城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作探討

文/云南省昆明市嵩明縣嵩陽街道社會保障綜合服務(wù)中心 楊環(huán)宇

參保信息和被保險(xiǎn)人個(gè)人信息是城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案兩個(gè)主要組成部分，通過檔案對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)整個(gè)過程進(jìn)行了真實(shí)的記錄，其屬于城鄉(xiāng)居民參加社會養(yǎng)老保險(xiǎn)的一項(xiàng)重要憑據(jù)，而且社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案具有法律效應(yīng)，可見，進(jìn)一步強(qiáng)化城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作具有重要實(shí)踐意義。我國當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在內(nèi)容方面非常廣，而且檔案通常存儲周期相對較長，必須充分保障檔案信息具備較高安全系數(shù)，隨著我國社會養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)的不斷增加，檔案管理工作對信息化提出了越來越嚴(yán)格的要求。鑒于這種狀況，需要針對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理水平進(jìn)行全面提升，這樣才能實(shí)現(xiàn)社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作健康發(fā)展。

一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀

鑒于我國社會養(yǎng)老保險(xiǎn)參保整體規(guī)模龐大，檔案管理工作實(shí)踐中要不斷實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)開展的規(guī)范化和制度化，并加強(qiáng)社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)。目前，我國部分地區(qū)在社會養(yǎng)老保險(xiǎn)管理方面已經(jīng)配備了完善的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。檔案管理工作中計(jì)算機(jī)、掃描儀、防紫外線窗簾、空調(diào)等設(shè)施相對比較完善，也基本上達(dá)到了檔案管理工作的防火、防塵、防蟲等基本要求。各地區(qū)基層社會養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心檔案管理工作目前已經(jīng)初見成效。在管理實(shí)踐中嚴(yán)格按照國家關(guān)于社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的基本要求，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案歸檔工作的完善處理。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作問題

（一）對檔案管理工作重視程度不足。在我國持續(xù)推動城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)發(fā)展的過程中，少數(shù)基層領(lǐng)導(dǎo)干部對于社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作不能正確認(rèn)識，不少基層檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)干部過分注重參保繳費(fèi)任務(wù)的完成，對于后續(xù)檔案管理問題比較輕視。對于社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中的經(jīng)費(fèi)投入和軟硬件設(shè)施配備存在嚴(yán)重不到位的現(xiàn)象，甚至個(gè)別基層城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)并未專門設(shè)置相應(yīng)的檔案室，檔案管理設(shè)備和專職檔案管理人員方面也比較欠缺，從而導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)材料沒有形成規(guī)范化收集，而且檔案管理存放地址對于防火防盜、防潮也沒有采取相應(yīng)措施，不能充分保證檔案材料的安全性。

（二）檔案管理存在不規(guī)范現(xiàn)象。由于我國目前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作仍然處于起步階段，在我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)工作全面推動的過程中，雖然很多基層單位按照上級單位相關(guān)要求，開展了相應(yīng)的檔案管理業(yè)務(wù)，但是社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作本身涉及面比較廣，而且檔案材料存在較大的變動性，材料管理工作要求標(biāo)準(zhǔn)比較高。而從我國當(dāng)前社會養(yǎng)老保險(xiǎn)現(xiàn)有的檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)層面來看，針對檔案管理工作中涉及的材料歸檔、材料分級和分類管理仍然沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理業(yè)務(wù)開展過程中沒有可遵循的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案管理缺乏技術(shù)先進(jìn)性。目前很多基層城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)管理單位檔案管理業(yè)務(wù)量非常大，要想實(shí)現(xiàn)電子采集具有一定困難，很多基層單位在社會養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作開展過程中仍然采取的是傳統(tǒng)人工模式，在檔案管理信息化、電子化建設(shè)方面仍然比較滯后，這也使得檔案管理工作開展過程中會耗費(fèi)大量時(shí)間、人力成本和資金，而且檔案管理工作效率相對較低。

（四）檔案收集工作質(zhì)量偏低。目前我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開展過程中，檔案收集工作主要是由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道以及村級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)，在具體采集信息過程中，首先由參保人填寫完申請表之后，上交到居（村）委會協(xié)辦員進(jìn)行初步審核，居（村）委會審核通過并蓋章后交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道社會保障服務(wù)中心，工作人員在針對所有業(yè)務(wù)材料進(jìn)行審核之后，定期向縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局遞送材料完成后續(xù)審核，整個(gè)材料收集過程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)非常多，而且會耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力成本，其中某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤或者產(chǎn)生延誤后，會對整個(gè)檔案收集整理業(yè)務(wù)的整體質(zhì)量和效率產(chǎn)生較大影響。目前我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)工作開展過程中，基層經(jīng)辦機(jī)構(gòu)存在嚴(yán)重人手不足的現(xiàn)象，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道經(jīng)辦機(jī)構(gòu)僅僅設(shè)置一名經(jīng)辦人員，而且工作人員變動比較頻繁，這種現(xiàn)象同樣會對社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集整理業(yè)務(wù)開展質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響。此外，不少基層參保人員本身文化水平相對較低，甚至一些村協(xié)辦員本身專業(yè)素質(zhì)較低，在參保申請過程中不能給予參保人員正確指導(dǎo)，因此經(jīng)常會出現(xiàn)參保人員申請表格填寫不規(guī)范，身份信息不準(zhǔn)確，繳費(fèi)檔次選項(xiàng)和申請事宜經(jīng)常出現(xiàn)隨意涂改現(xiàn)象，甚至在一些申請表中，經(jīng)辦人員、申請人員以及居（村）委會蓋章也會出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料在規(guī)范性、精確性、嚴(yán)謹(jǐn)性等方面相對較差。

（五）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。由于我國人口基數(shù)龐大，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)開展過程中，存在涉及面廣、經(jīng)辦環(huán)節(jié)多、政策性和專業(yè)性強(qiáng)等一些特點(diǎn)，因此要想全面提升城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的整體水平，必須要求檔案管理工作人員對社會養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)政策和參保業(yè)務(wù)流程進(jìn)行熟悉掌握，同時(shí)對于專業(yè)檔案管理知識和相關(guān)法律法規(guī)政策進(jìn)行全面了解。但是從目前我國城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)際開展?fàn)顩r看，不少管理人員為兼職，在檔案管理專業(yè)知識以及檔案科學(xué)管理技能方面相對比較欠缺，而社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)開展類別復(fù)雜，因此很多情況下，檔案管理工作實(shí)際效率相對較低，而且在短期內(nèi)檔案管理工作質(zhì)量很難得到有效提升。

三、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提升措施

（一）扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作。意識能夠決定人的行為，我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)良好開展，首先要從觀念上摒棄檔案管理工作無關(guān)緊要、枯燥煩瑣的錯誤觀念，要正確認(rèn)識社會養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是參保人員參保繳費(fèi)的唯一憑證，也是享受養(yǎng)老待遇的唯一憑證，社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作與參保人切身利益直接相關(guān)，而且對我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)工作全面推進(jìn)也有重要的意義。鑒于這種狀況，要針對社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作不斷強(qiáng)化宣傳力度，充分利用廣播電視媒體以及自媒體等多種方式和載體，加強(qiáng)社會養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)政策的宣傳力度，同時(shí)要重點(diǎn)突出檔案管理工作的重要性。針對基層領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)開展過程中重參保繳費(fèi)、輕業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)象進(jìn)行有效改變，從根本上提升檔案管理人員的責(zé)任意識。

（二）完善制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作具有時(shí)間跨度長、業(yè)務(wù)量大等特征，在實(shí)際工作開展過程中要求檔案管理人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度。因此，必須要針對檔案管理工作構(gòu)建科學(xué)合理且具有較強(qiáng)操作性的管理制度，這樣才能進(jìn)一步對檔案管理工作的開展形成有效規(guī)范，首先要充分結(jié)合我國城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)工作開展實(shí)際狀況，針對檔案整理、材料收集、保安保管等相關(guān)業(yè)務(wù)構(gòu)建起科學(xué)管理制度，同時(shí)要嚴(yán)格制定檔案管理目標(biāo)。并根據(jù)實(shí)際狀況嚴(yán)格制定獎懲激勵制度，針對經(jīng)辦人員不斷強(qiáng)化考核力度；與此同時(shí)，要充分結(jié)合《社會保險(xiǎn)法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，針對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)制定出相應(yīng)的分類大綱和檔案保管期限規(guī)定，針對不同分類檔案采取差別化管理，通過構(gòu)建各個(gè)分項(xiàng)管理體系，全面推動檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作，在此基礎(chǔ)上，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的法制化和規(guī)范化。

（三）構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)。當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作實(shí)際需求。在城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中要加大對新技術(shù)以及信息化管理手段的應(yīng)用，全面推進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，是新時(shí)代我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。根據(jù)我國基層法律管理工作信息化程度偏低的問題，要積極引進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)，充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來構(gòu)建社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的數(shù)據(jù)庫，通過強(qiáng)大的搜索工具隨時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案卷宗調(diào)用和檢索，同時(shí)在充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上能夠?qū)崿F(xiàn)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)的高度共享，在此情況下，讓社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作效率得到全面提升。

（四）加大投入，提升檔案管理效率。要針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道和村級檔案經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不斷加大經(jīng)費(fèi)投入，同時(shí)要配備專業(yè)檔案管理經(jīng)辦人員，針對基層協(xié)辦員合理提升待遇，要根據(jù)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢實(shí)現(xiàn)基層協(xié)辦員工資福利待遇的同比增長，以此來提升其工作的積極性。另外，要針對基層經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，有效改善鄉(xiāng)村檔案管理工作基礎(chǔ)條件，進(jìn)一步規(guī)范基層社會養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。充分保障社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)的精確性，并實(shí)現(xiàn)檔案材料的高效率傳遞。

四、結(jié)語

總而言之，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作與參保人切身利益緊密相關(guān)，為我國構(gòu)建和諧社會發(fā)揮了重要作用，因此必須要對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作給予高度重視，采取多種措施全面提升服務(wù)水平，以此來充分保障參保人合法權(quán)益。