疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

馮秀芳

(云南省昆明市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

馮秀芳

(云南省昆明市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心檔案信息化管理，就是把目前高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在疾控中心對(duì)檔案進(jìn)行管理、調(diào)用、存儲(chǔ)和處理的過(guò)程中。這在很大程度上使工作的效率得到了提高，也避免了由于人為因素所造成的誤差。本文對(duì)疾控中心檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查分析，并且提出了在管理過(guò)程中可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的解決對(duì)策，解決疾控中心檔案管理存在的質(zhì)量問(wèn)題，希望可以為建設(shè)和管理醫(yī)療機(jī)構(gòu)(疾控中心)的檔案信息化提供借鑒。

疾控中心；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，電子檔案受到了廣泛的關(guān)注，而以往的手工管理模式已經(jīng)滿(mǎn)足不了時(shí)代的進(jìn)步和需要。如何依照疾控中心檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發(fā)揮，是疾控中心檔案管理過(guò)程中需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

1 疾控中心檔案信息化管理的特征

1.1 封閉期。在疾控中心的檔案中，有些檔案從形成之日起，就被封閉起來(lái)，而且其封閉的時(shí)間會(huì)很長(zhǎng)，從而導(dǎo)致了檔案在管理和利用方面產(chǎn)生矛盾。

1.2 階段性。疾控中心的檔案幾乎都是突發(fā)事件和傳染病這兩個(gè)方面的。在不同時(shí)期的檔案體現(xiàn)出來(lái)的作用、價(jià)值以及服務(wù)對(duì)象也不相同。隨著疾控中心工作的不斷改革和創(chuàng)新，許多傳染病已經(jīng)被消滅，這就導(dǎo)致原來(lái)的檔案成為孤本，而這些孤本為傳染病控制和治療，不僅僅提供了重要的的科學(xué)研究?jī)r(jià)值，還提供了歷史價(jià)值，也是可以進(jìn)行永久保存的很珍貴的檔案。而這些檔案的管理人員應(yīng)該主動(dòng)提供這些珍貴的檔案，以便疾控事業(yè)可以更加的發(fā)展和進(jìn)步。

1.3 專(zhuān)業(yè)復(fù)合性。疾控中心檔案信息化管理工作對(duì)于技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性等方面都有著很高的要求。要求其管理人員不僅對(duì)檔案的管理知識(shí)有足夠的了解，還要了解醫(yī)療知識(shí)及現(xiàn)代信息技術(shù)，所以就需要疾控中心的檔案管理人員可以積極的對(duì)出現(xiàn)各個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行復(fù)合，以便可以更好的為疾控中心信息化管理工作服務(wù)。

2 疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 資金投入有限

近年來(lái)，由于國(guó)家檔案局(市、縣)、衛(wèi)生局(市、縣)的要求不斷增多，疾控中心系統(tǒng)的信息平臺(tái)也在高速的發(fā)展，在很多方面(疫情報(bào)告、計(jì)劃免疫、衛(wèi)生檢驗(yàn)、食品衛(wèi)生等)都取得了重大的成績(jī)。隨著疾控中心信息化管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展，許多檔案都建立在錄音、視頻以及多媒體的基礎(chǔ)上；還有一些是用數(shù)字的電子形式在計(jì)算機(jī)中輸入的，最終存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)。但目前我國(guó)很多的疾控中心往往受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，不能有效的投入資金，從而導(dǎo)致配套設(shè)備和環(huán)境達(dá)不到檔案管理的需求。

2.2 管理人員的素質(zhì)較低

疾病預(yù)防作為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，直接影響著疾控中心的管理工作。我國(guó)疾控中心的工作人員明顯缺失，導(dǎo)致檔案管理人員還得兼職打字員的工作，或者是醫(yī)療衛(wèi)生的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)兼職檔案管理員的工作。但是由于其所學(xué)的專(zhuān)業(yè)有很大的片面性，致使他們很難勝任疾控中心信息化管理的工作。而醫(yī)療衛(wèi)生人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作也不是特別的了解，對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技能(存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等)也不能熟練的使用，更有甚者居然都不會(huì)設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，至于檔案的安全問(wèn)題就更加難以控制了。

具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，在面對(duì)眾多的疫情專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)時(shí)，往往不能區(qū)分孰輕孰重，導(dǎo)致不能及時(shí)有效的對(duì)檔案進(jìn)行收集、分檔和整理。而檔案數(shù)據(jù)的輸入也存在著很多的不足，這就直接影響了疾控中心檔案信息化管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。還有一些檔案管理人員，其自身的素質(zhì)偏低，這就直接影響了疾控中心信息化管理，使檔案在管理的過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)檔、丟失和缺檔等嚴(yán)重后果。

2.3 疾控檔案的管理制度需完善

很多疾控中心，雖然已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理制度，但是在真正運(yùn)行的過(guò)程中往往會(huì)不盡人意。有些人員隨意的出入檔案室并在未被允許的情況下操作計(jì)算機(jī)，有些人員用比較粗糙的抹布對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備進(jìn)行擦拭，還有些人員把檔案隨意的放在辦公桌上。這些隨意的行為可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)安全問(wèn)題，如檔案的損壞、丟失以及人為泄密。由于疾控中心衛(wèi)生醫(yī)療的專(zhuān)業(yè)人員比較多，他們嚴(yán)重缺乏電子檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于電子檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有一定的了解，所以在制定疾控中心檔案信息化管理制度時(shí)，缺少詳細(xì)的操作流程，無(wú)法滿(mǎn)足對(duì)于檔案管理的需求。

3 加強(qiáng)疾控中心檔案信息化管理的解決對(duì)策

3.1 增加檔案信息化管理資金投入

疾控中心的檔案是社會(huì)上不可缺少的一種公共資源，它有著記錄歷史、服務(wù)社會(huì)和傳承文明的作用。所以要應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理配套設(shè)備(軟件、硬件)的投入，而對(duì)于檔案的儲(chǔ)存環(huán)境也有著很大的要求，對(duì)于在檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)有效的進(jìn)行解決，以此來(lái)保證檔案的完整和真實(shí)性。為電子檔案配備布置具有良好性能的計(jì)算機(jī)以及軟件，還需要對(duì)其存儲(chǔ)方式進(jìn)行科學(xué)合理的選擇，并安裝性能較高的可以保證網(wǎng)絡(luò)安全的一些必備軟件，例如防火墻技術(shù)(數(shù)據(jù)加密技術(shù)等)，積極的對(duì)病毒和黑客的入侵進(jìn)行防范，以此來(lái)保證電子檔案的安全性和保密性。

3.2 加強(qiáng)對(duì)疾控檔案管理人員的培訓(xùn)

如果想要把疾控中心信息化的管理工作做好，就必須要對(duì)檔案的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，還要引進(jìn)一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的綜合型人才。對(duì)于培訓(xùn)來(lái)說(shuō)，必須要參照檔案管理人員自身的素質(zhì)，并針對(duì)不同的人進(jìn)行教育。如果專(zhuān)業(yè)的疾控中心的醫(yī)療人員來(lái)兼職檔案管理人員，必須要有正確的工作方向，端正其自身的服務(wù)態(tài)度，并對(duì)計(jì)算機(jī)可以熟練的操作，積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)和學(xué)會(huì)使用刻錄機(jī)；如果是具有專(zhuān)業(yè)技能的檔案管理人員，應(yīng)該對(duì)疾控部分的分工、發(fā)展規(guī)律和流程以及相關(guān)的醫(yī)療知識(shí)有足夠的了解。

3.3 完善疾控中心檔案信息化管理的制度

疾控中心的檔案信息化管理的制度應(yīng)該是簡(jiǎn)單且實(shí)用的。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)及其管理部門(mén)，必須要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，并根據(jù)疾控中心的工作特征和實(shí)際情況，制定出操作性強(qiáng)、合理有效的檔案信息化管理制度，尤其是對(duì)電子檔案的收集、整理、儲(chǔ)存等操作制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，以便可以充分的發(fā)揮管理制度的重要作用。還要保持管理制度的嚴(yán)格性和嚴(yán)肅性，在執(zhí)行規(guī)章制度的過(guò)程中，要做到賞罰分明，一視同仁，地位平等，并且將此納入考評(píng)，這就真正的體現(xiàn)了制度的權(quán)威性。

3.4 加強(qiáng)疾控中心檔案管理人員的管理意識(shí)

通過(guò)開(kāi)展會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，讓疾控中心的所有工作人員知道檔案所具有的重要意義，并且要對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行足夠的了解，盡快熟悉具體的要求和職責(zé)，這樣就可以加強(qiáng)提高檔案交接的應(yīng)用與保管的過(guò)程，使檔案實(shí)現(xiàn)信息交換與共享。由于檔案管理是一項(xiàng)具有特殊性(政策性、保密性)的工作，在選擇檔案管理人員時(shí)，要根據(jù)政治、作風(fēng)等多方面進(jìn)行考慮，并要對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和教育，使他們可以更好的勝任這份工作。

3.5 加強(qiáng)績(jī)效考核制度

疾控中心的負(fù)責(zé)人或者相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，要對(duì)績(jī)效考核制度有所重視，并積極的實(shí)施這項(xiàng)制度，把發(fā)展績(jī)效考核作為基礎(chǔ)，并合理的對(duì)績(jī)效考核的流程進(jìn)行設(shè)置，以此來(lái)加強(qiáng)疾控中心檔案信息化的管理工作并帶來(lái)很大的便利。在實(shí)行績(jī)效考核制度的過(guò)程中，首先需要明確績(jī)效考核管理的框架，并合理的對(duì)績(jī)效考核的流程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。通過(guò)大家的共同努力，來(lái)保證績(jī)效考核制度的順利實(shí)施，以此來(lái)解決疾控中心檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，完善疾控中心檔案信息化管理的制度，使疾控檔案的重要作用得到充分發(fā)揮。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，疾控中心檔案也有了很多新的變化。而疾控中心檔案信息化管理的建設(shè)是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的潮流的，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體水平的提升起到了重要的作用。疾控中心檔案信息化管理應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步，從實(shí)際出發(fā)，并且不斷的進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，以此來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)的需要，為疾控中心的發(fā)展和進(jìn)步服務(wù)，為社會(huì)的和諧發(fā)展服務(wù)。在現(xiàn)階段，由于疾控中心檔案信息化管理中還存在著建設(shè)隊(duì)伍落后、沒(méi)有完善的管理制度及缺乏資金和設(shè)備的投入等諸多的問(wèn)題。所以疾控中心要對(duì)檔案信息化的建設(shè)足夠的重視，并積極的采取相應(yīng)的措施來(lái)解決這些問(wèn)題，這不僅實(shí)現(xiàn)了科學(xué)管理和資料的統(tǒng)一，還可以使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平得到提高。

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2014-02-10

R197.322

C

1002-2376(2014)07-0056-03