匯文系統(tǒng)下期刊訂購中的問題與對(duì)策

倪 琪

（南京曉莊學(xué)院圖書館，江蘇 南京 211171）

期刊是連續(xù)出版物中的一種，時(shí)時(shí)面臨著征訂號(hào)、ISSN號(hào)、刊名、出版頻率、價(jià)格等信息變化，如何應(yīng)對(duì)這些信息變化，是圖書館在期刊訂購工作中應(yīng)重視的問題。在匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱匯文系統(tǒng)）訂購組織的訂購目錄下，用往年批量續(xù)訂方法形成新的年度批次期刊訂購明細(xì)表后，對(duì)照新年度Excel期刊訂購清單，采用”刪除、更改、增加”方法完善新的年度批次期刊訂購明細(xì)表。所謂的“刪除、更改、增加”是指：在往年批量續(xù)訂形成的新的年度批次期刊訂購明細(xì)表中，刪除本年度沒有訂購的期刊訂購明細(xì)；更改有變化的期刊訂購信息；增加新增刊的訂購明細(xì)和MARC記錄。以下是在訂購期刊過程中出現(xiàn)的一些問題和解決方法。

1 訂購期刊過程中遇到的問題和原因

1.1 兩條訂購明細(xì)記錄共同對(duì)應(yīng)一條MARC記錄

在連續(xù)出版物子系統(tǒng)訂購組織的“訂購目錄”—“發(fā)行商”—“新的年度批次訂購明細(xì)表”中（以下簡稱“新年度批次訂購明細(xì)表”）有兩條不同的訂購明細(xì)記錄，共同對(duì)應(yīng)同一條MARC記錄。原因是：它們是不同版次不同征訂號(hào)的同種刊。兩者刊號(hào)相同、ISSN相同，故是同種刊，在匯文系統(tǒng)里共同對(duì)應(yīng)同一條MARC記錄；它們因征訂號(hào)不同，刊名為不同版次的同種刊名，因而有兩條不同的訂購明細(xì)記錄。例如：80-571《輔導(dǎo)員（中旬學(xué)法指導(dǎo)版）》（原小學(xué)教學(xué)版）與80-987《輔導(dǎo)員（下旬教學(xué)研究版）》（原中學(xué)教學(xué)版），兩者刊號(hào)相同（11-1333）、ISSN相同（0427-7112），故是同種刊，在匯文系統(tǒng)里共同對(duì)應(yīng)同一條MARC記錄；由于兩者征訂號(hào)分別是80-571和80-987，刊名分別是《輔導(dǎo)員》的不同版次（中旬版和下旬版），故在新年度批次訂購明細(xì)表中擁有兩條訂購明細(xì)記錄。

1.2 不能保存“訂購信息”中的信息

期刊的征訂號(hào)、出版頻率等訂購信息發(fā)生變化時(shí)，在訂購組織的“訂購信息”中修改信息后，點(diǎn)“保存”按鈕時(shí)，出現(xiàn)“存在外鍵作用，不能操作”的對(duì)話框，表明不能將已修改好的信息進(jìn)行存盤。例如：《群眾》原征訂號(hào)是28-018，新征訂號(hào)為131-64，在“訂購信息”的“征訂號(hào)”信息中，將原征訂號(hào)28-018更改為131-64，再點(diǎn)“保存”按鈕時(shí)，顯示不能存盤保存。原因是已對(duì)該條訂購明細(xì)記錄進(jìn)行了發(fā)訂，所以不能保存修改后的記錄。

1.3 無法找到與征訂號(hào)相對(duì)應(yīng)的訂購明細(xì)記錄

1.3.1 無法找到與征訂號(hào)相對(duì)應(yīng)的訂購明細(xì)記錄，匯文系統(tǒng)無與其對(duì)應(yīng)的MARC記錄

在用往年批量續(xù)訂方法形成的新年度批次訂購明細(xì)表中，無法找到新年度Excel期刊訂單中部分刊的記錄，在匯文系統(tǒng)里也找不到與其對(duì)應(yīng)的MARC記錄。原因有兩種情況：

①從未被訂購過的新增刊。由于是新增刊，從未被訂購過，往年年度批次訂購明細(xì)表中無此刊訂購明細(xì)，在按往年批量續(xù)訂方法產(chǎn)生的新年度批次訂購明細(xì)表中，也無此刊的訂購明細(xì)，在匯文系統(tǒng)里也無相對(duì)應(yīng)的MARC記錄。例如：在本館2014年Excel期刊訂單中，刊號(hào)為1992-1985的進(jìn)口港臺(tái)刊《傳播與社會(huì)學(xué)刊》是新增刊，由于本館從未訂購過此刊，在用往年批量續(xù)訂方法復(fù)制產(chǎn)生的2014-01批次訂購明細(xì)表中，自然無《傳播與社會(huì)學(xué)刊》的明細(xì)記錄，匯文系統(tǒng)也無與1992-1985征訂號(hào)對(duì)應(yīng)的MARC記錄。

②不同的發(fā)行商導(dǎo)致同種刊征訂號(hào)不同。不同發(fā)行商對(duì)同一種期刊采用的征訂號(hào)是不同的，導(dǎo)致期刊的征訂號(hào)因發(fā)行商的不同而不同。本館每年的期刊訂購是交給當(dāng)年中標(biāo)發(fā)行商訂購的（包括數(shù)據(jù)），如果由于中標(biāo)發(fā)行商有變化，那么本館期刊征訂號(hào)就會(huì)隨之發(fā)生變化。例如：《中國歷史地理論叢》原征訂號(hào)是原發(fā)行商提供的Z1790，而新的發(fā)行商為此刊提供的新征訂號(hào)為152-94，導(dǎo)致同一種期刊征訂號(hào)不同。由于新年度批次期刊訂購明細(xì)表是按往年批量續(xù)訂方法復(fù)制續(xù)訂的，如果原發(fā)行商下的往年訂購明細(xì)表中某期刊是原征訂號(hào)，那么，在新年度批次期刊訂購明細(xì)表中此刊也是原征訂號(hào)，無法從中找到新年度Excel期刊訂單中新發(fā)行商提供的新征訂號(hào)。例如：在原發(fā)行商下的2013-01批次訂購明細(xì)表中，《中國歷史地理論叢》的征訂號(hào)是原征訂號(hào)Z1790，故在復(fù)制2013-01批次訂購明細(xì)表產(chǎn)生的2014-02批次訂購明細(xì)表中，《中國歷史地理論叢》的征訂號(hào)也是原征訂號(hào)Z1790，無法從2014-02批次中找到新年度Excel期刊訂單中新發(fā)行商提供的新征訂號(hào)152-94。用《中國歷史地理論叢》新征訂號(hào)152-94在匯文系統(tǒng)里檢索，也無法檢索到它的MARC記錄，因?yàn)閰R文系統(tǒng)里只有原征訂號(hào)為Z1790的《中國歷史地理論叢》MARC記錄。

1.3.2 無法找到與征訂號(hào)相對(duì)應(yīng)的訂購明細(xì)記錄，匯文系統(tǒng)里有與其對(duì)應(yīng)的MARC記錄

在用往年批量續(xù)訂方法復(fù)制續(xù)訂的新年度批次訂購明細(xì)表中，無法找到新年度Excel期刊訂單中部分刊明細(xì)記錄，在匯文系統(tǒng)里卻有與其對(duì)應(yīng)的MARC記錄。例如：在通過2013年批量續(xù)訂方法產(chǎn)生的2014年批次訂購明細(xì)表中，無法找到2014年Excel期刊訂單中《設(shè)計(jì)新潮》的訂購明細(xì)記錄，而在匯文系統(tǒng)里能找到4-882《設(shè)計(jì)新潮》的MARC記錄。原因如下：

①征訂號(hào)未在“訂購信息”中更新。當(dāng)期刊征訂號(hào)發(fā)生變化時(shí)，訂購組織的“訂購信息”中的征訂號(hào)仍是原征訂號(hào)，沒有被更新，故無法在新年度批次訂購明細(xì)表中找到新年度Excel期刊訂單中此刊新征訂號(hào)的明細(xì)記錄；但由于此刊在匯文系統(tǒng)MARC記錄中更新了征訂號(hào)，所以能從匯文系統(tǒng)中找到與此刊新征訂號(hào)相對(duì)應(yīng)的MARC記錄。由于沒有同步更新“訂購信息”與MARC記錄中的征訂號(hào)，以致該刊在新年度批次訂購明細(xì)表中是原征訂號(hào)訂購明細(xì)記錄；在匯文系統(tǒng)的MARC記錄中是新征訂號(hào)。以本館2014年Excel期刊訂單中的《設(shè)計(jì)新潮》為例，征訂號(hào)發(fā)生變化時(shí)，“訂購信息”中仍是沒有被更新的原征訂號(hào)4-441，故無法在2014-02批次訂購明細(xì)表中找到該刊新征訂號(hào)4-882的明細(xì)記錄；但能在匯文系統(tǒng)里檢索到《設(shè)計(jì)新潮》的MARC記錄，因?yàn)閰R文系統(tǒng)MARC記錄中的征訂號(hào)更新為4-882了。

②“斷頭刊”。往年曾訂購過而中間中斷了訂購，新年度再次訂購的這種期刊屬于“斷頭刊”。因?yàn)樵嗊^“斷頭刊”，故在匯文系統(tǒng)里有該刊的MARC記錄；由于在中斷訂購的年度批次訂購明細(xì)表中沒有“斷頭刊”的訂購明細(xì)，故在按往年批量續(xù)訂產(chǎn)生的新年度批次訂購明細(xì)表中也沒有此“斷頭刊”的明細(xì)記錄。例如：《瑞麗伊人風(fēng)尚》在2012年本館曾訂購過，故在匯文系統(tǒng)里有此刊的MARC記錄；但在2013年本館沒有續(xù)訂，故在中斷訂購的2013年的訂購明細(xì)表中無《瑞麗伊人風(fēng)尚》明細(xì)記錄，按2013年的訂購明細(xì)表批量續(xù)訂產(chǎn)生的2014年訂購明細(xì)表中，自然也沒有此刊的訂購明細(xì)。

2 對(duì)策

2.1 不同征訂號(hào)的同種刊既可共同對(duì)應(yīng)同一條MARC記錄，也可擁有不同的MARC記錄

2.1.1 共用同一條MARC記錄

如果不同征訂號(hào)的同種刊在匯文系統(tǒng)里共用同一條MARC記錄，它們?cè)谛履甓扔嗁徝骷?xì)表中則擁有兩條訂購明細(xì)。在“現(xiàn)刊簽收”中，分別輸入各自征訂號(hào)，它們對(duì)應(yīng)同一條MARC記錄，擁有各自不同的簽收信息。例如：《輔導(dǎo)員（中旬學(xué)法指導(dǎo)版）》和《輔導(dǎo)員（下旬教學(xué)研究版）》是同種刊，在“現(xiàn)刊簽收”中分別輸入征訂號(hào)80-571和80-987，對(duì)應(yīng)同一MARC記錄，得到兩條不同的簽收信息。在裝訂組織中，則可將上旬、中旬、下旬同種刊合訂。

2.1.2 各自擁有不同的MARC記錄

對(duì)于不同征訂號(hào)的同種刊，先進(jìn)行系統(tǒng)查重，如果匯文系統(tǒng)里沒有對(duì)應(yīng)的MARC記錄，則對(duì)有相同刊號(hào)、ISSN號(hào)的同種刊MARC進(jìn)行套錄，并對(duì)套錄產(chǎn)生的新MARC記錄的092子字段（訂購號(hào)字段）、200子字段（題名與責(zé)任者字段）、301子字段（標(biāo)識(shí)號(hào)附注子字段）等進(jìn)行修改存盤，形成不同版次同種刊各自的MARC記錄。例如：《輔導(dǎo)員：少先隊(duì)員工作綜合版》，它與《輔導(dǎo)員（中旬學(xué)法指導(dǎo)版）》和《輔導(dǎo)員（下旬教學(xué)研究版）》同刊號(hào)（11-1333）、同ISSN號(hào)（0427-7112），只是彼此征訂號(hào)不同、刊名相同版次不同，故它們?yōu)橥N刊。進(jìn)行系統(tǒng)查重后，對(duì)同種刊《輔導(dǎo)員：少先隊(duì)員工作綜合版》的MARC進(jìn)行套錄，并對(duì)套錄產(chǎn)生的兩條新MARC記錄的092子字段、200子字段、301子字段修改存盤，形成《輔導(dǎo)員（中旬學(xué)法指導(dǎo)版）》和《輔導(dǎo)員（下旬教學(xué)研究版）》各自的MARC記錄。

2.2 編輯修改保存“訂購信息”中的信息

對(duì)“訂購信息”中征訂號(hào)、出版頻率等信息修改后，如果此條明細(xì)記錄無法存盤保存，需要檢查這條訂購明細(xì)是否已發(fā)訂了，如果已發(fā)訂，必須先在連續(xù)出版物子系統(tǒng)的“訂購組織”中進(jìn)行“退訂”，然后在其“訂購信息”中修改訂購信息，當(dāng)所有需要修改的訂購信息都已更改好后，點(diǎn)“保存”按鈕，再點(diǎn)“發(fā)訂”—“保存”按鈕，完成對(duì)這條明細(xì)的保存和發(fā)訂。

2.3 完善新的年度批次下的訂購明細(xì)表

2.3.1 增加新增刊MARC記錄和訂購明細(xì)記錄

對(duì)于新增期刊，除了在匯文系統(tǒng)中增加一條相應(yīng)的MARC記錄，還要在訂購組織的新年度批次訂購明細(xì)表中增加其訂購明細(xì)記錄。在增加新增刊MARC記錄前，首先要在館藏系統(tǒng)里查重，如果此刊從未訂購過，則在編目子系統(tǒng)中打開“網(wǎng)絡(luò)功能”——“啟動(dòng)Z39.50按鈕，進(jìn)行“通用檢索目標(biāo)選擇”，套錄新增刊的MARC記錄；如果無法套錄到與其對(duì)應(yīng)的MARC記錄，可套錄同種類不同版次的期刊MARC記錄進(jìn)行修改，或建簡MARC，最后進(jìn)行存盤保存。在訂購組織的“訂購信息”中，填寫好“征訂號(hào)”“年價(jià)”等訂購信息；進(jìn)入“訂戶信息”編輯模式后，修改“分配地”“復(fù)本”等訂戶信息。

2.3.2 更新因發(fā)行商變化而變化的期刊征訂號(hào)

在原發(fā)行商上個(gè)年度Excel訂單中，打開征訂號(hào)變化的期刊所在分配地的訂購子清單，利用Excel“查找和選擇”功能，輸入“刊名”檢索，查找出該刊的原征訂號(hào)，再到新年度批次的訂購明細(xì)表中，找到此刊為原征訂號(hào)的明細(xì)記錄，在其“訂購信息”中更改征訂號(hào)，點(diǎn)“保存”—“發(fā)訂”—“保存全部”按鈕。例如：新的訂購年度為2014年，在原發(fā)行商2013年Excel期刊訂購清單中，打開《中國歷史地理論叢》所在分配地“報(bào)刊閱覽室”的訂購子清單，利用Excel的“查找和選擇”功能，輸入《中國歷史地理論叢》，查找出該刊的原征訂號(hào)為Z1790，再到新發(fā)行商下的2014-02批次的訂購明細(xì)表中，找到征訂號(hào)為Z1790的訂購明細(xì)，在它的“訂購信息”中，將征訂號(hào)Z1790更新為152-94，點(diǎn)“保存”—“發(fā)訂”—“保存全部”按鈕，完成對(duì)此刊征訂號(hào)在“訂購信息”中的更新。

2.3.3 在期刊訂購中對(duì)征訂號(hào)變化的處理

①在編目子系統(tǒng)里編輯修改。點(diǎn)“文件”按鈕，在“回溯狀態(tài)”下打勾，選擇“刊名”等檢索途徑調(diào)出MARC記錄。在MARC記錄092子字段中更改征訂號(hào)（若無此字段則增加092子字段），存盤保存。如《文學(xué)遺產(chǎn)》原征訂號(hào)為18-266，新征訂號(hào)為80-438，在編目子系統(tǒng)里，通過刊名檢索，調(diào)出《文學(xué)遺產(chǎn)》的MARC記錄，在092字段中將18-266改為80-438，再點(diǎn)“保存”按鈕存盤，完成此刊征訂號(hào)在MARC記錄的更新。

②在連續(xù)出版物子系統(tǒng)的訂購組織中修改。在訂購目錄中，打開發(fā)行商下新年度批次訂購明細(xì)表，選擇需修改信息的訂購明細(xì)。在其“訂購信息”中，選擇要修改的征訂號(hào)等訂購信息進(jìn)行編輯修改；另外，還要對(duì)此明細(xì)記錄“訂戶信息”中的“復(fù)本”“分配地”等訂戶信息進(jìn)行修改。如果此訂購明細(xì)已發(fā)訂，需先點(diǎn)“退訂”按鈕，再更新訂購信息和訂戶信息，依次點(diǎn)“保存”—“發(fā)訂”—“保存”按鈕，完成此明細(xì)征訂號(hào)在訂購組織中的更新。.

2.3.4 重視查重，完成“斷頭刊”的新增訂購明細(xì)記錄

“斷頭刊”因曾被訂購過，匯文系統(tǒng)里有其MARC記錄。點(diǎn)擊“新增中文期刊”按鈕，再點(diǎn)擊“查重”按鈕，系統(tǒng)顯示有相對(duì)應(yīng)的MARC記錄，點(diǎn)“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將此MARC記錄默認(rèn)為此”斷頭刊”明細(xì)記錄下的MARC記錄；以《瑞麗伊人風(fēng)尚》為例，它在2012年被本館訂購過，本館匯文系統(tǒng)有相對(duì)應(yīng)的MARC記錄，此刊在2013年中斷訂購，于2014年被續(xù)訂，屬于“斷頭刊”。依次點(diǎn)擊“新增中文期刊”—“查重”—“確認(rèn)”按鈕，完成《瑞麗伊人風(fēng)尚》新增的訂購明細(xì)記錄和MARC記錄。

期刊工作以一年為一個(gè)周期，周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)。期刊訂購工作是期刊工作的開始，期刊訂購過程中不斷呈現(xiàn)出新的問題，促使我們不斷地去探究和解決。因此，務(wù)必做好期刊訂購工作的質(zhì)量監(jiān)控，使期刊訂購工作更加合理、規(guī)范、有序。