精細(xì)化全生命周期合同管理實(shí)踐

◎北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 胡蕊 楊啟東 陳政

合同管理關(guān)系著航天企業(yè)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有序進(jìn)行，也關(guān)系著企業(yè)今后的生存與發(fā)展。但目前部分航天企業(yè)的合同管理還僅停留在審批、施印等基本環(huán)節(jié)，未完全與科研生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)管控、質(zhì)量管理等體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的工作流程進(jìn)行有效銜接，多種管理信息化系統(tǒng)互為“孤島”，業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)被分割，較精確化管理還存在一定的差距。因此，急需建立適合企業(yè)自身特點(diǎn)的合同全過(guò)程管理體系。

筆者以開(kāi)展全生命周期合同精細(xì)化管理的北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所為例，通過(guò)構(gòu)建全過(guò)程、全要素的合同項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程控制平臺(tái)，強(qiáng)化了合同事前、事中、事后等所有環(huán)節(jié)的全生命周期管理監(jiān)督，并與科研生產(chǎn)計(jì)劃、審查監(jiān)督、財(cái)務(wù)狀況等信息進(jìn)行了有效融合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)自身經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的有效管控。

一、構(gòu)建全生命周期合同管理體系

研究所通過(guò)運(yùn)用“將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，將簡(jiǎn)單的事情流程化，將流程化的事情定量化，將定量的事情信息化”的精細(xì)化管理方法，開(kāi)展了全生命周期合同管理體系建設(shè)的探索工作。

1.明確組織體系

明確形成既有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，又有職責(zé)分工，既有相互協(xié)作，又有監(jiān)督制約的合同管理組織體系。其主要由三個(gè)層面組成：一是領(lǐng)導(dǎo)決策層，即所長(zhǎng)辦公會(huì)授權(quán)的財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組；二是綜合管理層，即各職責(zé)部門(mén)行使會(huì)簽職能，辦公室統(tǒng)一進(jìn)行歸口管理；三是合同承辦層，即機(jī)關(guān)各部門(mén)進(jìn)行合同辦理。

2.完善合同管理制度體系

要保證合同管理的全過(guò)程受控，應(yīng)當(dāng)建立、制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。為了開(kāi)展合同管理平臺(tái)建設(shè)，研究所在進(jìn)行多輪討論的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有的合同管理辦法進(jìn)行了整體修訂，從制度層面對(duì)合同管理全過(guò)程進(jìn)行了規(guī)范管理，并將法人授權(quán)委托管理辦法等一系列制度納入合同管理體系，以期通過(guò)建立體系化的合同管理制度，使合同管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作得到有效管控。

3.優(yōu)化合同管理流程

合同管理流程的總體設(shè)計(jì)思路：一是以“精確、細(xì)致、深入、規(guī)范”為管理原則，流程涵蓋合同管理所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責(zé)，顯現(xiàn)具體業(yè)務(wù)職能，弱化組織機(jī)構(gòu)；二是使合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管理責(zé)任具體化、明確化、精細(xì)化，使工作經(jīng)驗(yàn)通過(guò)流程固化得以顯性化，將經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理、規(guī)范管理轉(zhuǎn)變；三是通過(guò)固化流程明確崗位職責(zé)，使崗位人員依據(jù)崗位職責(zé)第一次就把工作做到位，減少部門(mén)間的協(xié)調(diào)，加快流程的運(yùn)行效率。

遵循總體設(shè)計(jì)思路對(duì)原有合同管理流程進(jìn)行改造和優(yōu)化，使合同配置流程從原來(lái)的組織結(jié)構(gòu)配置轉(zhuǎn)為按業(yè)務(wù)流程進(jìn)行配置。

4.建立合同管理信息化系統(tǒng)

按照全生命周期合同管理環(huán)節(jié)劃分。合同管理信息系統(tǒng)涵蓋合格供方管理、合同審批權(quán)限管理、合同大信息管理、合同財(cái)金風(fēng)險(xiǎn)管理、合同履約管理、合同報(bào)表需求等多種模塊。

按照事前、事中、事后管理環(huán)節(jié)進(jìn)行劃分。事前管理環(huán)節(jié)主要包括科研生產(chǎn)計(jì)劃對(duì)應(yīng)管理、合同相對(duì)方管理、合同供方管理、合同附屬文件管理等；事中管理環(huán)節(jié)主要包括合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)管理、合同審查流轉(zhuǎn)管理、合同資金情況管理等；事后管理環(huán)節(jié)主要包括合同查詢(xún)、合同資料歸檔管理等。

合同供方管理是提供單獨(dú)模塊維護(hù)統(tǒng)一管理供方信息，支持新增、修改、刪除供方及供方聯(lián)系人信息的功能，實(shí)現(xiàn)合同供方的錄入審核，確保符合質(zhì)量管理、保密認(rèn)證等各類(lèi)管理體系要求。

合同附屬文件管理是在管理合同文本的同時(shí)，也要將其它與合同相關(guān)的文件一并管理，使具備權(quán)限的合同管理人員可隨時(shí)上傳、刪除、下載合同附件。

合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)管理是結(jié)合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將單位內(nèi)常用的幾類(lèi)合同標(biāo)準(zhǔn)化文本和國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的合同示范文本納入合同管理系統(tǒng)，便于合同經(jīng)辦人員查閱，以提高工作效率，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

合同審查流轉(zhuǎn)管理是將合同審查事務(wù)傳遞給財(cái)務(wù)、法律等職能部門(mén)進(jìn)行工作審核管理，并使具有同級(jí)審查職能的工作人員能夠同時(shí)并行審核合同文件。

合同資金情況管理是通過(guò)合同管理流程平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)用財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的集成，使合同信息與收付款信息進(jìn)行有效對(duì)接，進(jìn)而解決合同基本信息統(tǒng)計(jì)歸集的問(wèn)題；提供合同收付款在線申請(qǐng)、審批，實(shí)現(xiàn)合同收付款情況查詢(xún)。

合同資料歸檔是合同經(jīng)辦人在合同履行完畢后進(jìn)行文件歸檔，歸檔部門(mén)可在系統(tǒng)中行使歸檔職責(zé)，便于合同數(shù)據(jù)、光盤(pán)等相應(yīng)資料的及時(shí)歸檔，確保無(wú)形資產(chǎn)的有效回收。

此外，要積極配合信息軟件開(kāi)發(fā)商的工作，開(kāi)展合同信息管理試運(yùn)行，并針對(duì)模擬操作、試運(yùn)行和實(shí)際使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，第一時(shí)間予以討論修正，持續(xù)提高管理系統(tǒng)與實(shí)際工作的匹配度，進(jìn)而更好地滿足合同管理的實(shí)際應(yīng)用。

二、實(shí)施成效

全生命周期合同管理充分利用科學(xué)管理、精細(xì)化管理理念，并與合同管理相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)、各類(lèi)要素進(jìn)行了全局性整合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同全過(guò)程、全要素的有效管控，使合同管理整體能力得到了有效提升，為實(shí)現(xiàn)合同規(guī)范管理、精細(xì)化管理起到了極大的推動(dòng)作用，加快了合同管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

1.提升了合同的規(guī)范管理水平

積極探索合同信息化管理新模式，適時(shí)地應(yīng)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)了合同審查審批、合同簽訂、歸檔查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有機(jī)整合，使合同管理水平有了大幅提高。

一是全生命周期合同管理流程提升了合同管理的整體透明度，通過(guò)固化審核流程、審核內(nèi)容，有效減小了人為因素的影響，相關(guān)職能部門(mén)按照分工參與合同管理，使合同管理由事后被動(dòng)防范轉(zhuǎn)為事前主動(dòng)防范，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的有效防控。

二是合同信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了審核人員的并行操作，縮短了相關(guān)人員的等待時(shí)間；運(yùn)用合同管理流程中的審批透明化功能，承辦人員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)合同審核審查進(jìn)程，提高了工作效率，降低了管理成本。

2.創(chuàng)新了合同管理的方式方法

一是創(chuàng)新了合同管理理念。建設(shè)一體化管理平臺(tái)，將經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)實(shí)施和管理工作全部納入合同管理范疇，使合同管理貫穿科研生產(chǎn)計(jì)劃實(shí)施的全過(guò)程。以合同為主線，以計(jì)劃費(fèi)用為中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期的管理，以及對(duì)任務(wù)完成情況、合同執(zhí)行狀況的動(dòng)態(tài)跟蹤。

二是注重?cái)?shù)據(jù)集成，挖掘利用合同信息。全生命周期合同管理涵蓋了對(duì)合同全要素信息收集環(huán)節(jié)，合同管理信息與科研計(jì)劃信息、付款信息逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)接和集成，合同管理系統(tǒng)將與科研計(jì)劃、財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)等其它系統(tǒng)進(jìn)行有效融合互動(dòng)，消除了“信息孤島”。

通過(guò)合同信息化系統(tǒng)將大容量、多角度的合同數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了有效保存，統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)功能使合同管理人員及時(shí)有效地在海量的數(shù)據(jù)中查找所需數(shù)據(jù)并進(jìn)行有效分析，為研究所日常管理和資源投入、業(yè)務(wù)發(fā)展等重大、戰(zhàn)略性決策提供了參考及支持。

三是運(yùn)用集成信息系統(tǒng)架構(gòu)（ARIS）理念，開(kāi)展了合同流程梳理，將合同全過(guò)程管理涉及到的各個(gè)崗位職能的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化定義，利用ARIS 特有的房式結(jié)構(gòu)將各崗位職能細(xì)化成由崗位、表單、系統(tǒng)、角色、權(quán)限、活動(dòng)等眾多管理要素構(gòu)成的綜合體。通過(guò)確定崗位人員、固化崗位職責(zé)、明確表單事項(xiàng)等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立合同管理全局概念，摸清合同管理整體脈絡(luò)，理清合同管理細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同管理流程的整體優(yōu)化。

四是通過(guò)挖掘隱性知識(shí)，加快了知識(shí)管理的實(shí)際運(yùn)用。通過(guò)全過(guò)程管理將合同管理流程中涉及的輸入輸出內(nèi)容進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)了合同管理流程各環(huán)節(jié)管理制度、工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、流程規(guī)范、表格表單的共享，降低了管理成本，提高了工作效率和管理水平。

五是促進(jìn)了精細(xì)化管理的有效實(shí)施。將涉及合同全生命周期管理過(guò)程中的每一環(huán)節(jié)、對(duì)象逐一進(jìn)行分解、量化為具體的工作程序和責(zé)任，使每一項(xiàng)工作內(nèi)容都能看得見(jiàn)、摸得著、說(shuō)得準(zhǔn)，并將“精細(xì)”體現(xiàn)在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，做到了環(huán)環(huán)緊扣、道道把關(guān)，提高了工作效率和工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理。