淺議企業(yè)合同的財(cái)務(wù)管理

鄭曉燕

淺議企業(yè)合同的財(cái)務(wù)管理

鄭曉燕

企業(yè)合同管理的重要性越來越明顯,財(cái)務(wù)部門作為合同管理的重要一環(huán),應(yīng)積極參與企業(yè)的合同管理。本文從財(cái)務(wù)管理的角度分析了合同管理中存在的問題，并討論了企業(yè)如何加強(qiáng)合同管理，從而不斷提高經(jīng)營管理水平。

合同；合同管理；財(cái)務(wù)管理

一、加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)管理的意義

隨著市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)間的交易越來越頻繁，也越來越規(guī)范，更多地采用訂立合同的方式來進(jìn)行。在這種大背景下，企業(yè)合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業(yè)對于與交易對手的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。

加強(qiáng)企業(yè)合同的財(cái)務(wù)管理具有非常重要的意義。首先，企業(yè)合同本身蘊(yùn)含了大量的財(cái)務(wù)信息。常見的企業(yè)合同包括銷售合同、采購合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等，構(gòu)成了財(cái)務(wù)會計(jì)核算與財(cái)務(wù)報表編制的原始憑證，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理有助于保證信息的準(zhǔn)確。其次，由于企業(yè)與外部單位和個人的交易通常是通過合同來進(jìn)行，所以加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理可以在一定程度上降低企業(yè)交易的風(fēng)險，有利于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。第三，加強(qiáng)合同的財(cái)務(wù)管理，可以增強(qiáng)合同在財(cái)務(wù)上的合規(guī)性，更準(zhǔn)確地滿足企業(yè)自身財(cái)務(wù)制度以及外部監(jiān)管部門的要求，維護(hù)企業(yè)形象，避免聲譽(yù)受損。

財(cái)務(wù)部門參與合同管理應(yīng)該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執(zhí)行階段變更事項(xiàng)管理，最后到合同的后評價等各個環(huán)節(jié)都需要積極參與。財(cái)務(wù)部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時的財(cái)務(wù)合規(guī)性審核，合同檔案的整理、合同變更事項(xiàng)的財(cái)務(wù)管理等。

二、企業(yè)合同中管理中存在的問題

1.財(cái)務(wù)人員不能充分參與企業(yè)合同管理

財(cái)務(wù)人員應(yīng)參與到企業(yè)合同管理過程中，但很多企業(yè)并沒有很好的做到這一點(diǎn)。造成這種局面的原因有兩方面：財(cái)務(wù)人員自身的原因。包括財(cái)務(wù)人員參與合同管理的意識不強(qiáng)，對業(yè)務(wù)知識掌握不足，無法有效了解合同內(nèi)容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)管理對企業(yè)合同管理的重要意義，擔(dān)心財(cái)務(wù)人員的介入會影響業(yè)務(wù)拓展等。種種原因的背后其實(shí)是企業(yè)文化的問題，認(rèn)為財(cái)務(wù)人員就只做會計(jì)核算工作，但事實(shí)上對于以盈利為目的的企業(yè)來說，財(cái)務(wù)管理涉及到企業(yè)管理的方方面面，當(dāng)然也包括合同管理，財(cái)務(wù)人員可以從財(cái)務(wù)的角度保證業(yè)務(wù)合規(guī)，并為企業(yè)積極爭取經(jīng)濟(jì)利益，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

2.缺乏有效的財(cái)務(wù)管理制度

企業(yè)合同涉及財(cái)務(wù)管理內(nèi)容一般包括企業(yè)合同管理制度、委托授權(quán)制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統(tǒng)計(jì)報表制度等。有效的企業(yè)合同管理應(yīng)該是制度規(guī)定明確，執(zhí)行落實(shí)到位，監(jiān)督問責(zé)機(jī)制健全。但很多企業(yè)根本就沒有制定這些制度規(guī)范，或者制定的內(nèi)容很不系統(tǒng)，導(dǎo)致實(shí)際操作中做不到有規(guī)可循、有據(jù)可依，且在實(shí)際工作中對制度的監(jiān)督和落實(shí)不到位，導(dǎo)致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不規(guī)范

很多企業(yè)在合同管理方面做得不夠系統(tǒng)和科學(xué)，隨意性比較強(qiáng)，缺乏統(tǒng)籌安排。比如有的企業(yè)合同沒有統(tǒng)一的格式，各個部門在簽訂合同時以對方企業(yè)的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業(yè)關(guān)注的重要條款。有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)早已經(jīng)發(fā)生然后來補(bǔ)簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業(yè)的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉(zhuǎn)讓合同、租賃合同等類型進(jìn)行分類，甚至對合同都沒有登記編號，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時提供給使用者查閱。也有的企業(yè)對合同的保管不當(dāng)，在交易完成后遲遲不轉(zhuǎn)交合同副本給財(cái)務(wù)部門，使財(cái)務(wù)人員無法及時登記交易信息，及時進(jìn)行會計(jì)處理，并向決策者傳遞相關(guān)信息，向稅務(wù)機(jī)關(guān)及時納稅。還有的企業(yè)合同財(cái)務(wù)管理的信息化水平比較低，財(cái)務(wù)人員對合同進(jìn)行登記、變更事項(xiàng)管理時全部依賴手工，這樣不僅會使得管理效率低下，出錯的概率也會大大提高。

三、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的措施

（一）實(shí)施有效的財(cái)務(wù)管理

1.合同審核制度

企業(yè)財(cái)務(wù)部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執(zhí)行，審核內(nèi)容包括涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問題以及合同是否符合國家和企業(yè)財(cái)務(wù)制度規(guī)定。其中涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的財(cái)務(wù)關(guān)鍵問題包括：價格是否合理以及企業(yè)在稅務(wù)方面的考慮、支付方式及發(fā)票的開具與收取等。涉及財(cái)務(wù)合規(guī)性的問題包括：合同內(nèi)容是否符合國家投資要求，是否符合監(jiān)管部門的行業(yè)限制條件，是否符合企業(yè)上級部門及自身的管理要求，合同的具體細(xì)節(jié)是否滿足會計(jì)核算要求等。在合同的具體執(zhí)行過程中，財(cái)務(wù)人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并保留好相關(guān)財(cái)務(wù)會計(jì)核算憑證。

2.合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案是企業(yè)非常重要的商業(yè)機(jī)密，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要參考資料，也是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)會計(jì)核算的重要原始憑證。企業(yè)應(yīng)該高度重視合同檔案管理，承辦部門應(yīng)該在合同簽署后的第一時間將合同副本送交財(cái)務(wù)部門；如果公司規(guī)定由財(cái)務(wù)部門歸檔的，財(cái)務(wù)部門則應(yīng)該做好合同的登記、編號、建檔工作，歸檔時要注意分類的原則，具體分類標(biāo)準(zhǔn)可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進(jìn)度等。企業(yè)還應(yīng)該對合同檔案的查詢、借閱、復(fù)印等工作做出明確規(guī)定，并做好查詢登記工作。

3.合同變更事項(xiàng)管理制度

很多時候，企業(yè)合同會由于各種原因?qū)е略贤瑹o法繼續(xù)履行，需要進(jìn)行合同變更或者終止。如果出現(xiàn)這種情況，財(cái)務(wù)人員需要快速反應(yīng)、迅速行動，詳細(xì)了解合同變更事由，判斷變更的性質(zhì)及其對企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的影響。如無正當(dāng)理由，不得隨意變更合同；如理由恰當(dāng)，審批手續(xù)完備，則要及時更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會計(jì)處理變更的要及時恰當(dāng)處理。

（二）強(qiáng)化合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)管理

1.銷售合同的管理

企業(yè)的銷售合同一般有現(xiàn)貨交易、賒銷、分期收款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是賒銷合同。因?yàn)橘d銷合同中雖然與貨物相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益和風(fēng)險已經(jīng)轉(zhuǎn)移，但是企業(yè)并沒有收到實(shí)際的現(xiàn)金，有一定的壞賬風(fēng)險。在銷售合同的管理中，財(cái)務(wù)部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門催收貨款，把企業(yè)的經(jīng)營成果落袋為安；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行賬務(wù)處理；三是根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)范和客戶的要求準(zhǔn)確開好發(fā)票。

2.采購合同的管理

企業(yè)的采購合同一般有現(xiàn)貨交易、預(yù)付貨款、分期付款等多種結(jié)算方式。其中最需要關(guān)注的就是預(yù)付貨款合同。因?yàn)轭A(yù)付貨款合同中企業(yè)并沒有收到實(shí)際的貨物，有一定的違約風(fēng)險。在采購合同的管理中，財(cái)務(wù)部門要做好以下工作：一是提醒業(yè)務(wù)部門催收貨物，確保企業(yè)采購的物資在規(guī)定的時限內(nèi)運(yùn)輸?shù)轿?；二是認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證是否與真實(shí)的交易背景相符，并及時恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行賬務(wù)處理；三是催促交易對手開好發(fā)票，并審核發(fā)票真?zhèn)?、金額、科目、抬頭等關(guān)鍵要素的準(zhǔn)確性。

3.轉(zhuǎn)讓合同的管理

企業(yè)的轉(zhuǎn)讓合同需要關(guān)注兩種，一種是預(yù)付交易款但沒有收到對價資產(chǎn)的合同，這一點(diǎn)與采購合同中的預(yù)付貨款合同類似，財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門催收對價資產(chǎn)、認(rèn)真審核相關(guān)合同憑證并及時恰當(dāng)進(jìn)行賬務(wù)處理、催促并審核發(fā)票等工作。另一種是發(fā)出對價資產(chǎn)但沒有收到交易款項(xiàng)的合同，這一點(diǎn)與銷售合同中的賒銷合同類似。財(cái)務(wù)人員要做好提醒業(yè)務(wù)部門催收貨款、審核合同憑證并進(jìn)行賬務(wù)處理、及時準(zhǔn)確開好發(fā)票等工作。

（三）提高合同管理水平

企業(yè)要努力提高合同管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，要盡量統(tǒng)一合同格式，規(guī)范簽署流程，實(shí)現(xiàn)對合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業(yè)要努力提高合同管理的信息化、自動化水平，建立起合同管理的數(shù)據(jù)庫。企業(yè)的合同管理應(yīng)該達(dá)到這樣一種水平，就是財(cái)務(wù)人員能隨時根據(jù)相關(guān)要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業(yè)務(wù)類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進(jìn)度等維度統(tǒng)計(jì)并查詢到每一個合同，形成電子化的合同檔案，并可對每一個合同進(jìn)行實(shí)時執(zhí)行追蹤和后評價。合同到期時，能自動提醒續(xù)簽，避免企業(yè)重大業(yè)務(wù)因?yàn)闆]有簽訂合同而導(dǎo)致的經(jīng)營風(fēng)險和稅務(wù)風(fēng)險。財(cái)務(wù)部門可定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行橫向或縱向?qū)Ρ确治?，為企業(yè)決策層提供智力支持。

四、結(jié)束語

企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)合同的管理，一是財(cái)務(wù)人員積極參與企業(yè)的合同管理，發(fā)揮出應(yīng)有的專業(yè)作用；二是制定嚴(yán)格規(guī)范的合同管理相關(guān)制度，并且加強(qiáng)監(jiān)督落實(shí)，保證實(shí)際執(zhí)行到位；三是企業(yè)要提高合同財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)性和科學(xué)性，以及合同財(cái)務(wù)管理的信息化、自動化水平。從根本上講，就是要形成企業(yè)財(cái)務(wù)部門積極參與合同管理并發(fā)揮充分作用的企業(yè)文化。企業(yè)財(cái)務(wù)人員不僅僅要做好合同的會計(jì)核算工作，還要審核合同的經(jīng)濟(jì)效益和合規(guī)性，并監(jiān)督合同的進(jìn)度執(zhí)行，還要能夠通過研究分析合同相關(guān)數(shù)據(jù)，為管理層提供決策支持。

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（作者單位：深圳市深航貨運(yùn)有限公司）