淺析醫(yī)院人事檔案管理

鄭 慧，吳 瑋

（甘肅省中醫(yī)院，甘肅 蘭州 730050）

淺析醫(yī)院人事檔案管理

鄭 慧，吳 瑋

（甘肅省中醫(yī)院，甘肅 蘭州 730050）

人事檔案管理水平與醫(yī)院整體管理水平有直接關(guān)系，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展具有重大意義，是醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)之一，但目前醫(yī)院人事檔案管理水平較為落后。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的探討，提出人事檔案管理應(yīng)在思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人員配置等方面進(jìn)行優(yōu)化，以適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院快速發(fā)展的趨勢(shì)。

醫(yī)院；人事檔案；管理

醫(yī)院人事檔案是以個(gè)人為單位，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，在人才引進(jìn)和管理過(guò)程中形成的，以備查閱的文字性材料[1]。其形成過(guò)程是醫(yī)院人才體系建立過(guò)程的映射。對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，要想準(zhǔn)確把握發(fā)展契機(jī)，提升醫(yī)院發(fā)展?jié)摿?，必須加?qiáng)醫(yī)院人事檔案管理。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理工作的不足

1.1 檔案資料的真實(shí)性和完整性有待考證

人事檔案是一種文字性記載，對(duì)個(gè)人身份、經(jīng)歷等方面做了詳盡的記錄，與個(gè)人工資待遇、組織關(guān)系緊密聯(lián)系，具有法律效應(yīng)，是記載人生軌跡的重要憑證[2]。在記錄檔案過(guò)程中，因?yàn)樯婕暗男畔⒋蟛糠质沁^(guò)往資料，一方面填寫過(guò)程中由于書寫錯(cuò)誤或不規(guī)范等原因造成信息不準(zhǔn)確，另一方面信息收集過(guò)程中由于時(shí)間差異導(dǎo)致信息不完整，使人事檔案的真實(shí)性和可靠性下降[3]。

1.2 檔案管理制度滯后，與醫(yī)院發(fā)展不協(xié)調(diào)

現(xiàn)行人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是1991年修訂的中共中央組織部和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年頒布的《流動(dòng)人員人事檔案暫行規(guī)定》，其內(nèi)容相應(yīng)保留著當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)體制的一些特點(diǎn)，缺乏應(yīng)有的發(fā)展活力[4]。另外，人事制度改革步伐較為緩慢，不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制改革的要求，而醫(yī)院人事檔案管理改革步伐較之更為緩慢。

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的今天，社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生人才需求量不斷增大，人才流動(dòng)性也逐漸增強(qiáng)，合理的人才流動(dòng)不僅有利于醫(yī)院人才儲(chǔ)備的更新，還有利于醫(yī)院的快速健康發(fā)展。但由于醫(yī)院人事檔案管理制度較為落后，檔案管理未納入考核標(biāo)準(zhǔn)，管理考核機(jī)制不健全，這在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展，影響著醫(yī)院整體管理水平的提高。

1.3 檔案管理手段陳舊，信息化程度較低

人事檔案可以記載每個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷和思想發(fā)展，展現(xiàn)個(gè)人家庭情況和專業(yè)情況等，是個(gè)人信息的存儲(chǔ)庫(kù)。因其內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，因此檔案管理需要專人專管，單獨(dú)存放[5]。此外，檔案信息收集時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，管理工作量較大。在此背景下，利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案成為一種趨勢(shì)[6]。但醫(yī)院人事檔案管理信息化水平普遍較低，傳統(tǒng)手工錄入與整理信息現(xiàn)象仍普遍存在，缺少完善的管理軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這不僅不利于檔案管理的信息化進(jìn)程，不利于管理水平的提高，還易出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低了檔案的真實(shí)性。另外，各個(gè)單位、地區(qū)使用的檔案管理軟件版本不一，軟件之間兼容性較差，使得數(shù)據(jù)無(wú)法匯總，信息資源不能共享，造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重。

2 對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，優(yōu)化檔案管理措施

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理水平較以往有了很大程度的提高。但索引目錄和檢索案卷目錄仍為檔案管理的主要方法。隨著人們對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不斷提高，電子儲(chǔ)存與檢索、現(xiàn)代化檔案管理已被越來(lái)越多的人所接納。故首先應(yīng)提高醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，明確檔案管理的重要性，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部到具體檔案管理人員要跟上時(shí)代步伐，更新管理理念。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)深刻領(lǐng)悟相關(guān)文件精神，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的指導(dǎo)，突破傳統(tǒng)管理模式，立足于人事檔案資源的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)[7]，加大宣傳力度和資金投入，為人事檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。

2.2 建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

管理制度是人事檔案管理工作順利進(jìn)行的重要依據(jù)，能保證人事檔案管理工作的正常開展。制度建設(shè)既要適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的人事制度改革新形勢(shì)、醫(yī)改新政策，又要遵循人事檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律，正如趙紅[1]提出的，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理體制，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加快推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括檔案信息資源的有序整理、信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發(fā)利用的信息化等多方面內(nèi)容[4]。人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是醫(yī)院管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在人事檔案管理信息化進(jìn)程中，需要將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等多種現(xiàn)代化儀器對(duì)人事檔案信息進(jìn)行錄入，并把圖片、視頻等音像資料變成數(shù)據(jù)資料，使書面檔案和數(shù)據(jù)檔案并存，方便查詢[3]。

信息化檔案管理作為一種有效的現(xiàn)代化人事檔案管理方式，不僅在醫(yī)院人事檔案資料利用上，還在醫(yī)院檔案工作人員工作效率與質(zhì)量上發(fā)揮了不可忽視的作用。實(shí)施醫(yī)院人事檔案信息化管理，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)手工檔案管理模式中存在的不足，還保證了醫(yī)院人事檔案管理的真實(shí)性、合理性與實(shí)效性，在促進(jìn)醫(yī)院合理、快速發(fā)展中具有重要意義[8，9]。

2.4 加快醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理工作，就要從強(qiáng)化檔案管理工作人員的管理意識(shí)、業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新思維等方面下工夫[10]。首先，在檔案管理者選擇上要以人為本，挑選具有良好綜合素質(zhì)、有一定現(xiàn)代科技知識(shí)水平、有較強(qiáng)獲取信息能力的高等院校畢業(yè)生，為人事檔案管理工作添磚加瓦[4]；其次，對(duì)檔案管理者進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、宣傳教育，提高其認(rèn)識(shí)和工作水平[11，12]；最后，加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)，提高其檔案信息保密意識(shí)。

總之，人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，醫(yī)院在加快硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度，在檔案工作改革、“三化”（現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化）建設(shè)和法制建設(shè)方面做出調(diào)整和改變[13]，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，以滿足新形勢(shì)下醫(yī)院改革發(fā)展需求。

[1]趙紅.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及規(guī)劃[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（1）：250.

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[4]魏麗珍.芻議醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（2）：124-125.

[5]王萍，李詠梅.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（14）：256.

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[10]王麗麗.醫(yī)院人事檔案管理模式創(chuàng)新探究[J].管理學(xué)家，2012（14）：626.

[11]羅江玉.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2011，14（15）：89-90.

[12]張衛(wèi).醫(yī)院人事檔案管理工作的調(diào)查分析及改進(jìn)策略[J].黑龍江檔案，2013（5）：96.

[13]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J].檔案學(xué)研究，2011（5）：20-23.

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1671-1246（2014）23-0131-02