淺談高職檔案管理信息化建設(shè)

孫琳

(青島酒店管理職業(yè)技術(shù)學院,山東青島 266100)

淺談高職檔案管理信息化建設(shè)

孫琳

(青島酒店管理職業(yè)技術(shù)學院,山東青島 266100)

高職檔案信息管理是高職信息資源現(xiàn)代化的重要組成部分,高職檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新、與時俱進,檔案信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。本文在對高職檔案信息化建設(shè)必要性研究的基礎(chǔ)上,分析了高職檔案信息化建設(shè)目前存在的問題,并提出了實現(xiàn)高職檔案管理信息化的一系列措施,為檔案資源的科學管理提供一種有效途徑。

高職 檔案管理 信息化

“十二五”期間，我國各級檔案部門根據(jù)《全國檔案信息化實施綱要》的要求，開展以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強電子文件和電子檔案管理為重點，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，加強高職的檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)高職檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為教學、科研、管理服務(wù)，為學校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。

1 職檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必要性

1.1 提高工作效率

當今信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用讓我們的生活變得更加豐富和便捷。對于高職檔案管理工作也是一樣的，不管是建立檔案的人還是查閱檔案的人，都因為有信息化檔案的存在而方便快捷。使用計算機系統(tǒng)通過掃描或者是手動錄入，將這些檔案信息化，則可輕松地實現(xiàn)對于檔案資料的處理，不但提高了工作效率還節(jié)省了存儲空間。

1.2 改善檔案管理工作,檢索查詢方便

高職檔案信息化的實現(xiàn)可使檔案管理部門從封閉性管理走向開放性管理，使檔案的管理方式從檔案保管和檔案利用向檔案信息化采集、管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和科學管理，為學校建設(shè)與發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學校檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

1.3 為科研活動做支撐,為領(lǐng)導決策和管理提供支持

科研是學校發(fā)展的生命線，科技檔案為學校的科研活動和新技術(shù)開發(fā)提供了可靠的參考依據(jù)。作為檔案的重要組成部分，科技檔案能否被充分利用是科研活動成敗的關(guān)鍵，只有充分利用科技檔案，才能做好相關(guān)的科研工作。高職檔案管理的信息化建設(shè)能提供完整、可靠的信息，不但使老師可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高工作效率，而且，通過對檔案信息的綜合分析，為領(lǐng)導提供決策支持。

2 高職檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 思想觀念陳舊,管理意識淡薄

當前我國大部分高校自身對檔案工作重視程度不夠，認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，對學校的影響不大;缺乏檔案管理意識，思想觀念落后，沒有把檔案信息作為一種資源來認識和利用，缺乏戰(zhàn)略思維和全局觀念，還沒有充分認識檔案在推進整個學校發(fā)展中的重要作用。檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，造成了資源的極大浪費。

2.2 資金投入不足,硬件設(shè)備落后

由于資金不足，高職檔案管理工作的信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實的要求，檔案管理工作仍用手工操作的現(xiàn)象比較多，缺乏信息化的管理手段;在檔案管理信息化建設(shè)過程中，設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護，資金投入不足已成為制約我國高校檔案管理信息化建設(shè)的最大障礙。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全差,數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

由于檔案信息本身的特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護的關(guān)系。學校檔案信息化加強了檔案部門與校內(nèi)校外的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的安全問題，對高職檔案信息安全維護是一個挑戰(zhàn)。另一方面，雖然當前高職檔案管理部門大都已建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但總體來說，大多處于低水平重復建設(shè)狀態(tài)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，各自為政的現(xiàn)象比較嚴重。學校檔案管理部門之間并不聯(lián)網(wǎng)，無法實現(xiàn)有效的信息資源共享，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。

2.4 人員素質(zhì)較低,專業(yè)化程度不高

目前，一些高職學校雖已初步具備了開展檔案管理信息化的條件，但尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高效的檔案管理隊伍。有的專職檔案工作人員雖專業(yè)對口，但學歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都不盡合理;有的工作人員是非計算機專業(yè)畢業(yè)，掌握信息化技術(shù)的能力普遍較差，主要表現(xiàn)在英語水平低、信息技術(shù)的專業(yè)詞匯少，運用信息技術(shù)解決檔案管理工作的能力不強，使檔案管理信息化停留在最簡單的錄入、查找階段;還有少部分檔案工作人員幾乎從未接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化管理的基本理論、基本知識、基本技能。

3 實現(xiàn)高職檔案管理信息化的若干措施

3.1 加強高職檔案管理信息化重要性的認識

隨著高職檔案事業(yè)的發(fā)展，高職檔案工作已步入規(guī)范化的軌道，檔案意識得到加強，檔案在高職教學、科研中的重要作用也逐漸顯現(xiàn)出來。加大宣傳力度，營造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。通過宣傳提高檔案意識，學校領(lǐng)導和檔案工作人員要進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務(wù)、主動參與意識，以高度的責任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學校檔案管理信息化、檔案資源開發(fā)利用工作中去。

3.2 強化硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高職檔案館要注重加強相關(guān)硬件建設(shè)，可根據(jù)學校的經(jīng)濟能力，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，購置適當?shù)募夹g(shù)設(shè)備，如配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、圖文影像掃描、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。

3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立檔案管理信息化的運行機制,實現(xiàn)收集整理、查詢和檢索自動化

目前，許多高職院校都建設(shè)了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量，使高職院校的檔案更好地服務(wù)于教學、科研和各項管理工作，還可以實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動化。學校檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強與各部門的協(xié)調(diào)，要求各部門以電子文件的形式按規(guī)定格式上報檔案材料，這將有助于加強電子檔案管理和建設(shè)。

3.4 加強高職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和繼續(xù)教育

人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質(zhì)，直接影響到檔案管理工作的實際成效。充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。