6S管理模式在高校圖書館學科服務中的應用

劉鳳俠

（沈陽農(nóng)業(yè)大學圖書館，遼寧 沈 陽 110161）

1 6S管理與圖書館學科服務6S

1.1 6S管理的起源及內(nèi)涵

6S管理起源于日本5S[1]，5S管理是日本企業(yè)普遍采用的一種現(xiàn)場管理方法，5S管理的基本要素為整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養(yǎng)（Seituske），由于它們在日語中的羅馬注音首字母都是S，故簡稱為5S。5S管理的本質(zhì)就是通過現(xiàn)場管理來提高工作效率和人的素質(zhì)，最終形成一種企業(yè)管理文化。在導入5S管理法過程中，我國企業(yè)根據(jù)國內(nèi)的實際情況加入安全（Safety）要素，最終形成中國企業(yè)的6S管理[2]。

1.2 圖書館學科服務6S

學科服務作為圖書館服務的重要組成部分，在常規(guī)管理和業(yè)務工作要求方面，與企業(yè)有很多相似之處[2]，根據(jù)其工作內(nèi)容、要求及服務理念可以形成學科服務6S管理法。具體是指整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清潔（Sanitzation）、服務（ser?vice）、嵌入(scarf)、素養(yǎng)（Shitsuke）。圖書館學科服務6S，更好地詮釋了學科服務工作內(nèi)容及工作要求，圖書館在學科服務中引入6S管理有利于整合資源，提高人員素質(zhì)，增加團隊意識，加強與院系的合作交流，全面提升圖書館學科服務水平。

2 圖書館學科服務6S的實踐

沈陽農(nóng)業(yè)大學圖書館為更好地服務學校的教學、科研工作，助力學校的內(nèi)涵建設，全面提升圖書館的服務質(zhì)量，以信息服務工作為核心組建了學科服務團隊，并借鑒現(xiàn)代企業(yè)6S管理模式，結(jié)合學科服務的目標和特點，制訂了“學科服務的6S”。經(jīng)過在實際工作中的試點實踐、經(jīng)驗總結(jié)、修訂標準和全面推開等過程，最終探索出較為成熟完善、科學實用的圖書館學科服務6S管理模式。

2.1 學科服務6S的推行步驟

2.1.1 以項目的形式在圖書館黨支部中進行試點

以圖書館申報的共產(chǎn)黨員工程項目為契機，在5名支部委員中試點開展以6S管理構(gòu)建圖書館學科服務優(yōu)質(zhì)體系研究項目，制訂6S管理的推行計劃，確立6S各要素在項目實施活動中的具體細則和量化評價標準，并在項目中推行。

2.1.2 以點帶面，在黨員中推廣6S管理

支部委員試行6S管理一段時間后，進行認真總結(jié)，重新修訂具體細則及量化指標，并在黨員學科館員中進行推廣，以融入一線為手段，以嵌入科研為目標，按照6S管理要求，創(chuàng)造井然有序、整潔舒適的工作及研討環(huán)境，最終建成管理規(guī)范、服務一流的圖書館學科服務體系，為用戶提供專業(yè)化、精細化的服務，真正實現(xiàn)學科服務嵌入科研用戶的目標。

2.2 學科服務6S的宣傳動員

項目初期，需要做好6S宣傳工作。利用圖書館的宣傳展板等形式廣泛宣傳6S知識，通過聘請6S資深管理人士來圖書館授課[4]，傳授6S知識精髓，提升6S執(zhí)行能力[3]，進一步營造濃厚的6S管理氛圍，發(fā)動鼓勵大家積極參與，認真對照6S管理細則執(zhí)行，從而確保學科服務6S穩(wěn)步推進、扎實有效。

2.3 6S管理機構(gòu)的設立

成立以館長為組長、各部主任為成員的6S管理檢查小組，對學科服務6S各項工作進行考核，館長親自抓6S工作的推進和執(zhí)行，定期聽取學科館員的工作匯報，不斷修正各S要素在活動中的具體實施細則和量化評價標準，并形成書面考評制度，以促進學科服務6S在圖書館的標準化、規(guī)范化建設，確保學科服務6S管理能持續(xù)有效開展。

2.4 學科服務6S各要素的組織實施

2.4.1 整理（Seiri）服務環(huán)境，科學規(guī)劃布局

為做好學科服務工作，圖書館重新對辦公環(huán)境進行整合，設立三個學科服務研討室。研討室除配備必要的桌椅、電腦和部分與學科相關的工具書及期刊外，每個房間還依據(jù)服務學科的特點進行個性化布置，如農(nóng)學研討室會配置玉米、水稻的圖片，植保研討室配有一些病蟲害的標本及掛圖。研討室的設立，一方面為學科館員及院系教師定期面對面的溝通提供固定場所，另一方面為學科項目組從事專題性、持續(xù)性研究提供舒適開放的交流空間，房間布置會隨服務對象的變化而變換，經(jīng)常讓人感覺耳目一新。

2.4.2 整頓（Seiton）學科館員，合理落實分工

圖書館以信息服務部為核心，把45歲以下、本科以上的人員，按照學科背景、年齡結(jié)構(gòu)、性別及個人意愿等組成3個學科服務團隊，每個學科服務團隊依據(jù)學科背景及優(yōu)勢確定對口服務目標，以點帶面，點面結(jié)合，主動深入院系開展服務。

2.4.3 清潔（Sanitzation）房間衛(wèi)生，改善研討環(huán)境

學科館員負責對研討空間的全面清掃，在室內(nèi)擺放綠色植物和鮮花，既凈化室內(nèi)空氣，又營造優(yōu)雅、舒適的休閑環(huán)境，力求為師生創(chuàng)造溫馨如家的研討空間。

2.4.4 服務（Service）主動及時，考核量化到人

任何服務都應以用戶的感知作為服務評價的主要依據(jù)[8]。圖書館學科服務6S借鑒和利用了這樣方法，評價考核從平時的工作量匯總和用戶反饋兩個角度進行，要求學科館員每月至少兩次深入所服務的院系或?qū)W科，介紹圖書館的新資源、新服務，了解所服務對象近期工作情況、申報課題的進展動態(tài)等，并于每月底提交當月的學科服務工作量。被服務的對象要對學科館員的工作給予客觀真實的評價，要認真填寫圖書館統(tǒng)一印制的學科服務反饋表，并將反饋結(jié)果直接發(fā)給6S管理組長，這樣不但掌握學科館員的服務數(shù)量和質(zhì)量，也為學科館員6S考核工作提供依據(jù)。

2.4.5 嵌入（Scarf）學科專業(yè)，深化信息服務

與傳統(tǒng)的學科服務相比，嵌入式服務作為一種新型學科服務模式，最顯著的特點是把人性化、個性化融入到服務過程中。沈陽農(nóng)業(yè)大學圖書館在學科服務中引入6S管理，以支撐科研、推動服務創(chuàng)新為己任，通過學科館員深入一線，嵌入學科及科研課題，了解師生的需求和困難，探討服務的切入點和服務方式，為他們提供專業(yè)化、深層次的服務。盡管這種學科服務6S還處于探索和起步階段，但服務的內(nèi)容與方法逐漸清晰，服務的效果也日漸顯現(xiàn)。

2.4.6 素養(yǎng)（Shitsuke）不斷提高，實現(xiàn)互惠雙贏

“素養(yǎng)”是6S管理的最終目標[4]。學科館員通過嵌入學科的服務，一方面提升自己的專業(yè)知識，實現(xiàn)了圖書館學知識與專業(yè)知識的有機結(jié)合，增強了服務學科的專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，專業(yè)教師在與學科館員的聯(lián)絡中，也能掌握檢索信息的方法與技巧，了解圖書館更多的資源及服務，提升專業(yè)教師的信息素養(yǎng)，實現(xiàn)了雙方的互惠共贏。

3 學科服務6S管理的成效

3.1 提高圖書館資源利用率

學科館員主動深入院系，根據(jù)師生教學、科研的需求，提供深層次、個性化的信息服務，開展有針對性的資源檢索與利用培訓，使師生了解各學科、專業(yè)可以利用的各類型資源及檢索方法，減少了教師查找文獻的盲目性，節(jié)約時間，提高效率。自開展學科服務6S管理以來，本館Wiely、ScienceDi?rect等知名外文數(shù)據(jù)庫的檢索量及下載率都有大幅提高。

3.2 學科館員科研能力得到提升

通過“融入一線，嵌入過程”，學科館員也從傳統(tǒng)的提供信息者、資源培訓者轉(zhuǎn)變?yōu)榛顒拥膮⑴c者，如參加專業(yè)學術會議、研究生開題等，有的學科館員還作為科研課題的成員撰寫項目申請書、擔任項目評審組成員。嵌入學科服務不僅實現(xiàn)了學科館員圖情知識與專業(yè)知識的深度融合，還提升了館員的科研能力，學科館員申報各級課題的命中率有所提高，也吸引著更多的館員加入學科服務團隊。

3.3 開啟信息檢索課嵌入專業(yè)課教學的新模式

將信息素養(yǎng)教育無縫嵌入到專業(yè)課教學中，不僅是提升學生信息素養(yǎng)的教學新模式，也是促進學生有效地獲取、評價、管理學科專業(yè)資源的新探索。本館兩年前曾嘗試開展信息檢索課嵌入式教學，但由于專業(yè)課教師對嵌入教學方式持有懷疑態(tài)度，所以很難得到有效響應。通過學科服務6S管理的實踐，讓教師親身感受到了圖書館學科服務帶來的便捷與高效，也對圖書館倡導的信息檢索課嵌入專業(yè)課教學模式給予更多的關注，開啟了信息檢索課嵌入專業(yè)課教學的新局面，有的專業(yè)教師還以此為題申報了遼寧省教改課題并獲立項。

4 結(jié)語

6S管理是一套科學、嚴謹?shù)姆椒w系，是使制度的硬性管理和規(guī)范操作最后演化為員工良好行為習慣的現(xiàn)代科學管理手段。6S管理也是很多知名企業(yè)的成功法寶。6S管理模式引入圖書館學科服務是一種有益的探索和大膽的嘗試，它不是移花接木或照抄照般，它需要的是6S管理理念與圖書館工作實際以及工作細節(jié)的有機融合。在高校圖書館學科服務中推行6S管理，需要領導的重視，館員的熱情參與，更需要建立嚴格的檢查及考核制度，并在執(zhí)行的過程中不斷細化和規(guī)范。如何使“學科服務6S”成為引領圖書館日常工作的基礎管理方法，如何使每一位員工把6S管理當成日常工作的一部分，需要圖書館人的不斷思考與深度探索。

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