高校檔案信息化建設(shè)研究

（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇淮安，223003）

作為重要的信息資源，檔案的價(jià)值歷來受到人們的重視。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，高校檔案工作也應(yīng)該重視自身的信息化建設(shè)，并把它作為重要的建設(shè)目標(biāo)與方向。應(yīng)該說，高校檔案信息化建設(shè)過程中的信息資源是非常重要的，居于核心地位。它促使高校檔案建設(shè)工作努力實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，然后再充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提供技術(shù)支持與保障，從而切實(shí)開發(fā)并充分利用好檔案信息資源。從本質(zhì)上來說，高校檔案信息化就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得其從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體的數(shù)字化形式為中心。在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，高校檔案管理的現(xiàn)代化水平基本上是以信息化水平為衡量標(biāo)準(zhǔn)的。但是，我國高校檔案信息化建設(shè)并不完善，仍然處于探索時(shí)期，尤其是對于信息資源的開發(fā)與利用的研究工作尚需進(jìn)一步加強(qiáng)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的不足之處

高校檔案信息化建設(shè)包含對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)化，還要讓檔案工作處于一體化的管理模式之下，讓檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高度共享。這就要求高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中重視相關(guān)的檔案依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與具體管理方式，并藉此來重新構(gòu)建高校檔案信息化的架構(gòu)與方法，最終切實(shí)地提升高校檔案的信息化建設(shè)質(zhì)量。事實(shí)上，當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容就是開發(fā)更有價(jià)值的檔案資源，而檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)可以真正為檔案信息資源開發(fā)與實(shí)際利用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。一般來說，開發(fā)檔案信息資源要堅(jiān)持長期效益與近期效益相結(jié)合的原則。由于我國高校檔案信息化建設(shè)工作起步較晚，還存在著一些與時(shí)代發(fā)展要求不符的地方。表現(xiàn)如下：

一是高校對于檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不夠準(zhǔn)確。我國高校的檔案信息化建設(shè)還沒有形成一套較為完善的理論，使得高校對于檔案信息化建設(shè)有一定的認(rèn)識誤區(qū)存在。具體來說，很多高校對于檔案信息化建設(shè)沒有制定明確的實(shí)施細(xì)則和指標(biāo)體系，過于追求表面的現(xiàn)代化和信息化，忽視了其本質(zhì)內(nèi)涵，從而讓不少人錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是把檔案文獻(xiàn)進(jìn)行簡單的電子化和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，沒有切實(shí)體會(huì)到檔案信息化由內(nèi)及外的建設(shè)過程，在一定程度上忽視了對于電子文件的收集和管理工作。此外，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是高校檔案部門或者其他幾個(gè)部門的信息化過程，這缺乏整體觀念，是一種片面的檔案信息化建設(shè)觀點(diǎn)。

二是高校對于檔案信息化建設(shè)管理效果不佳。這主要是因?yàn)槲覈咝τ跈n案信息化工作的重視程度還不夠，整體的建設(shè)進(jìn)程有待進(jìn)一步明確與推進(jìn)。一些高校主管部門對于檔案信息化建設(shè)工作并沒有做足準(zhǔn)備工作，缺乏全面的管理規(guī)劃和管理組織，不能把它放到宏觀調(diào)控的范圍中去，從而使得檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的政策、資金、技術(shù)等方面的支持。此外，高校檔案信息化建設(shè)還存在著盲目性和重復(fù)性，目標(biāo)體系混亂，信息流通不暢，導(dǎo)致信息失真和不平衡，從而造成了不必要的浪費(fèi)。

三是高校對于檔案信息化建設(shè)目標(biāo)不夠明確。這就造成了高校檔案信息化建設(shè)過程中的各種多元化的信息需求無法得到及時(shí)充分的滿足。由于相關(guān)的建設(shè)沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，不能采用較為成熟的信息技術(shù)和成果為信息化建設(shè)服務(wù)，也沒有充分考慮到信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得高校的檔案信息化建設(shè)工作不具應(yīng)有的先進(jìn)特性與延伸特點(diǎn)。加之高校檔案信息化建設(shè)，不能很好地立足于現(xiàn)實(shí)需求，沒有重視技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不斷更新，從而使得高校檔案信息化建設(shè)的安全性不夠高。

二、高校檔案信息化建設(shè)的意義

首先，這是現(xiàn)實(shí)發(fā)展的迫切需要。當(dāng)前，社會(huì)發(fā)展越來越快，科技進(jìn)步使得辦公自動(dòng)化日益成為社會(huì)的寵兒[2]。在這樣的大背景下，高校檔案必須通過信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理。因?yàn)樵鹊臋n案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要，檔案的種類、載體以及利用等方面都發(fā)生了巨大的變化。這些都迫切需要高校改革原來的檔案管理方式，轉(zhuǎn)而采取更為先進(jìn)的管理模式。

其次，這是資源優(yōu)化配置的重要手段。換句話說，檔案信息化建設(shè)可以讓各種散亂的信息資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化配置并真正實(shí)現(xiàn)資源共享。高校檔案信息化建設(shè)過程，離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，這是高校檔案向著信息化目標(biāo)邁進(jìn)的必需條件，能夠促進(jìn)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理與優(yōu)化配置，還可以讓它們脫離時(shí)空的界限來更好地滿足全社會(huì)的檔案信息需求。在當(dāng)今時(shí)代，信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案是信息資源中的一種特殊形式。它的本質(zhì)要求就是要建立一個(gè)豐富、完備的檔案信息資源庫，并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作，開發(fā)多種應(yīng)用系統(tǒng)，從而使得檔案信息資源庫的共享程度進(jìn)一步提高。

最后，這是工作效率提升的內(nèi)在要求。隨著信息化時(shí)代的到來，高校各種類型的檔案文件都要在新的管理模式下高效、有序的運(yùn)行，使得原有的檔案管理量大大減少，從而極大地提高了檔案管理的工作效率。還能夠拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，能夠與高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接軌。這是彌補(bǔ)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不足的需要，也能夠最大化發(fā)揮檔案信息化的功能。

三、高校檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)化策略

鑒于高校檔案信息化建設(shè)中的問題頗多，諸如資源較為分散，檔案管理系統(tǒng)還不完善，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，安全保障體系還不健全，館藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢等，我們要認(rèn)真分析高校檔案信息化建設(shè)的影響因素。應(yīng)該來說，這些影響因素既有技術(shù)方面的，也有非技術(shù)方面的，他們之間是共同作用、相互支撐的關(guān)系。從技術(shù)方面來說，即硬環(huán)境對于資源建設(shè)具有舉足輕重的作用。從非技術(shù)方面來說，即軟環(huán)境包含了機(jī)制完善、政策健全、規(guī)范制定、人才培養(yǎng)以及資金投入等多個(gè)方面的內(nèi)容[3]。

首先，高校檔案信息化要建設(shè)好信息資源體系。我國高校應(yīng)該在自身檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，從資源數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)出發(fā)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作等。其中，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)就是要求高校集中采集并處理好相關(guān)的檔案信息資源，然后對各類檔案資源進(jìn)行整合，并切實(shí)加強(qiáng)對于電子文件的歸檔和管理，然后利用數(shù)字模擬技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在紙質(zhì)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)之上，做好電子檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，對這些電子文件進(jìn)行分門別類的目錄制定與管理，尤其要加強(qiáng)重點(diǎn)檔案文件的數(shù)字化建設(shè)工作。這樣，才能給利用者提供一個(gè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫。就網(wǎng)絡(luò)建設(shè)來說，高校要能夠以檔案館為中心構(gòu)建一個(gè)覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，讓它成為信息接收和發(fā)布的重要窗口。

其次，高校檔案信息化要建設(shè)信息管理與利用體系。高校應(yīng)該投入更多的人力、物力與財(cái)力于檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施方面，自行研制或引入信息管理軟件，建立以學(xué)校檔案館為中心，覆蓋學(xué)校歸檔單位的應(yīng)用系統(tǒng)，認(rèn)真做好系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，從而建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)。此外，高校還應(yīng)該建立檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系，不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為新的工作平臺(tái)，切實(shí)提高工作效率，并建設(shè)互聯(lián)互通的信息發(fā)布與查詢利用系統(tǒng)，讓檔案館為社會(huì)提供更好更及時(shí)的服務(wù)。高校還需要讓檔案信息實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的共享功能。這就需要高校盡快建立一套資源共享系統(tǒng)，積極主動(dòng)地與社會(huì)開展協(xié)作，打造一個(gè)完整的服務(wù)體系，聯(lián)合各高校構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng)，建成一個(gè)全國高校檔案目錄中心，并盡可能保證系統(tǒng)的安全性能。

再次，高校檔案信息化要建設(shè)檔案人才管理體系。作為一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，高校檔案信息化建設(shè)的過程本身就與新知識和新技術(shù)緊密相連。其中，人才隊(duì)伍建設(shè)是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。高校應(yīng)該改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理思想，加快檔案信息化建設(shè)步伐，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任心和主動(dòng)性，為他們投入到服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)共享中去創(chuàng)造有利的條件，并開展多種形式的檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)班或繼續(xù)教育班，讓高校檔案信息化建設(shè)的管理人員能夠通過各種學(xué)習(xí)來提升管理水平。檔案館也需要主動(dòng)投入到管理改革工作中去，并制定實(shí)施促進(jìn)自我發(fā)展與自我激勵(lì)的機(jī)制，努力培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才[4]。此外，高校還應(yīng)該讓各方力量統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，建立健全相關(guān)的檔案管理制度，充分保證人的安全、信息數(shù)據(jù)的安全、系統(tǒng)的安全以及環(huán)境的安全，從而建立一個(gè)高校檔案信息化安全保障體系。

四、結(jié)語

總之，高校要推進(jìn)與提高檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程與質(zhì)量，嚴(yán)格遵循高校檔案信息化體系構(gòu)建的基本原則，即適度超前原則、開放性原則、動(dòng)態(tài)性原則以及系統(tǒng)性原則，提高對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識與定位。尤其要加強(qiáng)其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并進(jìn)一步規(guī)范其安全建設(shè)工作，讓檔案信息化建設(shè)有一定的標(biāo)準(zhǔn)可循。還要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定并銷毀。根據(jù)實(shí)際需求，確定明確的信息化目標(biāo)，構(gòu)建高素質(zhì)的信息化管理團(tuán)隊(duì)，做好信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)工作，整合各個(gè)方面的資源，開發(fā)綜合應(yīng)用平臺(tái)，努力把檔案館建設(shè)成為高校的信息資源中心，更好地為高校信息化建設(shè)工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]李秀華.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及對策[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2007(6).

[2]吳慧紅.數(shù)字化時(shí)代對高校檔案信息化建設(shè)的思考[J].云南檔案，2008(5)：40-41.

[3]楊明萍.高校檔案信息化建設(shè)要把握的幾個(gè)問題[J].檔案與建設(shè)，2006(8)：22-23.

[4]智通海.高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策思考[J].鹽城工學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(2)：90.