淺談水利工程檔案的信息化建設

曹學玲

檔案記載著珍貴歷史，系統(tǒng)、完整、可靠的記錄著社會發(fā)展和進步，客觀的反映了領導決策、工程的設計、建設等方面的過程和成果，是事實的佐證、客觀評價的依據(jù)。隨著社會的進步，科技的發(fā)展，檔案工作開展的更加深入，檔案的信息化建設提上重要日程。

檔案的信息化管理，就是利用現(xiàn)代化的科學技術手段對紙質檔案進行掃描，使之轉化成用計算機操作供人們使用的電子檔案信息庫，使檔案的收集、存儲、分類、查閱等變得方便、快捷。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管轉為以檔案實體的數(shù)字化信息為重心，可以實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

水利工程是國民經濟的基礎工程，關系著國家經濟發(fā)展和人民生活水平的提高，水利檔案真實客觀的記載著水利工程的進展情況，是水利工程設計、施工、監(jiān)理等活動的重要依據(jù)，具有重要的現(xiàn)實意義，因此應加強對水利工程檔案的管理，采取先進的管理方式，充分利用現(xiàn)代信息管理技術，加快水利工程檔案的信息化管理進程，逐步提高存檔質量和工作效率。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導致了檔案信息資源的浪費。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環(huán)境、人為等各方面的因素，傳統(tǒng)的紙質檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短，檔案管理人員因調卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的保管。

二、檔案信息化管理的重要性

傳統(tǒng)檔案管理的弊端迫切要求加快檔案的數(shù)字化進程，提升檔案的管理水平，建立數(shù)字化檔案管理。在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃。提出全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。根據(jù)國家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設納入了政府電子政務建設的總體規(guī)劃，同時陸續(xù)啟動了大規(guī)模的檔案信息化建設。在國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃》中提出：要加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數(shù)字檔案館建設總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理的工作目標。

河北省檔案局也提出了要在“十二五”期間全部完成檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)全省各級檔案館檔案信息資源共享的目標任務。

開展檔案的信息化建設，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數(shù)，加強檔案的原件保護，可以在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，實現(xiàn)即時查詢，極大的減輕了工作人員的負擔。使檔案查借工作十分方便，檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

三、檔案的信息化管理的內容

1、加強檔案信息化管理的制度建設。單位領導必須高度重視檔案管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構和制度，成立專門的水利工程檔案管理小組，明確專門的檔案管理人員，專門負責工程項目資料的收集、整理及歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責和責任。要定期對國家制定的檔案管理的法規(guī)、制度進行研究學習，及時制定、修改適合本單位的水利檔案管理規(guī)章制度。創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，使檔案資料標準化、規(guī)范化和共享化，不斷提高檔案實體質量，避免相近公文重復立卷組合，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，如：檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等。加大檔案人才的培訓力度，充實穩(wěn)定檔案隊伍，努力提高重點水利工程建設項目檔案管理人員的素質，有計劃、有目的的對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使水利檔案管理人員不斷更新知識、掌握扎實的業(yè)務技能，要不斷增強檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，使其充分認識檔案管理的重要性，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的檔案安全管理和保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。

2、加強檔案信息化管理的設施建設。統(tǒng)籌安排檔案經費和設備，建立設備齊全、功能完善的計算機機房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務器和數(shù)據(jù)存儲器，安裝河北科怡檔案管理軟件，為檔案的信息化建設提供良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、文號、密級等進行靈活檢索。檔案的信息化建設需要復印機、電腦、掃描儀等先進的電子設備，實現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內容電子化掃描工作，為檔案的數(shù)字化提供了物質基礎。加強對各種系統(tǒng)和軟件的學習和開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網絡的建設及信息資源的開發(fā)利用，并不斷豐富和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的內容。

3、加強電子檔案的安全管理。加強檔案的安全管理，做好檔案的復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏，加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案的信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。一是注重檔案管理人員的學習培訓，熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應及時向領導匯報并采取相應的處理措施。二是制定檔案安全責任制，責任到人，將檔案安全工作列入本單位議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實。三是做好檔案安全管理的宣傳教育工作，采用多種形式開展檔案安全教育活動，增強檔案管理和廣大干部職工的檔案安全管理意識。四是建立健全檔案安全應急處置預案。根據(jù)本單位的實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。

4、檔案信息化建設目標。積極推進水利工程檔案的數(shù)字化掃描工作，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫群，包括：電子目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片及聲像檔案數(shù)據(jù)庫等，建設檔案信息資源管理平臺，確保檔案的信息安全。

檔案的信息化是檔案的發(fā)展趨勢，推動檔案的信息化建設是檔案管理的目標。檔案的信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，檔案管理人員要不斷更新理念、與時俱進，創(chuàng)新工作方法，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化道路，檔案管理才能跟得上時代的步伐，檔案工作才能更好的適應經濟和社會發(fā)展，才能使檔案管理更加規(guī)范，既減少了檔案管理中的重復勞動，也減少了人手翻閱檔案所造成的磨損和時間浪費，開展數(shù)字檔案備份，確保檔案信息安全。我們要加快檔案的數(shù)字化工作步伐，逐步完善檔案管理的信息系統(tǒng)，提升檔案管理的發(fā)展水平，大大提高水利工程檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平，使水利工程檔案更好地發(fā)揮作用，更好地為水利工程建設服務。

（作者單位：秦皇島市引青管理局）endprint