準(zhǔn)確把握項(xiàng)目標(biāo)書中的客觀表達(dá)

準(zhǔn)確把握項(xiàng)目標(biāo)書中的客觀表達(dá)

■專家名片

黃浩明，中國國際民間組織合作促進(jìn)會副理事長兼秘書長，2008年榮獲全國優(yōu)秀慈善工作者稱號，2011年榮獲人民社會責(zé)任杰出貢獻(xiàn)獎。

不同資助機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目標(biāo)書有著不同的設(shè)計(jì)要求，資助機(jī)構(gòu)的要求可作為項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作的指南和大綱。雖然由于機(jī)構(gòu)要求不同，項(xiàng)目可行性報(bào)告的格式多種多樣，但其內(nèi)容都很類似。一般來說，項(xiàng)目標(biāo)書文件分為主報(bào)告和附錄。這里簡要介紹項(xiàng)目標(biāo)書文件的主要內(nèi)容與格式。

識別標(biāo)書的基本內(nèi)容和格式

1.項(xiàng)目標(biāo)書的概要

標(biāo)書的第一頁是整個(gè)標(biāo)書文件最重要的部分，是所有重要信息的一個(gè)概述，旨在使評審者相信應(yīng)當(dāng)對這個(gè)項(xiàng)目提供支持。通常它包括項(xiàng)目名稱、實(shí)施地點(diǎn)、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目投資（包括外援和當(dāng)?shù)嘏涮踪Y金）、實(shí)施機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目簡介。

其中項(xiàng)目簡介包括：問題——簡要陳述申請者發(fā)現(xiàn)并準(zhǔn)備解決的問題或需要；解決辦法——簡要描述項(xiàng)目，包括采取哪些行動、有多少人受益、運(yùn)作的方式、地點(diǎn)和持續(xù)時(shí)間、以及由哪些人辦理；資金需要——解釋項(xiàng)目所需的捐贈金額以及未來的資金渠道；組織及特長——簡要說明申請單位的名稱、歷史、宗旨和業(yè)務(wù)，并強(qiáng)調(diào)組織執(zhí)行這份標(biāo)書的能力。

2．項(xiàng)目實(shí)施組織的信息

標(biāo)書的最后部分通常應(yīng)附上組織的簡介。這部分簡要介紹機(jī)構(gòu)的名稱、歷史、宗旨、組織架構(gòu)、法定地位、資金來源、財(cái)務(wù)制度、聯(lián)絡(luò)方法、項(xiàng)目和專長等。這些信息能夠說明申請機(jī)構(gòu)的專長，尤其是與標(biāo)書中的事項(xiàng)有關(guān)的專長。這些陳述可以表明項(xiàng)目的設(shè)計(jì)符合機(jī)構(gòu)宗旨，以及實(shí)施項(xiàng)目標(biāo)書的能力。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的有關(guān)經(jīng)驗(yàn)、背景和履歷也可以一同附上。

3．項(xiàng)目結(jié)束語

標(biāo)書應(yīng)用一到兩段結(jié)束語，對捐贈實(shí)施后的情況進(jìn)行展望。這部分內(nèi)容可以提到可能采取的后續(xù)活動，讓出資人為申請機(jī)構(gòu)的下次籌款請求做準(zhǔn)備；也可以說明在沒有更多資助的情況下，項(xiàng)目將如何開展；或者為這次項(xiàng)目申請做最后的請求，例如簡要重申項(xiàng)目的重要意義、資金申請的必要性等。在這個(gè)階段可以使用略有情感化的語言。

明確項(xiàng)目的理由和背景

這一部分要舉出事實(shí)和證據(jù)，證明項(xiàng)目的必要性。其內(nèi)容包括：

1．描述及論證項(xiàng)目的由來；

2．描述及論證實(shí)施項(xiàng)目的必要性或策略性；

3．陳述其它相關(guān)工作，分析它們與此項(xiàng)目的關(guān)系；

4．詳述項(xiàng)目對象與項(xiàng)目的情況，包括項(xiàng)目所在地的基線數(shù)據(jù)，例如地理位置、面積、人口、民族組成、交通通訊條件、生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)、自然資源、人均收入水平、教育及衛(wèi)生狀況；項(xiàng)目將要解決的具體問題；有關(guān)的因果關(guān)系及結(jié)論；當(dāng)?shù)赜兄趩栴}解決的可用資源評價(jià)；

5．說明選擇項(xiàng)目對象與項(xiàng)目的原因。確定受益人群，明確提出項(xiàng)目目標(biāo)群體以及相關(guān)篩選標(biāo)準(zhǔn)。簡述項(xiàng)目受益人情況，說明誰是最初受益人，目標(biāo)群體與當(dāng)?shù)仄渌罕姶嬖诘年P(guān)系。在描述這些內(nèi)容時(shí)要考慮五個(gè)事項(xiàng)（詳見表1）。

表1 ：說明選擇項(xiàng)目對象與項(xiàng)目的原因時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)

確保項(xiàng)目描述有效

這部分內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：目標(biāo)、方法、人員配備、管理、評估和可持續(xù)性。目標(biāo)和方法共同決定人員配備和管理方面的要求，后兩者繼而成為評價(jià)項(xiàng)目執(zhí)行效果的核心標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目的可持續(xù)性直接取決于它能否成功以及能否吸引其他的支持。這5個(gè)部分共同描繪出整個(gè)項(xiàng)目互相關(guān)聯(lián)的景象。

1． 項(xiàng)目目標(biāo)

項(xiàng)目目標(biāo)包括總體目標(biāo)和具體目標(biāo)?？傮w目標(biāo)應(yīng)該具備長遠(yuǎn)目的，比較概念化和抽象化。具體目標(biāo)是可衡量的計(jì)劃效果，即在一定期限內(nèi)，利用有限資源，針對前面分析的目標(biāo)群體存在的核心問題，通過項(xiàng)目活動帶來的改變。具體目標(biāo)必須切實(shí)、具體、確定、可衡量，并能夠在特定時(shí)期內(nèi)實(shí)現(xiàn)。標(biāo)書的設(shè)計(jì)者經(jīng)常將具體目標(biāo)與長遠(yuǎn)目標(biāo)相混淆。因此，一定要非常清楚地說明目標(biāo)的具體內(nèi)容，避免出現(xiàn)空話，成為紙上談兵。例如，可以使用數(shù)字、著重號或縮進(jìn)空格解釋正文的目標(biāo)。最重要的是設(shè)定切合實(shí)際的目標(biāo)。避免承諾辦不到的事。

2．項(xiàng)目活動

目標(biāo)闡述已經(jīng)向出資人說明了項(xiàng)目可以實(shí)現(xiàn)的效果。因此，這一部分描述應(yīng)說明如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)、解決項(xiàng)目問題的方式、工作策略和行動路徑，分析選取這些活動的原因，說明主要活動內(nèi)容及負(fù)責(zé)人員安排，制定活動的時(shí)間計(jì)劃表。這部分內(nèi)容可以幫助項(xiàng)目評審者評判項(xiàng)目設(shè)計(jì)的可信度。

3．項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與管理

在此應(yīng)闡述實(shí)施項(xiàng)目預(yù)期出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)和相應(yīng)的應(yīng)對措施，以便將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)降到最低。這不僅可以體現(xiàn)項(xiàng)目申請機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目所采取的客觀、務(wù)實(shí)和科學(xué)的態(tài)度，還可以為資助機(jī)構(gòu)提供決策依據(jù)。同時(shí)，這部分還要提供項(xiàng)目管理架構(gòu)圖，以期說明受益人群如何參與項(xiàng)目管理和資金管理制度。

4.項(xiàng)目監(jiān)督與評估

在標(biāo)書中加入評估方案表明項(xiàng)目申請機(jī)構(gòu)對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的嚴(yán)肅態(tài)度。監(jiān)測是一種管理手段，它根據(jù)制定的計(jì)劃來衡量、記錄實(shí)施的進(jìn)程，因此，它是計(jì)劃實(shí)施的一部分。評估是根據(jù)規(guī)劃出的發(fā)展目標(biāo)體系來系統(tǒng)地、客觀地分析實(shí)施活動的相關(guān)性、效率、效益及效用的過程。它同戰(zhàn)略規(guī)劃一樣，有助于非營利組織調(diào)整和改進(jìn)其計(jì)劃。這部分也要說明受益人群及其它相關(guān)群體如何參與項(xiàng)目監(jiān)測與評估，說明資助機(jī)構(gòu)接收有關(guān)報(bào)告的時(shí)間。

5．項(xiàng)目預(yù)算

項(xiàng)目預(yù)算有3個(gè)重要功能，一是說明對單獨(dú)活動或者相關(guān)負(fù)責(zé)人資源的分配；二是說明為了實(shí)施計(jì)劃所動員的必要資源；三是確定預(yù)算最高限額，同時(shí)確定從收入角度講應(yīng)該得到什么。這部分應(yīng)該明細(xì)資金來源，包括申請金額、其它資助、申請團(tuán)體、當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)或政府配套等；還應(yīng)明細(xì)支出預(yù)算。

準(zhǔn)備項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，可以列出所有與項(xiàng)目運(yùn)作有關(guān)的人員和非人員事項(xiàng)。值得注意的是，不僅要列出項(xiàng)目被資助后出現(xiàn)的新費(fèi)用，還要列出該項(xiàng)目分擔(dān)的管理性支出。項(xiàng)目預(yù)算中涉及的各項(xiàng)支出和對各項(xiàng)金額的計(jì)算應(yīng)匯總成報(bào)表，以備標(biāo)書撰寫，以及未來與資助方討論和匯報(bào)相關(guān)工作情況所用。

學(xué)會制作“項(xiàng)目目標(biāo)金字塔”

以民政部2012年中央財(cái)政專項(xiàng)購買社會力量服務(wù)的標(biāo)書為例，結(jié)構(gòu)上共分為承接社會服務(wù)試點(diǎn)項(xiàng)目申請表、申報(bào)單位基本情況、項(xiàng)目方案、項(xiàng)目背景、項(xiàng)目預(yù)算、承接社會服務(wù)試點(diǎn)項(xiàng)目信息摘要表等五項(xiàng)，內(nèi)容類似于國際標(biāo)書，但設(shè)計(jì)形式有所差別。事實(shí)上，項(xiàng)目流程無論是國內(nèi)的資助機(jī)構(gòu)，還是國外的資助機(jī)構(gòu)，其內(nèi)容基本相同，只不過問題上略有合并，詞語略有改革。

標(biāo)書中最難的部分是項(xiàng)目問題的提出，簡稱叫“項(xiàng)目問題金字塔”。做這項(xiàng)工作時(shí)要注意目標(biāo)和任務(wù)的動詞關(guān)系，學(xué)會動詞的轉(zhuǎn)換關(guān)系，同時(shí)還要保證邏輯框架上的合理性。一般來說，制訂一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)金字塔需要五個(gè)步驟：

(1)重新明確問題。

(2)確定最廣泛或者最重要的目標(biāo)被放在頂端。比如，不能籠統(tǒng)地表述“北京空氣污染嚴(yán)重，霧霾天氣比較多”，還需要表述霧霾產(chǎn)生的原因。如此，前者就成為目標(biāo)金字塔頂端最廣泛、最重要的部分。

(3)確定較低一級的目標(biāo)，說明其所支持的對象。

(4)填充空缺的補(bǔ)充性目標(biāo)。每個(gè)目標(biāo)的層級都需要得到支持，并說明它們內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。

(5)確保所描述的關(guān)系具有邏輯性和全面性。

留心細(xì)節(jié)

1．項(xiàng)目周期與財(cái)政年度和稅收制度相關(guān)，一般國際上是3-5年，但國內(nèi)通常是1年。

2．保證申請項(xiàng)目與招標(biāo)機(jī)構(gòu)性質(zhì)要求的一致性。

3．慎重對待財(cái)務(wù)問題。在標(biāo)書中可能會出現(xiàn)申請資金、配套資金和第三方資助資金，此時(shí)一定要注意披露信息的真實(shí)性；其次，項(xiàng)目活動和預(yù)算安排要前后一致，切記要?？顚Ｓ?，不能用打醬油的錢拿去買醋；另外，項(xiàng)目的考核、評估、審計(jì)工作要專業(yè)。

4．民政部提供的表格需要填寫機(jī)構(gòu)的承諾。填寫這部分內(nèi)容要確?？陀^、真實(shí)，要量力而行。

5．如果草根NGO缺乏足夠的專業(yè)人員，可以聘請大學(xué)老師擔(dān)任顧問。

6．把專業(yè)語言轉(zhuǎn)化成公眾語言，再向政府提供標(biāo)書時(shí)，英文應(yīng)注意使用括號。

總之，項(xiàng)目標(biāo)書的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)非常專業(yè)和系統(tǒng)的工作，項(xiàng)目管理人員既需要有全局的觀念和理論的指導(dǎo)，也需要在實(shí)踐中不斷摸索、修正和學(xué)習(xí)；同時(shí)，學(xué)會與項(xiàng)目資助機(jī)構(gòu)的溝通和交流，從根本上了解項(xiàng)目資助者的真實(shí)意圖和想法，從而提高項(xiàng)目中標(biāo)率。