雙層PDF 技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

盛靜SHENG Jing；王曙明WANG Shu-ming

（永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，永州 425000）

（Yongzhou Vocational Technical College，Yongzhou 425000，China）

1 政策背景

檔案作為一種重要的信息資源，具有較高的科研價(jià)值。在《國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃的建議》中共中央明確提出：檔案作為一種原生的信息資源，在國(guó)家信息化建設(shè)過程中，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)重要的組成部分。通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，這是先進(jìn)生產(chǎn)力、先進(jìn)文化發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是提高檔案信息服務(wù)水平的必然選擇，在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 技術(shù)研究

2.1 概念 PDF 全稱為便攜文檔格式（Portable Document Format），是一個(gè)適合文檔交換的開放標(biāo)準(zhǔn)，致力于不依賴文檔創(chuàng)建環(huán)境，允許用戶交換及瀏覽的一種電子文檔格式。具有不限定軟硬件及系統(tǒng)環(huán)境，高壓縮比、長(zhǎng)期保存、高質(zhì)量輸出等特點(diǎn)。

2.2 技術(shù) PDF 文件格式已成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，越來越多的行業(yè)和單位正在使用它。PDF 文件是一種具有多層結(jié)構(gòu)的格式文件，其特點(diǎn)是：文件既可以是文本型的（比如由word 生成的文件），也可以是圖像型的（比如由掃描生成的文件），雙層PDF 技術(shù)還可以將tif、jpg、bmp、gif、png、單層PDF（圖像）等圖像類文件經(jīng)加工后輸出為可全文檢索的雙層（圖層和文字層）PDF 文件。雙層PDF 文件是指文件內(nèi)容既包含文本層，也包含圖像層，且其位置上下一一相對(duì)應(yīng)。對(duì)于PDF 文件來說，其每一頁涉及的內(nèi)容主要包括：第一上層是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描獲取的原始圖像，第二下層是通過OCR 軟件對(duì)圖像進(jìn)行掃描識(shí)別后產(chǎn)生的文字結(jié)果。通過上述處理，用戶在使用PDF 文件的過程中，看到的是掃描圖像，原始版面的公章、簽名等可以100%保留，在需要的情況下，可以對(duì)下層的文字信息進(jìn)行選擇、復(fù)制、檢索等。

2.3 制作方法 PDF(Portable Document Format)文件格式作為一種特殊的文本格式，是由Adobe 公司所開發(fā)，該文本格式與其他文本格式相比，其優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)為：尺寸小、閱讀方便，同時(shí)便于網(wǎng)絡(luò)傳播和使用。但是，如果對(duì)其進(jìn)行文本、格式等操作就會(huì)變得比較困難，因?yàn)樵诮獯a格式方面，PDF 格式與Doc 格式存在一定的差異，通過回車符、換行符，以及圖片格式等在PDF 格式下無法將其直接轉(zhuǎn)換為Doc 文件。具體的解決方式為：

Adobe Reader 6.0 Standard：通過點(diǎn)擊菜單欄中的“創(chuàng)建PDF”按鈕，對(duì)相應(yīng)的創(chuàng)建途徑進(jìn)行選擇，選擇“從文件”，選中需要轉(zhuǎn)換的文件。

在文件格式轉(zhuǎn)換過程中，通過Acrobat Distiller 使得轉(zhuǎn)換更加輕松，在這種情況下，借助Office 辦公軟件打開相應(yīng)的Doc 文件，然后選擇“文件”——“打印”中的Acrobat Distiller 打印機(jī)。

Adobe Acrobat 7.0 Professional：對(duì)于Adobe7 來說，通常情況下需要進(jìn)行激活處理，用Paradox Key Generator 生成，在rar 文檔中，經(jīng)解壓后出現(xiàn)一個(gè)“Keygen”。運(yùn)行文件夾里的pdx-ac7p.exe 程序，借助該組生成的S/N 進(jìn)行相應(yīng)的安裝處理，完成安裝后，需要重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，進(jìn)入Acrobat 界面,在操作界面上選擇彈出菜單列表中的“Activate Option”,并單擊“Activation by telephone”按鈕,在彈出Acoabat 中，產(chǎn)生Activation code,這時(shí)，Paradox Key Generator 程序?qū)?huì)被執(zhí)行,在界面產(chǎn)生的S/N 及Activation code 中輸入Paradox Key Generator，同時(shí)取得Authorization code，并手工輸入。

利用Office2003 的轉(zhuǎn)換工具：首先使用Adobe Reader打開需要轉(zhuǎn)換的PDF 文件，同時(shí)對(duì)文件菜單中的打印進(jìn)行選擇，按照“Microsoft Office Document Image Writer”設(shè)置“打印機(jī)”的“名稱”，確認(rèn)按照MDI 格式將該P(yáng)DF 文件設(shè)為虛擬打印文件。對(duì)于“Microsoft Office Document Image Writer”項(xiàng)，如果在“名稱”設(shè)置的下拉列表中沒有找到，在這種情況下，說明安裝Office 2003 時(shí)沒有安裝該組件，這時(shí)對(duì)其進(jìn)行更新和安裝，需要借助Office 2003 安裝光盤中的“添加/刪除組件”。通過運(yùn)行Microsoft Office Document Imaging，打開保存的MDI 文件，在工具欄中選擇將文本發(fā)送到Word 菜單，然后選中彈出窗口中的“在輸出時(shí)保存圖片板式不變”，經(jīng)過確認(rèn)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示“必須在執(zhí)行此操作前重新運(yùn)行OCR，這可能需要一些時(shí)間”，最后按確認(rèn)鍵即可。

3 PDF 技術(shù)在檔案管理數(shù)字化的作用

PDF 技術(shù)使檔案數(shù)字化管理給搜索、查找、即時(shí)閱讀帶來的便捷是毋庸多言的，能夠簡(jiǎn)化并極大提高管理的質(zhì)量和效率。許多紙質(zhì)或其他實(shí)物檔案，由于年月已久，只要?jiǎng)右粍?dòng)就會(huì)散裂或塵化，損毀風(fēng)險(xiǎn)極大，通過PDF 技術(shù)數(shù)字化采集圖片、視頻、尺寸、材質(zhì)、介紹、文字描述等內(nèi)容就可以在未來相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期保證原檔的完好性，并且便于向需要的人提供參考。

隨著PDF 技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)足的發(fā)展，同時(shí)隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新，其工作方式、管理模式必將出現(xiàn)新的變革。在一定程度上利用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行多元化、網(wǎng)絡(luò)化管理，同時(shí)轉(zhuǎn)變檔案的管理模式。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，以保管、利用檔案實(shí)體為重點(diǎn)，同時(shí)以檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)為核心，使得檔案管理走向數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化。

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[2]周錦云.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電子科技大學(xué)，2013（03）.

[3]熊雨前，徐紅輪.PDF 技術(shù)及應(yīng)用[J].數(shù)字與微縮影像，2011（03）.