強(qiáng)化工商檔案管理 服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展

徐健

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，如何規(guī)范好工商檔案管理， 以最大程度合理利用好工商檔案的信息資源，對我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。然而從改革開放以來，我國雖然采用了社會主義市場經(jīng)濟(jì)的模式，但是我國還現(xiàn)在還處于摸索階段，制度并不是很完善。 如何完善規(guī)范工商檔案管理，使之能夠滿足我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求，服務(wù)我國的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展還是目前有待探究的重要課題。

關(guān)鍵詞：工商檔案管理；市場經(jīng)濟(jì)；規(guī)范；社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展

1. 工商檔案涵義

工商檔案是一種專門的獨(dú)立的檔案， 它是工商管理機(jī)關(guān)對市場經(jīng)濟(jì)活動依法進(jìn)行管理的重要依據(jù)和憑證。

2. 工商檔案的特點(diǎn)

2.1工商檔案主要種類

工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案、商標(biāo)檔案、經(jīng)濟(jì)合同檔案和經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案五個(gè)門類。工商檔案的類型有很多，并且每個(gè)類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨(dú)特的形式[1]。

2.2工商檔案特點(diǎn)

2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性

靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟(jì)糾紛案件檔案和經(jīng)濟(jì)合同檔案。經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調(diào)查取證材料、筆錄材料、結(jié)案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調(diào)查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調(diào)查原有的資料。

2.2.2工商檔案的動態(tài)性

這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內(nèi)容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案和商標(biāo)檔案，這屬于檔案的動態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個(gè)企業(yè)從開業(yè)到結(jié)束需要的材料有企業(yè)籌建、開業(yè)、資質(zhì)驗(yàn)證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)變等方面的材料。在營業(yè)期間， 無論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營范圍和經(jīng)營地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時(shí)辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機(jī)關(guān)從事本職工作提供必備的依據(jù)上。

3.對工商檔案管理形式的探討

因?yàn)楣ど虣n案具有靜態(tài)性和動態(tài)性兩個(gè)特征，所以管理的時(shí)候不能搞一般化，而應(yīng)該具體問題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結(jié)合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。

對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟(jì)合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內(nèi)全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號、統(tǒng)計(jì)、編目、提供利用等綜合管理。

對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應(yīng)由職能部門設(shè)專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進(jìn)行， 綜合檔案室對其進(jìn)行目錄管理，并負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)及其它業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)。如企業(yè)登記檔案， 按誰發(fā)照誰立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無企業(yè)法人的營業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，企業(yè)登記檔案呈動態(tài)， 應(yīng)由企業(yè)登記部門設(shè)專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進(jìn)行監(jiān)督管理。

企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動態(tài)轉(zhuǎn)化為靜態(tài)， 其保管形式應(yīng)按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時(shí)間先后。

對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機(jī)關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結(jié)果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機(jī)關(guān)的日常工作造成不便；有的強(qiáng)調(diào)使用方便，將檔案材料分散到各個(gè)職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結(jié)果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內(nèi)檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。

4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用

4.1 完善制度，強(qiáng)化管理

制定工商檔案管理的詳細(xì)制度，加強(qiáng)對各個(gè)檔案的管理機(jī)，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進(jìn)工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫，完善工商信息。

4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費(fèi)維權(quán)整體水平

提升服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展效能通過企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個(gè)體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動、快速反應(yīng)的綜合指揮調(diào)度平臺，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動的市場主體監(jiān)管機(jī)制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費(fèi)維權(quán)的整體水平和服務(wù)效能[3]。

4.3 轉(zhuǎn)變管理觀念和方式，將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類

轉(zhuǎn)變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據(jù)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建立一個(gè)強(qiáng)大的完善的電子數(shù)據(jù)庫供于查閱，建立市場主體現(xiàn)狀、市場發(fā)展預(yù)測、市場監(jiān)管趨勢等分析模型，建設(shè)工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策依據(jù)， 為社會公眾提供市場預(yù)測和消費(fèi)預(yù)測服務(wù)。

4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務(wù)效率

加強(qiáng)對于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？梢酝ㄟ^檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認(rèn)證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。

5. 結(jié)語

工商檔案的管理是否做好，對我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本，為企業(yè)提供便利。因此，我認(rèn)為需順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，將檔案進(jìn)行電子化，并建立一個(gè)強(qiáng)大的健全的電子信息系統(tǒng)，提供便捷的服務(wù)，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。（作者單位：吉林省公主嶺市工商局）

參考文獻(xiàn)：

[1] 臧耀成.檔案工作服務(wù)公共文化的思考[A]. 2009年甘肅省檔案工作者年會論文集[C]. 2009

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[3] 陶洪霞.高校檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化[J]. 檔案. 2000（05）