利廢，回收復(fù)用制定獎(jiǎng)勵(lì)政策，以降低采購(gòu)量。采購(gòu)前應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存核查，避免重復(fù)采購(gòu)。按管理權(quán)限嚴(yán)格執(zhí)行需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)計(jì)劃的審批控制。各環(huán)節(jié)的流程審批，有利于降低人為因素對(duì)采購(gòu)結(jié)果造成的不利影響。

3.3 做好預(yù)算限額管理

預(yù)算管理是一種控制機(jī)制。制定采購(gòu)預(yù)算，是在具體實(shí)施物資采購(gòu)行為之前對(duì)物資采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)采購(gòu)資金的一種理性規(guī)劃。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能確保采購(gòu)資金控制在一定合理范圍內(nèi)，有利于提高采購(gòu)資金的使用效率，優(yōu)化采購(gòu)管理中資源調(diào)配，可有效控制采購(gòu)資金的流向和流量，從而達(dá)到控制物資采購(gòu)成本的目的。

3.4 經(jīng)濟(jì)合理地選擇供應(yīng)商

本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高物資采購(gòu)實(shí)施的質(zhì)量。目前，主要通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)和直接采購(gòu)、代理采購(gòu)五種方式選擇供應(yīng)商。五種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)可分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。通常采取招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，從而有利于控制采購(gòu)成本。由此，對(duì)于大額、批量物資通常選用招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商。招標(biāo)管理應(yīng)加強(qiáng)入圍單位的資格審查，確保在同一標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)上的公平競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)施供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，同時(shí)應(yīng)策劃合理的評(píng)標(biāo)辦法，加強(qiáng)評(píng)標(biāo)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高評(píng)標(biāo)質(zhì)量，可有效的選擇質(zhì)高價(jià)優(yōu)的供應(yīng)商。對(duì)于采用非招標(biāo)方式采購(gòu)的，應(yīng)做好質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款、服務(wù)等比選后，確定供應(yīng)商。采用代理采購(gòu)模式的，應(yīng)按代理采購(gòu)協(xié)議實(shí)施對(duì)代理機(jī)構(gòu)的采購(gòu)管理控制。

3.5 強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制

加強(qiáng)物資采購(gòu)過(guò)程控制，避免個(gè)人專權(quán)和決策失誤，有效執(zhí)行采購(gòu)策略和程序，應(yīng)強(qiáng)化采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督管理。監(jiān)督管理部門應(yīng)制定監(jiān)督管理制度，明確管理職責(zé)。實(shí)施從采購(gòu)計(jì)劃的制定開始，到采購(gòu)物資的結(jié)算完畢全過(guò)程監(jiān)督機(jī)制。把監(jiān)督貫穿采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程是確保采購(gòu)管理行為規(guī)范和保護(hù)企業(yè)自身利益有效途徑。

3.6 推進(jìn)物資管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

各大型發(fā)電集團(tuán)已著手建立ERP管理系統(tǒng)，而物資管理信息系統(tǒng)是其中的子模塊之一。開展物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)，可有利于實(shí)施物資的集中管理，提高管理效率，固化管理流程，減少人為因素，確保剛性執(zhí)行。加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā)管理，建立發(fā)電企業(yè)與供應(yīng)商統(tǒng)一電子商務(wù)平臺(tái)，由發(fā)電企業(yè)上傳采購(gòu)物資清單，供應(yīng)商實(shí)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)價(jià)，管理系統(tǒng)自動(dòng)按價(jià)格排序，增加了采購(gòu)過(guò)程透明度，有效地引入了供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)，有利于降低采購(gòu)成本。

3.7 物資采購(gòu)全成本控制

在探討物資采購(gòu)管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該確立物資采購(gòu)全成本控制的概念。我們所關(guān)注的應(yīng)該是整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格，要考慮相關(guān)方面的利益。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其他方面的利益，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在物資采購(gòu)管理的效益之中的。

降低企業(yè)采購(gòu)成本，需要建立全過(guò)程成本的概念，達(dá)到對(duì)整個(gè)物資采購(gòu)管理總成本的控制和降低。通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理模式、管理策略、管理程序、控制方法、采購(gòu)監(jiān)督等管理手段的研究，制定可行的控制采購(gòu)成本措施，可有效地達(dá)到降低總采購(gòu)成本、規(guī)范采購(gòu)管理行為的目的。

參考文獻(xiàn)

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