探討企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設(shè)

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

探討企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設(shè)

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

企業(yè)科技檔案超前管理制度是企業(yè)科技檔案管理制度體系中的一部分。本文試對企業(yè)檔案管理制度建設(shè)的諸方面進(jìn)行了探討。

企業(yè)科技檔案 超前管理 制度 建設(shè)

伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數(shù)量的不斷激增，目前，眾多企業(yè)科技檔案部門已愈來愈認(rèn)識(shí)到建立、健全企業(yè)科技檔案的超前管理制度，為促進(jìn)規(guī)范管理科技檔案工作，夯實(shí)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，已勢在必行。

1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將以往檔案管理的起點(diǎn)，進(jìn)行前移，針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個(gè)活動(dòng)，而實(shí)行全過程的管理與監(jiān)督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個(gè)不同的階段，均看作是一個(gè)完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應(yīng)為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動(dòng)則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環(huán)節(jié)的階段性管理，調(diào)整成為協(xié)同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實(shí)可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點(diǎn)前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動(dòng)、文件的生成背景及其機(jī)構(gòu)的職能。簡而言之，就是對整個(gè)管理過程中的目標(biāo)、要求和規(guī)則，進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的，或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能，均盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制。是旨在提高管理效率的一種科學(xué)理念，其實(shí)質(zhì)就是對檔案的質(zhì)量控制。目的即要使檔案在剛形成時(shí)，就處于受控狀態(tài)，并及時(shí)糾偏、糾錯(cuò)，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)對檔案形成內(nèi)容和質(zhì)量的全過程控制。它已被越來越多地應(yīng)用到檔案管理理論中去。

2 企業(yè)科技檔案超前管理制度

(1)企業(yè)科技檔案超前管理制度含義:指從制度控制的角度，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技文件資料的規(guī)范管理、有序控制。

(2)建設(shè)企業(yè)科技檔案超前管理制度的意義:它是構(gòu)建企業(yè)科技檔案工作制度體系的重要一環(huán)，也是整個(gè)企業(yè)科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業(yè)科技檔案質(zhì)量的利用效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優(yōu)化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務(wù)質(zhì)量，以及和工作效率，促進(jìn)企業(yè)開發(fā)利用科技檔案信息資源。

表1

(3)其建立的核心基礎(chǔ):企業(yè)科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎(chǔ)，應(yīng)是制定出統(tǒng)一、規(guī)范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項(xiàng)的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作?？萍嘉募强萍紮n案的前身，科技檔案是科技文件的轉(zhuǎn)化形式，二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個(gè)方面(如內(nèi)容、人員、制度)必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業(yè)科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態(tài)--科技文件的形成過程和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，在明確科技文件工作管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，適當(dāng)?shù)貙⒖萍紮n案工作向前延伸，做好對科技文件形成與積累工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，實(shí)施超前管理。科技文件的運(yùn)轉(zhuǎn)程序并非積累過后就終止了，具有保存價(jià)值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經(jīng)過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡單的物理移位的轉(zhuǎn)移。此兩項(xiàng)“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔(dān)的業(yè)務(wù)，但企業(yè)科技檔案部門也需實(shí)施超前管理，承擔(dān)協(xié)助和指導(dǎo)的職責(zé)?？萍嘉募淖詈笠粋€(gè)環(huán)節(jié)是歸檔。歸檔的結(jié)束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉(zhuǎn)化?？萍紮n案部門至此即完成了以檢查、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)為主要內(nèi)容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項(xiàng)的管理。對于一些能從源頭上進(jìn)行控制的工作環(huán)節(jié)，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實(shí)現(xiàn)。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應(yīng)提前到科技文件管理階段。

(4)企業(yè)科技檔案超前管理制度具體內(nèi)容:主要應(yīng)涉及三方面:文件流轉(zhuǎn)過程中可能涉及的部門(機(jī)構(gòu))、相關(guān)人員，以及企業(yè)科技文件自身流程及相關(guān)的制度(即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運(yùn)動(dòng)規(guī)律)(如表1)。

(5)它與企業(yè)科技檔案管理制度的銜接問題:企業(yè)科技檔案超前管理是企業(yè)科技檔案管理工作的源頭，是與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協(xié)調(diào)起來，對企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)過程中，所產(chǎn)生的大量科技文件資料進(jìn)行有效管理，是對可能成為檔案的文件的質(zhì)量控制，并形成質(zhì)量閉環(huán)。簡而言之:即強(qiáng)調(diào)從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個(gè)制度內(nèi)容的相互呼應(yīng)是制度銜接的關(guān)鍵問題，制度在內(nèi)容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實(shí)施的效果。因此，在其制定和執(zhí)行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業(yè)科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個(gè)協(xié)調(diào)的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個(gè)階段工作的接口，處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關(guān)鍵一環(huán)。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實(shí)踐中，把“收集”、“利用”作為服務(wù)，其中心內(nèi)涵均在于“超前”，而完美地結(jié)合起來。

(6)實(shí)施企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)從以下方面入手:(a)提高相關(guān)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì):企業(yè)各部門相關(guān)人員(即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門)是實(shí)現(xiàn)制度有效對接的主體。其包括:一是有關(guān)的科技、生產(chǎn)人員，二是有關(guān)的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產(chǎn)生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實(shí)施。應(yīng)加大繼續(xù)教育力度，采取脫產(chǎn)、業(yè)余等多種形式培訓(xùn)，有計(jì)劃、多層次地安排與之相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業(yè)務(wù)，以及管理科技文件的整體水平。企業(yè)科技檔案人員必須在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，主動(dòng)了解企業(yè)整體情況，抓住工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，超前指導(dǎo)、及時(shí)檢查，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確。(b)從組織機(jī)構(gòu)和人員上落實(shí)管理:企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，建立相應(yīng)的科技檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案的全面質(zhì)量控制。(c)分解制度指標(biāo)，納入責(zé)任制:將制度的指標(biāo)層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責(zé)范圍、納入科技工作計(jì)劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應(yīng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際，明確他們在科技檔案全程管理中的責(zé)任與義務(wù)，還要實(shí)行量化考評，并將考評結(jié)果納入績效考核體系。(d)選擇行之有效的管理方式:要依據(jù)專業(yè)特性，因地制宜，制定出切實(shí)可行，且可操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行合理分工，明確界定在管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，相關(guān)人員的業(yè)務(wù)范圍和工作職責(zé)。(e)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化:要按照國家標(biāo)準(zhǔn)來制訂，才能有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。必須遵循企業(yè)文件自身的特點(diǎn)、流程、規(guī)律，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，應(yīng)明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項(xiàng)要求，實(shí)行全程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，是確保實(shí)現(xiàn)超前管理制度的保障。(f)營造齊抓共管的氛圍:為充分調(diào)動(dòng)積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，應(yīng)盡力營造有利于團(tuán)結(jié)協(xié)作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責(zé)任制明晰化的同時(shí)，引導(dǎo)相關(guān)人員自覺地形成積極配合，共同奮進(jìn)的合力。(g)實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門之間的資源共享:企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部各部門自身的優(yōu)勢，整合并優(yōu)化資源配置，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程。

3 企業(yè)執(zhí)行檔案管理制度普遍存在的問題

(1)有章不循，有章難循:某些企業(yè)的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設(shè)，無人重視，故很難發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。(2)程序不完善，執(zhí)行力欠缺:某些企業(yè)制定程序不完善，只以檔案室的名義印發(fā)，而未納入企業(yè)的整體管理系統(tǒng)，也未列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和工作程序，導(dǎo)致制度不能得到保證有效地落實(shí)。(3)修訂、補(bǔ)充和完善未及時(shí)，導(dǎo)致制度滯后:應(yīng)在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上，不斷修改、補(bǔ)充和完善，確保制度更合理、規(guī)范，以趨于完善。(4)缺乏檢查、監(jiān)督和控制機(jī)制:應(yīng)建立、健全和完善與制度相匹配的嚴(yán)格檢查、監(jiān)督與考核的制度，并切實(shí)落實(shí)，以確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。

4 結(jié)語

綜上所述，在理論研究的基礎(chǔ)層面上借鑒，檔案超前管理制度現(xiàn)已初有成果，但在企業(yè)科技檔案超前管理制度建設(shè)的具體操作實(shí)踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進(jìn)一步深入開展。在企業(yè)科技檔案管理制度建設(shè)過程中，建立、健全和完善一套完整、系統(tǒng)，且科學(xué)實(shí)用的企業(yè)科技檔案超前管理制度，應(yīng)是一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程，其任重而道遠(yuǎn)，迫切地需要堅(jiān)持不懈的長期努力，才能得以實(shí)現(xiàn)。

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[2] 金鑫.前端控制:電子文件管理的新思維[J].秘書之友,2007(2).[3]馬壇鳳.試論檔案工作的前端控制和全程管理[J].云南檔案,2007(7).