淺析檔案數(shù)字化涉及的相關法律問題

黃梅菊

近年來，我國檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化技術日漸成熟，數(shù)字檔案作為一種新的資源利用方式已經(jīng)越來越多地被社會認識和接受。檔案數(shù)字化在給我們提供極大便利的同時，也帶來了一些擺在我們面前亟待解決的法律問題，需要我們深入研究和妥善解決。

一、檔案數(shù)字化工作中應注意的法律問題

館藏檔案的數(shù)字化，應該從法律策略上要保證整個數(shù)字化工作在合理合法的前提下進行，規(guī)避侵犯知識產(chǎn)權、隱私權以及保密法等相關的法律風險。

1、電子檔案的法律效力問題。由于電子文件的易變性、信息與特定載體之間的可分離性等特點，使得在對電子文檔的管理過程中，電子檔案的法律問題始終困擾著檔案界。電子檔案在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中存在著信息失控、污染、干擾、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，這些不安全因素和不穩(wěn)定性特點，使電子檔案容易失真，因而難以成為合法的證據(jù)。此外，我們知道通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，電子檔案沒有固定的載體，其信息具有可變性、可操作性、流動性等特點，電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案過程的原始性和憑證性難以得到確認，電子檔案就無法真正取得“檔案”的資格，發(fā)揮“檔案”的憑證作用。

2、檔案數(shù)字化產(chǎn)生的“著作權”保護問題。首先，要區(qū)分哪些檔案受知識產(chǎn)權保護。1999年12月，國家版權局頒發(fā)的《關于制作數(shù)字化制品的著作權規(guī)定》中明確規(guī)定：“將已有的作品制成數(shù)字化制品，不論已有作品以何種形式表現(xiàn)和固定，都屬于《著作權法》所稱的復制行為”，而復制權是著作權人的專有權，不容更改。根據(jù)《著作權法》的有關規(guī)定，在檔案館中保存有大量具有著作權意義的檔案，如立檔單位的年鑒、工程設計圖、項目設計文件、影像材料等等，這些都是受著作權法保護的載體，也是社會感興趣、利用率較高的檔案。而檔案館不能因為著作權問題而剝奪了人們的利用權利，這就造成了著作權和公民知情權的矛盾。其次，檔案數(shù)字化由此產(chǎn)生合理使用的法律適用。合理使用作為對著作權人權利的限制，主要著眼于協(xié)調(diào)著作權人與社會公共利益的沖突。依據(jù)我國修改后的《著作權法》第22條第8項的規(guī)定，“圖書館、檔案館、紀念館、博物館、美術館等為陳列或者保存版本的需要，復制本館收藏的作品的行為，可以不經(jīng)著作權人許可，不向其支付報酬，但應當指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權人依照《著作權法》享有的其他權利?！边@是法律直接規(guī)定的檔案館等類似性質(zhì)機構(gòu)的合理使用， 與《著作權法》第22條其它項規(guī)定共同構(gòu)成著作權法上的“合理使用”制度。但這需要注意一點的是，復制的目的僅僅限于本館陳列和保存，不得用于借閱、出售和出租，這就說明如果數(shù)字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用，但檔案館對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，不僅僅是為了保存和陳列的需要，而更是為了建立數(shù)字檔案館，便于網(wǎng)上利用，事實上就可能超出了合理使用的范圍，如果未經(jīng)著作權人授權或者許可，把館藏內(nèi)受著作權保護的檔案擅自進行數(shù)字化處理則有侵權行為之嫌疑，這就要求我們要按照著作權法的規(guī)定采取相應的措施加以解決。

3、檔案數(shù)字化產(chǎn)生的公開與保密問題。政府信息公開制度是公民享有知情權這一憲法權力的具體化。《政府信息公開條例》明確指出：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配置相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！边@就要求檔案館應當依法公開公眾所需的檔案信息，以最大的熱情投入到社會信息資源共享的建設中。而檔案信息與政府信息的緊密聯(lián)系使得數(shù)字化檔案信息成為電子政務信息資源深度開發(fā)和及時處理的核心資源，但由于種種原因，檔案的開放鑒定工作非常緩慢，使得大量本應解密開放的檔案仍處于不開放狀態(tài)，檔案的公開和保密之間的矛盾非常緊迫，造成了檔案的保密性和社會大眾的利用需求二者之間的矛盾。與此同時，檔案數(shù)字化不僅涉及著作權的法律問題，還涉及到保密法與隱私權問題。這些具有密級的檔案信息中不僅涉及到國家的利益，而且還包含著大量的個人隱私信息，這些檔案在危害國家安全或者未經(jīng)個人同意的情況下數(shù)字化是要經(jīng)過特殊處理的。

二、涉及相關法律問題的解決途徑

檔案數(shù)字化中涉及的法律問題對當前的檔案數(shù)字化工作提出了一個重要的課題。如何在信息時代下更好地規(guī)避這些法律問題，在此提出幾點看法與大家共同探討。

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，認真做好檔案數(shù)字化前期準備工作。檔案數(shù)字化是一項長期而艱巨的系統(tǒng)工程，有其自身的特點和規(guī)律，必須從檔案工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，從檔案事業(yè)整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規(guī)劃。同時，加強基礎性工作，認真做好前期準備工作。針對可能出現(xiàn)的新情況、新問題，應在抓好檔案原件數(shù)字化工作的同時，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，統(tǒng)一思想認識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。在制定檔案數(shù)字化方案時，可邀請法律專家擔任數(shù)字化的知識產(chǎn)權顧問，解決檔案數(shù)字化過程可能出現(xiàn)或遇到的法律問題，處理與產(chǎn)權人之間發(fā)生的法律糾紛，維護檔案館的各項權益，保護數(shù)字化后的作品檔案的使用安全。

2、加強立法保障，推進檔案信息化的法制建設。社會的發(fā)展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發(fā)展要求的檔案法規(guī)。特別是大量電子檔案的產(chǎn)生，原本清晰的法律責任界限變得模糊，需要制定相關法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。因此，電子檔案的法律效力問題，最終的、最直接的解決辦法還是要以專門的法律對電子檔案的證據(jù)價值予以界定。國家應加強電子文件和電子檔案的立法工作，在法律、法規(guī)及相應的檔案法規(guī)中明確電子文件和電子檔案的法律地位。

3、檔案數(shù)字化建設中行使合理使用權。從目前著作權保護的趨勢來看，人們基本上認同了著作權人利益優(yōu)先的國際保護原則，著作權人的權利隨著技術的發(fā)展得到了不斷的擴張，公眾合理使用的范圍越來越小。但從著作權的立法精神、著作權保護的目的以及著作權保護范圍主要針對作品的商業(yè)性利用而設定來看，基于個人學習目的、基于公益事業(yè)或其他不以贏利為目的而進行的“合理使用”，就仍有存在的價值和必要性。檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，它的公益性質(zhì)決定了檔案館是可以享有合理使用的權利的。同時，《信息網(wǎng)絡傳播權保護條例》的第七條和第十二條還對檔案館等非贏利性質(zhì)的機構(gòu)的權利給予了認可。這些機構(gòu)可以不經(jīng)著作權人許可，通過信息網(wǎng)絡向本館館舍內(nèi)服務對象提供本館收藏的合法出版的數(shù)字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數(shù)字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經(jīng)濟利益。明確了檔案機構(gòu)的臨時復制使用權。

4、開展檔案開放利用的鑒定工作。著重分析檔案涉及隱私的內(nèi)容和有關保密檔案內(nèi)容，從而確定哪些檔案屬于控制范圍。對檔案的重要程度劃分等級，以決定采取不同的保護措施。還要建立一些規(guī)章制度，避免使所有的檔案館人員都能接觸到敏感的個人資料（如出身、種族、政治傾向、宗教信仰、犯罪記錄等），確保只有經(jīng)過批準的人員才能收集、查閱、傳播這些個人資料。對于已到開放期的檔案，要嚴格按照《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的相關規(guī)定，對擬開放檔案組織認真鑒定，以決定包含個人資料的檔案的開放時間、開放方式和范圍。

5、推進檔案信息的標準化建設。檔案數(shù)字化的目的是適應信息時代檔案利用需要，實現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，統(tǒng)一的標準則是檔案資源網(wǎng)上交流實現(xiàn)的基礎。檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。檔案信息的標準化與規(guī)范化建設包括了計算機安全法規(guī)與標準及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準，檔案文件、電子文檔信息化處理的規(guī)范，電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準規(guī)范等。檔案信息化工作的開展，將徹底改變在傳統(tǒng)檔案工作條件下各自為政、標準各異的檔案管理狀況。

總之，檔案數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的挑戰(zhàn)，也是給檔案部門帶來的機遇，在檔案數(shù)字化建設時合理地利用法律保護，規(guī)避侵權問題的發(fā)生已占據(jù)了重要的位置。

（作者單位：福建省南安市教育局）endprint