數(shù)字化信息資源的質(zhì)量管理

景 婷

（遼寧師范大學(xué)管理學(xué)院，遼寧 大連 116029）

1 引言

數(shù)字化信息資源的質(zhì)量管理與控制從宏觀角度來(lái)說(shuō)，是國(guó)家和政府制定一系列方針、政策，保護(hù)和制約信息資源數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程；從微觀角度來(lái)說(shuō)，是工作人員在信息資源數(shù)字化生產(chǎn)過(guò)程中為了達(dá)到數(shù)字化信息資源的質(zhì)量要求而采取的一系列技術(shù)、方法和活動(dòng)。數(shù)字化信息資源的質(zhì)量管理與控制是信息資源建設(shè)中最重要的環(huán)節(jié)，它的質(zhì)量問(wèn)題是伴隨數(shù)字化建設(shè)的生產(chǎn)流程而產(chǎn)生的，通過(guò)對(duì)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中可能產(chǎn)生的所有質(zhì)量要素進(jìn)行分析，對(duì)各種要素進(jìn)行合理的規(guī)劃，針對(duì)不同階段、不同質(zhì)量要素采用與其相應(yīng)的技術(shù)及管理手段加以控制和管理，最大限度地減少錯(cuò)誤，可以保證數(shù)字化信息資源的質(zhì)量。所以把質(zhì)量控制與管理機(jī)制引入信息資源數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)數(shù)字化資源生產(chǎn)能起到積極的作用，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

2 數(shù)字化信息資源質(zhì)量管理的必要性

2.1 時(shí)空虛擬化、對(duì)象不確定

傳統(tǒng)質(zhì)量控制是在時(shí)間、空間和約束邊界相對(duì)確定的系統(tǒng)中進(jìn)行有秩序的管理控制，確定系統(tǒng)質(zhì)量控制的范圍是哪些、控制程序從何時(shí)、何處進(jìn)行等。對(duì)信息質(zhì)量可以通過(guò)追溯發(fā)生問(wèn)題的時(shí)間、地點(diǎn)等要素來(lái)追蹤信息質(zhì)量問(wèn)題根源并采取有效措施加以解決[1]。數(shù)字化信息資源可以使不同的用戶在不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)共同利用信息資源，但這種時(shí)空的虛擬化和對(duì)象的不確定性，使得傳統(tǒng)文獻(xiàn)資源質(zhì)量管理方法不適用于數(shù)字化信息資源的管理。

2.2 時(shí)效性強(qiáng)、擴(kuò)散快

數(shù)字化信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有很強(qiáng)的影響范圍，傳播速度快，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，更新快，如果不能迅速對(duì)這些信息進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)救可能會(huì)造成很大的損失，這樣使得數(shù)字化信息資源的質(zhì)量管理和控制難度加大。

2.3 角色重合

傳統(tǒng)的信息資源質(zhì)量管理和控制是根據(jù)信息提供者和信息使用者的角色不同、職責(zé)不同而各究其責(zé)，而在網(wǎng)絡(luò)的虛擬環(huán)境下，信息提供者也可以同時(shí)是信息使用者，造成角色重合，很難區(qū)分，在進(jìn)行質(zhì)量維護(hù)時(shí)，責(zé)任難以明確。

2.4 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

傳統(tǒng)的信息資源質(zhì)量管理體系中，對(duì)象具有相對(duì)穩(wěn)定性，管理標(biāo)準(zhǔn)一致，而數(shù)字化信息資源沒(méi)有統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)細(xì)節(jié)都由每個(gè)機(jī)構(gòu)自己完成和把關(guān)，所以數(shù)字化的質(zhì)量參差不齊。

總之，傳統(tǒng)的信息質(zhì)量管理方法在網(wǎng)絡(luò)信息共享環(huán)境下已不適用，這就需要我們認(rèn)真把握數(shù)字化信息資源的質(zhì)量要求，才能為采取有效的質(zhì)量管理措施提供新的思路。

3 數(shù)字化信息資源質(zhì)量的要求

信息資源的4個(gè)要素是信息內(nèi)容、信息表達(dá)形式、信息資源系統(tǒng)、信息資源效用。從這個(gè)角度來(lái)講，數(shù)字化的信息資源質(zhì)量要求在內(nèi)容、表達(dá)形式、資源系統(tǒng)、效用等方面進(jìn)行管理和控制，滿足這4個(gè)方面的質(zhì)量要求，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息資源的長(zhǎng)期保存，滿足用戶的信息需求，實(shí)現(xiàn)信息的良好利用和共享。

3.1 信息內(nèi)容方面的質(zhì)量要求

內(nèi)容方面的質(zhì)量要求是基礎(chǔ)，它強(qiáng)調(diào)數(shù)字化信息資源的完整性、正確性、真實(shí)性、相關(guān)性、新穎性、健康性。完整性是指電子文件的內(nèi)容、背景信息等無(wú)缺損；正確性是指反映事物或者系統(tǒng)屬性的客觀程度；真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致[2]；相關(guān)性是指數(shù)字化信息資源與用戶需求間的匹配程度；新穎性是指數(shù)字化信息資源是否具有獨(dú)創(chuàng)性，更新是否及時(shí)[3]；健康性是指信息內(nèi)容積極向上，不涉及違法、不道德的內(nèi)容。

3.2 信息表達(dá)形式方面的質(zhì)量要求

信息資源是需要通過(guò)表達(dá)進(jìn)行傳遞和共享的，信息資源表達(dá)形式要求準(zhǔn)確性、易用性、精簡(jiǎn)性、標(biāo)準(zhǔn)化程度。準(zhǔn)確性是指被保存文獻(xiàn)所表達(dá)的信息與文獻(xiàn)最初所含信息在質(zhì)和量上完全吻合；易用性是指信息符號(hào)是否簡(jiǎn)單、是否方便使用；精簡(jiǎn)性是指信息符號(hào)是否簡(jiǎn)單明了；標(biāo)準(zhǔn)化程度是指信息表達(dá)技術(shù)、表達(dá)符號(hào)的形式和意義的統(tǒng)一程度。

3.3 信息資源系統(tǒng)方面的質(zhì)量要求

信息資源系統(tǒng)方面的質(zhì)量要求是指對(duì)內(nèi)容質(zhì)量的保證，它包括存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性、載體的兼容性?？煽啃园ㄏ到y(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，即系統(tǒng)可用的有效狀態(tài)和防御風(fēng)險(xiǎn)的能力，不因偶然的或惡意的原因而遭到破壞、更改、泄露等；完好性是存儲(chǔ)信息的載體本身的結(jié)構(gòu)、功能良好；兼容性是指載體可以在不同的軟件或硬件上相互匹配，并能穩(wěn)定工作。

3.4 信息資源效用方面的質(zhì)量要求

信息資源效用是對(duì)信息資源的利用評(píng)估，對(duì)其質(zhì)量要求包括可用性、適量性、利用率、價(jià)值增值率；可用性是指用戶獲取信息資源的難度、效率和方便性；適量性是指信息資源數(shù)量是否適當(dāng)；利用率是指統(tǒng)計(jì)分析信息資源利用的數(shù)量指標(biāo)；價(jià)值增值率是指經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的總和。

4 影響數(shù)字化信息資源質(zhì)量的因素

4.1 人為原因

人為使文獻(xiàn)信息在數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤是經(jīng)常發(fā)生的，這種錯(cuò)誤是可避免的，但是由于人的能力和精力有限，在作業(yè)時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些失誤，而自己沒(méi)有發(fā)覺(jué)或者意識(shí)到。還有一種人為錯(cuò)誤的可能性是工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，沒(méi)有按照規(guī)定的要求或者標(biāo)準(zhǔn)工作而造成數(shù)字化過(guò)程中的錯(cuò)誤，這種錯(cuò)誤是不能容忍的。由于原文獻(xiàn)也是人工著作，由人工檢驗(yàn)發(fā)表的，所以在數(shù)字化過(guò)程中，很可能把原文獻(xiàn)中的錯(cuò)誤直接帶入數(shù)字化的信息資源中，這種錯(cuò)誤需要專業(yè)人員識(shí)別并改正。

由于人為原因而導(dǎo)致的數(shù)字化信息質(zhì)量問(wèn)題，在數(shù)據(jù)大規(guī)模形成后不易識(shí)別，查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這樣有時(shí)會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化后的信息沒(méi)有使用價(jià)值，甚至?xí)冻霰容^昂貴的代價(jià)。

4.2 機(jī)器原因

機(jī)器在信息數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤是不可避免的，有一定的錯(cuò)誤率。這是由于在使用過(guò)程中不清楚軟硬件的限制因素，或使用了不合適的設(shè)備。比如在對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行掃描時(shí)，不同的掃描軟件或掃描設(shè)備其結(jié)果很可能不同。又如會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題缺失、信息亂碼、信息串行、信息模糊不清等問(wèn)題，因而導(dǎo)致數(shù)字化信息質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)。再如存儲(chǔ)設(shè)備在出現(xiàn)故障時(shí)，存儲(chǔ)的信息大量丟失，這樣也造成了嚴(yán)重的后果。

4.3 技術(shù)原因

文獻(xiàn)信息在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，需要多媒體技術(shù)、信息錄入技術(shù)、壓縮技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)的支持，而這些技術(shù)的因素也會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化信息的質(zhì)量問(wèn)題。比如，壓縮技術(shù)有無(wú)損壓縮和有損壓縮兩種，而大部分使用的是有損壓縮，有損壓縮會(huì)導(dǎo)致部分信息丟失，解壓后數(shù)字化信息不同于原始的信息。對(duì)于非常重要的信息使用有損壓縮存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。即使是無(wú)損壓縮也會(huì)出現(xiàn)信息不真實(shí)的可能性。再如，存儲(chǔ)技術(shù)需要將所有有用的數(shù)字化信息進(jìn)行保存，而新舊技術(shù)更替過(guò)程中，信息需要轉(zhuǎn)移，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)不可兼容的問(wèn)題，而導(dǎo)致信息丟失。在信息傳輸過(guò)程中，需要網(wǎng)絡(luò)的支持，而網(wǎng)絡(luò)有時(shí)也是不穩(wěn)定的，容易出現(xiàn)信號(hào)不好，或者病毒，甚至有人會(huì)截取、竊聽(tīng)信息，這樣接受者所接收的信息則不是完整的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的信息。

5 數(shù)字化信息資源的質(zhì)量管理和控制

5.1 微觀角度的管理和控制

以上問(wèn)題都是在信息數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的而導(dǎo)致信息質(zhì)量下降，通過(guò)對(duì)信息數(shù)字化整個(gè)過(guò)程進(jìn)行控制和管理，盡量減少數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和失誤，才能保證數(shù)字化信息資源的質(zhì)量，更好地為用戶服務(wù)。

優(yōu)化數(shù)字化生產(chǎn)流程能最大限度地利用信息資源，提高生產(chǎn)效率，降低文獻(xiàn)數(shù)字化的單位成本，優(yōu)化生產(chǎn)流程是在一定時(shí)間和成本支出內(nèi)獲得最大產(chǎn)出的一種方法[5]。這是數(shù)字化信息質(zhì)量的最有效保障。

5.1.1 采集過(guò)程的管理和控制

對(duì)信息源進(jìn)行選擇和采集是一項(xiàng)很浩大的工程，但是這項(xiàng)工程的意義很重大，選擇積極向上的、健康的、有意義的、有價(jià)值的信息進(jìn)行數(shù)字化，既可以避免浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，又可以滿足用戶需求。

在對(duì)無(wú)限的信息源進(jìn)行選擇和采集時(shí)，首先要考慮大眾用戶的信息需求，選擇高價(jià)值的文獻(xiàn)，即長(zhǎng)期具有使用價(jià)值的文獻(xiàn)信息，主要從內(nèi)容上評(píng)價(jià)是否具有科學(xué)性、現(xiàn)實(shí)性和參考性[6]；其次要考慮其文化價(jià)值，選擇有學(xué)術(shù)價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值的信息進(jìn)行數(shù)字化，能夠發(fā)揮社會(huì)教育、傳遞科學(xué)知識(shí)、開(kāi)發(fā)智力資源的文獻(xiàn)信息；再次要考慮新穎性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向大眾傳遞最新的新聞動(dòng)態(tài)、知識(shí)進(jìn)展、科學(xué)發(fā)展等知識(shí)；最后還要考慮歷史價(jià)值和保存價(jià)值，將原有的古籍資源進(jìn)行數(shù)字化，既可以保護(hù)古籍不再受損害，也可以使古籍資源得到充分利用和共享。

信息采集過(guò)程可以采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地調(diào)查等方法，在選擇和采集完成后反饋用戶的滿意度，這樣在不斷的反復(fù)過(guò)程中確定最后要進(jìn)行數(shù)字化的文獻(xiàn)信息。

5.1.2 處理過(guò)程的管理和控制

信息處理即對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程，在此過(guò)程中，需要軟、硬件的支持，硬件包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等有關(guān)設(shè)備，以及連接這些設(shè)備和儀器的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。各種設(shè)備的型號(hào)不同，功能和用途也不同，其結(jié)果也不同，而且當(dāng)時(shí)的氣候、光照、溫度等自然條件也影響著設(shè)備的工作效率，所以在選擇硬件時(shí)，要選擇合適的設(shè)備，盡量避免錯(cuò)誤的發(fā)生。軟件包括圖像生成軟件、質(zhì)量控制軟件等。同樣的功能不同的軟件完成的效果也不同，有些免費(fèi)的軟件則不能保證質(zhì)量，因此在選擇軟件時(shí)也要慎重。

工作人員在利用軟、硬件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，可以運(yùn)用糾錯(cuò)儀器或者糾錯(cuò)軟件對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)檢驗(yàn)。一般自動(dòng)檢驗(yàn)通過(guò)檢查是否連續(xù)、有無(wú)斷點(diǎn)來(lái)檢測(cè)出有無(wú)信息缺失、信息亂碼等現(xiàn)象，對(duì)于錯(cuò)別字、信息重復(fù)、信息串行則不容易檢測(cè)出來(lái)。這種自動(dòng)化的質(zhì)量控制給人們帶來(lái)了不少便利，但是仍有很多問(wèn)題、錯(cuò)誤是電腦檢測(cè)不出來(lái)的，還需要人工把關(guān)。工作人員的人工檢查可作為自動(dòng)檢查的補(bǔ)充，查找自動(dòng)檢測(cè)不到的錯(cuò)誤，避免重復(fù)。

5.1.3 儲(chǔ)存過(guò)程的管理和控制

對(duì)數(shù)字化信息資源質(zhì)量的嚴(yán)格要求是數(shù)字化信息資源持久保存的保證，對(duì)數(shù)字化信息資源的全面質(zhì)量管理的關(guān)鍵就是確保那些存檔的數(shù)字化信息資源是可訪問(wèn)的，其內(nèi)容沒(méi)有受損，存儲(chǔ)的載體和計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境可使用性等[7]。數(shù)字化信息資源雖然存儲(chǔ)所占的空間小，但是對(duì)其存儲(chǔ)系統(tǒng)的維護(hù)則相對(duì)復(fù)雜。由于計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件和硬件處在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)是個(gè)不穩(wěn)定的虛擬空間，容易受到攻擊、破壞，同樣被保存在計(jì)算機(jī)中的信息也會(huì)受到損壞。所以這些信息需要備份，以避免人為破壞而導(dǎo)致信息丟失。維護(hù)人員還需要經(jīng)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，以便及時(shí)對(duì)破壞行為進(jìn)行制止。

對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或者其他設(shè)備中的信息資源，還要避免重復(fù)問(wèn)題，這就需要查重軟件來(lái)幫助剔除重復(fù)的信息資源，以使信息資源更有效地保存。

5.1.4 傳遞過(guò)程的管理和控制

數(shù)字化的信息資源是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向用戶傳遞的，為了可以讓不同的用戶通過(guò)統(tǒng)一的接口安全訪問(wèn)信息資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需先進(jìn)行用戶認(rèn)證。通過(guò)安全認(rèn)證軟件對(duì)用戶的辨別，用戶獲得利用數(shù)字化信息資源的權(quán)限。

傳遞過(guò)程還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全檢測(cè)，這樣既保證了用戶安全地利用信息資源，也保護(hù)了信息資源的完整性。

5.1.5 反饋過(guò)程的管理和控制

反饋管理和控制是在信息資源數(shù)字化生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行人工檢驗(yàn)和自動(dòng)檢驗(yàn)，自動(dòng)檢驗(yàn)為主，人工檢驗(yàn)為輔，將轉(zhuǎn)換后的數(shù)字化信息與原文獻(xiàn)進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和偏差所在并找出原因，予以糾正。這一過(guò)程將不斷提升數(shù)字化信息資源的質(zhì)量，保證信息資源的使用和共享效果，有效提高產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量。

5.2 宏觀角度的管理和控制

微觀上，要對(duì)信息資源數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，保證數(shù)字化信息資源的質(zhì)量。但是只從微觀角度對(duì)數(shù)字化信息資源的質(zhì)量進(jìn)行管理和控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要從宏觀角度對(duì)信息資源的質(zhì)量進(jìn)行規(guī)定。

①制定相關(guān)的法律、政策來(lái)保護(hù)數(shù)字化信息資源，避免信息資源遭到惡意的破壞和攻擊。

②像傳統(tǒng)文獻(xiàn)信息資源一樣，制定一系列有關(guān)數(shù)字化信息資源質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)、要求、原則，使工作人員有據(jù)可依。

③明確規(guī)定質(zhì)量工作人員的權(quán)利和義務(wù)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，對(duì)管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

④制定大眾監(jiān)督和反饋政策，用戶質(zhì)量監(jiān)督從一定角度來(lái)講是對(duì)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督，也是對(duì)數(shù)字化信息資源質(zhì)量反饋的過(guò)程，通過(guò)用戶的監(jiān)督與評(píng)價(jià)，提高數(shù)字化信息資源的質(zhì)量，提高用戶的滿意度。

⑤制定人才引進(jìn)計(jì)劃，把引進(jìn)的人才配置到合理的崗位，同時(shí)對(duì)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)人員和管理人員的素質(zhì)和水平。

⑥不同的機(jī)構(gòu)相互協(xié)作共建，這樣既可以避免對(duì)文獻(xiàn)信息重復(fù)數(shù)字化，也可以提高數(shù)字化信息資源的質(zhì)量。

⑦建立專門的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)，最終的數(shù)字化結(jié)果都由此機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢的方式進(jìn)行把關(guān)。

⑧鼓勵(lì)新技術(shù)的創(chuàng)新，并將其應(yīng)用到數(shù)字化領(lǐng)域，使機(jī)器運(yùn)行得更加準(zhǔn)確。

6 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化信息作為一種資源，在信息社會(huì)是一種重要的資產(chǎn)和財(cái)富，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化信息資源質(zhì)量管理，要通過(guò)宏觀層面的整體規(guī)劃和控制，通過(guò)政策調(diào)控，法規(guī)保障，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)等方法來(lái)改善數(shù)字化信息資源的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息資源的價(jià)值。

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