企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路與對策研究

付向軍

摘要： 辦公室是企業(yè)單位的樞紐，對企業(yè)的正常運行具有重要的意義。企業(yè)辦公室行政管理是每個企事業(yè)單位必做的工作，精細化成為企業(yè)辦公室行政管理的最新風向標，精細化企業(yè)的公室行政管理可以有效提高企業(yè)的工作效率。本文研究了目前企業(yè)辦公室管理中存在的問題，理清了企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路，并提出了企業(yè)辦公室行政管理精細化的具體對策。

關(guān)鍵詞：行政管理；精細化；企事業(yè)單位；思路；對策

行政管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)著重要的地位，企業(yè)中除辦公室的其他部門崗位職責明確，辦公室的行政管理區(qū)別于其他部門，工作種類繁多，沒有明確的崗位職責。辦公室的行政管理應該更細化，精細化的管理方式更加科學，可以細化繁雜的辦公室工作，提高辦公室的工作效率，使各部門的溝通更加順暢，幫助企業(yè)更好發(fā)展。

1.企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

1.1缺少完整的行政辦公制度

管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的規(guī)章制度，“沒有規(guī)矩不成方圓”，管理制度的完整性和合理性是辦公室工作順利開展的基礎(chǔ)。一些企業(yè)在運行時缺少完整的行政辦公制度，致使辦公室的工作效率低下。有些企業(yè)沒有針對辦公室工作的性質(zhì)的不同制定出特有的規(guī)章制度，使得不同部門的管理制度雷同，影響工作效率。很多公司對辦公室的事務(wù)沒有明確的分工，使得有些工作缺少對應的責任人，發(fā)生工作無人認領(lǐng)，相互推諉的情況，影響工作的順利進行。

1.2缺少團結(jié)協(xié)作能力

辦公室的行政工作需要各部門各人員之間的相互溝通、合作、配合，不是一個人可以單獨完成的。在企業(yè)單位的實際工作中，一些企業(yè)的員工缺少協(xié)作能力，無法進行有效的溝通，當工作出現(xiàn)問題時，員工沒有團隊合作意識，問題無法有效解決，導致辦公效率低下，增加了企業(yè)的管理成本。

1.3員工綜合素質(zhì)較低

在企業(yè)中，有的員工的綜合素質(zhì)較低，不能夠勝任辦公室的事務(wù)。因辦公室工作的特殊性，導致有些工作沒有具體的責任人，當此類問題發(fā)生時，辦公室人員不能及時有效地解決問題，因有的員工綜合素質(zhì)較低，責任感低下，缺少主人翁意識，對沒有明確責任的工作，不會以積極的心態(tài)對待，導致問題的堆積，影響企業(yè)的正常運行。

2.企業(yè)辦公室行政管理精細化的思路

2.1提高管理者對精細化的重視

管理者在企業(yè)的正常運行中起著重要的作用，是企業(yè)發(fā)展方向的制定者，只有管理者具備了行政管理精細化的意識，才能保證企業(yè)精細化管理的實現(xiàn)。管理者對辦公室行政管理精細化足夠重視，才會制定相應的制度，并監(jiān)管制度的實施。提高管理者對辦公室行政管理精細化的重視是實現(xiàn)辦公室行政管理精細化管理的首要條件。

2.2樹立精細化的管理制度

制定合理的獎勵和約束制度，建立完整的管理流程，可以更好地幫助企業(yè)實現(xiàn)辦公室的精細化管理，精細化的管理制度可以約束員工做好本職工作，調(diào)動員工的工作積極性。因此，企業(yè)單位需要建立一套合理的，完善的精細化管理制度，作為員工行事的依據(jù)。樹立精細化的管理制度可以保障企業(yè)單位的工作更加順暢，促進企業(yè)單位健康快速的發(fā)展。

2.3強化團結(jié)協(xié)作意識

在當前企業(yè)管理中，只有團隊擁有團結(jié)合作意識，才能推動企事業(yè)的健康發(fā)展。因此，應加強員工的團結(jié)協(xié)作意識，同時培養(yǎng)員工的主人翁意識。在企業(yè)中，團結(jié)協(xié)作是一切工作的根本，在依照規(guī)章制度的基礎(chǔ)上引導員工學會團結(jié)協(xié)作，是促進企事業(yè)發(fā)展的重要途徑。

3.企業(yè)辦公室行政管理精細化的對策

3.1考核指標細化量化

在當今企業(yè)，辦公室人員的KPI指標都比較宏觀，甚至在有些企業(yè)，辦公室人員不清楚自己的具體KPI，無法用KPI激勵員工積極工作。在我國，一些企業(yè)的KPI太過模糊，例如，某企業(yè)辦公室員工的一條KPI為“工作表現(xiàn)”，概念太過模糊、太宏觀，導致員工不知道該從哪些方面達成自己的考核指標。辦公室工作的繁雜性使辦公室行政管理必定區(qū)別于其他部門，應針對性地建立精細化的考核指標，將辦公室的工作細化、量化。辦公室行政管理工作的細化是將辦公室的每一項工作進行有效的拆分，有邏輯性的拆分可以控制好辦公室工作的每一個具體環(huán)節(jié)，管理者可以從宏觀進行管控，考核指標的量化可以幫助管理者把控辦公室的工作量，了解每一個環(huán)節(jié)的工作量情況，有助于管理者從整體上調(diào)整辦公室的工作，從整體上提高辦公室行政管理的效率。

3.2推行精細化的管理制度

辦公室在企業(yè)單位中起著溝通的作用，制定精細化的制度是優(yōu)化辦公室管理的重要手段。企業(yè)應細化辦公室崗位設(shè)置，并明確崗位職責。辦公室的工作有著量大煩瑣的特點，目前，我們大多數(shù)企業(yè)的辦公室崗位設(shè)置隨意，職責不明確，造成工作的重疊和無責任人，浪費了人力，由于職責不明確，如果出現(xiàn)問題，也無法追究責任人。因此，在企業(yè)管理中一定要明確崗位職責，做到所有的工作都有對應的負責人，這樣不僅能提高員工的工作積極性，提高整體的工作效率。精細化的管理制度可以有效地推動辦公室行政管理精細化的實施。

3.3提高員工綜合素質(zhì)

員工是企業(yè)運行的根本，提高員工的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)工作效率的根本。企業(yè)應提高職員的職業(yè)道德素養(yǎng)，培養(yǎng)員工的服務(wù)意識。企業(yè)應該定期組織培訓，提高員工的業(yè)務(wù)能力，使各崗位的員工達到崗位應具備的專業(yè)水平。精細化是企業(yè)管理的發(fā)展方向，企業(yè)應該培養(yǎng)員工對精細化工作的重視，使員工養(yǎng)成精細化的工作習慣。

結(jié)束語

企業(yè)辦公室工作量大且種類繁多，做好日常工作有助于企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，提高辦公室的工作效率，更好地完成工作，在一定程度上降低企業(yè)的管理和溝通成本。推進企事業(yè)辦公室行政管理的精細化，是提高辦公室工作水平的重要途徑。

參考文獻：

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