淺析項(xiàng)目計(jì)劃控制在項(xiàng)目管理中的作用

■劉永利 哈爾濱鍋爐廠有限責(zé)任公司計(jì)劃項(xiàng)目處

淺析項(xiàng)目計(jì)劃控制在項(xiàng)目管理中的作用

■劉永利 哈爾濱鍋爐廠有限責(zé)任公司計(jì)劃項(xiàng)目處

項(xiàng)目管理是管理學(xué)中一個(gè)重要分支，怎樣做好項(xiàng)目管理也是擺在項(xiàng)目管理者面前的一大課題。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理中的重要部分，因此項(xiàng)目計(jì)劃控制也將會(huì)產(chǎn)生積極的作用。本文從多方面來(lái)進(jìn)行分析探討，從而詳細(xì)說(shuō)明了項(xiàng)目計(jì)劃控制在項(xiàng)目管理中的作用。

項(xiàng)目管理；項(xiàng)目計(jì)劃；層次；結(jié)構(gòu)；跟蹤

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)主動(dòng)性的工作，項(xiàng)目管理經(jīng)理人要在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中主動(dòng)的來(lái)進(jìn)行管理，從而找出項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，而單單靠被動(dòng)的反饋是達(dá)不到預(yù)期效果的。因此，項(xiàng)目經(jīng)理人在項(xiàng)目管理中的態(tài)度也有著決定性的作用。而項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理最為關(guān)鍵的步驟，項(xiàng)目計(jì)劃是一種將項(xiàng)目管理的思路轉(zhuǎn)化為實(shí)際形式的工作。一個(gè)成功的項(xiàng)目必然要有一個(gè)成功的項(xiàng)目計(jì)劃，但是成功的項(xiàng)目計(jì)劃卻不能保證項(xiàng)目的成功，其中影響的因素較多，在進(jìn)行項(xiàng)目管理的過(guò)程中，還要取決于管理者對(duì)計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行的力度以及靈活性。從項(xiàng)目計(jì)劃的字面上來(lái)看，其主要內(nèi)容就是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的規(guī)劃，從而形成具體形式的工作。為了能夠更好的保證計(jì)劃的完成，在計(jì)劃進(jìn)行過(guò)程中，還要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行有效的跟蹤，項(xiàng)目跟蹤的主要目的也是在計(jì)劃進(jìn)行中時(shí)，更好的執(zhí)行計(jì)劃的實(shí)施，從而提高項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)確度。

一、項(xiàng)目計(jì)劃的層次和結(jié)構(gòu)

項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行需要進(jìn)行有效的項(xiàng)目跟蹤，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如果單靠一個(gè)人的力量將會(huì)很難完成，因此項(xiàng)目計(jì)劃要分為多個(gè)層次結(jié)構(gòu)。這這樣做的目的是為了更好的將計(jì)劃來(lái)進(jìn)行分段管理，從而更好的方便工作的開(kāi)展和實(shí)施。將項(xiàng)目計(jì)劃分為多個(gè)層次結(jié)構(gòu)的具體作用有以下方面內(nèi)容：首先，層次結(jié)構(gòu)能夠更好的展現(xiàn)出工作的具體流程安排，工作執(zhí)行能夠更方便進(jìn)行。尤其是在項(xiàng)目初期階段，項(xiàng)目的細(xì)節(jié)工作難以加以確定，而制定出相應(yīng)的計(jì)劃后，將計(jì)劃進(jìn)行分層，分層后的計(jì)劃能夠展現(xiàn)出計(jì)劃整體中的細(xì)節(jié)部分，也因此能夠更好的對(duì)項(xiàng)目的細(xì)節(jié)開(kāi)展工作，計(jì)劃分層越細(xì)，細(xì)節(jié)就越清晰。其次，層級(jí)結(jié)構(gòu)更能將分工的細(xì)節(jié)表現(xiàn)清楚。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目組要對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的具體安排進(jìn)行劃分，計(jì)劃分工需要根據(jù)計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行工作和責(zé)任的分配。層級(jí)結(jié)構(gòu)決定了項(xiàng)目組中執(zhí)行人員的各自任務(wù)，如大的計(jì)劃項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，中的計(jì)劃項(xiàng)目由組長(zhǎng)來(lái)進(jìn)行組織編寫(xiě)，小的計(jì)劃項(xiàng)目由項(xiàng)目成員來(lái)進(jìn)行具體執(zhí)行等。

二、計(jì)劃的詳細(xì)程度

“計(jì)劃越詳細(xì)越好”。計(jì)劃至少應(yīng)該有三個(gè)要素被真正的落實(shí)下去，這就是任務(wù)、進(jìn)度和資源。計(jì)劃的詳細(xì)程度就取決于對(duì)這三項(xiàng)的考慮。按照現(xiàn)在的情況來(lái)說(shuō)，計(jì)劃應(yīng)該細(xì)到人/日（對(duì)于精密工作的計(jì)劃甚至應(yīng)該精確到每時(shí)每分），項(xiàng)目越緊計(jì)劃就應(yīng)該越細(xì)。計(jì)劃越細(xì)項(xiàng)目中不確定的東西就越少，項(xiàng)目執(zhí)行起來(lái)就越簡(jiǎn)單、明了。

針對(duì)不同層次的計(jì)劃，詳細(xì)程度有不同的要求，大計(jì)劃應(yīng)該確定中計(jì)劃的任務(wù)，安排各任務(wù)實(shí)施的先后和用時(shí)的多少，以及人員組織；中計(jì)劃應(yīng)該確定階段中的子任務(wù)，任務(wù)開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，任務(wù)負(fù)責(zé)人；小計(jì)劃應(yīng)該確定個(gè)人進(jìn)度的詳細(xì)安排。如果用一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明它們之間的關(guān)系的話，那么大計(jì)劃是整個(gè)身體，中計(jì)劃是支持身體的骨骼，小計(jì)劃是血和肉。所以他們組成一個(gè)有機(jī)的整體。以瀑布模型為例，項(xiàng)目整體計(jì)劃作為大計(jì)劃，階段計(jì)劃作為中計(jì)劃，然后分配到具體個(gè)人的工作為小計(jì)劃。

三、計(jì)劃三步方略

計(jì)劃的實(shí)施是有先后順序的，也就是說(shuō)計(jì)劃的工作實(shí)施是有邏輯關(guān)系的。尤其對(duì)于中、小計(jì)劃。計(jì)劃與實(shí)施之間可能會(huì)存在一定的偏差，如果偏差積累起來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃失效和項(xiàng)目失控。所以應(yīng)該實(shí)時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。跟蹤會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃/實(shí)施的問(wèn)題，這些問(wèn)題就是調(diào)整的依據(jù)。

計(jì)劃的制定應(yīng)該是整個(gè)項(xiàng)目組的事情，人人都應(yīng)該參與項(xiàng)目計(jì)劃的制定。所以全員參與計(jì)劃制定/修改才能及時(shí)將問(wèn)題都反應(yīng)出來(lái)，只有這樣才能避免小計(jì)劃問(wèn)題的淤積。如果等到發(fā)現(xiàn)中計(jì)劃已經(jīng)不適合的時(shí)候，就說(shuō)明你已經(jīng)失去了最佳調(diào)整時(shí)機(jī)，而你要承受的就是拖延。

大計(jì)劃可以和第一個(gè)中計(jì)劃一起制定，緊接著應(yīng)該考慮實(shí)施的問(wèn)題。對(duì)于多個(gè)中計(jì)劃來(lái)說(shuō)是按照一定時(shí)間順序來(lái)實(shí)施的，前面計(jì)劃出現(xiàn)問(wèn)題可能會(huì)影響后面的計(jì)劃。所以這里建議實(shí)行三步走的方略?？偨Y(jié)一個(gè)，實(shí)施一個(gè)，籌劃一個(gè)。

四、設(shè)置項(xiàng)目計(jì)劃基線和警戒線

計(jì)劃會(huì)有拖延的情況。這種情況發(fā)生的頻率非常的高。很多拖延在發(fā)生之前是難以明確的，就像風(fēng)一樣在不知不覺(jué)間到來(lái)、并流過(guò)。對(duì)于項(xiàng)目組來(lái)說(shuō)，最好是通過(guò)設(shè)置項(xiàng)目計(jì)劃基線和警戒線的方法來(lái)控制這種風(fēng)險(xiǎn)。所謂項(xiàng)目計(jì)劃基線是指按照項(xiàng)目正常計(jì)劃制定進(jìn)度曲線，所謂計(jì)劃警戒線是指在正常計(jì)劃中計(jì)算項(xiàng)目總浮時(shí)，可以計(jì)算出最早完成計(jì)劃和最晚完成計(jì)劃，然后根據(jù)這兩款計(jì)劃再制定出最早計(jì)劃曲線和最晚計(jì)劃曲線，如果實(shí)際跟蹤計(jì)劃曲線在正常計(jì)劃基線上下浮動(dòng)卻沒(méi)有超出最早和最晚曲線（警戒線）即可。警戒線是為了認(rèn)清發(fā)生拖延的標(biāo)志，就像水位的警戒線一樣。當(dāng)警戒信號(hào)出現(xiàn)后，就應(yīng)該執(zhí)行應(yīng)急措施。警戒線上應(yīng)該設(shè)置必要的解決或緩解問(wèn)題的活動(dòng)。

五、項(xiàng)目跟蹤

項(xiàng)目跟蹤是主要作用是對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行有效的監(jiān)控和管理，包括對(duì)項(xiàng)目工作人員工作的情況、項(xiàng)目計(jì)劃的具體落實(shí)情況等。而主要是目的是為了能夠更好的在項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)及時(shí)的解決問(wèn)題，避免后期發(fā)生較大的影響后果。而項(xiàng)目跟蹤的也有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，如前文所說(shuō)的項(xiàng)目計(jì)劃基線和警戒線，在進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤的過(guò)程中，要以項(xiàng)目的警戒線和基線為標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)跟蹤結(jié)果產(chǎn)生實(shí)際曲線，通過(guò)實(shí)際曲線和項(xiàng)目警戒線和基線的對(duì)比，項(xiàng)目管理者就能夠更好的掌握項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，由此可以看出，項(xiàng)目跟蹤在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃中的積極作用。

在計(jì)劃執(zhí)行時(shí)，也有很多影響因素的存在，如工作人員的工作態(tài)度、思想變化等，在項(xiàng)目跟蹤時(shí)，對(duì)這些潛在的因素進(jìn)行掌握也是計(jì)劃控制的重要部分。

不管項(xiàng)目計(jì)劃做的多好多完美，沒(méi)有有效的項(xiàng)目跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃也只能是一種擺設(shè)，而有效的項(xiàng)目跟蹤才能夠保證項(xiàng)目計(jì)劃在項(xiàng)目管理中發(fā)揮其最大作用。計(jì)劃跟蹤不僅能夠發(fā)現(xiàn)計(jì)劃中存在的問(wèn)題，同時(shí)也能夠找出計(jì)劃本身存在的問(wèn)題，而無(wú)論存在何種問(wèn)題，在計(jì)劃跟蹤的過(guò)程中，只要能夠發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃都有著積極的作用。因此，我們必須要對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃跟蹤工作加以重視。

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