關(guān)于醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)的思考

關(guān)于醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)的思考

作為新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科知識的結(jié)晶和各種信息的綜合，醫(yī)院的學(xué)科檔案建設(shè)對醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的意義，其不僅是學(xué)科發(fā)展決策需要，更是新時(shí)期醫(yī)院不斷發(fā)展的決策依據(jù)。所以，重視和加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院的學(xué)科檔案建設(shè)，成為了醫(yī)院發(fā)展過程中至關(guān)重要的一環(huán)，本文以醫(yī)院學(xué)科檔案的內(nèi)容入手，為其在新時(shí)期的建設(shè)進(jìn)行了積極探討。

醫(yī)院；學(xué)科檔案；建設(shè)；思考

在新時(shí)期的醫(yī)院發(fā)展中，所謂學(xué)科檔案，及時(shí)醫(yī)院發(fā)展中形成的各類圖表錄音、公文等載體檔案，這些文件檔案是新時(shí)期醫(yī)院進(jìn)行科研實(shí)施及醫(yī)療等活動(dòng)的基礎(chǔ)依據(jù)和信息來源，在新時(shí)期的醫(yī)院發(fā)展中，重視和加強(qiáng)對醫(yī)院學(xué)科檔案的建設(shè)，對醫(yī)院發(fā)展方面的決策等具有十分重要的作用，基于此，應(yīng)轉(zhuǎn)換現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)涵，克服傳統(tǒng)檔案管理模式形成的弊端，轉(zhuǎn)變以往的檔案建設(shè)模式，由以往的原始信息記錄為主轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)期的法律憑證和歷史查考作用，并用資源管理模式代替庫房模式管理等等，全面推動(dòng)新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)，促進(jìn)我國醫(yī)院和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院學(xué)科檔案的基本內(nèi)容

（一）統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯聚

此類醫(yī)院學(xué)科檔案是對醫(yī)院研究問題、全院情況以及進(jìn)行工作等的總括，其本身是作為證據(jù)和工具的作用存在，這種數(shù)據(jù)可供研究問題、撰寫報(bào)告以及制定計(jì)劃和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等時(shí)進(jìn)行查詢，按照其包含的內(nèi)容，可將其范圍分為檔案參考資料和綜合性記載資料兩種類型。

（二）組織沿革檔案

此類醫(yī)院學(xué)科檔案是對醫(yī)院所屬體制、人員編制以及組織機(jī)構(gòu)變革等的系統(tǒng)記載，囊括了科室設(shè)立到科室學(xué)科發(fā)展壯大的全過程，是后續(xù)總結(jié)、了解和研究學(xué)科發(fā)展軌跡的重要參考資料，其主要包括兩種形式，分別是圖例表格和文字?jǐn)⑹?，?nèi)容方面包括了科室文書工作制度、科室診療范圍、性質(zhì)和任務(wù)以及科室文書工作制度及變化等等。

（三）科室人員檔案

此類醫(yī)院學(xué)科檔案是對醫(yī)院科室內(nèi)普通醫(yī)務(wù)人員、及學(xué)科負(fù)責(zé)人的職稱、學(xué)歷、學(xué)位、獎(jiǎng)懲去情況、從業(yè)考核以及崗位分工等方面的影像、文字資料，可為科室培養(yǎng)和使用專業(yè)技術(shù)人員、選拔人才以及晉升職稱等提供依據(jù)。

（四）大事記

此類醫(yī)院學(xué)科檔案簡要地記載了科室或醫(yī)院某一時(shí)間段的重大事件，其按照事件順序進(jìn)行記錄，可為本部門工作總結(jié)、檢查以及工作統(tǒng)計(jì)等提供依據(jù)，主要從兩部分得到內(nèi)容，分別為大事時(shí)間和大事記述，在其內(nèi)容方面，包括科研成果、重點(diǎn)項(xiàng)目以及技術(shù)改造等等情況。

（五）科學(xué)研究檔案

此類型檔案關(guān)乎醫(yī)院的發(fā)展前景和方向，囊括了醫(yī)務(wù)工作者的科研課題、科研獲獎(jiǎng)情況，國家級、軍隊(duì)、省部級科研申請書、研究生的畢業(yè)論文、試驗(yàn)記載等等，是醫(yī)院文獻(xiàn)資料中的重要組成部分。

（六）醫(yī)療檔案

此類醫(yī)院學(xué)科檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)不可或缺的重要資料，包括住院人次數(shù)、門診人次數(shù)以及手術(shù)例數(shù)等相關(guān)數(shù)據(jù)，有兩種形式，分別是電子病歷檔案和病歷檔案。其在作用方面主要體現(xiàn)為反映醫(yī)療功能工作的真實(shí)狀況，能對最近的醫(yī)療信息、市場動(dòng)態(tài)等進(jìn)行及時(shí)的反映，這種檔案必須具有及時(shí)性、精確性以及簡潔性。

除上述醫(yī)院學(xué)科檔案類型外，還有學(xué)術(shù)交流檔案、人才培養(yǎng)檔案和制度建設(shè)檔案，共同構(gòu)成了新時(shí)期醫(yī)院的學(xué)科檔案體系，在醫(yī)院的發(fā)展中起著重大的作用。

二、對促進(jìn)新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)的思考

（一）建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理

基于當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中，學(xué)科檔案對醫(yī)院的主要性，應(yīng)當(dāng)在其管理和建設(shè)中建立嚴(yán)格的檔案管理制度，實(shí)踐中，以醫(yī)院的學(xué)科檔案的實(shí)際情況為依據(jù)，醫(yī)院檔案部門進(jìn)行檔案規(guī)章制度體系的制定，包括的內(nèi)容有檔案工作的考核、獎(jiǎng)懲制度、工作任務(wù)等。除此之外，也應(yīng)當(dāng)界定歸檔范圍以及整理要求，避免出現(xiàn)記載內(nèi)容缺失檔案的出現(xiàn)，力求檔案的完整性，使得規(guī)范化的檔案管理行為為醫(yī)院學(xué)科檔案的管理帶來制度上的保證。

（二）檔案的接收和收集方面

作為新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科檔案建設(shè)中保證檔案真實(shí)、完整性的重要步驟，檔案資料的接收和收集對醫(yī)院的發(fā)展意義重大，在具體的實(shí)施過程中，通過對分散在各科室、個(gè)人等資料實(shí)施匯總，將其交由檔案管理部門統(tǒng)一管理，并在第二年內(nèi)進(jìn)行整理后向檔案室歸檔，在此基礎(chǔ)上，在后續(xù)的應(yīng)用中遵循文件材料形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行利用及保管，對于醫(yī)院發(fā)展中需要移交的檔案，要在材料按規(guī)定收集完整并整理好的前提下，實(shí)現(xiàn)向相應(yīng)單位的移交；除此之外，對于檔案立檔單位等組織的沿革等檢索工具，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和需要，由負(fù)責(zé)人員隨同檔案進(jìn)行一并接收，保證檔案的完整性。

（三）檔案的整理和分類方面

為了實(shí)現(xiàn)新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科檔案材料的系統(tǒng)化、有序化以及規(guī)范化管理，檔案的整理和分類工作必不可少，在收集資料工作完成的基礎(chǔ)上，依據(jù)政策法規(guī)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)施對檔案資料的系統(tǒng)化門類整理，具體的工作包括歸檔前的基本編目和歸檔后對資料及文件的分類、編制檔案號，在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候按照行成和處理的年度來進(jìn)行，一般文件歸入文件形成年度，另外，對于專門年度的文件及跨年度的文件，在區(qū)分年度方面按所涉及的具體情況來進(jìn)行；分類工作實(shí)施方面還要按照形成或承辦的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行；還有一種方式就是按內(nèi)容所反應(yīng)的問題進(jìn)行檔案文件的分類，確保檔案反映內(nèi)容等的有序化和合理性。

（四）檔案的展現(xiàn)和保管方面

在新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展中，根據(jù)其本身或是科室業(yè)務(wù)的需要，將檔案資料按照一定的主題進(jìn)行系統(tǒng)化的陳列，這就是醫(yī)院學(xué)科檔案的展現(xiàn)，其作用在于展示和介紹有關(guān)檔案的成分和內(nèi)容，經(jīng)過對這些集中系統(tǒng)的材料進(jìn)行參觀，使得對醫(yī)院的檔案相關(guān)方面形成有效地宣傳作用，為醫(yī)院的更好發(fā)展打下基礎(chǔ)。設(shè)置安全的庫房和硬件設(shè)施來對檔案進(jìn)行管理，這一過程叫做對檔案的保管。其過程分為兩步，第一步為用專門的檔案裝具按照編號進(jìn)行順序排列，完成此步驟后，依據(jù)相關(guān)的檔案保管規(guī)定進(jìn)行保管，此為第二步，并要達(dá)到國家的要求，確保其使用價(jià)值和收藏價(jià)值。

（五）提高信息化歸檔管理

隨著當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息化管理體系的建立已去趨近成熟，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)行檔案的信息化管理，全方位促進(jìn)學(xué)科檔案管理的高效性，通過網(wǎng)絡(luò)化方式提供信息服務(wù)，全面促進(jìn)檔案信息的開放、查詢和利用，在實(shí)施信息化歸檔管理中，應(yīng)根據(jù)檔案的各個(gè)組成部分對計(jì)算機(jī)應(yīng)用的需要，依托電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)的檔案信息資源庫的建立，并在后續(xù)的應(yīng)用中逐步收集和錄入檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和對其的網(wǎng)絡(luò)化管理，此外，為保證數(shù)據(jù)的安全性及無丟失情況的出現(xiàn)，可采取異機(jī)備份、光盤備份等方式，使得檔案信息的安全得到保障。

（六）建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)

近年來的醫(yī)院發(fā)展中，數(shù)字化的檔案建設(shè)對檔案管理人員提出了跟更高的要求，基于此現(xiàn)狀，急需建立一支高素質(zhì)的專業(yè)數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，為此，醫(yī)院可從企業(yè)內(nèi)部挑選一些有潛力的職員進(jìn)行培養(yǎng)，重點(diǎn)訓(xùn)練其與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技能，只有這樣，才能培養(yǎng)出符合醫(yī)院發(fā)展且具備高素質(zhì)數(shù)字化管理技能的管理人才，并將這些復(fù)合型人才在進(jìn)行專業(yè)化管理培訓(xùn)的基礎(chǔ)上組建起一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行醫(yī)院數(shù)字化學(xué)科檔案管理，為促進(jìn)新時(shí)期醫(yī)院學(xué)科建設(shè)及醫(yī)院的更好發(fā)展提供有力保障。

三、結(jié)束語

為實(shí)現(xiàn)對其的更好管理和建設(shè)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立檔案建設(shè)方面的規(guī)章制度、完善檔案的收集及接收工作，并通過建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)和提高信息化管理等各個(gè)方面去完善學(xué)科檔案建設(shè)，因此來促進(jìn)新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展和我國醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

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