數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理在加油站HSE管理體系運(yùn)行中的應(yīng)用

楊雪飛 石超軍

1.中國石油天然氣股份有限公司河南銷售鄭州分公司2.中國石油天然氣股份有限公司河南銷售分公司

數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理是根據(jù)集團(tuán)公司長期推行的標(biāo)準(zhǔn)化、無紙化辦公、HSE管理體系、質(zhì)量管理體系、精細(xì)化管理的理念與要求，為滿足石油銷售公司加油站點(diǎn)多面廣、辦公地點(diǎn)分散、基層員工文化水平偏低的特點(diǎn)，將電子版本的Word、Excel或PDF等文檔通過辦公內(nèi)網(wǎng)以信息的形式傳遞，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)式的遠(yuǎn)程痕跡化管理。

數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理的核心是：設(shè)計(jì)、持續(xù)改進(jìn)執(zhí)行文件的形式和內(nèi)容，為員工提供簡單并合適的工作方式方法的模版，執(zhí)行過程中及時糾正、評價，將復(fù)雜的問題簡單化，讓員工在工作中學(xué)習(xí)提高，學(xué)會：一切用事實(shí)、用痕跡來說話！最終實(shí)現(xiàn)：用數(shù)字信息拉近空間的距離，用標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行文件優(yōu)化工作流程，用痕跡化遠(yuǎn)程管理提高員工的執(zhí)行力。

1 數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理在HSE管理工作中的應(yīng)用

由于辦公內(nèi)網(wǎng)要求上傳的附件不得大于5M，為減少流量，節(jié)約內(nèi)存空間，將帶有照片的文檔用Adobe Acrobat軟件壓縮轉(zhuǎn)換為PDF文檔，在不影響照片清晰度的前提下，盡可能壓縮文檔，使其滿足上傳內(nèi)網(wǎng)的要求。同時在加油站只裝有PDF閱讀器，不裝PDF編輯器，所以PDF文檔的執(zhí)行文件模版在加油站是不能修改的，避免出現(xiàn)錯誤文件導(dǎo)致執(zhí)行錯誤。

1.1 HSE檢查記錄

將問題被發(fā)現(xiàn)時的現(xiàn)狀和整改后的現(xiàn)狀拍照，生成能夠反映真實(shí)情況的證據(jù)，將照片附在Word文檔的執(zhí)行文件上并加以文字描述。在實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理后將Word文檔轉(zhuǎn)換成PDF文檔備案，生成執(zhí)行文件的模版，實(shí)現(xiàn)了安全隱患的整改。

對電子版的加油站HSE檢查記錄進(jìn)行備案，建立分公司加油站安全隱患資料庫，發(fā)給公司的每個部門、片區(qū)、加油站，全員參與整改、監(jiān)督和學(xué)習(xí)。

1.2 請示報告

片區(qū)、加油站向分公司各部門的請示報告必須通過安全的辦公內(nèi)網(wǎng)上報，因?yàn)樵趦?nèi)網(wǎng)上會長期留有上報時間、上報人、接收人、上報內(nèi)容，這樣就留下了上報的痕跡，避免執(zhí)行部門拖延、扯皮、推卸責(zé)任。報告內(nèi)容上盡量提供能夠反應(yīng)現(xiàn)場實(shí)際情況的照片及文字說明，以便于審核與批復(fù)。

1.3 匯報材料

分公司向上級單位匯報材料中除了結(jié)論性的文字之外，要提供支持文字內(nèi)容的附件作為證據(jù)，增加說服力，避免大家認(rèn)為：“工作是說出來的，不是干出來的！”

1.4 部門之間聯(lián)絡(luò)

同級別部門之間的協(xié)作是最容易出現(xiàn)漏洞和偏差的，為保持一團(tuán)和氣而不做為。安全管理需要全員參與，同時也必須分清責(zé)任，該誰的責(zé)任就是誰的責(zé)任，安全部要督促責(zé)任部門執(zhí)行。必要時下發(fā)執(zhí)行文件，強(qiáng)制其執(zhí)行，執(zhí)行文件表格有：《信息交流聯(lián)絡(luò)處理單》、《不符合整改通知單》、《發(fā)文記錄》。

1.5 應(yīng)急預(yù)案演練

依據(jù)省公司下發(fā)的7個《應(yīng)急預(yù)案演練》程序文件，編寫了20期電子版本的《應(yīng)急預(yù)案演練表格》執(zhí)行文件，要求站上一季度完成5期演練，一年完成全部的20次演練，完成每次演練后，要將演練的照片上傳到文檔中，生成執(zhí)行文件的模版，待檢查。照片中的演練內(nèi)容和電子文檔的生成時間等事實(shí)痕跡是檢查的重點(diǎn)。這種方式減輕了加油站員工腦力勞動的工作量，增大加油站的執(zhí)行“壓力”，使其變成單純的執(zhí)行、落實(shí)部門。

1.6 《安全分析月報》

在數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理初期，由于行為“慣性”的原因，出現(xiàn)個別不重視、不作為的現(xiàn)象。于是推出了每月一期的《安全分析月報》在分公司內(nèi)網(wǎng)上向全體員工發(fā)布，實(shí)施政務(wù)公開，將個別加油站的行為公布于眾。如果不作為，就月月在《安全分析月報》中通報。實(shí)施兩個月后，大家開始接受和重視這種管理方式，同時《月報》中的圖片及文字分析又是很好的學(xué)習(xí)教材，提升了員工的安全理念。

1.7 HSE知識培訓(xùn)與測試

用參會人員現(xiàn)場照片的形式替代《培訓(xùn)人員簽到表》，杜絕了代簽現(xiàn)象；向員工了解他們的培訓(xùn)需求，進(jìn)行必要性、可行性分析，再制定培訓(xùn)內(nèi)容，力求達(dá)到最佳培訓(xùn)效果；將培訓(xùn)教材以電子版本形式發(fā)給員工，上課時不用低頭做筆記，抬起頭用眼睛和耳朵專心聽課就可以了；培訓(xùn)內(nèi)容多以圖形、照片、表格等便于理解的形式；通過案例分析講述理論知識；培訓(xùn)最后30min，隨機(jī)選3個人到臺上以老師的身份為大家講解培訓(xùn)內(nèi)容，當(dāng)作考試、互動和加深印象。

HSE知識測試以看照片口述的形式替代筆答紙版試題的形式，照片全部來源于本公司加油站現(xiàn)場，使培訓(xùn)和測試內(nèi)容不脫離加油站的現(xiàn)場操作，實(shí)現(xiàn)HSE培訓(xùn)方式上從試題理論型向現(xiàn)場實(shí)際操作型轉(zhuǎn)變。

1.8 其它日常工作

主要是一些簽過字的、上報的等比較重要的文件，要將文件掃描成電子版本備案。

1.9 建立HSE文件檔案

要求片區(qū)、加油站建立單獨(dú)的文件夾，命名為：某加油站HSE文件檔案。將上述的八方面內(nèi)容、法律法規(guī)、公司下發(fā)的各類制度、通知、管理辦法、證照、證書等程序文件和執(zhí)行文件放在里面，作為HSE工作唯一的指導(dǎo)性文件。并要求將電腦內(nèi)與HSE文件檔案中的文件重名的文件刪除，避免誤導(dǎo)，錯誤執(zhí)行。

2 數(shù)字信息痕跡化遠(yuǎn)程管理帶來的轉(zhuǎn)變

實(shí)現(xiàn)行為的轉(zhuǎn)變有兩種方法：一是觀念的轉(zhuǎn)變導(dǎo)致行為的改變，知其然知其所以然，但是個別員工轉(zhuǎn)變觀念是個很漫長的過程，而且成功率不高。二是最原始的模仿與擬態(tài)，照搬、套用別人的方式方法而帶來行為的改變，知其然不知其所以然，這種能夠短期、高效地實(shí)現(xiàn)行為的轉(zhuǎn)變，再通過后期的學(xué)習(xí)、發(fā)問、思考、懷疑、修煉，最終實(shí)現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變。第二種方法適合公司加油站的現(xiàn)狀，截至到目前，數(shù)字信息痕跡化管理在公司加油站已經(jīng)推行一年多，解決了HSE管理體系運(yùn)行過程中的諸多問題，詳見下表。

表 HSE管理體系中存在問題

3 結(jié)束語

（1） 從直接轉(zhuǎn)發(fā)上級文件變?yōu)橄染捉馈⒀芯?，再結(jié)合公司實(shí)際下發(fā)執(zhí)行文件及其模版。

管理工作應(yīng)該深入淺出，管理者需咀嚼、吸收、消化上級單位的文件，吐出來的是能夠切合實(shí)際、便于基層員工理解和執(zhí)行、便于管理者督查、方便大家學(xué)習(xí)的執(zhí)行文件，所以管理者要首先編寫好執(zhí)行文件的模版，再下發(fā)到基層。管理者從被要求去學(xué)習(xí)將變?yōu)椴坏貌弧⒅鲃拥厝W(xué)習(xí)，否則就會掉隊(duì)。

（2） 修好HSE管理體系運(yùn)行的一條單行路。

安全部牽頭對各部門及加油站的程序文件和執(zhí)行文件進(jìn)行優(yōu)化，對重復(fù)的、不切實(shí)際的、過期失效的文件在請示上級公司后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、清理、整頓、銷毀，優(yōu)化工作流程，尤其是對執(zhí)行文件的完善，修好HSE管理的這條單行路。

（3） 信息要準(zhǔn)確、暢通，便于控制。

用數(shù)字信息痕跡化管理來減少錯誤信息的出現(xiàn)及在傳遞過程中出現(xiàn)的噪音和不完全，通過加強(qiáng)對信息的甄別，實(shí)現(xiàn)有效控制。