加強(qiáng)高校科研檔案管理的思考

楊孝春

（鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校保衛(wèi)處，江蘇鎮(zhèn)江 212003）

加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的思考

楊孝春

（鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校保衛(wèi)處，江蘇鎮(zhèn)江 212003）

闡述高校科研檔案共享的意義，分析高?？蒲袡n案管理過程中存在的問題，從增強(qiáng)科研檔案意識到加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善科研檔案管理制度、提高檔案管理人員的素質(zhì)、促進(jìn)高校科研成果轉(zhuǎn)化等5個層面提出解決對策。

高校；科研檔案；檔案管理

2008年教育部和國家檔案局發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高等學(xué)校檔案管理作出具體規(guī)定，科研檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，它記載和反映了高校教學(xué)科研活動的全部過程和具體成果。高?？蒲袡n案是儲備高校科技信息和教學(xué)成果的主要載體，也是高校科研水平有效體現(xiàn)的物質(zhì)載體和持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理，實(shí)現(xiàn)資源共享是信息化社會發(fā)展的需要。

1 適應(yīng)信息化條件下社會發(fā)展的需要

高校科研工作直接反映高校的學(xué)術(shù)水平，體現(xiàn)了高校的可持續(xù)發(fā)展能力。高校是為國家提供科研人才的重要基地，科技興國、科技強(qiáng)省是高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、服務(wù)國家、地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的體現(xiàn)［1］?？蒲袡n案是高校科研工作的重要組成部分，從某種意義上說，它為爭取國家、省重點(diǎn)科研項(xiàng)目提供重要依據(jù)，在科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的過程中發(fā)揮著日益重要的作用。應(yīng)本著“一切為了國家，一切為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)”的原則，建立檔案信息開放與共享機(jī)制，樹立主動服務(wù)意識和超前服務(wù)意識［2］。

1）樹立“科研檔案為科技工作者服務(wù)”的理念?？蒲袡n案管理工作的根本宗旨是為社會服務(wù)、為科研服務(wù)，要有滿足科研工作的利用需求的理念。結(jié)合國內(nèi)外形勢發(fā)展，認(rèn)真分析方方面面、形形色色的科研檔案，找到科研檔案利用的切入點(diǎn)，發(fā)掘其現(xiàn)實(shí)價值，發(fā)揮其作用。

2）建立科研項(xiàng)目在研狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。根據(jù)科研管理規(guī)定、學(xué)校科研需要，搜集國家、省、市科研文件，做成案卷目錄和卷內(nèi)目錄材料，再轉(zhuǎn)化成數(shù)字化館藏科研檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，并通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索與編目。高?？蒲胁块T建立以科研項(xiàng)目為平臺的團(tuán)隊(duì)數(shù)據(jù)庫，申報(bào)成功者的科研項(xiàng)目信息直接轉(zhuǎn)為科研數(shù)據(jù)并錄入數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)平臺向社會展示高校的科研狀態(tài)，為社會需要提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所建立的教師個人科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，完整地記錄了教師科研的工作過程，這樣，教師科研能力、學(xué)術(shù)水平就能客觀地、綜合地反映出來。通過動態(tài)訪問教師科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，可以發(fā)現(xiàn)人才，為領(lǐng)導(dǎo)全面了解教師隊(duì)伍狀況提供信息。科研檔案數(shù)據(jù)也反映了學(xué)校師資隊(duì)伍的整體科研水平。

3）建立科研成果動態(tài)數(shù)據(jù)庫?？蒲谐晒麆討B(tài)數(shù)據(jù)庫能讓更多的企業(yè)了解學(xué)校的科研動態(tài) ，可以為科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力創(chuàng)造更多的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)高?？蒲谐晒Y源共享，提高高校的學(xué)術(shù)理論研究水平和科研成果的價值［3］?？蒲谐晒麆討B(tài)數(shù)據(jù)庫可以讓科研活動按檔案學(xué)學(xué)科體系建設(shè)與拓展的指導(dǎo)思想有新的提升，進(jìn)一步完善學(xué)科知識體系，促進(jìn)對檔案信息屬性、開發(fā)利用、資源整合等專題的研究。以理論指導(dǎo)檔案信息資源的共建共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)模式合理有效的轉(zhuǎn)變，從理論上實(shí)現(xiàn)大信息資源范圍內(nèi)與其他資源類型共通，促進(jìn)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力，使得動態(tài)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生更大的效益。

2 存在的問題

目前，在高校科研檔案管理中有以下幾個因素阻礙了高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展和科研水平的提升。

1）觀念陳舊，對科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足。高?？蒲匈Y源相對社會來說是集中的，但對自身而言是各院、系（部）的分散管理，存在各管一攤的情況，部分院、系（部）認(rèn)為整理科研工作過程中大量的原始憑證是浪費(fèi)時間和精力的事情，根本不把科研項(xiàng)目資料的整理歸檔工作列入議事日程［4］。還有只注重科研的立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)工作，重成果、重成效，卻忽略了科研過程的管理，認(rèn)為抓住科研管理工作的幾個靜態(tài)環(huán)節(jié)就行了，在一定程度上影響了高?？蒲谐晒蛏a(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，導(dǎo)致科研資源共享難。

2）管理制度不健全。具體表現(xiàn)為：一是科研工作計(jì)劃與科研文件材料建檔，計(jì)劃進(jìn)度檢查、鑒定，科研成果登記、驗(yàn)收、審查、歸檔之間缺乏有效的協(xié)調(diào)，產(chǎn)生脫節(jié)。二是立卷制度不完善，導(dǎo)致科研項(xiàng)目材料的收集、整理、歸檔存在很大隨意性，上級檢查時安排工作人員臨時突擊；館室的防火、防塵等設(shè)施不全，借閱科研檔案材料有污損、卷折的現(xiàn)象。

3）工作人員專業(yè)知識水平較低，工作低效。目前，多數(shù)檔案管理員知識老化，跟不上檔案信息系統(tǒng)管理的要求，對歸檔文件及檔案價值停留在當(dāng)初的鑒別能力層次上，影響了科研信息開發(fā)利用，無法實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化管理，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

4）高校科研成果沒有充分轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。對高?？蒲腥藛T獲得的科研成果，沒有向社會宣傳、展示的平臺，為社會和企業(yè)的發(fā)展提供重要成果的轉(zhuǎn)化率只有10%［3］。很多高校只注重科研項(xiàng)目的申請、結(jié)項(xiàng)，忽視成果的轉(zhuǎn)化，造成科研成果的嚴(yán)重浪費(fèi)。

3 提高資源共享管理功效的對策

1）形成合力，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。科研工作專業(yè)性較強(qiáng)，科研檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案員要主動加強(qiáng)與科研部門及科研人員的聯(lián)絡(luò)，大力宣傳檔案法律法規(guī)，使所有部門認(rèn)識到科研檔案工作的重要性，把檔案工作放在重要的位置上。要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到：科研檔案是關(guān)于科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力方面的資料，技術(shù)性很強(qiáng)，每一個項(xiàng)目又涉及大量子項(xiàng)目研究。檔案管理人員應(yīng)該提升科研方面的專業(yè)知識，對科研項(xiàng)目的分類和其中某些文件的鑒定與劃分要明確。牢固樹立起良好的科研檔案意識，完善科研管理制度和研究機(jī)構(gòu)，按照《關(guān)于科研檔案管理工作的規(guī)定》的辦法，深入開展科研檔案工作平臺的開發(fā)，邊科研邊收集整理立卷，審結(jié)卷成，達(dá)到“三位一體”的資源共享目的。

2）打破校際界限，規(guī)范和完善管理制度，達(dá)到資源共享的要求。為了提高學(xué)校整體科研水平，應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范和完善科研檔案管理制度，推動學(xué)?？茖W(xué)研究的發(fā)展和教學(xué)水平的提高。一是制定培養(yǎng)科研人才計(jì)劃，提高科研能力。主要措施為：第一，科學(xué)制定科研人才培養(yǎng)方案，提升學(xué)術(shù)水平和教師隊(duì)伍的科研能力。樹立學(xué)術(shù)興校、人才強(qiáng)校戰(zhàn)略，將有潛力的科研骨干組成專業(yè)團(tuán)隊(duì)，聘請校外資深的科研專家，指導(dǎo)他們申報(bào)國家級和省部級科研項(xiàng)目，或者申報(bào)具有全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性重大課題，并實(shí)施科研全過程指導(dǎo)。學(xué)校要制定年度、二年、三年、五年培養(yǎng)方案，出臺諸如《科研新人培養(yǎng)計(jì)劃實(shí)施與管理的若干規(guī)定》等文件。第二，提高教師學(xué)術(shù)水平。理論與實(shí)踐相結(jié)合，只有理論水平上了層次，實(shí)踐才能上檔次，高校應(yīng)設(shè)立學(xué)術(shù)著作出版基金，讓學(xué)術(shù)著作成果獲得學(xué)校的出版資助。如發(fā)布《精品學(xué)術(shù)著作出版基金章程與管理?xiàng)l例》等文件。第三，有目的培養(yǎng)建設(shè)科研隊(duì)伍，制定《關(guān)于設(shè)立非實(shí)體性科學(xué)研究機(jī)構(gòu)的規(guī)定》，出臺《教師科研項(xiàng)目資金獎懲管理辦法》，提高學(xué)校的整體學(xué)術(shù)水平，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)揮科研機(jī)構(gòu)的積極作用。實(shí)施以科研帶動學(xué)科建設(shè)和課堂教學(xué)。二是督促科研進(jìn)度，實(shí)施跟蹤管理。根據(jù)《科研人才培養(yǎng)計(jì)劃》和《科研項(xiàng)目管理辦法》的規(guī)定和要求，嚴(yán)格審查院、系（部）上報(bào)的申請項(xiàng)目，經(jīng)初審合格后再提交校學(xué)術(shù)委員會審核，合格后予以科研項(xiàng)目的立項(xiàng)，進(jìn)入研究階段。在實(shí)施過程中要跟蹤檢查，并根據(jù)研究計(jì)劃對項(xiàng)目實(shí)行年度中期檢查與復(fù)查，保證項(xiàng)目如期進(jìn)行。在課題研究結(jié)束階段，由課題主持人提出申請，由專家學(xué)科組會審科研項(xiàng)目成果，并對項(xiàng)目提出整改意見，確?？蒲许?xiàng)目保質(zhì)保量完成，最后進(jìn)行歸檔。

3）采取務(wù)實(shí)的態(tài)度，以人為本，擬定資源共享標(biāo)準(zhǔn)，對科研檔案管理人員實(shí)施現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，提升在崗檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員在檔案服務(wù)工作中要積極主動，體現(xiàn)人性化，縮短用戶與檔案工作者的距離。要能夠充分利用自己的聰明才智創(chuàng)造性工作，讓科研檔案由死資料變成活資源，做到檔案為全局服務(wù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案針對性的全方位開放。第一，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)研究能力的培養(yǎng)。職能部門應(yīng)把每個檔案人員都視為一個研究主體，設(shè)定一個工作目標(biāo)或科研項(xiàng)目，在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行自發(fā)的項(xiàng)目攻關(guān)，以此作為一個考核點(diǎn)，實(shí)施獎懲。第二，提高檔案管理人員敬業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)樹立干一行，愛一行的思想，腳踏實(shí)地、持之以恒，把檔案工作當(dāng)作事業(yè)來干，對每一項(xiàng)工作極端負(fù)責(zé)，對每一個環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，做到萬無一失。如科研檔案材料不得隨意改動，特別是科研項(xiàng)目申報(bào)、專利申請等。學(xué)校要通過進(jìn)修、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)等方法提高其素質(zhì)，將檔案人員的發(fā)展融入學(xué)校人才培養(yǎng)計(jì)劃中來，實(shí)現(xiàn)檔案人員符合國際信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)和發(fā)展的需要。

4）樹立大檔案意識，融政府、企業(yè)和高?？蒲袡n案為一家。深入分析研究檔案，借鑒國內(nèi)外科研檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，更新思想觀念，提高管理意識，抓住項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)，落實(shí)和完善科技檔案規(guī)章制度，創(chuàng)新工作方式，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)等［4］。

一是要以整合資源體系為核心，在重點(diǎn)突破上求創(chuàng)新?？蒲惺且粋€國家的戰(zhàn)略資源，而科研檔案是科研工作的基礎(chǔ)和支撐。檔案人員要熟悉各個資源的優(yōu)缺點(diǎn)，調(diào)查探索科研檔案信息資源、系統(tǒng)梳理、合理優(yōu)化，然后根據(jù)不同的需要進(jìn)行合理的搭配組合，實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目檔案的跟蹤指導(dǎo)，加大為國家和社會發(fā)展提供綜合利用的服務(wù)力度。二是在檔案信息化建設(shè)中突出特色服務(wù)促發(fā)展。科研檔案不同于一般檔案，而且不同專業(yè)形成的科研檔案不同。因而科研檔案的種類最為繁多，類型最為復(fù)雜，具有專業(yè)性強(qiáng)、種類和類型多樣性、完整性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)?？蒲袡n案具有知識儲備和依據(jù)憑證、情報(bào)、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益功能?；谝陨显颍瑱n案管理人員要在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上做好特色服務(wù)工作?，F(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科技轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力是區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會生產(chǎn)力發(fā)展的需要，而科研檔案又具有特殊性［5］，要有目的形成一種獨(dú)特的服務(wù)風(fēng)格，針對科技的功能性、安全性、經(jīng)濟(jì)性、時間性等特性，做出多種多樣的服務(wù)需求方案，滿足社會需要。

5）科研檔案信息資源共享，促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化，服務(wù)于社會。一項(xiàng)科研成果產(chǎn)生后，隨之而來的是該成果的推廣和應(yīng)用，最終應(yīng)進(jìn)入生產(chǎn)領(lǐng)域。高?？蒲袡n案管理工作的戰(zhàn)略重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展、增強(qiáng)綜合國力做出貢獻(xiàn)。就高校當(dāng)前的實(shí)際而言，科研檔案信息轉(zhuǎn)化，無疑是整個科研檔案工作的重要方面，它既是科研檔案管理工作的延伸階段，又是科研檔案管理工作對社會以及經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)的顯現(xiàn)。推廣科研成果的具體措施為：一是組建“校內(nèi)科研專家小組”，規(guī)范科研行為，提高教師科研水平。挑選業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任心、熱心此方面工作的教育科研骨干教師，組建“科研專家小組”，力爭科研項(xiàng)目向成果轉(zhuǎn)化。同時深入市場調(diào)查研究、預(yù)測，對所承擔(dān)的科研新項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析，避免無效科研項(xiàng)目、重復(fù)性科研項(xiàng)目，做好新科研項(xiàng)目研發(fā)工作。二是以科研成果向社會推廣為抓手，在研究成果遴選的基礎(chǔ)上，通過多種途徑，將科研成果向全社會推廣，推動科研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。同時使教師們在工作中獲得從事科研工作的認(rèn)同感，引領(lǐng)其他成果向生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化。三是在高?？蒲腥藛T之間建立網(wǎng)絡(luò)科技平臺并向社會推介，促使高?？蒲信c區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展“成一家”，促進(jìn)高校科研與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密結(jié)合，順應(yīng)社會“以企業(yè)為主體，市場為導(dǎo)向，產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合”的趨勢，形成“高?？蒲邪l(fā)展為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展為科研發(fā)展提供物質(zhì)保證和支持”的良性循環(huán)，建立校企結(jié)合、寓科研于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的高?？蒲行聶C(jī)制，充分利用地方的各種資源為高?？蒲惺聵I(yè)服務(wù)。四是對在科研成果使用過程中跟蹤調(diào)查產(chǎn)品所產(chǎn)生的許多新的技術(shù)資料，進(jìn)行改進(jìn)和修正，進(jìn)一步完善科研成果，繼續(xù)做好服務(wù)工作，以利于社會各界對科研成果的推廣和應(yīng)用有一個公正、準(zhǔn)確地評價，使成果產(chǎn)生更高的經(jīng)濟(jì)和社會效益，服務(wù)于社會［6］。

4 結(jié)束語

我們應(yīng)通過多種渠道和途徑推廣開發(fā)利用科研成果；大力宣傳報(bào)道開發(fā)科研檔案信息資源的成果及其利用事例，向教學(xué)、科研、管理人員及社會宣傳科研檔案的價值和重要意義；做好科研檔案工作，在教學(xué)、科研、管理之間架起一座雙向溝通的橋梁，擴(kuò)大科研檔案信息資源開發(fā)利用的影響力，讓廣大的教學(xué)、科研、管理人員逐步了解、認(rèn)識、進(jìn)而主動查考、利用科研檔案信息資源的成果，使科研檔案信息資源開發(fā)利用的潛在效益得到廣泛、充分、徹底的發(fā)揮［7］。

［1］張?jiān)伱?關(guān)于高?？蒲袡n案管理的探究［J］.管理技巧，2010（2）：16.

［2］張林華，張小娟.政府信息公開環(huán)境下的檔案信息資源共享：基于“開放存取”理念的思考［J］.檔案學(xué)研究，2009（4）：38-41，27.

［3］許萍.加強(qiáng)高校檔案管理信息資源共享的必要性［J］.淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（1）：116-118.

［4］倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究［J］.檔案學(xué)通訊，2011（5）：92-94.

［5］任越.從觀念到理論：檔案雙元價值論的演變軌跡研究［J］.檔案學(xué)研究，2012（1）：30-34.

［6］徐蔚.論高校檔案的社會化與社會服務(wù)功能［J］.北京檔案，2010（1）：30-31.

［7］倪麗娟.面向社會開發(fā)高校檔案信息資源［J］.機(jī)電兵船檔案，1999（1）：34-36.

〔責(zé)任編輯：盧 蕊〕

Reflections on strengthening them anagement of scientific research archives in colleges and universities

YANG Xiao-chun
（Security Department，Zhenjiang College，Zhenjiang 212003，China）

This thesis expounds the significance of the file sharing and analyzes the problems existing in the process of scientific research archivesmanagement in colleges and universities.Countermeasures from five aspects are put forward by strengthening the consciousness of scientific research archives to strengthen leadership，perfecting the system of scientific research filesmanagement，enhancing the quality of archivesmanagement，scientific research achievements transformation of colleges and universities.

college and university；scientific research archive；archivemanagement

G271

C

1008-8148（2014）04-0055-03

2014-05-06

楊孝春（1971—），男，江蘇鎮(zhèn)江人，館員，主要從事檔案管理和教育管理研究。