企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的探討

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的探討

企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中發(fā)揮著重要的作用。不少企業(yè)缺少足夠的檔案管理意識，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多不足，難以適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，企業(yè)必須樹立檔案管理意識，將檔案管理和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)有機(jī)的結(jié)合起來，以促進(jìn)企業(yè)的全面、持續(xù)發(fā)展。

企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法及手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化與最優(yōu)化，使其在企業(yè)管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。目前，國內(nèi)不少企業(yè)重效益、輕管理，檔案管理工作比較滯后，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此，加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)面臨的一項(xiàng)重要課題。

一、制約企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的因素

（一）檔案管理制度滯后

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的內(nèi)容與工作方式都有了新的變化。但檔案管理制度卻未及時更新、改進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理工作滯后。檔案部門中的硬件設(shè)施不完善，工作人員素質(zhì)偏低都是常見問題。檔案管理軟件也缺乏實(shí)用性，不符合有關(guān)要求，功能不全、數(shù)據(jù)殘缺。另外，企業(yè)內(nèi)部未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于部門之間的溝通協(xié)作。長此以往，企業(yè)檔案管理的問題將日漸突顯，并將嚴(yán)重制約檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)前，檔案管理人員的學(xué)歷水平普遍偏低，管理理念滯后，管理方法陳舊。因此，他們無法將先進(jìn)的管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。高學(xué)歷人才，特別是復(fù)合型人才都很稀缺。這在一定程度上制約了檔案管理朝現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）缺少資金支持

現(xiàn)代化的檔案管理必須有足夠的資金作為保障。檔案管理的資金投入在很大程度上取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的主觀意愿。而不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往只重視經(jīng)營效益，而不重視檔案管理。因此，劃撥給檔案部門的資金遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以滿足檔案工作的需要。特別是在一些中小企業(yè)表現(xiàn)得更為突出，檔案管理設(shè)備老舊、工作條件極差。

二、企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識

首先，企業(yè)管理者必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識。然后，根據(jù)檔案管理的工作特點(diǎn)，健全本企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化機(jī)制。另外，可從企業(yè)年度財(cái)政預(yù)算中抽出一部分作為檔案管理的專用資金，用于改善檔案管理的硬件設(shè)施，并更新相關(guān)技術(shù)。

（二）進(jìn)一步健全檔案管理制度

首先，企業(yè)要根據(jù)自身檔案管理現(xiàn)狀來合理改進(jìn)檔案管理制度。在制定檔案管理制度時，要充分考慮到制度的可操作性、合理性、規(guī)范性等，便于制度的貫徹落實(shí)。比如：檔案管理要符合相關(guān)文件的形成規(guī)律與特征，保持文件之間的緊密聯(lián)系，區(qū)別于各自的價(jià)值，以方便保存和使用。歸檔資料必須完整、齊全。在歸檔材料時，必須將每份文件的正件和附件、印件和定稿、請示和批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件和原件分別立在一起，不可分開。另外，還應(yīng)健全檔案管理績效考核機(jī)制，把薪資和考核結(jié)果相結(jié)合，督促檔案人員增強(qiáng)責(zé)任意識，盡職盡責(zé)做好本職工作。

（三）創(chuàng)新企業(yè)檔案服務(wù)方式

檔案部門可利用企業(yè)網(wǎng)站制作相應(yīng)的網(wǎng)頁，上傳相關(guān)檔案資料，并積極宣傳檔案管理的意義，增強(qiáng)大家的檔案意識。檔案部門還應(yīng)在網(wǎng)站上提供相關(guān)在線服務(wù)，以滿足人們的多元化需求。企業(yè)員工可輕松進(jìn)行網(wǎng)上檢索，尋找需要的檔案資料。另外，檔案部門要積極和企業(yè)宣傳部門交流合作，成立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該管理中心負(fù)責(zé)管理網(wǎng)站上所有企業(yè)的歸檔電子文件。同時，通過權(quán)限設(shè)置，讓不同群體訪問、查詢相關(guān)檔案資料，享受不同的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的資源共享。針對部分特殊檔案，比如包括涉密內(nèi)容的信息等，可形成相應(yīng)的涉密檔案網(wǎng)絡(luò)審批制度，通過網(wǎng)上審批，確保檔案信息的安全性。

（四）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人才素質(zhì)

要實(shí)行檔案管理的現(xiàn)代化，必須提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一名合格的現(xiàn)代化檔案管理人才必須具有良好的政治思想素養(yǎng)，并掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識，具有較強(qiáng)的現(xiàn)代管理理念。因此，檔案部門在抓好日常工作的同時，還應(yīng)加強(qiáng)對部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們的綜合素養(yǎng)。一要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其中，要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案人員的檔案意識，并學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)。同時，要求他們熟練運(yùn)用電腦開展日常工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。二要選取工作表現(xiàn)好的人員參加上級主管單位開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高他們的業(yè)務(wù)水平。另外，要挑選業(yè)務(wù)素質(zhì)好、有實(shí)干精神的人員進(jìn)入檔案隊(duì)伍，為檔案隊(duì)伍輸送新鮮血液。

三、結(jié)語

總之，企業(yè)檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。它是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，因此，需要加大宣傳力度，增強(qiáng)企業(yè)干部職工的檔案意識，使其配合好檔案管理工作。另外，檔案工作者要與時俱進(jìn)，更新管理觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，以滿足檔案現(xiàn)代化管理的需要。

[1]榮花.研究分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2014，（7）：837-837.

[2]郝峰.淺析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化[J].蘭臺世界，2009，（z2)：102-102.

[3]徐琴，陳鐵.試論企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2012,23（9）：129-130.