淺議ＥＲＰ下采購、庫存、付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

呂　華

摘要:隨著公司經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理上逐漸顯示出部門間信息傳遞不暢,信息丟失數(shù)據(jù)失真及物資失控等問題，在很大程度上影響公司的發(fā)展策略。為了加強(qiáng)內(nèi)部管理，促使企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展,企業(yè)迫切希望通過用友ERP-U8系統(tǒng)來加大對企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)控制過程的監(jiān)控力度，實(shí)現(xiàn)物流、資金流信息、數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞，最終達(dá)到生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化管理。本文擬以采購業(yè)務(wù)流程為線索，探討ERP下采購、庫存、付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞:采購;付款;控制；ERP系統(tǒng)

遼漁船廠作為遼漁集團(tuán)的骨干企業(yè)，憑借優(yōu)越的地理位置和合理的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，經(jīng)過半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展和積累，已成為以各類船舶維修為主，集造船為一體的工業(yè)化修造船廠。主要承修俄羅斯船、日本船、臺(tái)灣船及國內(nèi)大小漁、貨船。修船材料品種繁多，供應(yīng)商也涉及全國各地。采購業(yè)務(wù)頻繁。為適應(yīng)本企業(yè)的經(jīng)營要求，企業(yè)于2007年9月使用ERP-U8系統(tǒng)的采購、庫存、存貨管理模塊。來探索加強(qiáng)采購與付款的規(guī)范化管理與控制。

采購業(yè)務(wù)包括商品、材料和固定資產(chǎn)的供應(yīng)。它一般由簽訂合同、驗(yàn)收材料或商品入庫、結(jié)算支付貨款三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。對供應(yīng)過程業(yè)務(wù)要求：(1)采購計(jì)劃、訂貨、驗(yàn)收、結(jié)算等工作必須分工負(fù)責(zé)。(2)采購人員除特別授權(quán)外只能按批準(zhǔn)的品種、規(guī)格數(shù)量進(jìn)行采購、不得擅自改變采購內(nèi)容。(3)除零星采購?fù)?，采購業(yè)務(wù)均需簽訂合同。(4)采購貨款必須經(jīng)過審核、核對合同，方可付款結(jié)算。(5)采購貨款除小額采購?fù)獗匦柰ㄟ^銀行結(jié)算。(6)采購的物資必須經(jīng)過驗(yàn)收方可入庫。(7)采購過程的損耗必須查明原因，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可處理。(8)應(yīng)付賬款明細(xì)賬與總賬應(yīng)定期核對。

企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)一步完善了采購與付款的內(nèi)部控制管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。(1)崗位分工控制。建立采購與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督；不得由同一部門和個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。(2)審批控制。建立請購審批制度，明確審批權(quán)限，并由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購事項(xiàng)進(jìn)行審批。(3)采購控制。根據(jù)采購物品及采購情況確定相應(yīng)的采購方式；制定例外緊急需求的特殊采購處理程序；經(jīng)過比質(zhì)比價(jià)和規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。(4)驗(yàn)收制度。建立健全驗(yàn)收制度，根據(jù)制度規(guī)定驗(yàn)收所購貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，并出具驗(yàn)收單據(jù)或驗(yàn)收報(bào)告；實(shí)行驗(yàn)收與入庫責(zé)任追究制；驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。(5)付款控制。嚴(yán)格核對采購發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫單、合同等有關(guān)憑證，檢查其真實(shí)性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務(wù)及時(shí)辦理付款業(yè)務(wù)；建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)制度。加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，已到期的應(yīng)付款項(xiàng)經(jīng)批準(zhǔn)后辦理結(jié)算與支付；建立退貨管理制度，發(fā)生采購?fù)素浀?，及時(shí)收回貨款。(6)監(jiān)督檢查。定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；定期檢查采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；定期檢查有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。

一、采購訂單

企業(yè)由生產(chǎn)科制訂修船計(jì)劃,各修船車間根據(jù)修船計(jì)劃手工填列材料請購單，采購部門在收到請購單后，對經(jīng)批準(zhǔn)的請購單填寫訂貨單錄入系統(tǒng).，對審核完畢的采購訂單打印兩份，一份轉(zhuǎn)交倉庫保管部門，作為核收物品與發(fā)票核對的依據(jù)(驗(yàn)收貨物的依據(jù))；一份留作采購部門歸檔保存，以便對所有的存貨和到貨情況進(jìn)行查對分析。采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的合同，主要包括采購什么貨物，采購多少，由誰供貨，什么時(shí)間到貨，到貨地點(diǎn)，運(yùn)輸方式，價(jià)格與運(yùn)費(fèi)等，通過采購訂單的管理，可以幫助企業(yè)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行事前預(yù)測，事中控制與監(jiān)督。在ERP環(huán)境下，企業(yè)采用手工錄入采購訂單，系統(tǒng)內(nèi)置嚴(yán)格的審核程序，確保訂單所列內(nèi)容的完整性和可接受性，信息的更新由專門授權(quán)的人員進(jìn)行修改并附相應(yīng)的文件，在采購訂單錄入部門歸檔保存。系統(tǒng)連續(xù)編號(hào)的訂貨單經(jīng)授權(quán)人員審核確認(rèn)后會(huì)自動(dòng)傳送至驗(yàn)收部門和應(yīng)付憑單部門。

二、采購入庫單

采購入庫是通過采購到貨、質(zhì)量檢驗(yàn)對合格到貨的存貨進(jìn)行入庫驗(yàn)收。企業(yè)驗(yàn)收人員由質(zhì)檢人員、生產(chǎn)科擔(dān)當(dāng)、采購人員和倉庫保管員共同驗(yàn)收。對照銷貨單位的發(fā)票或到貨清單和購貨訂單.對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗(yàn),在保證正確相符的情況下由倉庫保管員錄入入庫單。采購入庫單一式三份，一份送會(huì)計(jì)部門核算；一份庫管員留存。并在系統(tǒng)中過賬，財(cái)務(wù)部門可以查詢到這筆材料的入庫情況。嚴(yán)格的驗(yàn)收制度有利于考核采購人員的工作質(zhì)量，劃清采購部門與倉庫之間的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證入庫物資的準(zhǔn)確性和安全性，實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員、采購員不相容職責(zé)分離，盡可能控制這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。在ERP環(huán)境下；驗(yàn)收是采購業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置了控制到貨商品和采購訂單內(nèi)容的一致性。系統(tǒng)還啟用對特殊商品的驗(yàn)收，預(yù)先在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置授權(quán)。經(jīng)授權(quán)人員檢驗(yàn)方可確認(rèn)驗(yàn)收，在ERP系統(tǒng)中對收貨的每張單據(jù)點(diǎn)擊確認(rèn)形成驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。系統(tǒng)還會(huì)將生成的驗(yàn)收單傳送至應(yīng)付憑單部門，以被付款。

三、發(fā)票結(jié)算

是對采購入庫單、采購發(fā)票進(jìn)行勾兌的過程，記錄采購入庫單于采購發(fā)票的對應(yīng)關(guān)系。采購結(jié)算單在“存貨”模塊進(jìn)行制單生成憑證。企業(yè)采購核算員(材料會(huì)計(jì))根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購成本。發(fā)票結(jié)算的結(jié)果是采購結(jié)算單。當(dāng)月發(fā)票未到或未經(jīng)結(jié)算的入庫單就形成暫估入庫單，留待以后月份發(fā)票來時(shí)再進(jìn)行采購結(jié)算處理。ERP系統(tǒng)具備單據(jù)追蹤能力，在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時(shí)，能聯(lián)查到驗(yàn)收單、采購訂單、入庫單等，保證記錄購貨程序的完整性。系統(tǒng)內(nèi)置的控制程序能更好的確認(rèn)購貨的真實(shí)性，購貨記錄的完整性和費(fèi)用分?jǐn)偟恼_性。

四、付款

采購員編制付款申請。同時(shí)確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與傳輸過來的驗(yàn)收單、訂貨單一致，發(fā)票金額計(jì)算是否正確。在ERP環(huán)境下,為防止審批手續(xù)不全，賬戶信息錯(cuò)誤帶來不應(yīng)有的損失，財(cái)務(wù)授權(quán)人員應(yīng)審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑證的總額是否一致，還要檢查各種憑證之間是否內(nèi)容一致，經(jīng)授權(quán)財(cái)務(wù)人員審驗(yàn)簽字后方可付款。責(zé)任明確，手續(xù)清楚，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因。

綜上所述，企業(yè)采購、付款的業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)下，由提出購貨申請、錄入采購訂單出發(fā)，經(jīng)過主管人員批準(zhǔn)，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的程序形成數(shù)據(jù)資料等，然后分送采購部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)等部門。涉及的主要憑證和會(huì)計(jì)記錄有訂購單、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、付款憑單、轉(zhuǎn)賬記賬憑證、付款記賬憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、現(xiàn)金及銀行存款日記賬等。初步實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的管理。前期ERP系統(tǒng)的開發(fā)，船廠首先在增強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提供企業(yè)綜合管理水平方面取得了初步成效。理順了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一了不同部門之間多套編碼問題，解決了各部門之間的對賬口徑問題，增強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的信息共享。ERP系統(tǒng)可隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映一定時(shí)期采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，把企業(yè)的產(chǎn)、供、銷業(yè)務(wù)信息集成起來，為下一階段工作改善提供及時(shí)信息。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)的建設(shè)，加大了制度實(shí)施的有序性和程序性，使內(nèi)部控制軌跡清晰，有利于事后的審計(jì)評價(jià)，提高了內(nèi)部控制的技術(shù)含量。企業(yè)在ERP項(xiàng)目的實(shí)施中，不單純上馬一套軟件，而是要充分體現(xiàn)和固化一套符合企業(yè)實(shí)際情況、先進(jìn)適用的管理思想，將科學(xué)的管理思想與先進(jìn)的信息技術(shù)以及完善的管理制度結(jié)合在一起，才是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的有效途徑。