淺談檔案室服務(wù)能力建設(shè)與提高

淺談檔案室服務(wù)能力建設(shè)與提高

目前檔案工作應(yīng)將重點(diǎn)放在檔案的電子化和公共服務(wù)能力建設(shè)上，全面完善檔案管理和操作體系、方便人民群眾的檔案利用體系，提高檔案工作人員管理、操作及服務(wù)能力，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化步伐，進(jìn)一步做好檔案閱覽和公開(kāi)信息查閱工作，積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。

政治素質(zhì);業(yè)務(wù)素質(zhì);基本技能;復(fù)合型人才；檔案信息化

服務(wù)是檔案室的主要職責(zé)，作為檔案管理人員首先必須具有較強(qiáng)的自身素質(zhì)，認(rèn)真做好查閱檔案及接待工作，耐心解答用戶(hù)的提問(wèn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查（借）閱制度和檔案的各項(xiàng)管理制度；認(rèn)真負(fù)責(zé)地向檔案用戶(hù)說(shuō)明查閱利用檔案需辦理的手續(xù)和注意事項(xiàng)，介紹和提供所需檔案的檢索工具和途徑；積極為檔案用戶(hù)提供方便。要想更好的完成檔案工作，需要從以下各方面進(jìn)行提高。

一、檔案管理人員自身素質(zhì)的提高

（一）政治素質(zhì)

深入理解黨和國(guó)家的路線、方針、政策，積極提高自身的思想政治覺(jué)悟和明辨是非的能力，使自己具備扎實(shí)的政治理論素質(zhì)，堅(jiān)定自己的立場(chǎng)，始終在思想上、行動(dòng)上與黨、國(guó)家保持高度一致，對(duì)檔案管理內(nèi)容應(yīng)具備守口如瓶，嚴(yán)守國(guó)家秘密。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)

懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作，能把檔案專(zhuān)業(yè)法規(guī)，政策和檔案專(zhuān)業(yè)基本知識(shí)以及其他專(zhuān)業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

（三）基本技能

1.有較強(qiáng)的操作能力，能夠熟練的給檔案文書(shū)立卷、進(jìn)行檔案整理、編目、鑒定、檔案著錄、標(biāo)引、檔案保護(hù)及掌握現(xiàn)代管理和服務(wù)手段。

2.管理技能方面，努力創(chuàng)造條件，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)準(zhǔn)確高效的開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為本部門(mén)及為社會(huì)服務(wù)。

3.信息開(kāi)發(fā)技能方面，應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，重視相關(guān)軟件的引進(jìn)和應(yīng)用，以適應(yīng)電子檔案和對(duì)外開(kāi)放檔案工作的需要。

（四）注重人才引進(jìn)和培養(yǎng)，促進(jìn)人才從單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變

所謂單一型就是指熟悉檔案業(yè)務(wù)的人才，復(fù)合型就是既是檔案管理的人才又精通電腦操作，面臨現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，這個(gè)轉(zhuǎn)變是必須的。因?yàn)樵跈n案管理及應(yīng)用的過(guò)程中不可避免的涉及到計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的使用維護(hù)，軟件的開(kāi)發(fā)利用，檔案信息的采集、錄入、加工、存儲(chǔ)、傳遞等，這樣就需要既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。

1.人才引進(jìn)上優(yōu)先考慮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才。特別是對(duì)既有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)又兼通計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，為檔案館資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換找到能手。

2.加大檔案工作人員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及英語(yǔ)的培訓(xùn)。要本著學(xué)以致用的宗旨，結(jié)合最迫切需要解決的技術(shù)難題和檔案館內(nèi)部最缺乏的某方面技術(shù)，側(cè)重于實(shí)際操作能力的提高。

3.加大培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)人才力度。根據(jù)各科室實(shí)際，有計(jì)劃地，每年從每個(gè)科室選派計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)較好的一到兩名同志學(xué)習(xí)新技術(shù)，參加網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，作為檔案信息化建設(shè)人才儲(chǔ)備。

二、檔案館配套設(shè)施的引進(jìn)與使用

按標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案裝具，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，還要適當(dāng)添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案加丁設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等，提高管理信息化水平，確保利用安全，資料不丟失、不損失。

三、建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度

（一）建立檔案工作目標(biāo)責(zé)任制

主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作一級(jí)責(zé)任人，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人是二級(jí)責(zé)任人，各單位兼職檔案人員是具體執(zhí)行人，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查，使檔案工作形成一種有人管，有人做，有人查的良好機(jī)制。

（二）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則

遵循檔案的自然形成規(guī)律，按歸檔范圍分類(lèi)收集，必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性。

（三）建立、健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度

為了避免檔案丟失、改動(dòng)、必須建立、健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、接收、查閱、借閱有登記，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的實(shí)行責(zé)任追究。對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)定期向上級(jí)檔案部門(mén)進(jìn)行移交。

四、全力加快檔案信息化建設(shè)，全面提高現(xiàn)代化管理水平

電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等一系列程序。建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上查閱以及非涉密可公開(kāi)檔案的網(wǎng)上公開(kāi)。有條件的單位要充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)及日常所形成的各類(lèi)電子文件、圖片等信息成果，歸集形成完整的電子檔案，建成電子檔案室。要充分運(yùn)用電腦及相關(guān)檔案軟件系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用和傳遞。充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)將檔案成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案由手工操作到電腦操作，甚至發(fā)展為聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)施檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)。

[1]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,1988.

[2]倪慧敏,柯友良,黃文卿.高校評(píng)估檔案管理規(guī)范化的探索[J].檔案學(xué)研究,2006(5).