網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校人事檔案的信息化管理

劉文軍

(太原師范學(xué)院 人事處， 山西 太原 030012)

長(zhǎng)期以來(lái)，行業(yè)檔案管理觀念落后、服務(wù)意識(shí)欠缺，檔案設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，管理體制缺乏科學(xué)規(guī)劃，因此，提升服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高管理效率，加快裝備建設(shè)，以推動(dòng)人力資源帶動(dòng)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，成為新時(shí)期高校人事檔案管理工作的新舉措。

一、人員素質(zhì)亟待有效提升

信息化條件下，人事檔案管理工作對(duì)管理人員素質(zhì)提出了更高的要求，他們不僅要更新觀念、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、掌握基本的管理知識(shí)，還應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)等技術(shù)知識(shí)。因而，各高校加強(qiáng)了對(duì)人事檔案人員的培養(yǎng)力度，提高其綜合素質(zhì)，以適應(yīng)人事檔案信息化的需要。

(一)存在問(wèn)題

1.思維觀念脫節(jié)

長(zhǎng)期以來(lái)，社會(huì)上普遍認(rèn)為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對(duì)外界宣傳，加上單位忽視了對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育，致使其檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動(dòng)，觀念與時(shí)代的脫節(jié)帶來(lái)的是行動(dòng)短板。進(jìn)入信息化社會(huì)以來(lái)，環(huán)境與市場(chǎng)需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機(jī)制在高校開(kāi)啟了探索之路，服務(wù)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)成為市場(chǎng)制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢(shì)的要求成為必然。

2.知識(shí)結(jié)構(gòu)單一

受知識(shí)水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、編排和裝訂，無(wú)法勝任知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問(wèn)題，專業(yè)人員知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)單一、學(xué)歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導(dǎo)致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級(jí)階段，精通人事管理又擅長(zhǎng)信息技術(shù)的人員匱乏。

(二)改進(jìn)路徑

1.更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量

認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，樹(shù)立人力資源新觀念，樹(shù)立用戶至上的理念。高校必須自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí)和強(qiáng)化服務(wù)的理念，用高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平、高起點(diǎn)的服務(wù)意識(shí)和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動(dòng)適應(yīng)動(dòng)態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開(kāi)發(fā)人才信息資源，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的憂患意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識(shí)，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)。

2.樹(shù)立人本理念，發(fā)揮最佳效能

樹(shù)立人本理念，注重機(jī)制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹(shù)立法治理念，提高管理成效，切忌簡(jiǎn)單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹(shù)立績(jī)效理念;注重對(duì)人才的開(kāi)發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅(jiān)持以人為本，努力實(shí)現(xiàn)個(gè)人的自身價(jià)值。打造人文化管理機(jī)制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制和有效的激勵(lì)與競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

3.創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)

首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強(qiáng)、專業(yè)化水平高的檔案管理隊(duì)伍。這就必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預(yù)測(cè)能力，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項(xiàng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識(shí)的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計(jì)人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機(jī)制急需科學(xué)發(fā)展

應(yīng)盡可能滿足用戶對(duì)信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化開(kāi)放式管理，積極實(shí)行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場(chǎng)革命，要實(shí)施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達(dá)到柔性與剛性管理有機(jī)結(jié)合、寬嚴(yán)相濟(jì)。

(一)存在問(wèn)題

1.管理意識(shí)滯后

人事檔案管理制度相對(duì)落后，人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，對(duì)管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其對(duì)于信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就導(dǎo)致了高校開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對(duì)落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。

2.信息資源管理分散

目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動(dòng)日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，無(wú)法有效實(shí)行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進(jìn)路徑

1.創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色

需求決定服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門(mén)員向知識(shí)導(dǎo)航員與信息咨詢專家轉(zhuǎn)換，從信息文獻(xiàn)提供者向信息組織管理專家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓(xùn)練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對(duì)人事檔案信息的各項(xiàng)需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。

2.剛?cè)嵯酀?jì)，科學(xué)發(fā)展

柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強(qiáng)制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說(shuō)服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X(jué)行動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對(duì)管理對(duì)象信賴的一種管理。柔性管理并非是對(duì)剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒(méi)有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無(wú)，它需要真正的柔性制度與其配套實(shí)施，實(shí)施柔性管理，必須堅(jiān)持剛?cè)嵯酀?jì)，才能相得益彰、相互促進(jìn)。人事檔案管理工作是一種奉獻(xiàn)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對(duì)待用戶，并與之進(jìn)行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對(duì)性、特色性、實(shí)用性。統(tǒng)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學(xué)校人事決策提供科學(xué)保障和依據(jù)，保證“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段實(shí)現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)人事信息的共享。對(duì)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，加強(qiáng)開(kāi)發(fā)人事信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。

三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，沒(méi)有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的、先進(jìn)的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺(tái)，營(yíng)造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來(lái)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求，進(jìn)而滿足多元化用戶的個(gè)性化需求。

(一)存在問(wèn)題

1.基礎(chǔ)投入不足

隨著信息數(shù)字化的來(lái)臨，高校人事檔案建設(shè)相形見(jiàn)絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡(jiǎn)陋，多數(shù)達(dá)不到人事檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室分開(kāi)的要求，有的是檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2.技術(shù)裝備落后

在人事檔案管理信息化過(guò)程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進(jìn)程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級(jí)人事檔案的信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫(kù)房，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時(shí)建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進(jìn)路徑

1.加大信息化建設(shè)投入力度

物質(zhì)基礎(chǔ)是項(xiàng)目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)信息化管理基建的重視，完善計(jì)算機(jī)的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴(yán)格要求，啟用標(biāo)準(zhǔn)配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2.打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺(tái)

面對(duì)電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨(dú)善其身。檔案管理數(shù)字化平臺(tái)意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴(yán)格管理權(quán)限，認(rèn)真維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺(tái)發(fā)展進(jìn)程中，由于對(duì)技術(shù)因素的過(guò)度強(qiáng)調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問(wèn)題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺(tái)應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點(diǎn)，把握好保密性與開(kāi)放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)把世界帶進(jìn)了一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，全球網(wǎng)絡(luò)間逐步融合，信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。十八大報(bào)告明確提出了包括文化在內(nèi)的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、生態(tài)“五位一體”戰(zhàn)略，充分顯示出國(guó)家層面對(duì)文化建設(shè)的高度重視。檔案管理作為文化的重要組成部分方興未艾，廣大檔案管理者要樹(shù)立信心、堅(jiān)定信念。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字化平臺(tái)越來(lái)越走向融合發(fā)展，對(duì)高校檔案管理及其管理者提出了更高要求。因此，改善管理、完善設(shè)施、提高服務(wù)、增強(qiáng)管理人員的信息獲取和網(wǎng)絡(luò)資源應(yīng)用能力，對(duì)于全力打造數(shù)字化檔案管理信息平臺(tái)至關(guān)重要。