人事檔案雙套制整理方法探析

胡麗娟

（ 銅仁學(xué)院 組織部，貴州 銅仁 554400 ）

我國人事檔案工作歷史悠久，在從古至今的發(fā)展過程中，形成了一系列較為成熟的管理理念和方法。但是隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的整理方法無論是從內(nèi)容還是從提供利用的手段方面都已無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，社會事務(wù)管理和制度社會規(guī)范的基本出發(fā)點逐步由“官本位”向“事本位”和“人本位”轉(zhuǎn)變[1]。在人員的使用和選拔中，更看重的是個人的能力和水平，而不是背景和身份。在人員的管理中，人事管理逐步轉(zhuǎn)向人力資源管理，強(qiáng)調(diào)人是一種寶貴的資源，組織和個人之間是一種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。其中，不僅考慮到個人對組織的價值和利益，同時也考慮到組織如何滿足個人需求。人事檔案不僅為組織人事管理服務(wù)，同時也為當(dāng)事人服務(wù)。因此，人事檔案的內(nèi)容在其構(gòu)成上也應(yīng)該進(jìn)一步充實和完善。人事檔案的來源不應(yīng)該僅僅只限于人事管理活動，也應(yīng)該包括一些業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的檔案材料，如誠信、醫(yī)療保險等與個人密切相關(guān)的材料。人事檔案功能的這種變化促使人事檔案內(nèi)容的變化，繼而使得人事檔案的整理方法也要隨之變化，這樣才能更好地發(fā)揮人事檔案的作用。筆者試著通過對人事檔案功能特點的分析找到更為合適的人事檔案整理方法。

一、人事檔案的含義

人事檔案是國家全部檔案的重要組成部分，是檔案的一個門類，與個人密切相關(guān)。對于人事檔案概念的相關(guān)討論，不少的論著中都有涉及，王法雄先生在他的《人事檔案管理概論》一書中將人事檔案表述為：“凡記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的檔案，就是人事檔案”[2]。在《檔案學(xué)詞典》中，人事檔案的定義是:“人事檔案是專門檔案的一種。人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位整理，集中保存。主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種”[3]。鄧紹興、陳智為則認(rèn)為“人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人員經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄”[4]。朱玉媛在《現(xiàn)代人事檔案管理》一書，將人事檔案定義為“人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。簡而言之，人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個人材料”[5]。

從上述對人事檔案的定義中可以看到，雖然描述的語言及角度有所不同，但在以下方面的認(rèn)識是一致的：首先，人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的材料；其次，人事檔案所記錄的內(nèi)容是有關(guān)個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)情況的原始記錄。概括起來就是，人事檔案來源于人事管理，服務(wù)于人事管理。

建國初期，人事檔案主要是干部檔案，受這種思想的影響，干部檔案所包括的內(nèi)容，非常重視一個人的身份、社會政治背景?！捌鋵嵾@一時期所形成的人事檔案就是中國干部制度的附屬物，是干部身份的典型符號”[6]，這就是為什么我國干部檔案具有較濃的政治色彩的原因。隨著計劃經(jīng)濟(jì)時代的終結(jié)，市場經(jīng)濟(jì)、信用經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，人員開始由“單位人”走向“社會人”，人員的流動性開始加大。同時，管理社會事務(wù)和制定社會規(guī)范的基本出發(fā)點發(fā)生轉(zhuǎn)變，逐步由“官本位”向“事本位”、“人本位”轉(zhuǎn)變[1]。人事檔案不僅為組織人事管理活動服務(wù)，也應(yīng)該為人事檔案當(dāng)事人服務(wù)。因此，人事檔案所包含的內(nèi)容應(yīng)該更為豐富。人事檔案不僅包括國家、組織機(jī)構(gòu)、在人事管理活動中形成的人事文件材料，同時也應(yīng)該包括一些專業(yè)部門形成的公民情況文件，如財產(chǎn)收入材料 、誠信記錄材料、違法違規(guī)材料等與個人密切相關(guān)的檔案?！叭缑绹鴮⒁恍I(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)納入人事檔案。在美國，每一位成年人都有一個類似于我國身份證號的保障號，無論人員怎么流動，這個保障號都是固定的，在這個保障號里，不僅記錄了雇主或雇員交納保險金的情況，政府可以以此作為日后獲取諸如退休金、老年醫(yī)療、退役軍人收益等各種社會保障的憑證。同時，這個保障號里還清楚地記錄每一個人的信用信息”[7]。任何銀行或公司都可付費(fèi)查詢這份報告。我國人事檔案可借鑒該方式，在其內(nèi)容上更為廣泛。

綜上所述筆者將人事檔案定義為:人事檔案是以個人為單位，集中反映一個人歷史活動的、具有一定保存價值的真實數(shù)據(jù)與客觀記錄。人事檔案的這一定義主要包括以下幾方面的含義：首先，人事檔案的來源不僅僅限于人事管理活動中產(chǎn)生的人事材料，只要是該人歷史活動的真實記錄，能反映該人的情況，并具有保存價值的材料，都屬于筆者所討論的人事檔案范疇，如健康狀況材料、財產(chǎn)收入材料、誠信記錄材料、醫(yī)療保險繳納材料等都屬于筆者所指的人事檔案范疇；其次，從形成的時間范圍來說更為寬泛，可指從出生到死亡所形成的各種與個人自身活動直接密切相關(guān)的、具有保存價值的材料，如學(xué)前時期的妊娠確診材料，學(xué)生時代的各科成績、各類獎勵、戀愛時期的書信、婚前財產(chǎn)公證、結(jié)婚證書、工作后的成果檔案等直到死亡證明、悼詞都可放入檔案中。也可以將筆者所定義的人事檔案理解為以個人為單位集中保存的“個人檔案”或“人頭檔案”。

二、人事檔案雙套制的意義

目前，我國人事檔案僅僅面向組織提供利用。對個人而言，法律明確規(guī)定任何個人不得查閱自己的人事檔案。大家都不知道自己的人事檔案里裝了哪些內(nèi)容，這給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，在實際情況中經(jīng)常會遇到當(dāng)事人對某些情況記憶模糊。如果要求從人事部門將自己的檔案拿出來查閱，這在當(dāng)前的制度下是絕不允許的。但是在美國，當(dāng)事人是可以依照一定程序了解自己的人事檔案。人事檔案受《信息自由法》保護(hù)，只要是在法律允許的范圍內(nèi)，人事檔案必須向符合條件的調(diào)用者開放。在我國的人事檔案管理觀念中可突破這一封閉的歷史觀念，依據(jù)“以人為本，立黨為民”的思想，把尊重人、愛護(hù)人作為出發(fā)點，賦予人事檔案當(dāng)事人應(yīng)有的權(quán)力。同時，檔案管理部門也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，建立人事檔案的根本目的之一，是為了保障當(dāng)事人依法享受醫(yī)療、保險、晉升等各方面的權(quán)利。既然人事檔案主體應(yīng)該享有人事檔案的知情權(quán)，那么從整理的角度來說為人事檔案當(dāng)事人建立一套副本是可行的。人事檔案當(dāng)事人可以通過本人的檔案了解自己的發(fā)展歷程，奮斗經(jīng)歷，以此來教育自己的后代，也可以此來維護(hù)自己的合法權(quán)益等等。人事檔案的內(nèi)容應(yīng)該反映一個人全貌的，而組織所保存的內(nèi)容主要是從組織利用的角度出發(fā)，不可能把所有的內(nèi)容都納入其中，這樣會使人事檔案不完善，無法實現(xiàn)其在組織人事管理方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。人事檔案雙套制的建立可以更加全面地反映一個人發(fā)展歷程，值得進(jìn)行深入地探討。

人事檔案雙套制的做法，并不是突發(fā)奇想，早在干部檔案整理方法中就已經(jīng)實踐過，如干部檔案副本的建立。當(dāng)然干部檔案副本的內(nèi)容以及建立的意義與筆者所討論的雙套制有所不同。首先，服務(wù)的主體不同。干部檔案副本的建立主要是為了實現(xiàn)分級管理，安全管理的需要。我國人事管理制度，特別是對領(lǐng)導(dǎo)干部的管理，實行主管和協(xié)管的雙重管理體制：即上級主管和本級協(xié)管。為此干部檔案建立了正副本，正本由上級組織、人事部門保管，副本則由本級組織、人事部門保管。也就是說現(xiàn)有的干部檔案副本的建立與正本一樣都是為了組織部門的人事管理服務(wù)，具體地說，一般只為領(lǐng)導(dǎo)干部建立副本。而人事檔案第二套管理體制的建立主要是從人事檔案應(yīng)該為當(dāng)事人服務(wù)的角度來考慮，也就是說人事檔案第二套管理體制的建立是為人事檔案當(dāng)事人服務(wù)，且每人都可建立第二套人事檔案。其次，其所包含的內(nèi)容不同。對于現(xiàn)有的干部檔案副本來說主要是第一套的復(fù)制，內(nèi)容與第一套大同小異；而筆者所討論的人事檔案第二套管理體制除部分內(nèi)容與第一套相同外，還包括了人事檔案當(dāng)事人生活中各方面具有保存價值的材料，如出生時的醫(yī)院記錄、婚前財產(chǎn)公證、結(jié)婚證書、生病住院記錄、各類醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險繳納情況的證明等。最后，其所保管的地方不同?，F(xiàn)有的干部檔案副本是為了實現(xiàn)分級管理的需要，存放于本級組織、人事部門，而筆者所討論的人事檔案第二套管理體制是保存于人事檔案當(dāng)事人自己手，用于回憶自己的精彩人生和維護(hù)自己的合法權(quán)益。

三、人事檔案雙套制整理方法

人事檔案雙套制整理，主要是指把一個人的人事檔案根據(jù)服務(wù)主體和內(nèi)容的不同，分為兩套來整理：即一套為人事管理服務(wù)，里面的內(nèi)容大多來自于人事管理活動產(chǎn)生的文件；一套為人事檔案當(dāng)事人服務(wù)，除部分內(nèi)容與第一套相同外，還可根據(jù)當(dāng)事人的需求增加和補(bǔ)充相應(yīng)的內(nèi)容，如旅游照片、門票，戀愛書信，住院記錄、病歷、化驗報告、處方等。人事檔案雙套制的建立是一個相輔相成的關(guān)系，也就說雖然分為了兩套，但兩套材料都是有關(guān)一個人的情況說明，因此這兩套材料是一個有機(jī)的整體，相互之間可以相互補(bǔ)充說明，但在整理方法上會存在一定的差異。這是因為人事檔案第一套整理是為組織服務(wù)，因此整理的結(jié)果要盡量突出自己的優(yōu)缺點、工作能力，以便組織能夠根據(jù)個人的特點，調(diào)整人員與崗位以達(dá)到最佳匹配，使組織的管理實現(xiàn)最優(yōu)化。而第二套管理制主要是為人事檔案當(dāng)事人服務(wù)，其整理結(jié)果盡量反映人的成長歷程。

在雙套管理體制中，第一套為主本，第二套為副本，第二套是第一套內(nèi)容的復(fù)制與補(bǔ)充。在人員的流動或管理中，主要以第一套為主提供個人信息。第一套整理方法是大家都非常熟知的，在此不做過多討論，但需要說明的是，在第一套管理制中，除以往所包含的內(nèi)容外，還應(yīng)該增加相關(guān)業(yè)務(wù)部門的信用記錄。建立征信體系，符合時代發(fā)展的要求，是提升人事檔案價值的有效途徑。目前我國已經(jīng)有很多城市已經(jīng)開始建立信用檔案，因此檔案部門完全可以與這些業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，使信用記錄納入個人的人事檔案，并為相關(guān)部門提供一定的資信證明。同時，在社會主義建設(shè)中，強(qiáng)調(diào)以人為本，各類保障體系開始建立和不斷完善。人事檔案作為個人信息的記錄，不僅是組織機(jī)構(gòu)選拔人才，制定人才計劃的信息來源，也是當(dāng)事人合法權(quán)益的保障。因此有必要將公積金、合同的簽訂、各項保險等社會福利材料納入人事檔案內(nèi)容。

對于人事檔案的第二套整理主要是為了滿足當(dāng)事人的需求，因此對其可做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如在分類時，可以按時間采取以下方式對人事檔案材料進(jìn)行分類：（1）學(xué)前檔案，如妊娠確診材料、胎兒 B超檢查材料，幼兒育苗接種證，幼兒照片視頻；（2）學(xué)生時代檔案，包括上學(xué)期間的各科成績以及所獲得的各類獎勵；上學(xué)期間的各類證件，如學(xué)生證、團(tuán)員證、畢業(yè)證等；上學(xué)期間的日記書信、賀卡；照片、錄像等等；（3）戀愛婚姻檔案，如書信、日記、婚前財產(chǎn)公證、結(jié)婚證書；（4）工作成果檔案，包括工作上獲得的各類證書，如優(yōu)秀員工、職稱證明以及各類科研成果等；（5）醫(yī)療保健類，包括體檢表、住院記錄、化驗單、病歷以及醫(yī)生所開的處方等；（6）資產(chǎn)檔案，包括房屋財產(chǎn)證明、土地使用證明、銀行股票類相關(guān)證件等；（7）社會醫(yī)療保險類，如各類醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險繳納情況的證明等；（8）其他綜合類。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案雙套的整理會面臨數(shù)字化、電子化的環(huán)境。因此，無論是第一套管理體制，還是第二套管理體制都會涉及到對人事檔案數(shù)字化的處理。相對于個人來說，人事檔案的材料數(shù)量不多，很多時候采取一些簡單的方法或軟件就能完成，如我們可以利用excel建立人事檔案目錄，以方便日常查找和利用。

總之，人事檔案雙套制整理的提出不僅充實和完善了人事檔案的內(nèi)容，同時還提高了人事檔案的利用價值。人事檔案雙套制整理把很多以前沒有包含的內(nèi)容納入進(jìn)來，使人事檔案的內(nèi)容更加豐富。隨著市場經(jīng)濟(jì)和信用經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，用人單位更希望從人事檔案中獲取個人業(yè)務(wù)能力、學(xué)歷、信譽(yù)等方面的信息。陳舊的人事檔案內(nèi)容必然會影響人事檔案價值作用的發(fā)揮。根據(jù)原有的人事檔案整理方案整理出來的結(jié)果，不能很好地突出一個人的特點，大多信息都是大同小異，可讀性不強(qiáng)，如在考察個人品德時，除了大量的千篇一律的套話，沒有具體的、客觀的記錄憑證。因此，只有改變觀念，認(rèn)識到人事檔案不僅要為組織人事管理服務(wù)，同時也要為當(dāng)事人服務(wù)。在此基礎(chǔ)上對人事檔案管理進(jìn)行調(diào)整，才能使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能改變?nèi)耸聶n案“沉睡”和被大量“遺棄”的現(xiàn)狀。

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