企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

檔案信息資源的利用是檔案管理中的重要一環(huán),是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵步驟,所以檔案的利用是檔案工作的一個永恒的主題。其內(nèi)容價值的隱性化及其與檔案信息市場的時空距離。這一特點決定了要想不斷地把珍貴的檔案信息開發(fā)出來,積極為現(xiàn)實社會各項工作服務,檔案部門除了搞好日常的檔案管理工作,必須切實把檔案信息的開發(fā)利用工作搞上去。本文圍繞企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作談談自己的粗淺認識。

檔案信息 服務 素質(zhì)定位 資源開發(fā)

1 服務形式的精品定位

檔案工作的服務性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個環(huán)節(jié)上。提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。服務形式的精品定位就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。

從企業(yè)檔案來說，作為企業(yè)檔案信息管理部門，它的任務，除了要認真負責地搞好本企業(yè)檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定等項基礎(chǔ)工作，確保檔案信息的齊全完整和科學管理外，其最主要的任務就是千方百計為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和各項工作服務，這是企業(yè)檔案工作最根本的服務方向。如果把這一任務與方向具體化，那就是檔案工作要貼近本企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等各項工作，緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的難點、熱點問題，開展檔案信息的開發(fā)、研究、編輯、加工，急企業(yè)之包急，想企業(yè)之所想，千方百計地為企業(yè)經(jīng)營決策服務，為企業(yè)各部門出謀劃策，為生產(chǎn)一線排憂解難。這就要求企業(yè)檔案人員，不僅要關(guān)心和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各項信息，還要通過更新觀念，強化檔案信息開發(fā)與服務意識。要采集與本企業(yè)相關(guān)的信息，豐富信息內(nèi)容，做到信息靈、收集快，利用這些活的信息，積極主動為企業(yè)各項工作提供及時有效的服務。

2 服務人員的素質(zhì)定位

在生產(chǎn)力的諸要素中人是決定因素檔案工作服務質(zhì)量的好壞服務人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。在檔案工作不斷深入發(fā)展過程中人員素質(zhì)內(nèi)涵不斷豐富。人員素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和時代意識。

2.1 政治素質(zhì)指檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德等

這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，按照江澤民同志提出的“講政治”去做做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點加強政治紀律提高政治鑒別力和政治敏銳性要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀恪守檔案工作紀律貫徹執(zhí)行《檔案法》嚴守黨和國家的機密熱愛檔案事業(yè)全心全意為人民服務甘當無名英雄更新觀念開拓進取。

2.2 業(yè)務素質(zhì)是指檔案人員履行職責的知識水平和技術(shù)實踐能力

檔案人員應具有較高的、相應的專業(yè)知識即不僅學習掌握檔案學理論知識還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)比如文史知識、社會學、情報學、統(tǒng)計學、心理學、傳播學及現(xiàn)代化設備的操作技術(shù)，特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識利用先進技術(shù)解決新問題豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

2.3 時代意識就是指檔案人員應具備與時代步伐相一致的思想觀念

3 正確處理好利用和基礎(chǔ)工作的關(guān)系

檔案信息的利用工作與各項管理工作構(gòu)成了企業(yè)檔案工作的全過程。其中開發(fā)利用工作居于主導地位，因為只有把蘊藏于檔案中的信息資源挖掘出來，主動地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等各方面工作提供利用，檔案的潛在價值才能轉(zhuǎn)化現(xiàn)實的社會效益和經(jīng)濟效益，進而推動企業(yè)的建設和不斷發(fā)展。也正由于此，才體現(xiàn)了檔案工作的作用和價值。這一體現(xiàn)，不僅把默默無聞的檔案工作與企業(yè)工作乃至社會聯(lián)系起來，而且這一體最終勢必轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)各方面和社會各界對檔案工作的重視與支持，給檔案工作以生機活動。但是，檔案信息的利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，它不能離開基礎(chǔ)荼而存在發(fā)展。因為如果沒有檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管等前期基礎(chǔ)工作，沒有完整系統(tǒng)科學扎實的基礎(chǔ)工作，利用工作也就根本無從談起。比如，編輯檢索工具，是進行檔案管理和利用工作的基本手段，通過科學實的檢索工具，可使檔案管理人員能夠迅速、準確地查找到所需要的檔案材料，從而提高查調(diào)檔案的速度、質(zhì)量及查全率、查準率。

實踐證明，企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作是檔案信息利用工作的前提和保證，而檔案基礎(chǔ)工作的成果，乃至整個檔案工作的價值，則是通過檔案信息開發(fā)利用工作體現(xiàn)出來的。因此說，企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作與檔案信息利用工作二者的關(guān)系，既是相輔相成、相互促進、不可分離的。正是這個對立統(tǒng)一的關(guān)系，決定了我們在任何時候，都要切實保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，而決不要出現(xiàn)工作安排上的極端片面性和“單打一”的問題。只有這樣，才能保證企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展。

4 正確處理檔案利用和保密的關(guān)系

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及各項活動的真實記錄，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，與企業(yè)的生存、發(fā)展、權(quán)益相聯(lián)系，這就決定了其形成檔案的特定性，和為其檔案內(nèi)容保密的重要性。因此，企業(yè)檔案工作中不能不注重事關(guān)企業(yè)生存發(fā)展的重要檔案保密問題。但是，我們又不能因一時、一事、一物的保密而把檔案信息全封鎖起來，如果那樣，檔案工作也就失去了存在的價值。因為檔案保存的根本目的，正是為了讓人們充分地利用檔案，為企業(yè)服務。檔案信息的開發(fā)利用工作，在整個檔案工作中的地位是絕對的、起主導作用的。相對而言，在開發(fā)利用工作中對一小部分檔案保密則是暫時的，有條件的，是由這此檔案的內(nèi)容和具體的國內(nèi)外環(huán)境決定的。尤其是當今信息時代，中國加入WTO后，市場競爭更加激烈，我們的國家要屹立于世界民族之林，企業(yè)要搶占市場，就要在信息資源上下功夫。在檔案利用工作中要緊密聯(lián)系所在企業(yè)檔案的具體情況，既要解放思想，逐步擴大檔案信息資源的開發(fā)利用，又要實事求是地制定出一套科學可行的制度，把保密和利用統(tǒng)一起來，正確處理利用與保密之間的關(guān)系，以最大限度地發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展建設中的作用。

總之，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作是企業(yè)檔案工作的根本，我們企業(yè)檔案工作者一定要以《檔案法》為準繩，順應時代的發(fā)展，更新觀念，不斷提高業(yè)務管理水平，增強檔案工作活力，努力為企業(yè)的騰飛多做貢獻。