關(guān)于高校檔案資源開發(fā)與利用問題的思考

關(guān)于高校檔案資源開發(fā)與利用問題的思考

高校檔案資源是高等院校招生、教學(xué)、教研及相關(guān)管理工作的重要依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行合理開發(fā)和利用，對(duì)于提升學(xué)校辦學(xué)水平有著重要的意義。本文對(duì)高校檔案資源開發(fā)與利用的現(xiàn)有問題進(jìn)行了總結(jié)和分析，并提出了針對(duì)性的改進(jìn)對(duì)策，期望為高校檔案工作提供可行的參考。

高校檔案資源；開發(fā)；利用；問題；對(duì)策

信息化背景下，檔案資源在各行各業(yè)中的價(jià)值逐漸提升，教育領(lǐng)域也不例外，高校檔案資源是學(xué)校在招生、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的重要?dú)v史記錄，對(duì)其進(jìn)行妥善保管，合理開發(fā)，有效利用，才能使檔案資源充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為學(xué)校各項(xiàng)管理工作提供可靠的依據(jù)和重要的參考。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高校辦學(xué)水平的不斷提高，高校檔案資源的內(nèi)容越來越復(fù)雜，載體越來越豐富，其開發(fā)與管理難度也隨之增加，導(dǎo)致目前高校檔案資源管理與開發(fā)力度不足，暴露出一些問題，本文將對(duì)此進(jìn)行討論，并提出合理化的改進(jìn)建議。

一、高校檔案資源開發(fā)與利用的現(xiàn)有問題

（一）檔案資源開發(fā)利用意識(shí)淡薄

目前，高校檔案管理工作普遍存在“重保管，輕利用”的現(xiàn)象，許多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理就是高校檔案工作的最后環(huán)節(jié)，而忽視了檔案資源的開發(fā)和利用。此外，很多檔案管理人員在日常工作中過分關(guān)注檔案資源的保密性和安全性，對(duì)檔案資源的服務(wù)職能認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致許多檔案資料在庫(kù)房或電子檔案系統(tǒng)中成為“死檔案”。

（二）檔案編研力度不足

檔案編研是開發(fā)和利用檔案資源的重要途徑，是將分散的檔案資料進(jìn)行梳理、篩選、整合和編輯，使之成為系統(tǒng)性和針對(duì)性較強(qiáng)的檔案資源體系的過程。檔案編研工作難度較高、需要花費(fèi)的時(shí)間和精力較多，因而許多高校檔案部門對(duì)其重視不足，檔案編研的成果遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案利用者的需要。

（三）檔案輸出能力偏低

信息化背景下高校檔案資源的利用需求有所增加，但高校檔案信息的輸出能力還很有限，許多檔案部門還以手工檢索和提供檔案原件作為服務(wù)的主要方式，速度慢、效率低、傳播信息范圍小、數(shù)量有限，不能適應(yīng)各類檔案利用者對(duì)檔案信息多方面的需求。

二、高校檔案資源開發(fā)與利用對(duì)策

（一）樹立開發(fā)利用意識(shí)

高校檔案資源的利用者是高校教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)及教研工作者等等，因而高校檔案資源開發(fā)和利用過程中，應(yīng)為學(xué)校師生、領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校的未來發(fā)展著想。檔案資源的開發(fā)和利用，需要通過一定的方式來實(shí)現(xiàn)，采用何種方式，對(duì)于檔案服務(wù)的質(zhì)量有著顯著的影響，如今，高校師生、領(lǐng)導(dǎo)與教研工作者對(duì)檔案資源的需求發(fā)展呈現(xiàn)出多元化、多樣性的趨勢(shì)，對(duì)此高校檔案的開發(fā)與利用途徑也應(yīng)有所拓展和創(chuàng)新，可采取以下措施：1.檔案閱覽。即在檔案館或其他特定場(chǎng)所向讀者提供檔案借閱服務(wù)，通過借貸、答疑等方式為檔案利用者提供服務(wù)；2.檔案外借。通過向檔案需求者借出檔案原件或副本來滿足其需要，檔案的外借需嚴(yán)格按照檔案館相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行；3.檔案展覽。通過展出檔案原件或復(fù)制品，系統(tǒng)的展示某一專題的相關(guān)檔案資料，使需求者能夠系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)相應(yīng)的問題；4.印制和發(fā)放副本。對(duì)于需求量較大的檔案資源，可通過復(fù)制、發(fā)放的途徑提供服務(wù)，這樣一來可使大量的檔案需要者的需求得到滿足，并有效地保護(hù)檔案原件不因過多借閱而發(fā)生損壞；5.檔案目錄。對(duì)現(xiàn)有檔案資源制定檢索目錄，方便檔案需求者檢索和使用檔案資源，以提高檔案服務(wù)效率。

（二）強(qiáng)化檔案編研工作

強(qiáng)化檔案編研工作對(duì)于深化高校檔案資源的開發(fā)與利用，提升檔案資源的利用價(jià)值有著重要的意義，高校檔案資源編研中應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：1.強(qiáng)化檔案文獻(xiàn)編纂，按照一定的順序或條例將相關(guān)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行排序和歸納，使之形成系統(tǒng)性的檔案資源系統(tǒng)，檔案編纂過程中，檔案編研內(nèi)容與檔案原件相同，因而應(yīng)根據(jù)合理的排序、編選方法使其得到合理分類和歸納，同時(shí)保證檔案資料的原始性和易讀性；2.二次匯編。即根據(jù)一定的要求，通過簡(jiǎn)練的文字對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行概括，例如博士、碩士學(xué)位論文的摘要等等，通過二次匯編使檔案資源具備簡(jiǎn)便易讀、靈活方便的特點(diǎn)；3.檔案參考資料，根據(jù)檔案內(nèi)容加工編寫的一種書面材料，如學(xué)校大事記、專題概要、會(huì)議記錄等。

（三）提高檔案輸出能力

目前，檔案資源的利用需求逐漸增大，對(duì)此高校檔案管理部門應(yīng)有意識(shí)的提升檔案開發(fā)與輸出能力。高校檔案部門要不斷增加計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的數(shù)量，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，開發(fā)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，加強(qiáng)檔案區(qū)域網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

三、總結(jié)

綜上所述，信息化時(shí)代下，高校檔案資源開發(fā)與利用工作應(yīng)實(shí)施創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，針對(duì)當(dāng)前理念、方法落后的現(xiàn)狀，高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，強(qiáng)化檔案資源開發(fā)意識(shí)，提升檔案管理能力強(qiáng)化檔案編研工作，做好檔案資源的輸出和利用，以充分發(fā)揮檔案資源在高校辦學(xué)管理工作中的重要價(jià)值。

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