高等醫(yī)學(xué)院校內(nèi)收公文管理探析

張雪原

(北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部，北京 100191)

高等醫(yī)學(xué)院校公文處理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作，它直接關(guān)系到高校行政工作的效率與管理水平。內(nèi)收公文作為公文的一種重要形式，是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的必要條件，是部門(mén)間進(jìn)行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，是收文單位聯(lián)系、開(kāi)展工作的書(shū)面憑據(jù)。文章以北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部2013年的內(nèi)收文相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)為基礎(chǔ)，立足于內(nèi)收文的上報(bào)、批示、轉(zhuǎn)辦等程序，對(duì)學(xué)校行政管理工作進(jìn)行分析，并就規(guī)范學(xué)校公文處理工作提出若干建議。

一、基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

(一)總體概況。

從統(tǒng)計(jì)結(jié)果看，2010-2012年內(nèi)收文數(shù)量呈增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。內(nèi)收文數(shù)量的增加不僅反映了相關(guān)部門(mén)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題的積極態(tài)度，也反映了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的高度重視。然而，公文數(shù)量的不斷上升同時(shí)也增加領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的工作強(qiáng)度，一定程度上影響了問(wèn)題解決速度。針對(duì)這一問(wèn)題，學(xué)校采取了一系列措施規(guī)范公文運(yùn)行流程，提高公文處理效率。因而，從2013年開(kāi)始內(nèi)收文的數(shù)量有所減少(見(jiàn)附圖)。

附圖 醫(yī)學(xué)部2010-2013年內(nèi)收文總量的變化

(二)基本特點(diǎn)。

第一，來(lái)源于職能部門(mén)的內(nèi)收文數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出其他二級(jí)單位。醫(yī)學(xué)部?jī)?nèi)收文主要來(lái)源于學(xué)院、醫(yī)院、職能部門(mén)、直屬單位和其他單位。從內(nèi)收文數(shù)量來(lái)看，職能部門(mén)在2013年共計(jì)621件，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)其他二級(jí)單位總共102件的數(shù)量(見(jiàn)表1)。

表1 2013年內(nèi)收文分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表

注：有兩家或兩家以上單位聯(lián)合報(bào)文的情況

第二，公文的數(shù)量在某種程度上反映了某個(gè)部門(mén)需要處理事物的多少。公文數(shù)量的變化可以反映出某個(gè)部門(mén)在特定階段的發(fā)展程度。

從2010-2013年的數(shù)據(jù)看，后勤處報(bào)送的公文增長(zhǎng)較快，這反映了學(xué)校更加注重后勤的配套性輔助作用。為此，學(xué)校加強(qiáng)了后勤與基建的管理建設(shè)。同時(shí)，教育處、研究生院、人事處、保衛(wèi)處等部門(mén)報(bào)送公文的數(shù)量也呈現(xiàn)日益增多的趨勢(shì)，這分別體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)人才培養(yǎng)、任用和調(diào)配工作的關(guān)注加強(qiáng)以及安全穩(wěn)定工作在建設(shè)和諧校園中的重要性。

同時(shí)，通過(guò)2010-2013年的數(shù)據(jù)，可以看出學(xué)院和醫(yī)院的報(bào)文數(shù)量逐年遞減，而通過(guò)相關(guān)機(jī)關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行歸口報(bào)送的公文數(shù)量逐年遞增(見(jiàn)表2)。這說(shuō)明這些部門(mén)越來(lái)越注重公文報(bào)送的規(guī)范性，有意識(shí)地通過(guò)機(jī)關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行對(duì)口報(bào)送。

表2 2010-2013年內(nèi)收文數(shù)量變化較大的部門(mén)

第三，實(shí)質(zhì)性文件數(shù)量大于程序性文件數(shù)量。程序性文件指已形成既定的辦理程序的文件，如大額資金審批表等報(bào)告等。實(shí)質(zhì)性文件指因特定需要上報(bào)的，沒(méi)有形成既定的辦理程序，需要部領(lǐng)導(dǎo)予以斟酌、協(xié)調(diào)的相關(guān)文件。從2013年內(nèi)收文分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表中可以看出(見(jiàn)表3)，程序性文件的比重為36.2%，實(shí)質(zhì)性文件的比重為63.8%。其中，機(jī)關(guān)職能部門(mén)的實(shí)質(zhì)性文件的比重(64.6%)要高于醫(yī)院(53.3%)、學(xué)院(63.6%)及其他單位(55.6%)，這表明機(jī)關(guān)職能部門(mén)的工作規(guī)范化程度要高于學(xué)院、醫(yī)院等單位。同時(shí)，學(xué)院、醫(yī)院及其他單位眾多實(shí)質(zhì)性問(wèn)題的出現(xiàn)，也對(duì)機(jī)關(guān)職能部門(mén)的工作規(guī)范化建設(shè)提出了新的要求。

表3 2013年內(nèi)收文中程序性文件與實(shí)質(zhì)性文件的數(shù)量對(duì)比

二、內(nèi)收公文存在的問(wèn)題

(一)公文規(guī)范性方面存在的問(wèn)題。

1．書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。通過(guò)2013年內(nèi)收公文標(biāo)題的分析，對(duì)其存在的問(wèn)題總結(jié)如下：(1)文種不清。例如，《“關(guān)于×××情況的報(bào)告”的請(qǐng)示》，連續(xù)使用“報(bào)告”、“請(qǐng)示”字眼。還有將“報(bào)告”“請(qǐng)示”“函”等文種混淆使用的情況。(2)標(biāo)題含混。例如，《××單位的工作報(bào)告》，該標(biāo)題沒(méi)有準(zhǔn)確反映公文的內(nèi)容，應(yīng)用“關(guān)于××工作的報(bào)告”明確報(bào)告的主旨內(nèi)容。

2．報(bào)送不規(guī)范。目前，公文報(bào)送不規(guī)范的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在：不按要求填寫(xiě)內(nèi)收文處理單；缺少單位負(fù)責(zé)人審核簽字；未經(jīng)過(guò)文秘室報(bào)送公文，導(dǎo)致公文處理無(wú)法實(shí)現(xiàn)登記、辦結(jié)、歸檔等程序。

(二)公文流轉(zhuǎn)方面存在的問(wèn)題。

公文處理工作時(shí)效性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多。公文在傳閱的過(guò)程中，環(huán)節(jié)越多，停留辦理的時(shí)間量就越大[1]。

1．從流轉(zhuǎn)時(shí)間看，2013年內(nèi)收文存在著傳閱過(guò)程中無(wú)效滯留時(shí)間的現(xiàn)象，比如，文件過(guò)時(shí)未批；領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無(wú)法及時(shí)批閱等情況。

2．從公文流轉(zhuǎn)流程看，一是，存在任意削減公文處理的某個(gè)程序，進(jìn)而嚴(yán)重影響公文的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作秩序。二是，存在任意顛倒公文處理規(guī)范化程序的先后次序。

三、對(duì)改進(jìn)內(nèi)收公文處理工作的建議

(一)規(guī)范公文處理流程。

1．確保公文報(bào)送的規(guī)范性。針對(duì)公文報(bào)送不規(guī)范的現(xiàn)象，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位公文處理人員的培訓(xùn)，明確校內(nèi)公文的報(bào)送、批示、辦結(jié)等流程。同時(shí)，對(duì)于研究中心(所)等虛體機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，明確他們與掛靠單位之間的關(guān)系，盡可能地納入到掛靠單位的公文報(bào)送系統(tǒng)，避免公文轉(zhuǎn)接過(guò)程中出現(xiàn)疏漏。

2．提高公文標(biāo)題的明確性。公文標(biāo)題，要反映公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、性質(zhì)，便于進(jìn)行登記、辦理、立卷、查找。因此，公文標(biāo)題一定要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點(diǎn)出公文的中心思想，又能選準(zhǔn)文種。

3．增強(qiáng)公文內(nèi)容的可操作性。2013年，醫(yī)學(xué)部需要解決實(shí)質(zhì)性問(wèn)題的文件共有401份，占總量的64.6%。這部分文件的處理缺乏約定俗成的套路，而且往往需要通過(guò)若干職能部門(mén)之間的配合才能有效解決。因此，建議相關(guān)部門(mén)提供可供參考的解決措施，以便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，避免“返工”、重復(fù)協(xié)調(diào)。

(二)提高公文流轉(zhuǎn)效率。

1.提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化效率意識(shí)。公文處理人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，要實(shí)施公文限時(shí)辦結(jié)制，明確公文處理的時(shí)限，以便據(jù)此進(jìn)行督促、檢查。第二，建立健全公文承辦責(zé)任制，及時(shí)督辦、查辦。第三，加強(qiáng)工作責(zé)任心和自覺(jué)性，講究工作方法，在處理公文時(shí)要分清輕、重、緩、急，以確保緊急、重要的公文優(yōu)先處理。

2.實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化使工作人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，提高工作效率。目前，北京大學(xué)本部以及多家附屬醫(yī)院均已使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理公文，取得了比較理想的效果。醫(yī)學(xué)部辦公室實(shí)施辦公自動(dòng)化勢(shì)在必行。

(三)有效發(fā)揮機(jī)關(guān)職能部門(mén)的作用。

1．對(duì)院部面臨的問(wèn)題及時(shí)梳理、合理分類(lèi)。近年來(lái)，院部面臨的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題日益增多，機(jī)關(guān)職能部門(mén)有必要根據(jù)不同問(wèn)題的不同特點(diǎn)制定相似問(wèn)題的解決套路，實(shí)現(xiàn)部分實(shí)質(zhì)性問(wèn)題向程序性問(wèn)題的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，要鼓勵(lì)院部直接與機(jī)關(guān)職能部門(mén)就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行溝通，形成部門(mén)間某類(lèi)實(shí)質(zhì)性問(wèn)題的處理規(guī)范。

2．機(jī)關(guān)各職能部門(mén)建立有效的信息共享機(jī)制。(1)梳理有效的信息資源，保證信息資源的常態(tài)共享。在全校范圍內(nèi)，對(duì)所需共享的信息資源進(jìn)行全盤(pán)摸底，確定哪些信息資源應(yīng)該在全局范圍內(nèi)共享；哪些信息應(yīng)該在部分范圍內(nèi)共享，并根據(jù)不同部門(mén)的需求進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。(2)建立健全規(guī)范的議事程序和嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全管理，保證信息資源的特定共享。應(yīng)制定協(xié)商解決有關(guān)問(wèn)題的議事程序和規(guī)則，明確與會(huì)人員的構(gòu)成，解決問(wèn)題的時(shí)限等，從而保證相互之間的信息暢通。(3)機(jī)關(guān)職能部門(mén)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的解決措施和效果及時(shí)形成工作報(bào)告，上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，保證學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、把握實(shí)際，為解決不同類(lèi)型的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題提供有效參考。

[1]任浚梅,葉婉英.公文流轉(zhuǎn)中需要注意的一些問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(7)：10-11.