淺議照片檔案在醫(yī)院管理中的應(yīng)用

魏娜

照片檔案真實(shí)地反映著醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。作為檔案材料的一個(gè)重要組成部分，照片檔案一直占據(jù)著重要的地位，照片檔案能真實(shí)、形象地反映醫(yī)院的歷史變遷、黨政管理、醫(yī)療護(hù)理、科研教學(xué)等方面的內(nèi)容，是醫(yī)院檔案管理中最直觀、最真實(shí)的檔案材料。隨著醫(yī)院管理的深入開(kāi)展，如何管理好、開(kāi)發(fā)好、利用好照片檔案，促進(jìn)醫(yī)院文化效益和經(jīng)濟(jì)效益和諧發(fā)展，是檔案工作者的重要使命。

一、照片檔案的特點(diǎn)

照片檔案是一種特殊載體的檔案，它主要以攝影為主要反映方式，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有鮮明的特點(diǎn)。

1.直觀性。照片檔案通過(guò)清晰的畫(huà)面和簡(jiǎn)潔的文字說(shuō)明對(duì)疑難病癥、科研成果等提供更直觀、可信的依據(jù)。

2.生動(dòng)性。照片檔案可以生動(dòng)地再現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展變遷、醫(yī)療狀況和醫(yī)務(wù)人員精神風(fēng)貌等。

3.豐富性。照片檔案可以涵蓋科研教學(xué)、臨床療效對(duì)比觀察、病理觀察、手術(shù)效果觀察等各個(gè)方面。

4.易存性。照片檔案可以存放在電腦、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等數(shù)碼介質(zhì)中，占地面積小，而且易于分類(lèi)管理和及時(shí)更新。

二、照片檔案的價(jià)值

1.記載醫(yī)院重大事件。對(duì)醫(yī)院舉行的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)視察關(guān)懷或醫(yī)院某一部門(mén)發(fā)生的大事、要事隨時(shí)收集，可以及時(shí)反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，有利于向新聞媒體和上級(jí)主管部門(mén)提供生動(dòng)而有價(jià)值的第一手資料。

2.真實(shí)反映臨床療效。手術(shù)前對(duì)病灶或病人整體形象進(jìn)行拍照，手術(shù)后再利用照片記錄的實(shí)際情況與手術(shù)前進(jìn)行對(duì)比，能夠真實(shí)的反映實(shí)際臨床效果。

3.豐富醫(yī)院文化建設(shè)。在醫(yī)院文化宣傳欄利用照片介紹醫(yī)院概況、專(zhuān)家簡(jiǎn)介、專(zhuān)科特色、中醫(yī)養(yǎng)生健康知識(shí)及文化修養(yǎng)等內(nèi)容，成為社會(huì)了解醫(yī)院的一個(gè)窗口。這些照片通過(guò)宣傳欄展出后，以其特有的視覺(jué)效果和豐富的文化內(nèi)涵，可以極大地提升醫(yī)院的公眾形象，進(jìn)一步增強(qiáng)了廣大員工自覺(jué)維護(hù)醫(yī)院榮譽(yù)和鞏固醫(yī)院文化成果的主人翁意識(shí)，使全院職工對(duì)醫(yī)院產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和歸屬感。

4.展示醫(yī)院形象。利用照片制作流動(dòng)展板和宣傳冊(cè)，以圖文并茂的形式，生動(dòng)地反映醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平、醫(yī)院環(huán)境、醫(yī)院設(shè)備、醫(yī)院精神風(fēng)貌、醫(yī)院專(zhuān)家介紹等內(nèi)容，還可以讓社會(huì)、群眾了解醫(yī)學(xué)科學(xué)，從而在醫(yī)療活動(dòng)中理解醫(yī)生、尊重醫(yī)生，對(duì)醫(yī)療活動(dòng)過(guò)程中所發(fā)生的一些問(wèn)題能理智對(duì)待，有助于構(gòu)建更加和諧的醫(yī)患關(guān)系。

三、照片檔案存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理人員意識(shí)薄弱。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)照片檔案工作不夠重視，檔案管理人員對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)普遍比較薄弱，忽視了照片檔案的歸檔工作。照片檔案收集渠道不暢，有些科室和承辦人員擔(dān)心照片歸檔后使用不方便，舍不得把照片歸檔。還有極少數(shù)人員把屬于公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的照片視為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，還有一些照片未能及時(shí)的收集和整理，后因工作變動(dòng)，造成照片檔案的丟失。

2.基礎(chǔ)設(shè)施和保管條件差。有的醫(yī)院對(duì)檔案部門(mén)重視不夠，普遍存在經(jīng)費(fèi)投入不足，保存條件差，設(shè)施落后，沒(méi)有照片檔案專(zhuān)用設(shè)備，庫(kù)房保管條件達(dá)不到規(guī)范要求，導(dǎo)致照片因長(zhǎng)期存檔而產(chǎn)生影像褪色、霉變等現(xiàn)象，使照片失去歸檔的價(jià)值。

3.照片檔案管理制度不健全。普遍情況是各醫(yī)院自己根據(jù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的喜好和醫(yī)院發(fā)生的所謂“大事”隨機(jī)進(jìn)行拍照，如醫(yī)院搞大型會(huì)診活動(dòng)、醫(yī)院新病房樓奠基儀式、省市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)醫(yī)院指導(dǎo)工作等等。但是對(duì)醫(yī)院設(shè)備、醫(yī)院環(huán)境、醫(yī)療技術(shù)、臨床療效、專(zhuān)家介紹的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化缺乏照片信息的統(tǒng)一收集和管理。

4.攝影人員量少質(zhì)弱。照顧性安排非專(zhuān)業(yè)人員較多，專(zhuān)業(yè)攝影知識(shí)缺乏，文化層次不高，業(yè)務(wù)水平參差不齊，真正畢業(yè)于攝影或影像專(zhuān)業(yè)者很少。

5.依法治檔工作沒(méi)有落實(shí)。不少領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院工作人員都認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)與己無(wú)關(guān)、可有可無(wú)的工作，說(shuō)起來(lái)很重要，忙起來(lái)不重要。而且不少同志缺乏主動(dòng)把應(yīng)歸檔文件、照片交給檔案室歸檔的意識(shí)，與依法治檔的要求還有差距。

四、做好照片檔案的收集整理工作

1.強(qiáng)化歸檔意識(shí)。照片檔案的收集直接影響著醫(yī)院檔案的整理、保管和提供利用等工作。做好這項(xiàng)工作，不僅要有嚴(yán)格的制度約束，更要加強(qiáng)人們對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)。要加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作人員的參與意識(shí)，使大家主動(dòng)配合檔案管理工作，移交相關(guān)照片資料。同時(shí)檔案工作者也要提高歸檔意識(shí)，做到定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合、日常收集和專(zhuān)題征集相結(jié)合。對(duì)醫(yī)院重大活動(dòng)所形成的照片及時(shí)追蹤，認(rèn)真主動(dòng)地做好收集工作。

2.明確歸檔范圍。照片檔案作為信息資料的一部分，可供利用的范圍非常廣泛，凡是記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院視察、醫(yī)院重大外事活動(dòng)、大型會(huì)議、文體活動(dòng)以及反映醫(yī)院建筑、重點(diǎn)工程、大型設(shè)備、醫(yī)科教等重要活動(dòng)且具有保存價(jià)值的照片資料均應(yīng)歸檔保存。

3.做好收集保管工作。首先做好照片的篩選。要選擇主題鮮明，影像清晰，畫(huà)面完整，具有代表性的照片。其次按時(shí)間內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，對(duì)照片做出文字說(shuō)明，即應(yīng)寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、攝影者等五要素，文字記載，一般不超過(guò)200字。最后要做好照片的保存工作。對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的數(shù)碼照片必須剔除，反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集1-2張。對(duì)所有歸檔的數(shù)碼照片，應(yīng)同時(shí)加洗成紙質(zhì)照片保存于醫(yī)院檔案室。數(shù)碼照片按其形成年度分類(lèi)，每一個(gè)年度建立一個(gè)命名該年度的文件夾，文件夾下存放數(shù)碼照片。數(shù)碼照片還應(yīng)存儲(chǔ)到光盤(pán)上，以光盤(pán)形式進(jìn)行脫機(jī)保存。光盤(pán)可以刻錄一式多份，一套封存，一套檔案室保管供查閱利用。

綜上所述，做好照片檔案管理工作是做好檔案工作的基礎(chǔ)之一。充分發(fā)揮照片檔案的教育和引導(dǎo)功能，并使照片檔案在醫(yī)院的各項(xiàng)建設(shè)中發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。

（作者單位：河北省中醫(yī)院）endprint