淺析企業(yè)科技檔案的鑒定工作

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

淺析企業(yè)科技檔案的鑒定工作

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

本文結(jié)合作者從事科技檔案管理多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),分析了企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主觀、客觀方面的諸多癥結(jié),并針對癥結(jié),提出做好企業(yè)檔案鑒定工作的應(yīng)對策略。

企業(yè)檔案 鑒定

企業(yè)科技檔案鑒定工作是一項必不可缺少的，也是不能回避的一個重要環(huán)節(jié)，但由于方方面面的因素，始終未得到應(yīng)有的重視。長期以來，其與收集、整理、編目等具體業(yè)務(wù)相比，一直是個“老大難”的薄弱環(huán)節(jié)，且處于最為滯后，且總被忽略的劣勢地位。

目前，不少企業(yè)的現(xiàn)狀仍令人堪憂?？萍紮n案鑒定工作尚停留在法規(guī)和制度層面，普遍存在“存而不鑒”、“鑒而不銷”的現(xiàn)象。對過期檔案的鑒定銷毀，基本上處于靜止?fàn)顟B(tài)，形成了“只進(jìn)不出、只增不減”的局面，現(xiàn)已成為嚴(yán)重制約企業(yè)推進(jìn)科技檔案信息規(guī)范化進(jìn)程的瓶頸，困擾著企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)科技檔案規(guī)范化管理。

1 諸多癥結(jié)

1.1 主觀方面

(1)保守思想的影響:檔案安全是檔案工作的生命線。多數(shù)企業(yè)人員因“保管保險，銷毀危險”的求穩(wěn)怕誤、消極保守的思想的影響，認(rèn)為把檔案都保存在庫房中，相安無事，心里就踏實(shí)。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為只要能查到就行，無需鑒定。一些企業(yè)雖制定了到期鑒定銷毀制度，但缺乏相應(yīng)的執(zhí)行力，導(dǎo)致到期檔案仍繼續(xù)存放。由于歷史原因，豐富館藏早就成為不少企業(yè)追求的目標(biāo)，“有文必檔”的思路已很普遍。企業(yè)科技檔案管理把主要精力均放在豐富館藏、收集整理、保管利用上，致使一些本不具有查考價值的文件材料也歸檔了。因此，檔案部門需要鑒定的已不僅是到期檔案，還有部分冠以永久、長期之名，卻早已失去實(shí)際保存價值的檔案。(2)畏難情緒的顧慮:企業(yè)科技檔案多為孤本，屬于不可再生的資源。與其它業(yè)務(wù)工作的區(qū)別在于，鑒定工作結(jié)果往往不是科技檔案的移位或保管體系的變化，而是“決定科技檔案的生死存亡的命運(yùn)”。部分企業(yè)檔案員唯恐對檔案價值判定不夠，略有不慎，發(fā)生有保存價值的檔案的不當(dāng)銷毀，造成難以彌補(bǔ)、無可挽回的損失，顧慮承擔(dān)歷史責(zé)任。畏難情緒嚴(yán)重，而放寬了鑒定的尺度，對無保存價值的檔案不予鑒定。加之，部分企業(yè)檔案員崗位編制較少、平日工作任務(wù)重，無能力對載體多樣、種類繁多的檔案進(jìn)行再鑒定，在大量積壓的科技檔案中，要逐一進(jìn)行直接鑒定，畢竟令人望而生畏，致使鑒定工作遲遲無法開展。鑒定在科技檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，程序最復(fù)雜，要求最高。是困惑性和疑難性最大的一項工作。它是結(jié)合收集、整理、編目等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行，是牽一發(fā)而動全身的關(guān)鍵。倘若得以順利地開展，在一定程度上，就意味著對以前整理成果的否定、推翻，會給整個科技檔案的管理流程，帶來了一系列的連鎖反應(yīng)。另外，鑒定工作使得原整理好的歸檔案卷中，會產(chǎn)生一些需要銷毀的文件，處理的手續(xù)也會特繁:(a)拆卷:要從已歸檔的案卷中，將其剔除，并在《卷內(nèi)文件目錄》、《備考表》中，加以注明。(b)調(diào)整檢索工具:對各種檢索工具，需作相應(yīng)地調(diào)整、更改。(c)更改機(jī)讀目錄:利用檔案管理軟件，對銷毀檔案進(jìn)行條目刪除。(3)浮噪心態(tài)的驅(qū)動:若庫房不緊張，鑒定并不顯得十分迫切。倘若實(shí)質(zhì)性地操作，難度大、責(zé)任重且又特繁瑣，費(fèi)時耗力，勞而無功，難見成效，且顯不出政績。只要庫房儲存容量允許，誰也就不會輕易提出鑒定、銷毀意見了。急功近利的浮噪心態(tài)的驅(qū)動，使檔案進(jìn)館前價值的鑒定工作受到忽視，周而復(fù)始，鑒定工作愈加被動，負(fù)擔(dān)會越來越重，逐漸導(dǎo)致惡性循環(huán)，也使原本就復(fù)雜的進(jìn)館后檔案的鑒定工作，更日趨復(fù)雜化，壓力更與日倍增。(4)效益觀念的缺乏:隨著每年有大量的檔案接收進(jìn)庫，保管需要多方面的費(fèi)用投入，如保存空間、裝具、人力等。而到期待鑒定的檔案也有增無減，庫容日趨飽和，促使企業(yè)不得不增加投資，以滿足存放需求。由于部分企業(yè)缺乏效益觀念，未從長計議，而不計較投入成本，仍認(rèn)為盡管企業(yè)面臨再多的矛盾、困難，但與鑒定失誤相比，責(zé)任還是要小很多。鑒定工作停滯不前，只進(jìn)不出，存而不鑒，鑒而不毀，使大量的有價值、無價值的檔案魚龍混雜，庫存量急劇膨脹。檔案數(shù)量無限增長，內(nèi)容繁雜，出現(xiàn)館藏全而不清、庫存過量，質(zhì)量低下的現(xiàn)象。不僅降低了檔案工作的效益產(chǎn)出，對人力、物力、財力形成了極大的浪費(fèi)。也使檔案員和庫房的負(fù)擔(dān)沉重。終將會導(dǎo)致企業(yè)科技檔案慢慢由企業(yè)財富，而逐漸地變成了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，而拖累著企業(yè)的發(fā)展。

1.2 客觀方面

(1)需鑒定的檔案量急劇膨脹:伴隨著企業(yè)新產(chǎn)品的不斷研發(fā)和更新?lián)Q代，產(chǎn)生的科技文件不斷補(bǔ)充和修改、完善。研發(fā)活動的各種變動，而圖紙和文件卻未得到充分、及時、準(zhǔn)確地體現(xiàn)。還由于多種原因，使本該鑒定和銷毀的檔案，未得到及時地實(shí)施。又因科技檔案隨企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的變化而變化，不同比例、版本、年代的更新替換后，許多檔案早已無任何保存價值。存檔文件質(zhì)量不高，形成了庫存量愈加增大，而準(zhǔn)確性卻愈來愈低的怪圈。且徒增人力、物力和財力的損耗，并將真正有價值的科技檔案淹沒其中，有害無益。(2)標(biāo)準(zhǔn)缺乏具體的可操作性 :《科技檔案保管期限表》雖是鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，但由于受到檔案內(nèi)容的重要性和獨(dú)特性的制約，部分企業(yè)劃分得不太科學(xué)，許多條款的概括性很強(qiáng)，具有一定的局限性，使檔案員的理解隨意性加大，可操任性減少。在工作實(shí)踐中，往往感到現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)無從下手。(3)法規(guī)制度不健全:在我國現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中，沒有關(guān)于過期檔案不開展鑒定銷毀應(yīng)追究責(zé)任的條文，致使對檔案鑒定工作指導(dǎo)力度不大，缺乏監(jiān)管，無制度約束，故部分企業(yè)一直未將其納入到檔案管理的計劃之中。少數(shù)企業(yè)雖有科技檔案鑒定工作制度，但從未曾實(shí)施過銷毀，使鑒定工作名存實(shí)亡，沒有真正落實(shí)下去。甚至有的單位在制度中，還明確地規(guī)定了無須鑒定和銷毀。(4)鑒定人員素質(zhì)不盡如人意:鑒定人員不僅要求有較高的專業(yè)知識，具備對企業(yè)過去、現(xiàn)在均有較全面的綜合了解，還要對被鑒定文件的性質(zhì)、背景情況有較充分的了解，才能對文件的現(xiàn)行效用和歷史價值做出比較準(zhǔn)確的評估。多數(shù)企業(yè)檔案員的主要精力均放在科技檔案的收集、整理、提供利用上，而對鑒定工作研究得不深，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不足。鑒定人員的素質(zhì)參差不齊，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)性知識，心有余而力不足，苦于無法獨(dú)立完成鑒定工作。這不僅影響著鑒定工作的質(zhì)量，還制約著檔案的現(xiàn)代化化管理的水平。(5)臨時性的鑒定機(jī)構(gòu)難以健全:因企業(yè)檔案涉及的內(nèi)容和專業(yè)眾多，時間跨度長，臨時性的鑒定小組雖已成立，但組織結(jié)構(gòu)較松散，難以適應(yīng)工作要求。加之，部分人員流動頻繁，隨著時間推移，使某些項目往往找不到熟悉情況的人員，在機(jī)構(gòu)和人力上均無法保證針對檔案的準(zhǔn)確性，進(jìn)行有效地鑒定，鑒定工作自然也就無法正常開展。部分企業(yè)雖有鑒定小組，但從未曾開展過實(shí)質(zhì)性的工作。甚至有個別企業(yè)本來就無鑒定小組的存在。

2 應(yīng)對策略

2.1 消除顧慮,更新觀念

(1)要更新觀念，與時俱進(jìn)。不斷強(qiáng)化優(yōu)化意識、價值意識，轉(zhuǎn)變“只進(jìn)不出，多多益善”的思想。要充分認(rèn)識到:豐富館藏不僅要求數(shù)量豐富，更要求的是質(zhì)量優(yōu)良。在最低館藏量情況下，保存最大限度的信息量，精煉的檔案，反映全面的真實(shí)面貌。(2)應(yīng)突出重點(diǎn)。集中精力管理和保存最有價值的檔案，樹精品意識，建精品檔案。擯棄“寧多勿濫，寧濫而勿缺”的保守思想，打消不必要的顧慮，因地制宜地開展本企業(yè)的科技檔案的鑒定工作。(3)應(yīng)盡力爭取企業(yè)投入。把檔案的鑒定銷毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度，每年按內(nèi)控流程定期開展對過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)。將鑒定工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程 ，納入到相關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。逐步完善考核指標(biāo)，和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過程序的合理性、科學(xué)性，盡可能地減少人為因素對檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險，促使鑒定工作有序、穩(wěn)妥地開展。

2.2 制定出臺切實(shí)可行的規(guī)章制度

為確保有法可依、有據(jù)可憑，使科技檔案的鑒定和銷毀有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，須逐步建立、健全科技檔案管理鑒定工作制度。要充分依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，科學(xué)制定企業(yè)檔案鑒定工作制度，并將其納入日常工作程序，作為一項常規(guī)性工作來抓，才能做到有章必循，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展和變化，不斷補(bǔ)充和改進(jìn)。

企業(yè)檔案部門應(yīng)制定出詳細(xì)的咨詢表，發(fā)放到領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員手中，集思廣益，最后制定出操作性比較強(qiáng)的一系列標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡可能做到:簡單、明了、可行、穩(wěn)定。

鑒定工作制度的基本內(nèi)容應(yīng)包括三個方面:一是制發(fā)科技檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)文件;二是科技檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo);三是銷毀檔案的批準(zhǔn)手續(xù)和監(jiān)督銷毀的措施。

2.3 成立精干高效的鑒定小組

鑒定工作小組是承擔(dān)科技檔案鑒定工作的臨時機(jī)構(gòu)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和組織協(xié)調(diào)下，建立起一支由各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案員、專業(yè)技術(shù)人員組成的科技檔案的鑒定小組。在人選安排上要按照這“三結(jié)合”的要求，經(jīng)過認(rèn)真的醞釀和挑選，必要時可選聘課題項目上骨干參加，在征得本人同意后，報請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

其任務(wù)是:研究、編制本企業(yè)科技檔案保管期限表;定期進(jìn)行鑒定工作;負(fù)責(zé)處理已失去保存價值檔案的銷毀。檔案員一定要做好銷毀記錄，填寫《銷毀清單》，鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后，方可按規(guī)定銷毀。

鑒定小組力爭做到層層負(fù)責(zé)，逐級把關(guān)、相互協(xié)作，有組織、有計劃、有步驟地定期開展工作，有效地避免鑒定工作的主觀性、隨意性，確保科技檔案鑒定工作準(zhǔn)確、無誤地進(jìn)行。

2.4 加大培訓(xùn)力度,提升鑒定人員的業(yè)務(wù)水平

制定針對性較強(qiáng)的教育培訓(xùn)規(guī)劃，組織鑒定人員學(xué)習(xí)科技檔案鑒定工作的有關(guān)規(guī)定、主管機(jī)關(guān)制訂的保管期限表，以及有關(guān)科技檔案鑒定的經(jīng)驗(yàn)材料，提高理論素質(zhì)。同時，通過學(xué)術(shù)會議、專題研討和有計劃地組織課題研究等形式，開展理論與方法的研究，并盡快使研究成果推廣應(yīng)用。

鑒定人員不僅要求有較高的專業(yè)知識，還要具備對企業(yè)過去、現(xiàn)在較全面的綜合了解。且要對被鑒定文件的性質(zhì)、背景情況有比較充分的了解，還要樹立應(yīng)邊干邊學(xué)，在干中學(xué)，終身學(xué)習(xí)的理念，多方涉獵，通過多種渠道吸收多方面的知識，提高自身的綜合素質(zhì)。掌握專業(yè)所需的信息與知識，專業(yè)技能和方法，不斷創(chuàng)新工作模式，開拓進(jìn)取，提高對檔案的鑒賞能力，才能面對紛繁復(fù)雜的庫存檔案，對文件的現(xiàn)行效用和歷史價值作比較準(zhǔn)確的評估，做出全面、準(zhǔn)確的識別和判斷。

2.5 制定出切實(shí)可行的歸檔范圍和保管期限表

企業(yè)在制定科技檔案的歸檔范圍時，要廣泛征求意見，切忌“一言堂”，防止有文必檔，才能正確地劃分出歸檔范圍。首先要掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)和原則，明確出哪些文件不必歸檔，分別審查全部待鑒定檔案材料。

企業(yè)若無《科技檔案保管期限表》，在鑒定前，應(yīng)以國家規(guī)定和有關(guān)要求為準(zhǔn)則，以本企業(yè)的實(shí)際工作性質(zhì)為內(nèi)容，考慮長遠(yuǎn)性和階段性，制定出適合本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則，作為鑒定的主要依據(jù)性文件。

部分企業(yè)雖已確定《科技檔案保管期限表》，但不夠準(zhǔn)確，只能作為參考。則要對其進(jìn)行認(rèn)真的研究與審核，以便掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對其中不合適的內(nèi)容，還應(yīng)按照一定的手續(xù)進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，務(wù)必使之科學(xué)、適用，更加完善，以保證鑒定工作的質(zhì)量，而不能片面、教條地按照既有規(guī)定執(zhí)行。

在具體工作過程中，對部分利用價值不高的檔案，不能機(jī)械地套用《科技檔案保管期限表》。而是根據(jù)企業(yè)的具體情況和特點(diǎn)靈活掌握，應(yīng)短則短，降低這部分檔案的保管期限。最后由業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員共同劃定，才能收到較好的效果。

2.6 統(tǒng)籌協(xié)調(diào),密切配合

鑒定工作需占用一定的人力和較多的時間，且要牽涉到各有關(guān)業(yè)務(wù)部門。為既不影響各業(yè)務(wù)部門的日常工作，又不影響科技檔案的日常管理和利用，在鑒定工作之前，應(yīng)由檔案部門牽頭。相關(guān)部門協(xié)助制定計劃:包括需要鑒定的檔案數(shù)量、種類、分管部門、工作進(jìn)度，以及工作中需要解決的困難和問題等。

鑒定小組根據(jù)計劃和標(biāo)準(zhǔn)，采用直接鑒定法鑒定科技檔案的完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)性，要經(jīng)過初鑒、互鑒、復(fù)鑒過程，對鑒定中有爭議的檔案材料可轉(zhuǎn)作資料保存，或暫存處理。對通過鑒定，需要剔除的檔案要編制《銷毀清單》，辦理審核、批準(zhǔn)手續(xù)。

在具體做法上，不能簡單地根據(jù)檔案目錄和案卷題名來確定保存價值，而要對卷內(nèi)的每一份文件進(jìn)行閱審，且要全面地了解立檔單位的歷史情況和職能活動。若僅憑感覺和經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行判斷和處置，很可能產(chǎn)生誤鑒和錯銷，從而無法鑒定出檔案的真正價值。

總之，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理的全盤工作規(guī)范化任重而道遠(yuǎn)。做好鑒定工作，非常重要且又十分必要。需統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)安排，創(chuàng)建良好的內(nèi)部和外部環(huán)境，才能開展實(shí)質(zhì)性的鑒定工作。只有真抓實(shí)干，形成全員參與、上下聯(lián)動、齊抓共管的局面，且常抓不懈，從而全面提升企業(yè)的綜合實(shí)力，才能取得事半功倍的成效。

[1] 王學(xué)英.淺談企業(yè)檔案的鑒定工作.機(jī)電兵船檔案,2002(1).

[2] 劉麗萍.企業(yè)檔案鑒定工作難以開展的原因及對策.蘭臺世界,2009(1).

[3] 李麗萍.做好企業(yè)檔案鑒定工作的思考與建議.山東檔案,2007(3).

[4] 龔宗仁.淺談企業(yè)檔案的鑒定、銷毀工作.云南檔案,2008(5).