全息實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理設(shè)計(jì)

王 玲

北京市科學(xué)技術(shù)研究院

從某種角度來(lái)說(shuō)，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)關(guān)系到國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展。黨的十八大提出“實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略”，科研是推動(dòng)發(fā)展的關(guān)鍵力量，是創(chuàng)新的必要條件，而實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)則是科研工作的重要保障。科研機(jī)構(gòu)的大部分科研工作是在實(shí)驗(yàn)室中完成的，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備即成為不可或缺的工具。如何充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備在科技創(chuàng)新中的有效作用,使之真正成為提升科研院所自主創(chuàng)新能力與其發(fā)展建設(shè)中的基礎(chǔ)條件，除設(shè)立專(zhuān)門(mén)的職能部門(mén)和制定規(guī)范的管理規(guī)程以外，與其有效的資產(chǎn)管理模式密切相關(guān)。

目前對(duì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的信息化管理水平還比較低,導(dǎo)致利用率低、甚至閑置等資源浪費(fèi)問(wèn)題。管理方式多采用將任務(wù)分成小塊，落實(shí)到個(gè)人并能隨時(shí)查詢?cè)O(shè)備的當(dāng)前情況和歷史情況，這種方式對(duì)設(shè)備的可靠性分析有直接作用。廣大一線科研管理人員對(duì)設(shè)備的管理已經(jīng)做了大量的工作，積累了一些數(shù)據(jù)。隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，如何對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、分析、查找將成為一個(gè)不得不解決的問(wèn)題。

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展把人類(lèi)社會(huì)推向了一個(gè)嶄新的IT時(shí)代。信息對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著巨大的推動(dòng)作用，信息技術(shù)、材料和能源被稱為現(xiàn)代社會(huì)的三大支柱。隨著信息作為一種資源來(lái)管理的需求日益加強(qiáng)，信息研究領(lǐng)域出現(xiàn)了一種新的管理思想和模式——信息管理。所謂信息管理是指為了滿足管理需要而進(jìn)行的信息產(chǎn)生、識(shí)別、遴選、收集、加工、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、輸出等工作的總稱。它包括從信息產(chǎn)生到喪失應(yīng)用價(jià)值為止的整個(gè)信息壽命周期的全部工作。

實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理是對(duì)設(shè)備壽命周期全過(guò)程的管理，包括設(shè)備的選型、采購(gòu)、入庫(kù)、使用、維護(hù)、修理以及更新改造等全過(guò)程。設(shè)備運(yùn)動(dòng)過(guò)程可分為兩種狀態(tài)，設(shè)備的物資運(yùn)動(dòng)形態(tài)和資金運(yùn)動(dòng)形態(tài)。設(shè)備的物資運(yùn)動(dòng)形態(tài)，是指從選購(gòu)、驗(yàn)收，經(jīng)使用、維護(hù)、修理、更新、改造直至報(bào)廢退出的全過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的管理稱之為設(shè)備的技術(shù)管理；設(shè)備的資金運(yùn)動(dòng)形態(tài)，包括設(shè)備的最初投資、價(jià)值、數(shù)量、運(yùn)行費(fèi)用、折舊、收益以及更新改造措施等，對(duì)這個(gè)過(guò)程的管理稱為設(shè)備的經(jīng)濟(jì)管理。設(shè)備的技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理是有機(jī)聯(lián)系、相互統(tǒng)一的。

1 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理存在的問(wèn)題

隨著國(guó)家各級(jí)財(cái)政對(duì)科技創(chuàng)新投資力度的不斷遞增，每年投入了大量資金為研究院所和各級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室購(gòu)置了各種儀器設(shè)備。以增強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)和各級(jí)實(shí)驗(yàn)室的基礎(chǔ)條件，為克服某些領(lǐng)域的技術(shù)瓶頸或?qū)崿F(xiàn)集成創(chuàng)新、掌握核心技術(shù)、提高產(chǎn)業(yè)的整體技術(shù)水平、優(yōu)化資源配置提供一個(gè)巨大的推進(jìn)力，對(duì)促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變產(chǎn)生了極其重要的推動(dòng)作用。與此同時(shí)，科研院所傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室設(shè)備管理也暴露出一些問(wèn)題。

（1）設(shè)備的開(kāi)放程度較低。

儀器設(shè)備都分散于各個(gè)研究院所和各級(jí)實(shí)驗(yàn)室，多數(shù)儀器不對(duì)外開(kāi)放，部分對(duì)外開(kāi)放的儀器由于信息的滯后性和使用者信息獲取渠道暢通性的限制，使用率也比較低。儀器使用的復(fù)雜性及系統(tǒng)培訓(xùn)的缺失也制約了儀器的開(kāi)放程度。

（2）實(shí)驗(yàn)室設(shè)備使用中的問(wèn)題。

各實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備得不到充分有效的利用，有的是由于科研人員不能實(shí)時(shí)了解儀器設(shè)備和平臺(tái)的信息狀態(tài)，儀器設(shè)備的機(jī)時(shí)分配不合理。有的是實(shí)驗(yàn)室中的儀器設(shè)備數(shù)量多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，管理人員的相關(guān)培訓(xùn)不到位、重視程度不夠。有的是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)新購(gòu)的儀器設(shè)備功能特點(diǎn)的掌握不夠迅速，儀器功能不能充分發(fā)揮，影響了設(shè)備特別是大型儀器設(shè)備的正常運(yùn)行和利用率，甚至還有處于長(zhǎng)期閑置狀態(tài)的儀器設(shè)備。

(二)新會(huì)計(jì)制度的適用范圍發(fā)生變化。新會(huì)計(jì)制度適用各級(jí)各類(lèi)行政單位和事業(yè)單位(特別說(shuō)明的除外)，舊會(huì)計(jì)制度則分為行政單位會(huì)計(jì)制度和事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度。

（3）制度不明、賬目不清。

缺乏先進(jìn)管理理念的應(yīng)用，設(shè)備信息的統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確度不高。許多研究所在儀器設(shè)備管理方面沒(méi)有系統(tǒng)地建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，或者是相關(guān)制度沒(méi)有能夠及時(shí)隨著研究所發(fā)展擴(kuò)張和新購(gòu)置的儀器設(shè)備管理工作的特點(diǎn)變化而及時(shí)更新。有的，雖然制定了制度但沒(méi)有得到切實(shí)執(zhí)行。成立多年的研究所對(duì)各項(xiàng)儀器設(shè)備的定期盤(pán)點(diǎn)、核對(duì)工作不夠徹底，使得儀器設(shè)備固定資產(chǎn)存在一些臺(tái)帳與實(shí)際不相符的問(wèn)題。

2 信息管理的基本理論

（1）信息管理的層次理論。

信息管理一般分為戰(zhàn)略計(jì)劃層、管理控制層、運(yùn)行控制層和業(yè)務(wù)處理層四個(gè)層次。由于各層管理者職責(zé)不同，因而不同層次管理所需的信息在內(nèi)容、來(lái)源、精度、時(shí)效性及使用頻率上均有不同。一般而言，戰(zhàn)略計(jì)劃層所需信息內(nèi)容全面、來(lái)源廣泛，但要求少而精，多為經(jīng)過(guò)復(fù)雜加工處理的綜合信息。管理控制層和運(yùn)行控制層處于中間層次，承擔(dān)信息加工處理的絕大部分任務(wù)，起著承上啟下的作用，因而要求信息流內(nèi)容全面、精確而且及時(shí)，主要是大量來(lái)自企業(yè)內(nèi)部及外部的原始信息。業(yè)務(wù)處理層是管理的最底層，主要職責(zé)是日常工作的事中(現(xiàn)場(chǎng))協(xié)調(diào)控制，以確保工作的連續(xù)性和有效性，它所要求的信息必須詳盡、及時(shí)、準(zhǔn)確、連續(xù)，主要是來(lái)自戰(zhàn)略計(jì)劃層、管理控制層、運(yùn)行控制層的各種指令性信息、指導(dǎo)性信息及本部門(mén)作業(yè)環(huán)節(jié)的原始記錄信息。

信息管理層次理論認(rèn)為，各類(lèi)信息應(yīng)按其不同作用和管理要求在不同管理層間合理分流，避免信息的無(wú)效傳遞。比如。具體的作業(yè)記錄一般不應(yīng)該提供給總經(jīng)理，他所需要的應(yīng)是經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)分析形成的綜合報(bào)表。而由作業(yè)記錄產(chǎn)生綜合報(bào)表的信息加工工作應(yīng)由管理控制層和運(yùn)行控制層完成。

這個(gè)理論對(duì)信息的處理是單項(xiàng)線性的，對(duì)于單一系統(tǒng)來(lái)說(shuō)比較實(shí)用，但是，信息共享存在一定的局限性。

（2）信息管理的反饋控制理論。

信息管理反饋控制理論認(rèn)為，管理過(guò)程就是從信息輸入到輸出，經(jīng)過(guò)反饋和修正，形成新的信息輸入的不斷循環(huán)過(guò)程，每次循環(huán)的延續(xù)時(shí)間就是管理周期。延續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短則反映了管理工作效率的高低。因此，要縮短管理周期、提高管理效率，不僅要保證信息正向傳遞渠道的暢通，而且要確保信息反饋控制功能的實(shí)現(xiàn)。為此，在設(shè)置信息傳輸渠道時(shí)，要充分注意到信息雙向流的特性，確保信息反饋渠道的通暢，明確正向信息接收方的反饋職責(zé)，并加強(qiáng)信息傳遞與反饋職責(zé)的考核。

（3）信息管理的流速時(shí)效理論。

信息流伴隨物流而產(chǎn)生，信息流對(duì)物流起著控制作用。而且工作的連續(xù)性的特征要求對(duì)物流進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。這就在客觀上要求信息流與物流在時(shí)間上同步，否則，將可能由于時(shí)效性的喪失而導(dǎo)致信息流對(duì)物流失去控制作用。然而，實(shí)踐中要完全做到這一點(diǎn)是不可能的，即使在最完善的管理?xiàng)l件下，信息流和物流相比仍然是滯后的，這是因?yàn)樾畔⒘魇俏锪鞯目陀^反映。只有物流的啟動(dòng)，才有后繼信息流的形成。而且，物流始終是不停頓的，而信息加工處理則需要時(shí)間，尤其在手工處理信息的情況下，信息流和物流間一般存在明顯的時(shí)間差。鑒于此，信息管理的流速時(shí)效理論認(rèn)為，信息管理的目的并不是要完全消除事實(shí)上不可能消除的信息流與物流之間的時(shí)間差，而是要盡一切可能加快信息流速，使這種客觀存在的時(shí)間差盡可能縮短。具體來(lái)說(shuō)，就是要從管理體制、組織機(jī)構(gòu)、人員素質(zhì)、信息管理手段、工具、方法等多方面作出最大的努力，以縮短信息收集、加工、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、輸出等環(huán)節(jié)的時(shí)間，促使信息更快、更準(zhǔn)、更高效地流動(dòng)。

流速時(shí)效性理論保證了信息的快速、準(zhǔn)確和高效。但同樣無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。

3 市科研院的特點(diǎn)

北京市科學(xué)技術(shù)研究院擁有30個(gè)直屬單位，其中應(yīng)用技術(shù)開(kāi)發(fā)型研究所8家：北京市電加工研究所、北京市計(jì)算中心、北京市營(yíng)養(yǎng)源研究所、北京自動(dòng)測(cè)試技術(shù)研究所、北京實(shí)驗(yàn)動(dòng)物研究中心、北京市新技術(shù)應(yīng)用研究所、北京市太陽(yáng)能研究所、北京市射線應(yīng)用研究中心；公益型研究所10家：北京市勞動(dòng)保護(hù)科學(xué)研究所、北京市理化分析測(cè)試中心、輕工業(yè)環(huán)境保護(hù)研究所、中國(guó)輕工業(yè)清潔生產(chǎn)中心、北京市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所、北京科技經(jīng)濟(jì)信息聯(lián)合中心、北京城市系統(tǒng)工程研究中心、北京決策咨詢中心、北京科學(xué)學(xué)研究中心、北京市輻射中心；科普?qǐng)鲳^3家：北京天文館、北京自然博物館、北京麋鹿生態(tài)實(shí)驗(yàn)中心；科技服務(wù)機(jī)構(gòu)9家：北京科學(xué)技術(shù)出版社、北京國(guó)際科技服務(wù)中心、北京對(duì)外科學(xué)技術(shù)交流中心、北京科學(xué)技術(shù)研究院研修中心、北京市科學(xué)器材公司、北京科力新技術(shù)發(fā)展總公司、北京北科創(chuàng)業(yè)投資有限公司、北京北科永豐科技發(fā)展有限公司、北京燕科物業(yè)管理有限公司。

2007年，市科研院被正式列入市財(cái)政一級(jí)預(yù)算單位，科技投入與科技創(chuàng)新水平大幅度提升。財(cái)政項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)總投入累計(jì)達(dá)到10多億元，新增大型儀器設(shè)備近400臺(tái)（套），集聚資金、條件、人才、基地等創(chuàng)新要素，不斷加強(qiáng)科技條件平臺(tái)建設(shè)，進(jìn)一步夯實(shí)持續(xù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。按照國(guó)家和北京市中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃綱要的要求，抓緊實(shí)施科技創(chuàng)新工程，全院已形成2個(gè)國(guó)家級(jí)工程技術(shù)研究中心、15個(gè)北京市重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室（工程技術(shù)研究中心）、16個(gè)院級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室組成的多層級(jí)、廣覆蓋的科技創(chuàng)新體系。

如何管理好院里不同類(lèi)型研究所及科技服務(wù)機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)共享。是市科研院科研管理工作中面臨的問(wèn)題之一。針對(duì)這樣的問(wèn)題結(jié)合以上的信息管理理論筆者提出了全息的儀器管理理念。

4 全息儀器管理

全息，是反映物體在空間存在時(shí)的整個(gè)情況的全部信息。全息儀器管理就是對(duì)所有儀器壽命全過(guò)程中產(chǎn)生的信息集中存儲(chǔ)的管理理念。比如實(shí)驗(yàn)室設(shè)備選型、使用、維護(hù)修理以及設(shè)備的最初投資、價(jià)值數(shù)量、運(yùn)行費(fèi)用、折舊、收益等等。

實(shí)驗(yàn)室儀器的全息管理包括三大部分：儀器相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、儀器信息的管理、信息的運(yùn)用，如圖1。

圖1 儀器管理過(guò)程

對(duì)實(shí)驗(yàn)室儀器信息的管理采取一種全息的管理模式，需要建立一個(gè)全息模型。全息的模型就是建立一個(gè)關(guān)于儀器的全方位的立體的信息庫(kù)，如圖2。

圖2 一臺(tái)儀器的全息信息模型

圖2是以一臺(tái)儀器為例建立的一個(gè)全息模型。對(duì)所有的儀器均建立一個(gè)這樣的模型，各個(gè)儀器模型之間的數(shù)據(jù)信息可以流動(dòng)，整個(gè)研究院的信息模型就是一個(gè)立體的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，相關(guān)信息之間均可以進(jìn)行流動(dòng)。依托這個(gè)全息模型可以建立三個(gè)平臺(tái)：管理者平臺(tái)、應(yīng)用者平臺(tái)和擁有者平臺(tái)，如圖3。

圖3 全息模型儀器管理框架

在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中全息信息庫(kù)、管理者、應(yīng)用者和擁有者有著怎樣的關(guān)系？舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)說(shuō)明。例如有一個(gè)儀器的使用需求從應(yīng)用者發(fā)出后，信息如何在三個(gè)平臺(tái)之間流動(dòng)，如圖4。

圖4 全息模型信息流動(dòng)示意

5 結(jié)束語(yǔ)

全息信息實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理模式是科研院所驗(yàn)室儀器設(shè)備建設(shè)與管理的有效方式。這種新的模式有助于改善與加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理，提升研究院所實(shí)驗(yàn)室設(shè)備及運(yùn)行的管理水平，進(jìn)而有利于提高科研管理工作效率、實(shí)現(xiàn)科技資源共享，更好的為科技創(chuàng)新提供服務(wù)。

當(dāng)然，需要強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備實(shí)行全息化管理，如果只是簡(jiǎn)單地采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而缺乏符合本單位具體情況的管理方法和相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，其作用發(fā)揮是要打折扣的。理想的狀態(tài)是基礎(chǔ)管理和信息化相互結(jié)合、相互促進(jìn)。信息化可以把全息管理模式標(biāo)準(zhǔn)化，從而促進(jìn)管理科學(xué)化。因此，對(duì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備實(shí)施全息化管理，首先應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，就是要知道管什么、管到哪兒、如何管，才能使全息化管理模式提高實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的使用效率與效用。