試論新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

試論新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

城建檔案見證了一座城市的發(fā)展歷程，是城市的一項重要可再生資源，然而，城建檔案管理工作由于自身的專業(yè)與服務(wù)特色，決定了城建檔案管理工作必須保質(zhì)保量。在新時期，創(chuàng)新城建檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢，提高工作效率，能讓檔案管理工作為社會提供查找和閱讀服務(wù)的功能。因此，本文將城建檔案管理工作進行重點研究，具體分析了新時期的城建檔案管理創(chuàng)新工作，并希望能為城建檔案管理提供一些意見和借鑒。

新時期；城建檔案；檔案管理；創(chuàng)新措施

隨著城市化進程的增長，城市的數(shù)量和規(guī)模都有所增加，城市面貌煥然一新，隨之而來的問題是城市的管理工作。城市管理逐漸復雜化和系統(tǒng)化，檔案管理工作也顯得十分重要，它作為城市管理的重要組成部分，有利于促進城市化、合理規(guī)劃城市，并提高居民的生活質(zhì)量。由于城市化進程迅速增進，城市建設(shè)的工程數(shù)量都與日俱增，相關(guān)項目的要求和標準也隨之越來越高，越來越復雜，并使得城建檔案管理工作提升了難度。城建檔案管理工作的工程量復雜而巨大，各個部門必須發(fā)揮自身獨具的優(yōu)勢，加大創(chuàng)新力度，進而推動城建檔案管理工作的全面、健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、新時期創(chuàng)新城建檔案管理工作的現(xiàn)狀

城建檔案作為經(jīng)濟社會發(fā)展的產(chǎn)物，在城市規(guī)劃和建設(shè)管理等活動中漸漸形成，包括有利于經(jīng)濟發(fā)展的文字、圖紙、報表和聲像等資料，相關(guān)檔案資料記錄著城市的文化和文明發(fā)展過程。我國城市建設(shè)發(fā)展快速，引起了各個部門的高度重視，也加大了資金投入，促進了檔案管理工作，并完善了城建檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高了檔案管理的現(xiàn)代化水平。城建檔案在我國的城市建設(shè)的各項方面都發(fā)揮了重要作用，如經(jīng)濟，社會和文化思想。

1.完善城建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。部門對城建工作不斷重視，讓人們認識到城建檔案管理工作的重要性，在資金、人力和物力方面都要加大投入，加強設(shè)施的管理與創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境。相關(guān)部門依據(jù)城建檔案管理的定義，積極促進城建檔案工作的開展，強化領(lǐng)導對城建檔案管理工作的項目考核，提高對城建檔案管理工作的重視程度，鼓勵相關(guān)員工自愿的加入到工程項目建設(shè)整體布局中去全面考慮，讓城建檔案管理工作一直保持朝氣蓬勃的姿態(tài)。

2.提高城建檔案管理工作的整體水平。城建檔案管理工作逐漸進入法制化軌道，檔案工作者的法律監(jiān)督意識也逐漸強化，通過制定相應(yīng)的規(guī)范和定期進行培訓，并強化執(zhí)法檢查，能夠加強城建檔案管理工作的監(jiān)督和服務(wù)。在政府對城建檔案管理工作的大力支持下，積極與人大和其他部門開展執(zhí)法檢查任務(wù)，使得城建檔案管理走向正規(guī)化水平。而且，重點培養(yǎng)檔案的中介結(jié)構(gòu)，努力為城建項目提供有價值的服務(wù)系統(tǒng)，提高城建項目管理的質(zhì)量和標準。近期，檔案管理的監(jiān)督和服務(wù)力度都在不斷增加，管理水平也不斷提升，城市建設(shè)項目管理工作得到了領(lǐng)導的肯定，建立的相關(guān)的工作機構(gòu)，貫徹落實檔案管理人員的基本素質(zhì)培養(yǎng)，并確保檔案管理工作得到建設(shè)管理和質(zhì)量管理，并將檔案管理與工程建設(shè)做到同步發(fā)展。因此，需要通過各種有效的解決方法保證城建檔案的準確和規(guī)范。

3.一些城建檔案存在歸檔困難的境況。城市建設(shè)進程的加快，導致城建資料的數(shù)量也逐漸增大，引發(fā)一系列問題的發(fā)生。某些項目單位把關(guān)不嚴，責任意識淡薄，使得歸檔材料的質(zhì)量太次。甚至有的對歸檔范圍都不清楚，并沒有嚴格按照相關(guān)要求對內(nèi)容做出整理和傳輸，加大歸檔難度。一些單位根本沒有深入的學習檔案管理工作的要求和標準，在歸檔時出現(xiàn)很多問題，質(zhì)量不符合檔案卷組標準，降低了檔案管理的質(zhì)量和水平。

二、在新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

城建檔案管理工作的優(yōu)劣情況與城市建設(shè)的規(guī)劃發(fā)展有直接聯(lián)系，為提高城市建設(shè)的高質(zhì)量服務(wù)，必須加快城建檔案管理工作。城市化進程直接影響了城建檔案管理工作的進度，管理者必須認識到這一社會發(fā)展形勢，拋棄傳統(tǒng)的城建檔案管理束縛，創(chuàng)新城建檔案工作理念，促進城建檔案管理水平的發(fā)展與進步。

1．創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設(shè)的記錄者，城市建設(shè)技術(shù)作為創(chuàng)新信息技術(shù)的基礎(chǔ)，為城建檔案館提供社會功能的服務(wù)。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關(guān)措施，另外，還要加強城建檔案管理創(chuàng)新意識，在管理機構(gòu)和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發(fā)展。而且，通過創(chuàng)新的管理理念和服務(wù)宗旨，對城建檔案管理工作與社會發(fā)展情況相結(jié)合。然后，創(chuàng)新城建檔案的工作機構(gòu)。想要創(chuàng)新城建檔案的工作機構(gòu)，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統(tǒng)的城建檔案館已經(jīng)不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發(fā)展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數(shù)字化進程，建立健全相關(guān)發(fā)展機制，促進數(shù)字化發(fā)展，工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字化上去，比如建立網(wǎng)上服務(wù)中心和查詢系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數(shù)字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關(guān)信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內(nèi)容的規(guī)范有一定保障，給城市建設(shè)提供一些高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.改革檔案管理服務(wù)，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門通過建設(shè)網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進行建設(shè)，將檔案資源管理和實施單位結(jié)合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務(wù)。當前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開展了網(wǎng)頁服務(wù)，服務(wù)模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務(wù)，加快信息資源的建設(shè)力度，尤其是重要文件的資源建設(shè)，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進程，并朝著服務(wù)化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構(gòu)點。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應(yīng)該盡量減少翻閱次數(shù)，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的發(fā)布，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過現(xiàn)代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務(wù)。尤其是近期我國社會發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應(yīng)時代發(fā)展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設(shè)與項目建設(shè)。第一，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項目建設(shè)和相關(guān)會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創(chuàng)新管理建設(shè)。第二，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團隊的管理意識，進而促進管理服務(wù)水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創(chuàng)新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，強化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進一步實現(xiàn)人才隊伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進現(xiàn)代社會和諧發(fā)展。

三、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容

城市建設(shè)的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務(wù)，應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個方面入手：

1.促進城建檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將城建檔案館進行數(shù)字化建設(shè)，需要從庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊伍建設(shè)和服務(wù)職能方面加強建設(shè)工作。而且，還應(yīng)該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)。特別是推動網(wǎng)絡(luò)管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。

2.強化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設(shè)信息化資源的重要部分，相關(guān)部門正在努力建設(shè)城建檔案信息化。當前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現(xiàn)城建檔案的信息化儲存。

3.強化城建檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，努力實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過數(shù)字城建檔案館來加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計，實現(xiàn)計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進而覆蓋館內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)。強化文件的數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該先要制定目錄，并開展數(shù)字化建設(shè)，提高城建檔案的創(chuàng)新質(zhì)量，促進信息數(shù)據(jù)庫的高效、高標準發(fā)展，擴大檔案館的信息數(shù)字化。

因此，穩(wěn)抓城建檔案部門的信息化建設(shè)，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應(yīng)，徹底開發(fā)城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

城建檔案管理在城市建設(shè)的發(fā)展中有重要作用，必須積極開展城建檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理工作的思想與價值，將提高城建檔案管理的監(jiān)督與服務(wù)作前提和基礎(chǔ)，為人民提供高效服務(wù)，并加強城建檔案館的內(nèi)部資源，充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)在城建檔案數(shù)字化發(fā)展中的作用，努力推廣我國城市建設(shè)的先進理念。城建檔案的創(chuàng)新發(fā)展對一個城市的發(fā)展有重要意義，涵蓋經(jīng)濟，政治和文化等方面，將城建檔案管理工作放在重要位置，才能為城市建設(shè)的穩(wěn)步與可持續(xù)發(fā)展提供動力。

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