新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。因此，本文則重點(diǎn)探討新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)途徑，以望起到拋磚引玉的作用。

人事檔案管理；信息化；建設(shè)

人事檔案管理作為國(guó)家社會(huì)公共信息管理的重要組成部分，是國(guó)家選拔培養(yǎng)干部、評(píng)審公務(wù)員、調(diào)節(jié)人員編制、擬定人才流動(dòng)計(jì)劃與政策的關(guān)鍵依據(jù)，只有與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，做好制度完善，才能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的順利開(kāi)展提供便利。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和人才流動(dòng)等原因，人檔分離、棄檔情況時(shí)有發(fā)生，因此導(dǎo)致諸如死檔、廢檔問(wèn)題比比皆是，增加了檔案管理的難度。因此，應(yīng)深入分析問(wèn)題的基礎(chǔ)上尋找一條合理的解決道路，以利于人事檔案工作管理。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)有待增強(qiáng)

由于過(guò)去傳統(tǒng)觀念影響和檔案工作本身的保密性與封閉性，使得在與時(shí)俱進(jìn)提升認(rèn)識(shí)方面略有不足，認(rèn)識(shí)上的欠缺和限制使得管理上容易出現(xiàn)漏洞，易造成問(wèn)題的產(chǎn)生，在工作中改革與創(chuàng)新力也略有欠缺。正是由于缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)，思想認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致人事檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，不利于后期的開(kāi)發(fā)利用。

（二）信息化程度欠缺

從當(dāng)前來(lái)看，人事檔案管理缺乏自動(dòng)化，大多人事檔案為紙張形式的原件或復(fù)印件。其中有的人事檔案使用次數(shù)較多，磨損較厲害，加上保存時(shí)間較長(zhǎng)，損壞較嚴(yán)重；大多為手寫，經(jīng)過(guò)時(shí)間的洗禮，字跡逐漸模糊，已難以辨認(rèn)；部分影像資料由于保存時(shí)間長(zhǎng)，其中的數(shù)據(jù)已丟失，對(duì)后期的利用造成影響。因此，需要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)管理。

（三）人員素質(zhì)有待提升

人事檔案管理本身的專業(yè)性和特殊性要求管理人員必須能夠熟練掌握各類檔案知識(shí)與技能，雖然現(xiàn)今人才吸納步伐加快，但是在更新?lián)Q代方面仍舊壓力巨大，受人員不足、素質(zhì)參差不齊等原因影響，在管理工作方面心力不足，造成諸多問(wèn)題。人事檔案工作目前管理由老中青三代共同努力，雖然一定程度上改革了管理現(xiàn)狀，但是很多部分人才斷層、專業(yè)高素質(zhì)人才缺乏的現(xiàn)狀并非一天可改，由此決定了人事檔案管理完善的長(zhǎng)久性與必然性。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)

人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)管理理念，將人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化作為管理目標(biāo)，達(dá)到資源共享的目的。同時(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將其管理納入到單位發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容中，作為戰(zhàn)略性工作來(lái)進(jìn)行，并制定切實(shí)可行的檔案管理方案，加以規(guī)劃與建設(shè)。成立相應(yīng)的組織，明確各個(gè)組織人員的職責(zé)，精心設(shè)計(jì)組織任務(wù)，將人事檔案管理工作落到實(shí)處。若有突發(fā)事件時(shí)，充分利用現(xiàn)有的攝像監(jiān)控技術(shù)，及時(shí)知會(huì)，根據(jù)單位的用人守法誠(chéng)信記錄實(shí)施分類監(jiān)管。

（二）實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

首先，高清掃描。購(gòu)買先進(jìn)專業(yè)掃描儀、高倍數(shù)碼相機(jī)，實(shí)現(xiàn)兩者聯(lián)合應(yīng)用，重要是處理單位內(nèi)部掃描儀不能夠處理的文件，可采用高倍數(shù)碼相機(jī)起到補(bǔ)充作用。根據(jù)檔案管理實(shí)際情況，選擇對(duì)色彩要求較高的掃描儀，可減少資源的浪費(fèi)。同時(shí)按照文件的正確順序，結(jié)合色彩的不同給予區(qū)別處理。一般情況下，應(yīng)按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件來(lái)進(jìn)行處理。其次，圖像處理與儲(chǔ)存。當(dāng)完成人事檔案的掃描工作后，進(jìn)行圖像處理，將其儲(chǔ)存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。應(yīng)做好人事檔案圖像的篩選工作，將有問(wèn)題的檔案挑選出來(lái)，并利用圖像處理的技術(shù)對(duì)有問(wèn)題的圖像加以修改，做好標(biāo)記，后重新掃描，提高檔案信息的利用率。對(duì)于人事檔案的裁邊一般采用色彩模式，將多余的白邊去除掉，縮小圖像文件內(nèi)的容量，進(jìn)而減少電子檔案的存儲(chǔ)空間。再次，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)人事檔案轉(zhuǎn)換為圖像后，應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而提供網(wǎng)絡(luò)查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此過(guò)程中由專業(yè)人員來(lái)建立，并予以完善。最后，還應(yīng)做好人事檔案管理的信息安全工作及信息備份工作，在文件格式的選擇上建議使用PDF格式，避免數(shù)據(jù)內(nèi)容的隨意刪改；做好計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)工作，防治病毒侵犯。

（三）探索檔案資源利用價(jià)值

在檔案管理中，應(yīng)用檔案服務(wù)其他部門工作提供切實(shí)支持是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要方面，要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內(nèi)的有關(guān)單位做好信息鏈接，發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢(shì)，完善檔案社會(huì)信用體系的構(gòu)建。另外，還要加強(qiáng)補(bǔ)充檔案的收集與管理，尤其是干部人事檔案方面，要加強(qiáng)對(duì)其政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作績(jī)效、道德品質(zhì)等方面資料的收集，確保及時(shí)反映個(gè)人狀況，為干部人事管理服務(wù)。

（四）提高人員管理水平

一方面，加強(qiáng)道德素質(zhì)的提高。應(yīng)在日常工作中加強(qiáng)監(jiān)督管理，逐步增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)、法律意識(shí)，樹(shù)立“愛(ài)崗敬業(yè)、服務(wù)群眾、嚴(yán)格管理”的觀念，并嚴(yán)格遵守檔案的法律法規(guī)，確保檔案內(nèi)容正確性，不得擅自利用權(quán)力查閱檔案或泄露檔案內(nèi)容。另一方面，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。通過(guò)定期或不定期的培訓(xùn)人事檔案管理，或派遣本單位人事檔案管理人員到附近單位學(xué)習(xí)，進(jìn)而將外單位的先進(jìn)檔案管理方法引入到本單位中。同時(shí)開(kāi)展現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化管理理論知識(shí)，掌握網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)與手段，進(jìn)而提高管理效率。通過(guò)以上途徑，最終提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，真正做好檔案管理工作，使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

總而言之，人事檔案作為重要戰(zhàn)略資源，在人事派遣上具有重要作用。當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)水平的不斷提升，使得人事檔案管理信息化建設(shè)符合當(dāng)前檔案管理趨勢(shì)。因此，本文通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)、實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)、提高檔案資源利用價(jià)值、提高管理人員水平幾方面加以分析，旨在提高人事檔案管理水平。

[1]朱廣會(huì).新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題探析[J].價(jià)值工程,2010,29(6):81-81.

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