A石油公司檔案管理優(yōu)化策略研究

摘 要：石油行業(yè)是一種技術(shù)密集型、數(shù)據(jù)密集型行業(yè)，油田油氣井在勘探開(kāi)發(fā)和工程項(xiàng)目的生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等不但是廣大石油人辛勤工作、刻苦鉆研的結(jié)晶，也是國(guó)家巨額投入后的成果?？梢哉f(shuō)石油企業(yè)檔案工作是我國(guó)檔案工作中不可缺少的一部分，是一種與企業(yè)發(fā)展同步的無(wú)形資產(chǎn)，能夠在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)發(fā)揮重要作用。因此，本文本文以A石油公司為例，對(duì)該公司的檔案管理優(yōu)化策略進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：A石油公司；檔案管理；優(yōu)化策略

1 引言

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中產(chǎn)生的以各種形式存在的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的文件資料。企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等重要決策提供信息服務(wù)。企業(yè)檔案是與企業(yè)一同發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)的各項(xiàng)決策中發(fā)揮著極其重要的作用。提供檔案信息服務(wù)的質(zhì)量高低在很大程度上能夠反映出和檢驗(yàn)出檔案在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)各檔案管理階段工作情況的好壞。因此，如何完善企業(yè)檔案管理工作模式，讓企業(yè)檔案館最終可以更智能、更高效地服務(wù)企業(yè)用戶(hù)，滿(mǎn)足用戶(hù)信息需求，是企業(yè)檔案工作者目前面臨的艱巨任務(wù)。因此，本文以A石油公司為例，對(duì)該公司的檔案管理優(yōu)化策略進(jìn)行研究。

2 A石油公司檔案管理要素

2.1 A石油公司檔案管理內(nèi)容

石油企業(yè)檔案管理是按照統(tǒng)一規(guī)定，將反映技術(shù)過(guò)程和技術(shù)成果的這些技術(shù)性很強(qiáng)的檔案進(jìn)行歸檔。本文論述的主體是A石油公司企業(yè)油氣井勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)科技檔案。在石油檔案收集階段，必須及時(shí)歸檔保存的有測(cè)井記錄和鉆井觀(guān)察記錄。還有一些需要經(jīng)過(guò)統(tǒng)一匯總處理的特殊原始記錄，在匯總處理后才能反映油氣井或是水井的真實(shí)情況。在石油檔案整理階段，需要將企業(yè)的專(zhuān)題研究、科研成果匯總完成后，及時(shí)立卷歸檔保存。其次，油田單井從石油階段開(kāi)始起到完井后作業(yè)采油階段，持續(xù)的工作時(shí)間很長(zhǎng)，且在平時(shí)工作時(shí)利用較多，所以在檔案工作中必須要及時(shí)收集整理，等到單井生產(chǎn)完結(jié)后，整體立卷歸檔。從檔案的保管方面來(lái)說(shuō)，采取的是井號(hào)與檔號(hào)相關(guān)聯(lián)，裝訂與裝盒相關(guān)聯(lián)，底圖按照平放與卷放結(jié)合的方式保管。在檔案排架時(shí)采用的方法是按照油田所在地區(qū)字頭分類(lèi)，按照檔號(hào)的大小順序進(jìn)行排列放置。在檔案的利用層面來(lái)說(shuō)，應(yīng)該保持檔案利用的靈活性特點(diǎn)，再者，由于檔案數(shù)據(jù)多且利用頻繁的特點(diǎn)，檔案工作人員需要及時(shí)處理檔案數(shù)據(jù)，定期編目，為編研成果提供信息服務(wù)，為工作查考提供參考依據(jù)等。

2.2 A石油公司檔案工作人員

A石油公司檔案管理工作人員的主要任務(wù)是將公司各單位零亂分散的，質(zhì)雜量大的檔案資料轉(zhuǎn)化成為企業(yè)需求的系統(tǒng)集中的，廣泛優(yōu)質(zhì)的檔案形式。為滿(mǎn)足企業(yè)用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求，適應(yīng)不斷變化的信息環(huán)境，檔案工作人員需要不斷提高檔案管理水平，推企業(yè)動(dòng)檔案管理工作不停地向前運(yùn)動(dòng)發(fā)展。A石油公司檔案管理人員員主要負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)、各生產(chǎn)建設(shè)單位、科研院所等在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存利用價(jià)值的以各種形式存在的文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、編研和提供信息利用服務(wù)的工作。

2.3 A石油公司檔案用戶(hù)

A石油公司負(fù)責(zé)對(duì)各生產(chǎn)建設(shè)單位、科研單位、機(jī)關(guān)等在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用的工作。華油檔案主要負(fù)責(zé)的單位有目前，A石油公司主要服務(wù)的單位有鉆井工程公司、勘探開(kāi)發(fā)研究院、設(shè)計(jì)院、采油研究院、鉆井研究院、井下作業(yè)公司、地球物理勘探公司、測(cè)井公司、油氣田測(cè)試公司等。各公司借閱檔案的目的主要有編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育等。

3 A石油公司檔案管理優(yōu)化策略

3.1 樹(shù)立檔案管理新理念

第一，檔案工作人員需要認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，掌握檔案在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，按照檔案的開(kāi)發(fā)管理程序，嚴(yán)格遵守檔案管理交接條例，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；提高檔案的數(shù)據(jù)化管理意識(shí)，采用先進(jìn)的檔案管理軟件，掌握檔案數(shù)據(jù)化設(shè)備的使用方法，建立檔案信息的儲(chǔ)存與檢索系統(tǒng)，提升檔案服務(wù)的主動(dòng)性；做好檔案館的宣傳工作，改善檔案工作的方法與態(tài)度，提高工作質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值；形成全新的檔案管理思想和方法，加速檔案信息化進(jìn)程，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，使企業(yè)檔案管理事業(yè)向科學(xué)化和規(guī)范化方向不斷發(fā)展。

第二，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，將過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)方式變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式。由于檔案管理的終極目標(biāo)是為高質(zhì)量地服務(wù)油田企業(yè)一線(xiàn)生產(chǎn)工作與科學(xué)研究工作。因此檔案工作人員的任務(wù)就是需要以油田工作為中心，明確突出服務(wù)的主題，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案工作模式，將過(guò)去“你上門(mén)，我服務(wù)”的被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)提供信息服務(wù)，為用戶(hù)積極尋找信息的新模式。由于企業(yè)生產(chǎn)和科學(xué)研究的需要，企業(yè)的信息用戶(hù)需要的是最新資料，這就要求檔案工作人員根據(jù)用戶(hù)需求的情況、對(duì)資料的了解情況，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地將資料在第一時(shí)間提供給企業(yè)用戶(hù)，盡量做到避免過(guò)多的中間環(huán)節(jié)，使檔案工作和生產(chǎn)科研能夠同步進(jìn)行，保證企業(yè)生產(chǎn)和科研的需要，努力做到企業(yè)的生產(chǎn)和科研范圍覆蓋到哪里，企業(yè)檔案信息工作就延伸到哪里，努力達(dá)成能夠在更高更寬的層面上提供高質(zhì)高效的服務(wù)。

第三，提高企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，明確檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用才是檔案管理工作的最終目的。在檔案管理工作中，檔案管理人員要重視檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，充分的利用豐富的檔案館館藏資源，使檔案信息的利用價(jià)值得以體現(xiàn)，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案工作人員應(yīng)該去創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，利用企業(yè)生產(chǎn)例會(huì)、訪(fǎng)問(wèn)企業(yè)用戶(hù)、發(fā)放和統(tǒng)計(jì)檔案利用反饋表等多種檔案館與用戶(hù)的互動(dòng)服務(wù)方式，及時(shí)地追蹤和掌握企業(yè)檔案的利用情況。

3.2 科學(xué)整合檔案資源

石油企業(yè)目前工作重點(diǎn)應(yīng)該是要應(yīng)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，將原先的以紙質(zhì)等實(shí)體檔案為主的文件管理前端延伸，向電子文件等信息載體拓展。檔案工作人員應(yīng)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)用戶(hù)提供有效的引導(dǎo)服務(wù)、定向?qū)ｎ}服務(wù)等。在石油企業(yè)中，可以把館藏中的油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案和地質(zhì)資料中的勘探數(shù)據(jù)、開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)手冊(cè)、開(kāi)發(fā)方案、地質(zhì)資料、地震成果報(bào)告、鉆進(jìn)設(shè)計(jì)、測(cè)井圖等檔案資料數(shù)字化，然后將這些電子文件提供給企業(yè)用戶(hù)。企業(yè)檔案工作人員應(yīng)該做到能夠主動(dòng)、積極地開(kāi)展檔案利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化的工作，擺脫過(guò)去的被動(dòng)接受用戶(hù)咨詢(xún)的傳統(tǒng)工作服務(wù)模式，致力于建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)，讓用戶(hù)能夠通過(guò)網(wǎng)上電子信息資源，在遵守企業(yè)規(guī)定的條件下，快捷、方便的存取電子文本、數(shù)字化館藏。這樣檔案館就可以為用戶(hù)提供內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣的信息服務(wù)。

3.3 拓展檔案編研思路

3.3.1 突出特色

確定檔案編研的思路一定要以油田的持續(xù)穩(wěn)定生產(chǎn)為出發(fā)點(diǎn)，要從實(shí)際建設(shè)油田，實(shí)際發(fā)展油田的基礎(chǔ)出發(fā)，站位點(diǎn)要高，起點(diǎn)要高。企業(yè)需要根據(jù)各自實(shí)際情況的不同，按照企業(yè)要求、用戶(hù)需求來(lái)確定檔案編研的課題。上溯歷史，下至現(xiàn)今，檔案編研工作既要著眼于企業(yè)自身，又要兼顧企業(yè)的歷史文化和社會(huì)發(fā)展，堅(jiān)持編研的多元化發(fā)展，不搞片面化發(fā)展。把檔案編研工作放在企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新位置和創(chuàng)新重點(diǎn)。企業(yè)可以把檔案編研作為檢驗(yàn)工作效果的標(biāo)準(zhǔn)，真正能夠做到領(lǐng)導(dǎo)到位，保障到位，人員到位，工作到位。以科學(xué)的預(yù)見(jiàn)和敏銳的意識(shí)，把檔案編研工作作為企業(yè)提供信息服務(wù)的主要手段，超前挖掘檔案的信息價(jià)值，為用戶(hù)積極地提供前瞻性的服務(wù)、主動(dòng)的服務(wù)。

3.3.2 統(tǒng)籌規(guī)劃

在石油企業(yè)中，可以在較大范圍內(nèi)對(duì)一些具有共同性的問(wèn)題制定整體計(jì)劃、統(tǒng)籌編研，這樣可以避免研究的重復(fù)、浪費(fèi)。對(duì)那些具有重點(diǎn)編研課題價(jià)值的項(xiàng)目可以集中力量，發(fā)揮整個(gè)企業(yè)檔案管理人員的才智，建立健全編研工作組織的管理機(jī)制，評(píng)估編研工作的投入和產(chǎn)出，評(píng)定編研成果的好壞層次。對(duì)那些編研成果中利用的前景較好的、層次較高的，可以采用集中宣傳推廣的方式在企業(yè)內(nèi)開(kāi)展活動(dòng)，擴(kuò)大影響效果，促進(jìn)檔案編研成果價(jià)值的最大化。

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作者簡(jiǎn)介

王坤（1968-），女，河北，漢，政工師，北京化工大學(xué)夜大，本科畢業(yè)。