財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設探索與實踐

劉曉敏

【摘 要】從財政檔案及其利用的意義和價值、財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設的背景、財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設的意義、財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源的建設和服務、財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設實踐等方面，對財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設與實踐進行了探討。

【關鍵詞】財政檔案；數(shù)字化檔案；財政檔案數(shù)據(jù)庫

1.財政檔案及其利用的意義和價值

財政是國家的產物，同時也是國家行使的重要職能之一。在整個國民經濟體系中，財政占有重要的地位，這是因為各種經濟的發(fā)展都離不開財政的彩禮支持。也正因為如此，財政管理體制需要與經濟管理體制相適應。財政檔案是指各級財政部門在根據(jù)國家的政治和經濟政策，在實行社會產品的分配和再分配過程中產生和形成的，具有經濟特性和長期與永久保存價值的各種財政文件資料記錄。財政部門是政府的重要職能部門之一，各級財政部門也是財政檔案形成的主體。在我國，財政管理體制與政權體制是緊密相聯(lián)的，有一級政權的政府，就有一級政府的施政范圍和與之相對應的一級政府財政，即一級政府的財政部門就是一個財政檔案的立檔單位。由于財政工作在現(xiàn)在社會的經濟活動和社會發(fā)展過程中占有重要的地位，財政檔案所反映的內容能夠真實、完整、系統(tǒng)地反映出本級政府財政部門的歷史原貌，同時，財政檔案又是真實記錄和反映本部門和本地區(qū)經濟社會發(fā)展的重要財政史料和證據(jù)，因此，這就決定了財政檔案信息資源管理的重要性。財政檔案信息資源一方面對于為領導決策提供服務和制定相關的經濟和其他政策具有重要的意義，而且財政檔案信息資源的研究和利用成果，對于經濟生活和社會發(fā)展也具有重要的歷史借鑒意義和現(xiàn)實參考作用。

2.財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設的背景

建國后，我國的財政管理體制經歷了多次的改革和變化。如建國后1949-1978年30年間實行的財政統(tǒng)收統(tǒng)支管理體制，1979年的“利改稅”管理體制改革，1980年實行的“分灶吃飯”管理體制改革，1985年實行的預算管理體制改革，1988年實行中央地方大包干財政體制改革，1994年實行的財政分稅制體制改革，2000年實行的部門預算編制改革，2001年實行的財政國庫管理制度改革。近些年來，我國財政體制改革的進程加快，又有了諸如政府招標采購制度、財政管理績效考評、政府收支分類改革、非經營性國有資產管理、地方財政體制改革等項工作，再加上財政和審計部門監(jiān)督檢查職能有了進一步的加強，所以，作為財政檔案信息資源來源的財政公文數(shù)量明顯增多，隨之而來的是用戶對于財政檔案信息資源的查閱卷次和人次也明顯增加。面對不斷變化的新的財政管理體制形勢，財政系統(tǒng)的財政檔案工作也亟需與時俱進地找到新的應對策略，采取新的現(xiàn)代化的管理手段和服務措施，才能更好地滿足在新的財政管理體制下用戶對財政檔案服務工作更全面的需求。

3.財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設的意義

財政檔案信息資源的信息化、數(shù)字化和網絡化建設，是在新的財政管理體制和現(xiàn)代新技術快速發(fā)展的形勢下財政檔案工作管理模式的重大變革，是由傳統(tǒng)的手工管理和服務模式向現(xiàn)代化的管理和服務模式發(fā)生重要轉變的重要標志。同時，也是財政檔案工作由財政檔案信息資源的實體保管和利用為重點，向財政檔案信息資源存儲和管理的數(shù)字化，利用和服務的網絡化為重心轉變的重要過程。而財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源建設則是財政系統(tǒng)檔案信息化建設的高級階段，它可以最終實現(xiàn)財政系統(tǒng)內網與外網、局域網、廣域網和互聯(lián)網的互為補充和有機結合，從而建設可以連接各單位、各地區(qū)，乃至全國的財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫信息資源網絡體系。因此，財政檔案信息資源更為全面、豐富、系統(tǒng)的財政檔案數(shù)據(jù)庫，不僅可以在財務檔案管理工作的各個業(yè)務環(huán)節(jié)上實現(xiàn)管理手段的變革，實現(xiàn)涵蓋財政檔案信息資源包括文件類型和內容分類、文件載體形態(tài)登記、文件保存記錄修改、文件特征排序、文件整理、文件數(shù)量統(tǒng)計、文件立卷歸檔、文件資源借閱、文件資源移交、文件原件銷毀、文件資源安全、文件資源備份、文件資源保密、輸出各種報表、歷史案卷目錄銜接，以及檔案文件原文資源的復制、存儲、遠程傳送等一系列業(yè)務環(huán)節(jié)上的現(xiàn)代化管理，而且可以使財政檔案資源在為用戶提供查詢、檢索、獲取、利用和研究等方面提供更為方便的服務，在為經濟建設和社會發(fā)展過程中發(fā)揮應有的作用。

4.財政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫資源的建設和服務

財政檔案數(shù)據(jù)庫的建設，可以根據(jù)各財政系統(tǒng)單位財政檔案信息資源的數(shù)量、類型、需求和建設進程，采用分類建設、分庫建設，逐步整合的方法。即先建設各種財政檔案信息資源類型的分數(shù)據(jù)庫，如文書檔案分數(shù)據(jù)庫、會計檔案分數(shù)據(jù)庫、照片檔案分數(shù)據(jù)庫、聲像檔案分數(shù)據(jù)庫、會計人員檔案分數(shù)據(jù)庫、實物檔案分數(shù)據(jù)庫等，最后再進行各分數(shù)據(jù)庫財政檔案信息資源的整合，最后建設成為類型全面的財政檔案數(shù)據(jù)庫總庫。在財政檔案數(shù)據(jù)庫的網絡化服務層次方面，可以采用由小到大，由點到面，由內到外，逐步拓展網絡服務利用范圍的方法。即財政檔案數(shù)據(jù)庫信息資源的服務范圍，在遵守相關服務利用保密要求的前提下，逐步實現(xiàn)由本單位的單機、局域網、本地區(qū)的廣域網，繼而擴展到互聯(lián)網綜合全面的利用與服務。其中，對于具有保密性質的財政檔案信息資源，要正確認識和處理其利用與保密之間的辯證關系。要充分地認識到，保存和管理財政檔案的目的就是要被用戶所利用的。保密也是利用的一種方式，只不過是要在一定的限定條件下提供利用。而這種限定條件，就是指要遵守一定的財政檔案利用的保密規(guī)定。因此，財政檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源，既要積極提供利用，又要嚴格保密制度，防止在利用的過程中泄漏不應該泄露的黨和國家機密的檔案內容。

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（作者單位：山西大學商務學院）