淺談新建本科院校檔案編研工作及優(yōu)化管理

劉佳

摘 要：教學(xué)檔案服務(wù)于高校的教學(xué)工作，是高校檔案的主體和重心，新建本科院校必須加強(qiáng)和優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理。根據(jù)新建本科院校檔案編研工作現(xiàn)狀，就如何提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，利用信息技術(shù)創(chuàng)新編研，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、注意檔案編研與育人功能相結(jié)合，提高檔案編研水平，開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面提出對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：新建本科院校；編研工作；優(yōu)化管理

一、新建本科院校檔案編研工作對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)檔案編研在檔案工作中的重要作用

檔案工作是學(xué)校工作中最容易被忽視的，檔案部門(mén)在學(xué)校屬于弱勢(shì)部門(mén)，檔案工作總是部門(mén)或單位最后得到重視和發(fā)展。檔案工作人員要高度重視檔案工作和檔案編研，要自尊自重，自愛(ài)自修，在做好檔案的收集、整理、利用工作的同時(shí)，積極開(kāi)展檔案的編研工作，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)作用，挖掘檔案資料的使用價(jià)值，提高高校檔案管理水平。利用進(jìn)行檔案編研才剛剛起步，缺乏創(chuàng)新，編研成果形式單一，沒(méi)有很好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)提供的便捷，融文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫(huà)等多種形式于一體的編研成果很少[1]。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，整體提高工作人員的檔案編研水平

建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理的，能夠適應(yīng)學(xué)校檔案工作需要的人才隊(duì)伍是做好檔案編研工作的關(guān)鍵。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)，改變現(xiàn)有檔案人員結(jié)構(gòu)，引進(jìn)一些具有檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的專(zhuān)門(mén)人才。學(xué)校應(yīng)將檔案人員隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校人才建設(shè)的規(guī)劃中，分階段有計(jì)劃地引進(jìn)具有檔案學(xué)、機(jī)學(xué)、信息學(xué)等各方面的專(zhuān)業(yè)人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，逐步形成合理、的人員配置結(jié)構(gòu)，滿(mǎn)足檔案工作對(duì)人才的需求[2]。

（三）檔案編研要有針對(duì)性，注重實(shí)用性

檔案編研要有針對(duì)性，要注重實(shí)用。檔案編研要以檔案資料為依據(jù)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，杜絕造假、虛構(gòu)，不可隨意地添加編者的主觀(guān)意愿和思想傾向。在編研工作中要強(qiáng)化編研深度，注重編研質(zhì)量。編寫(xiě)出來(lái)的資料要內(nèi)容豐富、觀(guān)點(diǎn)正確、史料真實(shí)，有較高的利用價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。這就要求高校檔案編研工作要增強(qiáng)編研的適用性，向高效率、高層次、高質(zhì)量的方向發(fā)展。

（四）檔案編研要與育人功能相結(jié)合

檔案編研不能只注重憑據(jù)作用和數(shù)據(jù)作用，還要充分發(fā)揮其功能，發(fā)揮其育人作用。高校檔案編研工作要與育人功能密切結(jié)合?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）規(guī)定，高等學(xué)校要“利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在檔案編研中我們要注意開(kāi)發(fā)和宣傳學(xué)校艱苦創(chuàng)業(yè)的發(fā)展史。

二、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義

（一）教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實(shí)記錄和依據(jù)

教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教育分析活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動(dòng)的直接的原始記錄，通過(guò)抽調(diào)審閱教學(xué)檔案如教師教案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時(shí)還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據(jù)。

（二）教學(xué)檔案有助于推動(dòng)教師隊(duì)伍建設(shè)

教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱(chēng)評(píng)定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。因此，認(rèn)真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，尤其是師資隊(duì)伍建設(shè)。

三、如何優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案的管理

（一）高度重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作情況的真實(shí)具體反映，是衡量高校教學(xué)水平的重要依據(jù)。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達(dá)到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學(xué)、科研以及各項(xiàng)工作服務(wù)。

（二）清理補(bǔ)充，作好現(xiàn)有教學(xué)檔案的分類(lèi)整理

高等學(xué)校教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、研究等工作是個(gè)連續(xù)性的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，其管理的效能直接影響著檔案材料的質(zhì)量[3]。教學(xué)檔案的分類(lèi)必須遵循教學(xué)檔案形成的，盡量保持教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性。常見(jiàn)的分類(lèi)方法有兩種：一是時(shí)間分類(lèi)法，以年代來(lái)區(qū)分、排列、管理檔案，強(qiáng)調(diào)檔案的時(shí)間特征；另一種是性質(zhì)分類(lèi)法，即按照材料內(nèi)容所反映問(wèn)題的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)。

四、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無(wú)法跟上高等教育快速發(fā)展的形勢(shì)，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢(shì)在必行。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，通過(guò)服務(wù)贏(yíng)得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，確立檔案工作的地位，從而促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，開(kāi)創(chuàng)新建本科院校檔案工作新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙海峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案編研工作的思索[J].北京檔案，2010，（2）.

[2]李金霞.高校檔案編研工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].云南檔案，2007，（3）.

[3]孫艷麗.依托網(wǎng)絡(luò)做好高校檔案編研工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2009，（2）.endprint