中小型企業(yè)采購管理

盧曉娜 渤海大學管理學院

中小型企業(yè)采購管理

盧曉娜 渤海大學管理學院

本文認為通過實施采購創(chuàng)新可以有效的解決當前我國中小企業(yè)在采購管理中面臨的一些壓力，在此假設基礎上，文章利用供應鏈理論，從企業(yè)采購管理的優(yōu)缺點以及面對缺點中小型企業(yè)應該有的應對策略等方面對中小型企業(yè)的采購管理做了詳細的分析。

采購管理；采購計劃；工作效率；競爭力

一、引言

隨著社會的進步消費者需求的增多，對于中小企業(yè)來說采購管理在企業(yè)中所占據(jù)的位置已經(jīng)越來越高。采購管理的主要內容是有效的實施企業(yè)的采購計劃，與供應商保持良好的溝通，以及合理的控制企業(yè)的采購成本，中小型企業(yè)是否能夠用自身有限的流動資金來保證企業(yè)的采購部能夠為其采購出高質量、低成本、高效率的物資很重要。企業(yè)的產(chǎn)品質量得到保證、物料成本得到控制后，經(jīng)營質量也就會得到相應的提高。當今社會，大多數(shù)有中小企業(yè)還沒有意識到采購管理對他們的重要性，大部分都是沒有計劃的用錢來買東西，如果企業(yè)對自身的采購管理的不重視自然而然就會增加企業(yè)的生產(chǎn)成本，另外一些中小企業(yè)不能及時的交貨，也影響了中小企業(yè)在市場的競爭力。采購成本是采購過程與物品成本中所消耗的各項費用之和，對于企業(yè)來說，采購成本是影響企業(yè)利潤的直接原因，還可以影響企業(yè)的資金回籠速度。這些在一定程度上都影響了企業(yè)的快速發(fā)展，加大了產(chǎn)品的成本，企業(yè)盈利少就不會有更好的人才進入公司，這樣也影響了中小企業(yè)的快速發(fā)展。

我國的中小企業(yè)有將近千萬個，他們生產(chǎn)了很多高科技產(chǎn)品，大部分還是出口產(chǎn)品，如今中小企業(yè)的產(chǎn)品出口額可以占全國出口總額的一半以上。改革開放以來，很多從農村來的勞動力都進入到了中小企業(yè)，中小企業(yè)提供的城鎮(zhèn)就業(yè)機會大約占全國的四分之三。與此同時，在20世紀末以來中小企業(yè)的經(jīng)濟增長可以占工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%，在繳稅方面每年國家收到的工商稅總額中中小企業(yè)所繳納的稅額占總額的一半左右。因此，對于我國這樣一個中小企業(yè)很多但各地經(jīng)濟發(fā)展水平差別很大的國家，中小企業(yè)的發(fā)展對于國家的發(fā)展具有很重要的意義。

二、中小企業(yè)的現(xiàn)階段的采購管理模式

現(xiàn)階段，我國的中小企業(yè)在采購管理中表現(xiàn)出以下特點:

1.采購規(guī)模的局限性

很多中小企業(yè)由于規(guī)模小,資金少,隨之其采購規(guī)模也相對較小。據(jù)統(tǒng)計,大多數(shù)中小企業(yè),每年采購金額主要大約集中在集中在幾十萬到幾百萬之間。因此中小企業(yè)的采購規(guī)模有很大的局限性。

2.對價格敏感

中小型企業(yè)規(guī)模有限隨時都有破產(chǎn)的風險，因此管理者對企業(yè)的采購成本的控制的非常嚴格,對物資采購價格非常敏感敏感。

3.企業(yè)負責人決定采購權,采購流程簡單

中小企業(yè)員工少管理層也較少,大多由企業(yè)主要負責人來實行采取物資的采購決定權。并且中小企業(yè)的采購流程也比較簡單、隨機,大體上都是由銷售部門提出申請,采購部門填報年度或臨時采購預算計劃,報告上級領導、由公司領導審核批準后，加以實施。

4.企業(yè)的采購有各自企業(yè)的特點

無論大企業(yè)還是小企業(yè)都會存在發(fā)展階段、員工素質、管理水平、所從事行業(yè)的差異,不同規(guī)模的性質不同的企業(yè)在不同的發(fā)展階段,對不同采購物資的需求也不一樣。每個企業(yè)都有其采購管理模式流程的特點,在本公司的采購中要求靈活的變更使其更加實用。

5.多種獲得采購信息的方式

隨著市場的千變萬化對于中小企業(yè)來說獲得采購信息的方式也越來越多,以前是通過媒體以及上門推銷等傳統(tǒng)單一的方式了解采購產(chǎn)品的信息,現(xiàn)在還新增了很多渠道，例如，網(wǎng)絡、展會等。顯然在這些渠道中,互聯(lián)網(wǎng)成為了最受親睞的方式。

三、中小企業(yè)在采購中的缺點

1.沒有穩(wěn)定且固定的供應商

大部分中小企業(yè)在經(jīng)營過程中都會面臨物資供不應求和供過于求的情況，那么無論是找不到合適的供應商還是很多供應商一時之間蜂擁而至，都會給企業(yè)的發(fā)展和盈利帶來影響,因此中小型企業(yè)擁有自身穩(wěn)定且固定的供應商很重要。

2.缺乏采購管理溝通

對于企業(yè)來說內部各個部門信息共享良好溝通會減少很多麻煩如果采購部與生產(chǎn)部的進行及時的溝通，采購物資就可能過多或過少，這樣就會導致庫存積壓或缺貨,會給企業(yè)帶來相應的損失。

3.盲目采購

中小企業(yè)應該選擇自身了解的供應商,這樣就不會出現(xiàn)對不合適的供應商的盲目采購,盲目采購會造成企業(yè)不能正常生產(chǎn)生產(chǎn),也會提高采購的成本。

4.采購的信息技術偏低

在企業(yè)中有一套屬于自己的采購系統(tǒng)的ERP很重要，但大部分中小企業(yè)由于資金短缺,沒有自己的ERP管理系統(tǒng)不能進行高效的控制和管理,這種半手工狀態(tài)的采購管理,影響了企業(yè)的采購效率。

四、中小企業(yè)采購的應對策略

1.制定合理的采購計劃

企業(yè)制定一定的計劃來采購，是為了能夠按照計劃來預測所需原材料或物資的數(shù)量和到達時間，以便物資能配合生產(chǎn)。另外，計劃要與生產(chǎn)部門的生產(chǎn)需要相符合，確保采購部門能滿足生產(chǎn)部門的需要。與此同時合理的計劃也會避免不必要的庫存成本。對于庫存這種種閑置的物資來說，不能給企業(yè)帶來利潤，反而會增加企業(yè)的成本。

在企業(yè)中采購管理的第一步就是采購計劃，采購計劃一般分為兩種，年度采購計劃和臨時采購計劃。年度采購計劃一般是不會變更的，它由使用部門擬訂，提交到上級部門審核，同意后再下達給基層部門執(zhí)行而臨時采購計劃比較簡單，靈活。主要當物資采購價格不高，數(shù)量不確定時，啟用臨時采購計劃。因此臨時采購計劃可以補充和完善年度采購計劃。在緊急情況下臨時采購計劃可以保證公司物資的持續(xù)性。所以企業(yè)應該制定一個合理、完善的采購計劃。

2.認真選擇供應商

中小企業(yè)應對需用物資按照使用用途，物資自然屬性等標準進行分類,然后按照物資對企業(yè)用途的重要性、采購的難易程度,將其劃分為重點、良好、一般等類別,并且企業(yè)還要認真審核和監(jiān)控商品的質量、品質等各個方面。對于企業(yè)重點采購的物資,應綜合審查供應商的質量體系、生產(chǎn)條件等各個方面,并對供應商的實力進行綜合評估，企業(yè)要降低采購的風險就要選擇質量有保證、價格適當、口碑好的供應商。企業(yè)要認真選擇供應商了解其具體情況,并要對其作出相應的考核,企業(yè)還要對不同類別的供應商設立不同的檔案。所謂類別不同即其對企業(yè)的重要性不同。一般貨品的質量、價錢、交貨日期、等方面都達到公司要求,并與公司活動密切的供應商,是重要類。一些供應商只是臨時或者偶然的與企業(yè)合作，稱之為一般性供應商。企業(yè)需要認真考核供應商，否則供應商在介紹自身條件及優(yōu)劣勢時可能存在欺詐問題,公司可以按照情況酌情處理,內容嚴重的可以選擇終止合同,并有權利追究其法律責任。

3.加強控制采購物資質量的控制

按照物資的使用安全對采購物資進行分類,控制好在生產(chǎn)及使用過程中對企業(yè)生產(chǎn)和員工帶來嚴重危害的物資。對于采購物資的入庫與出庫更要嚴格控制。入庫時，要按照國家標準進行檢測以及證明其安全性,再備案，經(jīng)過這一系列審核后才可進入庫;物資在出庫后,正式生產(chǎn)前還要進行檢測,這樣才能使采購的物資質量得到保證，減少企業(yè)的采購風險。

4.使用科學的采購模式

首先，認識到準時制采購(J I T采購)管理模式對企業(yè)的重要性。企業(yè)想要減少庫存，利用現(xiàn)有庫存，甚至達到零庫存都可以采用準時制采購。它不但可以提高企業(yè)的采購效率,減少多余庫存,還可使得采購物資的供應與生菜需求需求同步。另外，實施標準化采購可以使采物料規(guī)格標準化,生產(chǎn)樣式統(tǒng)一減少麻煩,就可以降低企業(yè)采購成本。

5.加快企業(yè)信息化和科技化

中小企業(yè)應該與供應商分銷商構建出一個協(xié)調的供應鏈，這樣有利于企業(yè)進行快速的信息溝通，方便與供應商進行交流。很多供應商已經(jīng)有屬于自己的交流平臺，他們互相交流，信息共享對彼此都有益。中小企業(yè)還要有自己的ERP系統(tǒng)，ERP、電子商務等先進的管理系統(tǒng)對中小企業(yè)的發(fā)展有很多好處,可以讓企業(yè)實現(xiàn)物流、信息流、資金流相結合。并且企業(yè)還應擁有一套物資采購管理的信息網(wǎng)絡平臺，它包含錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能,使企業(yè)各個環(huán)節(jié)有默契的配合起來。通過電子商務平臺,中小企業(yè)可以對采購的過程進行監(jiān)控,讓企業(yè)的采購做到既透明又規(guī)范，用這種高效的網(wǎng)絡管理也降低了企業(yè)的采購風險。ERP系統(tǒng)的使用還可以使信息接受快，得到準確的數(shù)據(jù)，很大程度上削減了由于人為因素造成錯誤給企業(yè)帶來的損失。與此同時企業(yè)還要減少采購人員人工工作內容，在如今科技如此發(fā)達的時代企業(yè)應該把計算機作為工作的主要工具，既有利于信息快速到達還會減少勞動力，還可以提高整個供應鏈的工作效率，對市場的變化隨機應變。

6.加強企業(yè)內部管理

首先，中小型企業(yè)要充分利用集中采購這一采購方式。它不但可以降低企業(yè)的采購風險還能專人專用加強與供應商之間的關系。對于企業(yè)來說，采購物資的質量，價格等都屬于企業(yè)的競爭力，集中采購可以確保采購的質量降低采購的價格，也將增加企業(yè)的利潤。另外，采購人員的素質也很重要，員工進入公司時，企業(yè)應該有一個完善的培訓過程，它會使新員工迅速了解企業(yè)并且學習到更多更專業(yè)的知識，采購部門員工要對采購流程了如指掌，對市場有一定的應變能力，又要懂得法律科學,企業(yè)只有不斷提高員工素質，加強培訓體制,才能使企業(yè)的采購更上一層樓。

7.優(yōu)化采購流程，提高工作效率

中小企業(yè)的工作效率對企業(yè)盈利以及在市場上的競爭力有很大的影響，對于企業(yè)來說，采購成本是企業(yè)花費最多的成本，因此提高采購的工作效率對企業(yè)的發(fā)展很重要。在采購流程方面，企業(yè)的多個部門要相互協(xié)調及時溝通，這樣才會提高工作效率，避免工作人員對自身工作怠慢。如今市場千變萬化，中小型企業(yè)只有不斷自我完善，利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術，制定適合自己的生存戰(zhàn)略，建立完善的采購系統(tǒng)，通過高效的工作效率及協(xié)調的采購流程，使自己在市場中有一席之地。

五、結束語

隨著我國加入WTO，我國的中小企業(yè)也有了改變。它們明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略和市場定位，深入分析企業(yè)的戰(zhàn)略資源，選擇適合自身發(fā)展的供應鏈模式。學習國外企業(yè)的先進經(jīng)驗，加大人才的培養(yǎng)，建立強有力的人才隊伍，提高團隊協(xié)作力。與此同時政府也應該為中小企業(yè)的發(fā)展給予良好的支持，幫助我國的中小企業(yè)逐步提升自己的核心競爭力。

當今社會，中小企業(yè)經(jīng)營者由于知識結構發(fā)生變化，綜合素質與其前輩相比截然不同。他們了解國際市場，掌握先進技術，懂得國際慣例，在各自的領域里運用自如，這是開展國際合作的先決條件，也使得中小企業(yè)更好地發(fā)展。

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