通過醫(yī)院等級評審促進檔案管理規(guī)范化

通過醫(yī)院等級評審促進檔案管理規(guī)范化

以等級評審為契機，加強評審檔案的管理和使用，促進了檔案規(guī)范化管理。通過這次評審檢查，不僅使醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和全院職工對檔案工作的重要性有了深入認(rèn)識，而且也暴露了醫(yī)院在檔案工作中存在的不足。在今后的工作中，從加強檔案意識、完善檔案制度、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、主動收集資料、提高檔案利用水平，推進檔案文化建設(shè)等六方面持續(xù)改進檔案管理。

醫(yī)院評審；檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，就是將醫(yī)院在行使各種職能中形成的檔案，按照這些檔案自身運行規(guī)律和管理原則，運用科學(xué)的方法和技術(shù)而進行的一種管理。

新一周期醫(yī)院評審在堅持“政府主導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、社會參與、公平公正”的原則和“以評促建、以評促改、評建并舉、重在內(nèi)涵”的方針指導(dǎo)下，圍繞“質(zhì)量、安全、服務(wù)、管理、績效”，體現(xiàn)“以人為本、以病人為中心”，對各級醫(yī)院進行綜合管理能力和水平的檢閱。檔案資料是醫(yī)院等級評審的重要依據(jù)，檔案管理本身就是醫(yī)院評審的一項重要指標(biāo)。抽檢查閱各相關(guān)資料，是等級評審中采取的一個重要方法。從制度流程、工作記錄到病歷資料，都是嚴(yán)格檢查評審的重點。

自2012年6月以來，全院上下團結(jié)一致、全力以赴，做好各項評審準(zhǔn)備工作，特別是嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好各項原始記錄，科學(xué)有效地收集、整理、保存、利用好各類檔案資料，使檔案資料全面、客觀地記錄醫(yī)院的工作，為評審提供第一手資料。2013年6月3日至6日，山東省衛(wèi)生廳評審專家組對我院進行了現(xiàn)場復(fù)審。在檢查中，內(nèi)容完整、形式統(tǒng)一、資料齊全的檔案材料為取得優(yōu)秀成績發(fā)揮了重要作用。經(jīng)過聽匯報、看資料、實地查看等程序，對我院給予高度評價。2013年7月，綜合現(xiàn)場得分和日常監(jiān)測得分，醫(yī)院綜合成績在山東省已通過評審的三級綜合醫(yī)院中名列第二。以等級評審為契機，把檔案管理工作提高到一個新的層面，促進了檔案規(guī)范化管理。

一、健全組織，加強領(lǐng)導(dǎo)

醫(yī)院成立了評審工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)醫(yī)療、護理、醫(yī)技、后勤、綜合資料等工作小組，檔案人員編入資料組，負(fù)責(zé)資料的收集整理和歸檔工作，參與評審全過程。加強宣傳，通過院報、網(wǎng)站、會議等形式，深入宣傳檔案法律、法規(guī)和制度，明確檔案工作在醫(yī)院評審中的地位和作用，增強全員檔案意識和法制觀念，營造良好的檔案工作環(huán)境。健全網(wǎng)絡(luò)組織，每個職能部門和臨床科室都配備兼職檔案員，注意收集管理本部門的檔案資料。根據(jù)工作實際，不斷健全管理制度，使傳遞、移交、登記、歸檔范圍和保管期限都有規(guī)范。科學(xué)設(shè)計檔案管理工作流程，杜絕各個工作環(huán)節(jié)上的銜接漏洞，確保檔案材料的完善性。

二、學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任

醫(yī)院評審重點突出，標(biāo)準(zhǔn)目的明確，考核要素清晰，體現(xiàn)了先進性、實用性和可操作性，貫穿整個評審過程。查看近年的檔案和資料是一條主線，評審標(biāo)準(zhǔn)638項指標(biāo)均要求提供檔案和資料。這些檔案資料是醫(yī)院工作的脈絡(luò)和骨架，是醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理以及其他各項活動中形成的歷史記錄，是醫(yī)院管理的必要依據(jù)和重要信息。一是將醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)逐條分解，各項指標(biāo)落實到科室，責(zé)任到人；二是分別組織各類培訓(xùn)班，認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)院評審工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會有關(guān)評審文件精神，對照標(biāo)準(zhǔn)，樹立標(biāo)桿，查找問題分析原因，采取措施進行整改；三是為各職能科室和臨床醫(yī)技科室提供一套操作性強、切實可行的資料清單、逐項逐條分解落實任務(wù)到各科室。

三、收集資料，嚴(yán)把質(zhì)量

收集資料工作最重要的就是要做到材料收集到位，資料齊全，內(nèi)容完整，格式統(tǒng)一。

資料組將評審內(nèi)容分解成質(zhì)量、安全、服務(wù)、管理、公益性、監(jiān)測指標(biāo)6大塊，按評審標(biāo)準(zhǔn)逐條準(zhǔn)備。資料內(nèi)容要求詳實、完整、系統(tǒng)，每項工作要有制度、有計劃、有措施、有落實、有記錄、有反饋、有評價，有總結(jié)，并對不符合規(guī)定的，一律退回重新準(zhǔn)備。各科室上交的評審材料要求內(nèi)容詳實、門類齊全、保證質(zhì)量?？剖页晒I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表、病歷、院務(wù)會議記錄、值班記錄等評審材料一律要求提供原件。提供復(fù)印件要求內(nèi)容清楚、文字清晰并標(biāo)明原件出處；提供照片和磁盤、光盤等存儲介質(zhì)的同時，提供紙質(zhì)材料并附簡潔的文字說明；所有資料用紙一律采用A4紙。

四、科學(xué)分類，整理規(guī)范

匯集的全部評審材料按檔案管理要求進行管理，按等級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)要求分別進行整理、分類、標(biāo)識和組卷。對照不同指標(biāo)所能達到等級，分別采用紅、黃、藍(lán)三色的檔案盒來區(qū)別和排列，檔案盒脊背打印對應(yīng)指標(biāo)的標(biāo)題和醫(yī)院院徽標(biāo)記，盒內(nèi)有材料目錄，并按目錄內(nèi)容逐項依次存放，使檢查人員查看資料一目了然。評審結(jié)束后，及時將評審資料清點上交醫(yī)院綜合檔案室收藏保管。移交后的檔案材料按照文書檔案、聲像檔案、實物檔案規(guī)范存檔。

五、加強利用，發(fā)揮作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各部門在特殊的職能活動和醫(yī)療服務(wù)中形成的歷史記錄，為醫(yī)院的評審檢查提供了依據(jù)，是評價醫(yī)院的重要組成部分，也是等級醫(yī)院評審的指標(biāo)要求之一。檔案是評價醫(yī)院的重要依據(jù)，要充分發(fā)揮和利用醫(yī)院檔案資源為醫(yī)院各職能部門日常工作服務(wù)，發(fā)揮醫(yī)院檔案的歷史記錄作用。積極開發(fā)檔案室有利用價值的檔案信息和醫(yī)療資源，服務(wù)于醫(yī)療工作。評審結(jié)束后資料組及時將檔案材料進行整理，對匯集的規(guī)章制度進行修改補充，從新修訂醫(yī)院工作制度、各類人員職責(zé)、應(yīng)急預(yù)案及操作流程，并且印發(fā)給各科室和全體員工執(zhí)行，為完善醫(yī)院管理提供制度化、規(guī)范化保障。

六、認(rèn)真反思，持續(xù)改進

等級醫(yī)院評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)水平等整體效能的一次大檢驗，也是對我院檔案工作的一次全面檢查。通過這次評審檢查，不僅使醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和全院職工對檔案工作的重要性有了更為深入了解，而且也暴露了醫(yī)院在檔案工作中存在的不足。要真正做到“以評促建、以評促改、評建并舉、重在內(nèi)涵”目的，使醫(yī)院的檔案工作更趨制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，這就要求在今后的工作中，必須嚴(yán)格按照等級評審標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范日常的工作，同時還需要加強以下六方面的工作。

（一）加強檔案意識

檔案工作首先要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案工作提上重要議事日程，納入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入年度目標(biāo)考核，與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎懲。要加強宣傳和貫徹落實《檔案法》《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》，使廣大醫(yī)務(wù)人員增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺維護檔案工作。

（二）完善檔案制度

合理健全的管理制度是保管和利用檔案的必要保證。建立起一套行之有效的檔案制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，使檔案管理做到有法可依，有章可循，實現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化。

（三）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作水平的高低與檔案人員素質(zhì)有著直接關(guān)系，作為醫(yī)院檔案人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識，而且還應(yīng)具有一定的醫(yī)療專業(yè)知識、信息網(wǎng)絡(luò)知識、外語知識等。必須派出專職檔案人員外出學(xué)習(xí)和定期舉辦兼職檔案人員培訓(xùn)班，加強各科室專、兼職檔案人員檔案人員理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進檔案管理水平再上新臺階。

（四）主動收集材料

收集是檔案工作的起點和基礎(chǔ)，是貯存信息資源的重要途徑。檔案人員要注重第一手原始資料的積累，主動出擊，做個檔案收集工作的有心人。收集工作根據(jù)醫(yī)院工作的實際和特點展開，抓住重點，形成特色。重點收集醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)學(xué)教育、科研項目和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等方面資料。將分散保管的文書文件、科研、基建、財務(wù)、設(shè)備等資料集中起來整理歸檔。醫(yī)療記錄檔案，應(yīng)按病歷檔案要求納入醫(yī)院的檔案管理體系，實行統(tǒng)一管理。繼續(xù)推進檔案登記備份工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

（五）提高檔案利用水平

檔案工作的主要目的是利用，檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑。檔案工作者要增強服務(wù)意識，緊密圍繞醫(yī)院工作中心，想方設(shè)法開發(fā)、提煉出有價值的信息資源，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，為病人治療康復(fù)提供服務(wù)。積極推進數(shù)字化檔案室建設(shè)，真正實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享。

（六）推進檔案文化建設(shè)

加強醫(yī)院檔案文化建設(shè)，對于提高醫(yī)院檔案文化價值的利用率，推動醫(yī)院文化建設(shè)進程有著重要的意義?？梢酝ㄟ^開展醫(yī)院檔案核心價值觀討論，開展醫(yī)院文化檔案征集活動，開展形式多樣的檔案文化活動，如編篡出版醫(yī)院年鑒、組織編輯高層次人才多媒體相冊、建設(shè)院史館，培育工作人員檔案文化素養(yǎng)，擴大檔案文化影響力，營造良好的醫(yī)院檔案文化氛圍。

總之，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)緊緊圍繞醫(yī)院中心工作，緊密結(jié)合等級醫(yī)院評審開展檔案資料收集、整理，提供利用，為今后的醫(yī)院管理規(guī)范化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)，協(xié)助醫(yī)院順利通過等級醫(yī)院評審，體現(xiàn)醫(yī)院管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理的整體實力。

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