完善高校會計檔案管理措施探討

王庭蕓

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展以及高校體制改革的不斷深入，高校會計檔案也遇到了新的機遇，同時也面臨了很多挑戰(zhàn)。怎樣才能有效、準(zhǔn)確和便捷的開展會計檔案管理，這一問題就變成了高校發(fā)展最急于解決的問題。

一、會計檔案管理存在的不足及問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對會計檔案管理不重視

進(jìn)行會計檔案的管理只有結(jié)合強有力的會計檔案理論、相關(guān)的方式方法，才能確保對各種類型的會計檔案都可以做到科學(xué)有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的會計檔案信息，以滿足學(xué)校的決策需求。但是有不少校領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案工作缺乏正確的認(rèn)識，誤以為會計檔案很容易管理，不需要專業(yè)的負(fù)責(zé)人，有時候甚至指派會計人員兼任檔案管理工作，還有不少相關(guān)人員對檔案隨意擺放，耽誤檔案整理的進(jìn)程，從而造成會計檔案存在不完整、不安全等問題。

（二）會計檔案資料管理有待完善，電算化會計檔案管理還需進(jìn)一步豐富

會計檔案最基礎(chǔ)的工作任務(wù)是收集相關(guān)資料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行備份，電子文件拷貝等，如果沒有這一系列的程序，就沒有辦法提供相應(yīng)的會計檔案信息，從而影響到會計檔案工作，造成一定的損失。這種問題的產(chǎn)生，往往是由于會計檔案資料管理不到位、電算化會計檔案的管理力度欠缺所導(dǎo)致的。

（三）會計檔案管理制度不完善

盡管國家檔案局、財政部頒布了《會計檔案管理辦法》，其中涵蓋了會計憑證、會計賬簿、會計報表等，但很多高校財務(wù)部門卻沒有引起重視，執(zhí)行的是傳統(tǒng)的管理模式，特別對于電子檔案，沒有明確的管理辦法，當(dāng)會計資料出現(xiàn)丟失時難以進(jìn)行彌補，整個管理制度存在不少漏洞。

（四）會計檔案管理工作不到位

1、當(dāng)會計檔案在財務(wù)部門存放到期的情況下，有不少高校不能按時將檔案遞送到專業(yè)的檔案管理部門，從而導(dǎo)致手續(xù)在某一環(huán)節(jié)缺失。一些學(xué)校沒有任何的手續(xù)辦理，另外還存在著學(xué)校辦理交接時，賬簿、報表、會計憑證及磁介質(zhì)會計檔案不能隨著交接一起移交，這就為未來檔案信息查找埋下了隱患，對今后會計檔案管理工作也會有不利的影響。

2、一些會計檔案到期后并沒有按規(guī)定進(jìn)行銷毀工作，逐漸留下大量的剩余檔案，這樣不但浪費了空間，同時也浪費了很多的精力、物力、財力。

3、會計檔案交接制度不完善。由于沒有制度的約束，很多退休人員或者是換崗人員并沒對檔案工作進(jìn)行交接辦理，使資料缺失，對財務(wù)工作的進(jìn)展造成一定的影響。

4、會計檔案借閱制度不完善。任何人都可以隨時查看，有可能導(dǎo)致會計資料不完整或者資料外漏。

二、加強高校會計檔案管理的措施

（一）加強對會計檔案工作的重視

通過宣傳教育的普及，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員對會計檔案管理工作的重視程度。學(xué)校制定有關(guān)方針、政策及學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃等重要信息源都來自于會計檔案，并且學(xué)校工作秩序的維護(hù)也離不開會計檔案?？茖W(xué)管理會計檔案的重要性應(yīng)該引起學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并對有關(guān)制度的建立和貫徹落實進(jìn)行有效督促。

（二）建立健全會計檔案管理制度

目前，高校會計檔案的數(shù)量隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴大而增多，各種會計檔案每月有很多冊。所以，各個高校要根據(jù)每個單位的不同情況，合理、科學(xué)的運用《會計檔案管理辦法》，制定適合學(xué)校自身狀況的會計檔案管理制度。為使會計檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會計檔案科學(xué)管理有序開展，對會計檔案管理的整個過程進(jìn)行科學(xué)管理。

（三）電算化會計檔案備份制度的建立

應(yīng)該養(yǎng)成會計信息雙備份的好習(xí)慣，這樣才能讓電算化會計檔案數(shù)據(jù)保管的時間更長，這樣就不怕人為或自然的破壞了。同時，相關(guān)管理者也需要對電算化會計檔案定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，預(yù)防磁性介質(zhì)的丟失，防止信息不完善。

（四）會計檔案管理工作的深入完善

1、歸檔要及時、有序。每個月將當(dāng)月會計系統(tǒng)所產(chǎn)生的相關(guān)憑證、賬簿、報表等打印出來，進(jìn)行歸類整理，必要時裝訂成冊，對這些文件建立相應(yīng)的檔案保管清冊，科學(xué)立卷，方便查詢和保管。這樣做就是為了防銹蝕，以免使字跡變得模糊，另外還要把回形針、大頭針等拿掉，進(jìn)行裝訂、整理。并且把已經(jīng)輸入的電子數(shù)據(jù)在一定時期后復(fù)制出來，刻錄為光盤，進(jìn)行實物保管，對于超過一年的相關(guān)檔案，要及時送到學(xué)校的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，在光盤上進(jìn)行編號、簽字和蓋章。

2、為了能夠使會計檔案更加安全，就必須做好保管工作。學(xué)校的財務(wù)部門和檔案管理部門要加大力度。首先，要指派專業(yè)的人員進(jìn)行會計檔案保管，以免發(fā)生損壞和遺失。其次，為了讓保管更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，需要高校妥善的保管、有序的存放、查閱方便、安全保密等，并且購買庫房和檔案柜、架等，作為配置設(shè)施。同時，還要積極做好防蛀、防磁、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等安全措施。為了保證會計檔案的安全、完整，要定期的檢查會計檔案有沒有受到輻射的影響，有沒有出現(xiàn)霉?fàn)€、受潮、不完整等現(xiàn)象。

3、嚴(yán)格查閱制度。需要相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)，才能進(jìn)行查看與復(fù)制。另外，會計檔案不能輕易的向外借出。查看與復(fù)制會計檔案的相關(guān)員工，不允許隨意的拆封和更換檔案，也絕不允許在會計檔案上亂寫亂畫。在查閱的時候，檔案管理人員要做一定的登記，然后才可以在檔案室進(jìn)行翻閱。對于需要借出去的檔案，一定要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并且盡快歸還。

（四）增加硬件投入，加強會計電算化檔案管理

防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，是會計檔案管理場所應(yīng)該具備的。應(yīng)建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度以應(yīng)對電子信息的歸檔、查詢等，接收入庫的電子會計檔案要裝入特質(zhì)的軟件盒中。由于目前病毒容易從外來各類移動硬盤或光盤的渠道進(jìn)入，而會計核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)，因此，加強計算機系統(tǒng)管理也是單位的重要職責(zé)，系統(tǒng)管理員需擔(dān)任所有需安裝的軟件的執(zhí)行，讓病毒的威脅從根本上解決。另外，還要安裝并及時升級最新的防病毒軟件。會計電算化檔案的庫房一定要避開大功率的發(fā)電機等磁場，軟盤避免與永久磁鐵接觸；庫房應(yīng)配有溫、濕度測定儀器和空調(diào)器，使庫內(nèi)溫度保持在15～30℃，相對濕度保持在45%～65%，以防止盤片變形，嚴(yán)格檢測并及時調(diào)整，從根本上防范電算化會計檔案管理事故風(fēng)險。

（五）設(shè)置專職人員進(jìn)行會計檔案管理

檔案所有環(huán)節(jié)如收集、整理、立卷、歸檔、保管等一系列環(huán)節(jié)都是高校檔案管理工作的重要組成部分。如果檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)由兼職人員負(fù)責(zé)，該環(huán)節(jié)的一些流程就難以執(zhí)行。如今會計檔案數(shù)量隨著高校規(guī)模不斷擴大而不斷增加，有必要配備專人負(fù)責(zé)會計檔案的管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)需要加強對會計檔案的重視程度，對檔案管理工作所需的人力、物力給予大力支持，不斷加強會計檔案管理的質(zhì)量和水平。

（六）提高會計檔案質(zhì)量從加強財務(wù)部門人員培訓(xùn)著手

會計檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人是高校財務(wù)人員，其人員業(yè)務(wù)能力和水平?jīng)Q定著整個會計檔案管理的質(zhì)量和水平，因此，要對相關(guān)的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，組織會計檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識。針對目前高校電算化會計檔案管理人員，崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容應(yīng)為會計檔案管理及計算機操作技能培訓(xùn)，使其擁有基礎(chǔ)的會計檔案管理知識和熟悉計算機操作，且長抓不懈。同時，高校會計檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)最新的業(yè)務(wù)知識，提高自身的知識水平，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)行多途徑、多形式的再學(xué)習(xí)，增強工作責(zé)任感，提高工作實踐能力。

解決高校會計檔案管理過程中存在的問題，提升管理意識，加大管理力度，持續(xù)完善會計檔案管理制度，可以推進(jìn)高校會計檔案管理工作朝著科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，對于高校體制改革及信息化轉(zhuǎn)變有著重要的現(xiàn)實意義。

（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）endprint